Bases teóricas Flashcards
Ciclo de vida de los documentos
Modelo según el cual las funciones, los usos y la responsabilidad sobre los documentos varía según la edad de los documentos. Según La National Archives and Records Administration (NARA), consta de tres fases:
1. Edad administrativa. Los usuarios crean y usan los documentos con frecuencia.
2. Edad intermedia. Los documentos se utilizan poco pero hay que asegurar su integridad durante un cierto tiempo.
3. Edad histórica los documentos se integran definitivamente en el fondo histórico junto con otros documentos de la misma procedencia.
Respeto al fondo
El principio de respeto al fondo establece que los documentos se tienen que agrupar de acuerdo con la naturaleza de la institución que los genera.
Natalis de Wailly, Francia 1841
Principio de Procedencia
- Primer Grado: Los documentos de la misma procedencia no tendrían que mezclarse con los de una procedencia diferente.
- Segundo Grado: El archivero debe mantener el orden original en el que los documentos se crearon y conservaron.
Características del Documento de Archivo
- Es único y tiene un carácter original, en tanto que es resultado de una actividad o gestión.
- Aunque contiene una información única y original, se produce habitualmente de forma seriada como consecuencia de un proceso o procedimiento determinado que se lleva a cabo de forma continua a lo largo del tiempo.
- La información que contiene un documento de archivo aislado es incompleta, ya que no se puede contextualizar dentro del proceso o actividad del cual es resultado.
¿En qué se diferencia un archivo de un museo o Biblioteca?
- En un archivo la reunión de los documentos deriva de las actividades propias de una organización o una persona, de forma que el fondo refleja su evolución a lo largo del tiempo.
- En las bibliotecas o museos, la adquisición de los materiales es resultado de unas demandas sociales y responde a unos criterios de selección subjetivos, independientemente de su procedencia.
Archivística
Estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.
Dictionary of Archival Terminology elaborado por el Consejo Internacional de Archivos (International Council on Archives, ICA).
Gestión documental
Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos, incluyendo los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.
Records Management
Creado a principios de los años 30 en EEUU para gestionar los archivos de una organización
Fases del Records Management
- Creación o recepción
- Mantenimiento y uso
- Disposición
Records management: Fase de creación
- Crear documentos administrativos completos y fidedignos que documenten adecuadamente las funciones, políticas, decisiones, procedimientos y operaciones esenciales de la organización, de forma que proporcionen la información necesaria para proteger los derechos legales y económicos de la organización.
- Distinguir entre documentos administrativos y otros tipos de documentos que no tienen valor como evidencia.
Records management: Fase de mantenimiento y uso
Engloba cualquier acción que implique almacenamiento, recuperación o manejo de los documentos que se guardan en las oficinas o se almacenan temporalmente. Objetivos:
1. Preservar la integridad de los documentos, asegurando que no hayan sido alterados después de su finalización.
2. Mantener la usabilidad de los documentos para aquellas personas que puedan necesitar la información.
3. Facilitar la identificación y conservación de los documentos con valor permanente.
4. Mantener los documentos con valor permanente y con valor temporal de forma separada.
Records management: Fase de disposición
Es la fase final del ciclo de vida de los documentos y comporta ya su eliminación, ya su transferencia al archivo permanente. Las acciones más importantes de esta etapa son:
1. Conservar los documentos con valor permanente, como los que reflejan las actividades de interés histórico de la organización.
2. Destruir los documentos con valor temporal tan pronto como hayan cumplido el propósito para el que fueron creados.
3. Transferir los documentos desde las oficinas a instalaciones más adecuadas para su almacenamiento, de manera que se optimice el uso de los depósitos de archivo y se reduzcan los costes de mantenimiento.
Records management: Ciclo de vida de los documentos
- Etapa activa o current: el documento se utiliza con bastante frecuencia para resolver los asuntos o trámites que se están realizando.
- Etapa semiactiva o semicurrent: el documento ha alcanzado el objetivo que originó su creación –el asunto que lo originó ya ha finalizado–, pero todavía puede ser objeto de consultas ocasionales.
- Etapa inactiva o noncurrent: el documento ya no tiene ninguna utilidad administrativa, legal o financiera, pero se ha decidido conservarlo de manera permanente; a esta etapa llegan los documentos que no han sido eliminados en etapas anteriores a causa de su valor histórico o cultural.
El archivero según el Records Management norteamericano
En cambio, el archivero se encarga de la custodia de los documentos inactivos que se conservan permanentemente por el hecho de tener un valor histórico o cultural, una vez han perdido su valor administrativo, legal o financiero.
El Gestor documental según el Records Management Norteamericano
Ee ocupa de los documentos durante sus fases activa y semiactiva, es decir, mientras poseen un valor administrativo, legal o financiero para la organización que los ha producido.
