Administración Básica Flashcards
La administración es_:
Es un proceso sistemático que consiste en el desarrollo de actividades de
1. PLANEACION
2. ORGANIZACIÓN
3. INTEGRACION
4. DIRECCIÓN
5. CONTROL
efectuados para lograr los objetivos de una organización a través de un adecuado manejo de los recuerdos existentes.
LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
Nacida al amparo de los estudios de F.W. Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos y movimientos.
Escuela Mecanisista
Fundada por H. Fayol, estableció un esquema conceptual de la administración con base en el proceso administrativo
Escuela del proceso administrativo
Escuela auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la escuela de graduados en administración de negocios de la Universidad de Harvard
Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano)
la definición de objetivos, la ordenación de recursos materiales y humanos, la determinacion de metodos y las formas de organización , el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localizacion especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo.
PLANEACION
La acción ordenada con fines específicos
RACIONALIDAD
PREVISION
La planeación es previsión del futuro
La planeación y la programación deben abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y administrativo y preveer las consecuencis que producira su aplicación
UNIVERSALIDAD
La planeación y la programación son un proceso de duración permanente
CONTINUIDAD
INHERENCIA
La planeación y programación son necesarias en cualquier actividad humana y son inherentes a la administración
Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan el logro de los objetivos de la organización
DIAGNOSTICO
Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la realización de una sola operación de una actividad concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución
OBJETIVOS
POLITICAS
Son líneas generales de acción que guian a los miembros de una empresa
un curso determinado de acción que se considera el mas recomendable para el logro de un objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus planes
PLAN
PROGRAMAS
Está destinado a cumplir las funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables que se cumplieran a traves de la integración de un conjunto de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el asignados, con un costo global y unitario determinado
El presupuesto consiste en planear numericamente los resultados de una organización e incluye tres elementos principales.
- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas concretos, valorando costos y beneficios
- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con el costo
- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra los cuales se puede comparar
ORGANIZACIÓN
es el arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de las funciones respectivas
DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa.
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa, el trabajo se divide en:
FUNCIONES: (generales, específicas, sustantiva, apoyo, asesoría, complementarios, primarias, secundarias)
ACTIVIDADES: (genéricas, específicas) -
OPERACIONES; (físicas, mentales)
Es la oficial, la teórica y se apega a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos
ORGANIZACIÓN FORMAL:
Es la extra oficial, representa lo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la organización formal en busca de satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad.
ORGANIZACIÓN INFORMAL
ESTRUCTURA ORGANICA
Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relación que guardan entre si.
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias para documentar la tecnología acumulada sobre un tema específico. Contienen información e instrucciones sobre la organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución de un trabajo.
MANUALES
Los manuales se clasifican en:
Manuales de Operación
Manuales de Organización
Manuales de Procedimientos
manual de operaciones
Es la guía autorizada de cómo se hacen las cosas en su negocio.
Le da una forma eficaz de comunicar las políticas y procedimientos, y ofrece a sus empleados la independencia y la seguridad que necesitan para operar en sus puestos dando máximos resultados.
Manual de Organización y Funciones (MOF)
Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
Un Manual de Procedimientos
Es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones.
Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.
En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la estructuración y otra que es la actuación en si, en la primera tenemos la planeación y la organización, en la segunda, tenemos que tener _____,_____ y ______
integración, la dirección y el control.
Es el punto de contacto entre la parte estática y la parte dinámica del proceso administrativo.
INTEGRACION
Integración
Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y la organización señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización
Tipos de Integración
De personal
De material
Integración de personal
a) Reclutamiento
b) Selección y contratación
c) Inducción
d) Capacitación
e) Desarrollo
f) Carrera instituciona
Integración de materiales
a) Finanzas
b) Compras
c) Producción
d) Mantenimiento
e) Comercialización o prestación de
servicios
Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realización de sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.
DIRECCION
¿cuales son los 4 principios de la dirección?
- COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales
- IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la orden, será mejor obedecida.
- RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón.
- RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.
CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION DE AUTORIDAD (6)
1- Puede ser general o específica 2- Puede ser temporal o ilimitada 3- Puede ser individual o colectiva 4- Aumenta la eficacia administrativa 5- Favorece la especialización 6- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
El proceso de la toma de decisiones es:
- Diagnosticar el problema
- Definir el problema
- Definir las aternativas mas adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa mas adecuada
El concepto actual de la _______, supone un ámbito de responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administración tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfacción del usuario y el desarrollo personal.
supervisión
Es la única razón de la organización
Satisfacción del cliente o usuario
Costo rendimiento de las operaciones cotidianas
Rentabilidad
Aceptación del cambio
Verlo como algo natural
Actitud crítica constructiva
Comunicar juicios e ideas
Excelencia en la persona
Calidad de vida y trabajo
Es un conjunto de providencias incluídas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobación, previniendo errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las políticas administrativas.
CONTROL
TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
- Establecimiento de normas o estándares de ejecución
- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos
- Aplicación de la acción correctiva
CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL
- Selección de los criterios de control
- Recolección, concentración y procesamiento de datos
- Interpretación de los resultados
- Elaboración de reporte de resultados
- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas
EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS
Evaluación de resultados
Comparación de los resultados con los planeado
Determinación de las causas de desviación
Retroalimentación
Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.
indicadores
Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:
CONGRUENCIA
CONSISTENCIA
CONFIABILIDAD
Característica de la información que la hace coincidir en su forma y tamaño
CONGRUENCIA
Característica de la información estadística mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificación
CONSISTENCIA
Característica de la información que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.
CONFIABILIDAD
INDICADORES DE EFICIENCIA
Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumpliiento de las metas en un período determinado
EFICACIA: = Resultados obtenidos/ Metas programadas
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo.
Productividad: Bienes o servicios producidos /Insumos utilizados
INDICADORES DE CALIDAD
Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, maniifiestan el grado de satisfacción de las expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas
