Apostila 2 Flashcards
Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, são constituídos por documentos de valor administrativo.
F - Não existe fase pré-arquivo.
A alta frequência de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence à fase intermediária.
F - Fase corrente.
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
F
Transferência - arquivos intermediários
Recolhimento - arquivos permanentes
Nas empresas, os tipos de arquivamento decorrem da frequência de uso ou consulta de documentos e
informações.
T - Horizontais / Verticais
Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como
arquivos ativos.
T
O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.
F
Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.
T
Os documentos de arquivo são produzidos, originariamente, nos arquivos correntes, em múltiplos exemplares
F - Múltiplos exemplares –> biblioteca.
O arquivamento de documentos no tipo horizontal é recomendado para arquivos correntes.
F - Vertical / Pastas
A transferência de documentos é um procedimento que altera o método de arquivamento utilizado, pois os documentos devem passar por uma reorganização.
F
A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.
T
Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários diretos.
T
Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo
F - Pastas
Os documentos intermediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.
F - Recolhimento.
Os documentos públicos que têm grande potencial de uso, mesmo se não utilizados com frequência elevada, fazem parte dos arquivos correntes do órgão público.
T
Quanto aos arquivos correntes, são formados pelos documentos arquivísticos em tramitação.
T
Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como
documento do arquivo corrente.
T
A organização dos documentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela
adotada na fase intermediária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases.
F
A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.
T
Ao se implantar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.
T
O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.
T
Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.
Inalienáveis e imprescritíveis.
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.
T
O documento de arquivo transferido ao arquivo intermediário permanece com o acesso restrito à unidade que o acumulou, podendo, com a autorização da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.
T
O arquivo intermediário, conhecido também como arquivo inativo, é resultante da transferência de documentos do arquivo corrente.
F - Semi-ativo.
Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.
F - Pastas / Vertical
Eliminação de documentos de arquivo, protocolo e transferência de documentos para o arquivo intermediário são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.
F
As atividades típicas dos arquivos correntes são: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e a consulta de documentos.
T
A exemplo das demais agências reguladoras, a ANCINE é responsável pela elaboração de suas próprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.
F - CONARQ
O prazo de guarda indicado para os documentos do arquivo impresso é de cinquenta anos
F - Depende do documento
A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem original.
F - Tabela de temporalidade
O reconhecimento da espécie documental é um elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo
F - Modelo do documento
A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição
T
Os documentos públicos destinados à eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, devem ser incinerados.
F - Fragmentados
Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.
T
O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação.
T - Guarda e localização.
De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização.
F - Alteração do suporte, eliminação ou guarda permanente.
Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um documento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.
T
O processo de elaboração do código de classificação de documentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as atividades desenvolvidas no órgão ou na empresa.
T
Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo.
F - Avaliação de temporalidade
A tabela de temporalidade de documentos independe da realização de classificação para avaliar os documentos de arquivo.
F - Depende
A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e intermediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.
T
Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo.
F
O código de classificação é construído a partir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa empresa.
F - Funções / atividades
O gênero do documento é uma informação relevante para a determinação dos prazos de guarda dos documentos de arquivo
F - Gênero (textual, sonoro, iconográfico). É com base na legislação e necessidades administrativas.
Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a avaliação.
T
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.
F - Registro
Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
T
Além das atividades de recebimento, registro e classificação, cabe também ao protocolo realizar destinação dos documentos.
F - Destinação: dar destino através da tabela de temporalidade.
O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo.
T
Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo
T
O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituição, independentemente de eles terem natureza arquivística.
F- Apenas os ostensivos.
A expedição de documentos é uma atividade exercida exclusivamente pelo protocolo.
T
Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro.
F - Distribuição.
A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu destinatário.
F
Registro, recebimento, expedição e distribuição dos documentos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.
T
Uma das atividades realizadas pelo serviço de protocolo é a classificação de documentos, no caso de instituições que possuam um código ou plano de classificação de documentos.
T
O registro consiste na passagem dos documentos de um setor para outro para que se tomem decisões em relação às demandas contidas nesses documentos.
F - Tramitação.
Após o recebimento da correspondência, deve-se, em primeiro lugar, separar a correspondência oficial sigilosa da particular de caráter ostensivo.
F - Não existe particular de caráter ostensivo.
O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.
T
