Apostila 2

Question 1

Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, são constituídos por documentos de valor administrativo.

Answer 1

F - Não existe fase pré-arquivo.

Question 2

A alta frequência de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence à fase intermediária.

Answer 2

F - Fase corrente.

Question 3

Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.

Answer 3

F
Transferência - arquivos intermediários
Recolhimento - arquivos permanentes

Question 4

Nas empresas, os tipos de arquivamento decorrem da frequência de uso ou consulta de documentos e
informações.

Answer 4

T - Horizontais / Verticais

Question 5

Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como
arquivos ativos.

Answer 5

T

Question 6

O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.

Answer 6

F

Question 7

Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.

Answer 7

T

Question 8

Os documentos de arquivo são produzidos, originariamente, nos arquivos correntes, em múltiplos exemplares

Answer 8

F - Múltiplos exemplares –> biblioteca.

Question 9

O arquivamento de documentos no tipo horizontal é recomendado para arquivos correntes.

Answer 9

F - Vertical / Pastas

Question 10

A transferência de documentos é um procedimento que altera o método de arquivamento utilizado, pois os documentos devem passar por uma reorganização.

Answer 10

F

Question 11

A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.

Answer 11

T

Question 12

Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários diretos.

Answer 12

T

Question 13

Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo

Answer 13

F - Pastas

Question 14

Os documentos intermediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.

Answer 14

F - Recolhimento.

Question 15

Os documentos públicos que têm grande potencial de uso, mesmo se não utilizados com frequência elevada, fazem parte dos arquivos correntes do órgão público.

Answer 15

T

Question 16

Quanto aos arquivos correntes, são formados pelos documentos arquivísticos em tramitação.

Answer 16

T

Question 17

Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como
documento do arquivo corrente.

Answer 17

T

Question 18

A organização dos documentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela
adotada na fase intermediária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases.

Answer 18

F

Question 19

A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.

Answer 19

T

Question 20

Ao se implantar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.

Answer 20

T

Question 21

O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.

Answer 21

T

Question 22

Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.

Answer 22

Inalienáveis e imprescritíveis.

Question 23

A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.

Answer 23

T

Question 24

O documento de arquivo transferido ao arquivo intermediário permanece com o acesso restrito à unidade que o acumulou, podendo, com a autorização da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.

Answer 24

T

Question 25

O arquivo intermediário, conhecido também como arquivo inativo, é resultante da transferência de documentos do arquivo corrente.

Answer 25

F - Semi-ativo.

Question 26

Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.

Answer 26

F - Pastas / Vertical

Question 27

Eliminação de documentos de arquivo, protocolo e transferência de documentos para o arquivo intermediário são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.

Answer 27

F

Question 28

As atividades típicas dos arquivos correntes são: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e a consulta de documentos.

Answer 28

T

Question 29

A exemplo das demais agências reguladoras, a ANCINE é responsável pela elaboração de suas próprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.

Answer 29

F - CONARQ

Question 30

O prazo de guarda indicado para os documentos do arquivo impresso é de cinquenta anos

Answer 30

F - Depende do documento

Question 31

A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem original.

Answer 31

F - Tabela de temporalidade

Question 32

O reconhecimento da espécie documental é um elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo

Answer 32

F - Modelo do documento

Question 33

A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição

Answer 33

T

Question 34

Os documentos públicos destinados à eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, devem ser incinerados.

Answer 34

F - Fragmentados

Question 35

Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.

Answer 35

T

Question 36

O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação.

Answer 36

T - Guarda e localização.

Question 37

De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização.

Answer 37

F - Alteração do suporte, eliminação ou guarda permanente.

Question 38

Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um documento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.

Answer 38

T

Question 39

O processo de elaboração do código de classificação de documentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as atividades desenvolvidas no órgão ou na empresa.

Answer 39

T

Question 40

Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo.

Answer 40

F - Avaliação de temporalidade

Question 41

A tabela de temporalidade de documentos independe da realização de classificação para avaliar os documentos de arquivo.

Answer 41

F - Depende

Question 42

A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e intermediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.

Answer 42

T

Question 43

Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo.

Answer 43

F

Question 44

O código de classificação é construído a partir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa empresa.

Answer 44

F - Funções / atividades

Question 45

O gênero do documento é uma informação relevante para a determinação dos prazos de guarda dos documentos de arquivo

Answer 45

F - Gênero (textual, sonoro, iconográfico). É com base na legislação e necessidades administrativas.

Question 46

Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a avaliação.

Answer 46

T

Question 47

A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.

Answer 47

F - Registro

Question 48

Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Answer 48

T

Question 49

Além das atividades de recebimento, registro e classificação, cabe também ao protocolo realizar destinação dos documentos.

Answer 49

F - Destinação: dar destino através da tabela de temporalidade.

Question 50

O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo.

Answer 50

T

Question 51

Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo

Answer 51

T

Question 52

O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituição, independentemente de eles terem natureza arquivística.

Answer 52

F- Apenas os ostensivos.

Question 53

A expedição de documentos é uma atividade exercida exclusivamente pelo protocolo.

Answer 53

T

Question 54

Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro.

Answer 54

F - Distribuição.

Question 55

A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu destinatário.

Answer 55

F

Question 56

Registro, recebimento, expedição e distribuição dos documentos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.

Answer 56

T

Question 57

Uma das atividades realizadas pelo serviço de protocolo é a classificação de documentos, no caso de instituições que possuam um código ou plano de classificação de documentos.

Answer 57

T

Question 58

O registro consiste na passagem dos documentos de um setor para outro para que se tomem decisões em relação às demandas contidas nesses documentos.

Answer 58

F - Tramitação.

Question 59

Após o recebimento da correspondência, deve-se, em primeiro lugar, separar a correspondência oficial sigilosa da particular de caráter ostensivo.

Answer 59

F - Não existe particular de caráter ostensivo.

Question 60

O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.

Answer 60

T