Une Reunion : De La Preparation A La Conduite Flashcards
Qu est-ce qu’implique de piloter un projet ?
Cela implique de réunir les différents interlocuteurs de manière périodique, ponctuelle ou occasionnelle.
Quel est l’objectif de la réunion de projet ?
Son objectif est de suivre les différentes étapes du projet, leur avancée et de mettre en évidence la nécessité de mesure correctives.
Combien de type de réunion il existe ? Et quels sont-ils ?
Il y a 6 type de réunions avec des objectifs différents.
- Réunion de lancement
- Réunion du comité de pilotage
- Réunion de suivi (d’avancement/ d’équipe projet)
- Réunion de coordination
- Réunion de résolution de problème
- Réunion de clôture
Réunion de lancement
L’objectif est de :
* presenter le projet
* mobiliser des participants
Ainsi on va définir le rôle ds participants, le budget prévisionnel et écrire la note d cadrage.
La reunion n’est pas renouveler après. Celle-ci sert seulement au lancement du projet.
Réunion du comité de pilotage
Les objectifs sont :
* mettre en place un arbitrage
* mettre en place les décisions
* mettre en place l’orientation
* mettre en place la validation du projet
La réunion peut être renouveler selon le besoin.
Réunion de suivi
Objectifs sont :
* suivre le projet côté technique
* économique
* obtenir des remonter d’information via les acteurs
* faire le point sur les actions terminées / en cours / à mener
Cette réunion est renouveler 1 à 2 fois dans le mois
Réunion de coordination
Objectifs :
* gérer les priorités
* débloquer des situation critiques
Cette réunion se fait en fonction du besoin
Réunion de résolution de problème
Objectifs :
* trouver une solution à un problème qui bloque l’avancée du projet
Cette réunion s fait en fonction du besoin.
Réunion de clôture
Objectif :
* bilan du projet
* analyse de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné
* mise en perspective avec autre projet avenir
Cette réunion se fait seulement 1 seule fois
Que faut- il préparer pour une réunion ? ( la préparation de la réunion )
- Date
- heure / lieu
- durée
- l’animateur : qui sera l’animateur
- le secrétaire : qui sera le secrétaire
- le type de réunion que l’on prépare
- trouver un titre à la réunion
- l’objectif
- les personnes à convoquer
- l’ordre du jour
- les documents à préparer
L’invitation à la réunion doit contenir ……
- la date de la réunion
- l’heure
- le lieu
- la durée
- le type de réunion
- le titre de la réunion
- objectif
- ordre du jour
- demander de rapporter des docs
- si nécessaire de préciser de finir certaines tâches avant la réunion
La veille de la réunion , que doit-on faire ?
*Préparer le matériel
* préparer des badges pour les participants
* préparer de la signalétique et des rafraîchissant
Quelles sont les 3 phases d’une reunion ?
- L’introduction : créer une ambiance de travail
- Le déroulement : vise à amener les participants vers les objectifs
- La clôture : permet d’anticiper les étapes suivantes et d’organiser la prochaine réunion
Que fait-on dans la phase INTRODUCTION d’une réunion ?
Accueillir les participants
Démarrer à l’heure de la réunion
Présenter l’animateur et faire le tour de table des participants si nécessaire
Rappeler l’ordre du jour
L’état d’avancement par rapport aux prévisionnel
Que fait-on dans la phase DÉROULEMENT d’une réunion ?
Veiller à aborder les points de l’ordre du jour
Gérer les interventions, le temps de parole et la qualité de l’écoute
Susciter les questions et les commentaires
Analyser et synthétiser chaque point abordé
