Thema 4: Organisation, Information, Koordination, Dokumentation Flashcards
1
Q
Welches sind die Grundleistungen des Handlungsbereich 1 ?
A
- Festlegen von Organisationsaufgaben
- Mitwirken bei der Einschätzung von technischen Risiken
- Festlegen und Umsetzen des Entscheidungsmanagements
- Regelmäßige Berichte an den Auftraggeber
2
Q
Welche verschiedenen Projektorganisationsformen gibt es und welche Vor- und Nachteile haben sie?
A
- Projektorganisation:
o temporär (Auflösung nach Projektende), orientiert sich an
Projektzielen, meist interdisziplinär besetzt
o Vorteile:
PL hat volle Kompetenz
kürzeste Kommunikationswege und geringster „Overhead“
optimale Ausrichtung auf Projektziele
o Nachteile:
Versetzungsprobleme nach Projektende
Parallelentwicklung zu benachbarten Projekten/Linien möglich - Linienorganisation:
o permanent (kaum Änderungen), orientiert sich an Aufg. des
Unternehmens, vereinigt idR Spezialisten einer Fachrichtung
o Stabs-Projekt-Organisation oder Projektsteuerung in Linie
o Vorteile:
Bestehende Organisation bleibt unverändert
keine Personalversetzungen
Nutzung der Personalkapazitäten
o Nachteile:
PL hat kaum Weisungsbefugnis
hoher Koordinierungsaufwand
nur für kleine Projekte geeignet
fachliche und qualitative Eignung des eigenen Personals - Matrix-Projekt-Organisation:
o Vorteile:
schnelle Zusammenfassung von interdisziplinären Gruppen
Förderung des Synergieeffekts
keine Versetzungsprobleme bei Projektbeginn/-ende
o Nachteile:
Problematische Kompetenzabgrenzung
hohe Konfliktträchtigkeit zwischen Projekt und Linie
3
Q
Welches Ziel verfolgt der Projektstrukturplan und welche Funktionen hat er.
A
Ziel: Die Projektstrukturierung (in Form eines Strukturplans) soll im Ergebnis
eine vollständige, strukturierte Gliederung der Aufgaben des Projektes und deren
Aufteilung in Arbeitspakete ergeben.
(Möglichkeiten der Darstellung: Aufbau-, Ablauf-, Grundstruktur, Mischformen)
Funktionen:
- Darstellung des Projektgegenstandes in seiner Gesamtheit
- Aufdeckung von Unklarheiten in der Zieldefinition
- Ordnen aller Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit
- Schaffung von Transparenz im Projekt
- Förderung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektgegenstandes
- Förderung eines durchgängigen Ordnungsprinzips
- Vergabe von Arbeitspaketen an Unterauftragnehmer
Die Festlegung von Zielen stellt einen entscheidenden Erfolgsfaktor im PM dar.
Welche Eigenschaften sollten klar definierte Ziele haben?
- spezifisch
- messbar
- aktuell
- realistisch
- terminiert
- es wird unterschieden zwischen Ergebnis- und Vorgehenszielen
4
Q
Nennen Sie bim Projektstart zu klärende Themen.
A
- Projektauftrag, -ziele
- Wirtschaftlichkeit
- Inhaltliche Klärung
- Technische Konzepte
- Budgetierung und Finanzen
- Organisationen
- Bildung des Projektteams
- Planung des Projektes
- Phasen und Meilensteine im Projektverlauf
- Steuerung im Projektverlauf
5
Q
Welche Aspekte behandelt ein Projekthandbuch?
A
- Zu erreichende Projektziele
- Verantwortlichkeit im Projekt
- Projektbeteiligte
- Standards, Normen, Richtlinien
- Inhaltliches Rahmenkonzept
- Festlegung zum Berichtswesen, Statussitzungen des Projektteams
6
Q
Welches sind die Grundleistungen des Handlungsbereich 2?
A
- Mitwirken bei den erforderlichen Bemusterungen
- Überprüfen der Grundlagen zum Nutzerbedarfsprogramm auf
Vollständigkeit und Plausibilität - Festlegen und Überprüfen der Planung auf Konformität mit den
Projektzielen
7
Q
Was ist unter dem Begriff Qualität zu verstehen?
A
- keine objektiv bewertbare Größe
- ergibt sich aus den Anforderungen der Kunden im Zusammenhang mit
geschlossenen Vereinbarungen und „Selbstverständlichkeiten“ - entspricht nicht dem höchsten Standard, sondern Maß für Preis-LeistungsVerhältnis
8
Q
Was sind die Ziele eines wirkungsvollen Qualitätsmanagements?
A
- Optimierung von Prozessen
- gesteigerte Produktqualität
- Kostenreduzierung
- Kundenzufriedenheit
- Fehlerminimierung/ -vermeidung
- mehr Transparenz im Unternehmen
- erhöhte Flexibilität
- Mitarbeitermotivation
9
Q
Nennen Sie die 8 Grundsätze des QM nach DIN EN ISO 9000.
A
- Kundenorientierung
- Führung
- Einbeziehung der Personen
- Prozessorientierter Ansatz
- Systemorientierter Managementansatz
- ständige Verbesserung
- sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung
- Lieferanteneinbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen
10
Q
Welches sind die Grundleistungen des Handlungsbereich 3?
A
- Planen von Mittelbedarf und Mittelabfluss
- Überprüfung der Kostenermittlungen (Kostenschätzung,
Kostenberechnung, etc.) - Kostensteuerung
11
Q
Welche innovativen Kostanoptimierungspotenziale sind im Management
komplexer Bauprojekte besonders relevant?
A
- Vergleich der Kosten von Fremd- gegenüber Eigenleistungen
- Bildung von Einkaufsgemeinschaften/Kooperationen
- regelmäßiger Vergleich der Konditionen alternativer Lieferanten
- Skontozahlungen
- Einkauf über B2B-Plattformen im Internet
- Optimierung der Betriebsorganisation
- Überstunden durch Freizeitausgleich abbauen
12
Q
Welche innovativen Kostenoptimierungspotenziale sind zusätzlich auf dem
übergeordneten Unternehmensniveau bedeutend?
A
- Baumaschinen mieten statt kaufen
- Kurzarbeit
- Auswahl des Steuerberaters nach Betriebsgröße
- Personalengpässe durch befristete Einstellungen, Aushilfen abfangen
- Regelmäßige Erfolgskontrolle oder Marketingmaßnahmen
- Angebote zu Festpreisen vermeiden
13
Q
Erläutern Sie den Begriff Controlling.
A
Controlling ist ein Managementkonzept, das - Planung - Informationsgewinnung - Analyse - Berichterstattung - Steuerung - Erfolgsermittlung sowie die Koordination dieser Funktionen einschließt
14
Q
Welche Ausprägungsformen der Hierarchiedynamik gibt es?
A
- Retrograde Planung (Top-down-Prinzip)
- Progressive Planung (Bottom-up)
- Gegenstromverfahren (Kombination)
15
Q
Moderne Controllingsysteme beinhalten Bausteine der Unternehmensplanung, -
kontrolle und –steuerung. Benennen Sie für jeden Baustein jeweils 2 konkrete
Steuerungsinstrumente.
A
Unternehmensplanung: Operative Planung - Absatz-Plan - Investitionsplan - Personal-Plan Strategische Planung - Lebenszykluskurven - ROI-Analysen (Return-on-Investment = Verhältnis des erzielten Gesamtgewinns zur Gesamtinvestition) Unternehmenskontrolle - Branchenvergleich - Soll-Ist-Vergleiche - Zeitvergleich Unternehmenssteuerung - ROI-Analysen - Kennzahlensysteme - Wertanalyse
16
Q
Nennen Sie 3 Tätigkeiten des Baustellen-Controlling
A
- Leistungsmeldung
- Soll-Ist-Vergleich
- Trendermittlungen
17
Q
Wozu dient die Leistungsmeldung?
A
- Zu einem festgelegten Stichtag werden die bereits erbrachten Leistungen
kumuliert. Hierbei wird der Vergütungsanspruch mittels der Mengen der
ausgeführten Postionen und entsprechenden Vertragspreisen festgestellt.
Externe Bedeutung: für die Rechnungsbelegung
Interne Bedeutung: für die Ergebnisrechnung, Betriebsabrechnung,
Nachkalkulationszwecke
18
Q
Welche Regeln sind bei der LM zu beachten?
A
- exakte Abgrenzung zum Stichtag
- stichtagsbezogene Baustellenauswertung zu Vertragspreisen
- Pauschalaufträge: prozentuale Schätzung des Leistungsstandes
- Rückstellungen bilden sobald Leistungs- bzw. Vergütungskürzungen oder
zusätzliche Kosten bzw. Aufwendungen erkennbar werden - Vorgriffe auf zu erwartende aber noch nicht realisierte Erlöse/Gewinne
dürfen nicht erfolgen - keine Manipulation der Leistungshöhe
19
Q
Welche Stufen werden bei der Betriebsabrechnung durchlaufen?
A
Kostenartenrechnung, -stellenrechnung, -trägerrechnung
20
Q
Erläutern Sie den Begriff Soll-Ist-Vergleich.
A
Während die LM nur eine stichtagsbezogene Rückschau ist, ist im SIV eine
Projektion auf das wirtschaftliche Projektende enthalten (Gegenüberstellung von
Vergabegrenzwerten mit prognostizierten Kosten, Angeboten usw.). Für die
Zukunftsbetrachtung fließen nur die abgesicherten Zahlen ein.
Bedeutung: pro-aktive Zielplanung und Kontrolle
21
Q
Welche Regeln zu Trendermittlung/Prognose gibt es?
A
- ergänzendes Instrument, ersetzt LM und SIV nicht
- erfolgt, wenn die Baustelle über weitergehende ergebnisrelevante
Informationen oder begründetet Erwartungen besitzt (,die nicht in LM oder
SIV einfließen können) - nicht abgesicherte Schätzungen sollten realistisch sein
- dienen nicht nur der BL für die eigenen Zielplanungen/Kontrollen sondern
werden auch als Planungsdaten für die Unternehmensleistung genutzt
22
Q
Auf welche Vereinbarungen mit dem AG haben Sie als GU zu achten, um Ihre
Liquidtät zu optimieren?
A
- kopflastige Zahlungspläne im GU-Vertrag
- Vereinbarung von Vorauszahlungen
- Abhängigkeit von festen Teilleistungen vermeiden, proz. Bewertung besser
- kurze Zahlungsziele (ggf. Skonto)
- evtl. Verbindung zur Bank des AG
23
Q
Welche Regelungen sollten Sie mit Ihrem NU vereinbaren?
A
- die umgekehrten Ziele werden verfolgt: ich möchte die liquiden Mittel möglichst lange bei mir behalten - konservative Leistungsbewertung - lange Zahlungsziele - geringe Anzahl von Abschlagsrechnungen
24
Q
Welches sind die Grundleistungen des Handlungsbereich 4?
A
- Aufstellen und Abstimmen der Generalablaufplanung und Ableiten des
Kapazitätsrahmens - Aufstellen und Abstimmen des Terminrahmens
- Erfassen logistischer Einflussgrößen unter Berücksichtigung relevanter
Standort- und Rahmenbedingungen
25
Welche beiden Budgets existieren für jedes größere Projekt?
Zeit- und Geldbudget
26
Welche Vorgehensweise wird in Terminplanung angewandt?
1. Projektstrukturierung
2. Festlegung der Abläufe
3. Überführung des Ablaufs in den Terminplan
4. Optimierung der Abläufe und des Terminplans
5. Verabschiedung des Terminplans
6. Termincontrolling
7. Terminplanaktualisierung
27
Welche Methoden werden dabei angewandt?
- PSP
- Terminlisten, Tabellen, Vorgangslisten
- Bauphasenpläne, -simulationen
- Balkenpläne
- Zeit-Weg-Diagramme
- Netzpläne
28
Erläutern Sie die Methoden Balkenplan, Zeit-Weg-Diagramm und Netzplan
Balkenplan:
- teilt Bauablauf in Vorgänge ein
- leicht verständlich und lesbar
- enthält für jeden Vorgang einen Balken von der Länge seiner Dauer
- stellt logische Verknüpfungen/Abhängigkeiten nur eingeschränkt dar
- verliert bei zunehmender Größe an Übersichtlichkeit
- für komplizierte Bauabläufe zu oberflächlich
Zeit-Weg-Diagramm:
- bildet jeden Vorgang als Linie ab
- besitzt eine Zeit- und eine Bauwerksachse
- höhere Informationsdichte als Balkenplan
- unterschiedliche Geschwindigkeiten => entsprechende Steigungen
- ab einer gewissen Größe unübersichtlich
- kann Planungsvorgänge nicht sichtbar unterbringen
Netzplan:
- beschreibt den zeitlichen Ablauf der einzelnen Arbeiten
- Grundlage für Berechnung der Projektdauer, Pufferzeiten usw.
- Grundlage für Ermittlung der Kapazitätsbeanspruchung
- Identifizierung der kritischen Arbeiten hinsichtlich der Projektdauer
- Beschreibung der Dauer und Anordnungsbeziehungen der Teilprozesse in
übersichtlicher Form
29
Worin besteht der Erfolg der Netzplantechnik?
Die Zusammenhänge eines Projektes hinsichtlich Zeit, Kosten und
Betriebsmittleinsatz werden besser durchdacht als ohne die Planungstechnik.
Ausgezeichnetes Hilfsmittel für:
- leicht verständliche Übersichtüber Projektablauf
- Terminfestlegung
- Erkennen des kritischen Wegs
- Vergleich von Planungsvarianten
- Rechtzeitige Erkennen von Störungen
30
Welche 3 Methoden der Netzplantechnik gibt es?
Ereignisknoten-, Vorgangspfeil- und Vorgangsknoten-Netzplan
31
Wie erfolgt die Terminberechnung in der Netzplantechnik?
3 Schritte: 1. Vorwärtsrechnung, 2. Rückwärtsrechnung, 3. Berechnung der
zeitlichen Spielräume („Puffer“)
32
Worin besteht der Unterschied zwischen der gesamten und der freien Pufferzeit?
Gesamte Pufferzeit: Zeitspanne, um die der früheste Anfangszeitpunkt eines
Vorgangs höchstens verschoben werden darf, ohne dass der Endzeitpunkt des
Projekts beeinflusst wird
Freie Pufferzeit: Zeitspanne, um die ein Vorgang ausgehend von seinem frühest
möglichen Anfangszeitpunkt verschoben werden kann, ohne den frühest
möglichen Anfang seiner Nachfolger zu beeinflussen
33
Welche Handlungsoptionen bestehen, wenn nur unzureichende BetriebsmittelKapazitäten
zur Verfügung stehen?
- Erhöhung der Kapazität: Mehrarbeit, zusätzl. Arbeitskräfte/Einsatzmittel
- Verminderung der Belastung: Fremdfertigung, Nachunternehmer
34
Welche planerischen Verfahren zur Kapazitäts- und Reihenfolgenoptimierung gibt
es?
Die Projektdauer ist einzuhalten:
1. Levelling: Verfahren zur Nivellierung des Betriebsmitteleinsatzes
2. Smoothing: Kapazitätsoptimierung durch Veränderung der
Vorgangsdauern
Die Projektdauer kann verändert werden:
3. Scheduling: Variation der Vorgangsreihenfolgen
35
Welche Möglichkeit der Kostenplanung und –kontrolle gibt es? Was ist das Ziel
der Zeit-Kosten-Optimierung?
Zeit-Kosten-Kurven (für die früheste und die späteste zeitliche Lage aller
kritischen Vorgänge)
Die meisten Vorgänge können durch zusätzliche Kosten verkürzt werden. Ziel der
Zeit-Kosten-Optimierung ist das Auffinden der absolut kostengünstigsten,
optimalen Projektdauer.
36
Nichtmonetäre Vorteile Projektmanagement:
- Transparenz der Projektorganisation und Projektabwicklung wird erhöht.
- Klare Zielformulierung wird vorgegeben.
- Regelmäßige Kunden- bzw. Bauherrenorientierungen finden statt.
- Ständige erforderliche projektinterne Orientierung und Information wird
durchgeführt.
- Eventuelle Konfliktpotentiale können frühzeitig erkannt werden.
- Es werden keine Aufgaben und Tätigkeiten vergessen.
- Zu erbringende Leistungen/Qualitäten/Quantitäten werden klar erfasst und
verfolgt.
- Kontrolle- und Einflussmöglichkeiten werden erweitert.
- Termine werden eingehalten.
- Effizienter Ressourceneinsatz erfolgt durch ein phasenorientiertes Vorgehen.
- Kostenrahmen werden eingehalten.
- Koordination erfolgt reibungslos.
- Vorhandene Synergien werden genutzt.
- Projektabwicklung erfolgt schneller.
- Lösung ist ganzheitlich entsprechend der Zieldefinition.
- Akzeptanz aller Beteiligten und Betroffenen ist gesichert.
- Es gibt eine systematische und ganzheitliche Betrachtungsweise durch alle
Beteiligten
und Betroffenen.
- Prioritäten werden klar gesetzt.
- Für Mitarbeiter steigen Motivation und Karrierechancen.
- Verantwortung wird durch Projektteam übernommen.
- Erfahrungen können genutzt werden
37
Unterschied Objekt Projekt
Objekt: Dem Objekt entspricht beim Bauen das Bauwerk. Der Fokus liegt
hier auf dem fertigen Bauwerk und seinen Eigenschaften. Der
Prozess der Herstellung und das Management der Herstellung
(Kosten, Termine etc.) ist in dieser Betrachtung nachrangig.
Projekt: Das Projekt bezeichnet im Bauen den Vorgang zur Erstellung des
Gebäudes.
Das Hauptaugenmerk liegt hier auf dem Erstellungsprozess und
seines Managements.
38
Inhalte der Grundphasen nach HOAI:
Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung
Ermitteln der Voraussetzung zur Lösung der Bauaufgabe durch die Planung,
Ermittlung der Bedürfnisse des Bauherrn und der Randbedingungen des Projekts
Leistungsphase 2: Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung)
Erarbeiten der wesentlichen Teile einer Lösung der Planungsaufgabe, Vergleich
verschiedener Lösungsvarianten
Leistungsphase 3: Entwurfsplanung (System- und Integrationsplanung)
Erarbeiten der endgültigen Lösung der Planungsaufgabe, Detaillierung der in der
Vorplanung freigegebenen Variante
Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung
Erarbeiten und Einreichen der Vorlagen für die erforderlichen Genehmigungen
oder Zustimmungen
Leistungsphase 5: Ausführungsplanung
Erarbeiten und Darstellen der ausführungsreifen Planungslösungen
Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe
Ermitteln der Mengen und Aufstellen von Leistungsverzeichnissen
Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe
Ermitteln der Kosten und Mitwirkung bei der Auftragsvergabe, Prüfung und
Auswertung der eingegangenen Angebote
Leistungsphase 8: Objektüberwachung (Bauüberwachung)
Überwachung der Ausführung des Objekts, Rechnungsprüfung, Nachtragsprüfung
Leistungsphase 9: Objektbetreuung und Dokumentation
Überwachen der Beseitigung von Mängeln und Dokumentation des
Gesamtergebnisses.
Alternativ ist die Möglichkeit gegeben, Grundleistungen der einzelnen HOAIPhasen
zu nennen. Für Grundleistungen der HOAI sei auf Anlage 11 der HOAI
verwiesen. Diese sind dort in Stichpunkten beschrieben.
