Test 1 Flashcards
Définition renseignements personnels
Selon l’article 54 de la Loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels : « dans un document, sont personnels les
renseignements qui concernent une personne physique et
permettent de l’identifier. » (Exemples : le numéro de
permis de conduire, le no d’assurance social).
Les renseignements personnels ne peuvent être
divulgués sans le consentement écrit de la personne
concernée.
À caractère public :
Le nom, le titre, la fonction, l’échelle de traitement (de
salaire), l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de
travail d’un employé d’un organisme public sont des
renseignements à caractère public. En vertu de la Loi sur
l’accès des documents et sur la protection des
renseignements personnels, selon l’article 57, un
renseignement personnel à caractère public n’est pas
soumis aux règles de protection des renseignements personnels
Définition déclassement annuel
Une fois par année, ménage des dossiers où on élimine les
documents devenus inutiles selon la date de destruction
indiquée sur le documen
Définition entreprise publique
L’administration et le contrôle relèvent des gouvernements
fédéral, provincial et municipal.
Elle est constituée principalement pour répondre aux
besoins de la collectivité et pour défendre les intérêts
publics.
Définition entreprise privée
L’administration et le contrôle de l’entreprise relèvent des
particuliers qui l’ont fondée. Ils fournissent l’apport de
capitaux et deviennent donc les propriétaires.
Constituée principalement pour satisfaire et répondre aux
attentes et aux besoins exprimés par les consommateurs.
Définition Petite entreprise (PME)
1 à 75 personnes
Définition moyenne entreprise (PME)
75 à 200 personnes
Définition grande entreprise
200 personnes et plus
Définition inventaire
Permet d’associer et de joindre toute l’information semblable au sein d’un même dossier et, par la suite, d’être en mesure de donner à ce dernier un titre significatif
Définition information
Tous les renseignements qui circulent dans une entreprise, qu’ils soient sur support ou non. Ils ont pour but la prise de décision
Définition document
Tout support d’information, y compris les données qu’il renferme, lisibles par l’homme ou par la machine. Support : clé USB, DVD…. Données: Contenu de l’information (ex: lettre d’invitation, procès-verbal)…. Lisibles: la prise de connaissance de l’information avec ou sans l’usage d’un appareil
Définition documents administratifs
Tous les documents produits (créé par l’entreprise) ou reçus (venant de l’extérieur mais en lien avec les activités de l’entreprise) par les différentes unités administratives
Définition documents administratifs
Tous les documents produits (créé par l’entreprise) ou reçus (venant de l’extérieur mais en lien avec les activités de l’entreprise) par les différentes unités administratives
Définition valeur administrative
L’information répondant à un besoin immédiat et permettant à l’entreprise d’effectuer ses opérations
Définition valeur financière
Valeur administrative + information confirmant une source de revenues ou de dépenses
Définition valeur légale
Valeur administrative + information faisant référence à divers droits et obligations légales
Valeur historique
Le document est conservé et acquiert une valeur historique au fil du temps
Définition document actif
Couramment utilisé à des fins administratives ou légales
Définition document semi-actif
Occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales
Définition document inactif
N’est plus utilisé à des fins administratives ou légales
Définition archive
L’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale (loi sur les archives)
Définition document principale
Exemplaire original
Définition document secondaire
Copie intégrale ou partielle du document principal
Définition système de gestion
Ensemble de procédés et de méthodes qui facilitent les diverses opérations que nécessite le traitement des documents administratifs au sein d’une entreprise. Il constitue un moyen fonctionnel et efficace d’organiser l’information.
Définition document essentiel
Document indispensable au fonctionnement de l’entreprise. Fait référence aux droits et aux obligations légales de l’entreprise et permet la continuité des activités à la suite d’un désastre naturel, d’un sabotage…
Définition document confidentiel
Document dont la circulation est restreinte parce que le contenu divulgué à des personnes non autorisées pourrait aller à l’encontre de l’application de la loi ex: dossier employé
Définition plan de classification
Représentation hiérarchique et logique des activités de toutes les unités administratives d’une entreprise… RH, administration générale, RF, RMI, SC/SC
Expliquez pourquoi la gestion de l’information dans une entreprise est une activité essentielle.
Parce qu’elle est indispensable à la prise de décision pour les dirigeants, et ce, dans les meilleurs délais possible.
Quel est le principal facteur qui justifie la durée de conservation des documents personnels ?
Contexte législatif et réglementaire
Que faut-il garder si on travaille à notre compte pendant six ans ?
Factures des dépenses qui ont fait l’objet de déductions (téléphone, papeterie, assurances)
Quel est le truc pour éviter d’avoir à revérifier chaque document pour savoir quand le détruire?
Indiquer la date de destruction dans le coin supérieur droit du document
Quel nom était donné aux renseignements personnels autrefois?
Renseignements nominatifs
Quelle est la méthode la plus efficace pour retrouver les documents?
Elle consiste à regrouper les documents par sujet.
Nommez trois fournitures nécessaires à la conservation des documents
Dossiers suspendus, onglets à fenêtre, chemises de format lettre ou légal, étiquettes autocollantes
Définissez ce qu’est le déclassement annuel
Une fois par année, faire le ménage de mes dossiers en éliminant les documents devenus inutiles selon la date de destruction indiquée sur le document
Type d’entreprise : L’administration et le contrôle relèvent des gouvernements fédéral, provincial et municipal
Entreprise publique
Type d’entreprise : L’administration et le contrôle relèvent des particuliers
Entreprise privée
Type d’entreprise : Elle est constituée principalement pour satisfaire et répondre aux besoins et aux attentes exprimés par les consommateurs
Entreprise privée
Type d’entreprise : Elle est constituée principalement pour répondre aux besoins de la collectivité et pour défendre les intérêts publics
Entreprise publique
Que veut dire l’expression P.M.E. ?
Petites et moyennes entreprises
Quelles sont les unités administratives de l’entreprise Protection Art-Vie
Administration générale - RH - Ressources matérielles et informatiques - Service à la clientèle et Service-conseil - Ressources financières
Qu’est-ce qu’englobe la définition du terme information ?
Elle englobe tous les renseignements qui circulent dans une entreprise dans un but de prise de décision.
Selon l’article 2 de la Loi sur les archives, précisez le sens du mot document
Tout support d’information, y compris les données qu’il renferme, lisible par l’homme ou par la machine
Nommez les deux catégories de documents qui peuvent circuler dans une entreprise et donnez un exemple pour chacune
Le document (revues, catalogues, documents de référence) et les documents administratifs (factures, contrats, etc.)
Qu’est ce qui définit le type de document?
La nature du contenu de son information
Vrai ou faux : Les documents créés par l’entreprise sont des documents reçus
Faux (produits)
Vrai ou faux : La voûte électronique est un dépôt virtuel qui conserve les documents physiquement sur un serveur
Vrai
Vrai ou faux : La valeur d’un document est une des caractéristiques d’un document
Vrai
Vrai ou faux : le contenu de l’information ne permet pas d’attribuer une valeur au document
Faux
Vrai ou faux : tous les documents ont, au départ, une valeur administrative
Vrai
Vrai ou faux : si le contenu du document confirme une source de revenus ou de dépenses, ce document a une valeur légale
Faux, valeur financière
Vrai ou faux : si le contenu de l’information d’un document fait référence à divers droits et obligations légales, ce document a une valeur légale en plus de sa valeur administrative
Vrai
Vrai ou faux : c’est au fil du temps qu’un document va acquérir sa valeur historique
Vrai
Vrai ou faux : souvent, un document peut avoir plus d’une valeur
Vrai
Vrai ou faux : la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est l’une des 2 lois dont les entreprises publiques doivent tenir compte dans le traitement de leurs documents
Vrai
Vrai ou faux : en entreprise, c’est vous qui déterminez la durée des états d’activités des documents
Faux — calendrier de conservation
Vrai ou faux : un document couramment utilisé à des fins administratives ou légales est un document actif
Vrai
Vrai ou faux : un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales est un document inactif
Faux — semi-actif
Vrai ou faux : un document principal est une copie intégrale ou partielle d’un document
Faux — secondaire
Vrai ou faux : une copie certifiée ou authentifiée par un notaire est considéré comme un document secondaire
Faux — principal
Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’information ?
Un ensemble de procédés et de méthodes qui facilitent les diverses opérations que nécessite le traitement des documents administratifs au sein d’une entreprise. Moyen efficace et fonctionnel d’organiser de l’information
Quelles sont les raisons pour lesquelles une entreprise peut décider de réaliser un inventaire?
Afin de se faire une idée plus précise de l’information qu’elle possède et pour être en mesure de l’organiser le mieux possible
Quels sont les avantages de faire un inventaire ?
- Attribuer la responsabilité de l’information et vérifier qui en sont les différents détenteurs
- Déterminer quels sont les documents confidentiels ou essentiels
- Révéler certains problèmes de classement ainsi que certaines pratiques qui pourraient être non fonctionnelles et encore coûteuses
Qu’est-ce que veut dire l’expression donner un titre significatif à un document
C’est donner un titre vraiment révélateur du contenu de l’information au document
Qu’est ce que le dossier principal contient?
Il contient les originaux produits ou reçus et l’information la plus complète sur un sujet donné
Comment reconnaît on un dossier secondaire?
Lorsque le dossier contient des copies des documents dans le dossier principal. Il est utilisé comme un dossier de référence
En général, où sont conservés les dossiers principal et secondaire?
Principal : dans l’unité administrative qui a la responsabilité du document
Secondaire : dans une unité administrative qui n’a pas le mandat de gérer son contenu
Vrai ou faux : pour déterminer une série, on utilisera de préférence un terme très précis afin de permettre le regroupement de nombreux documents et dossiers
Faux : terme général
Vrai ou faux : une série de dossier contient de l’information de même nature en tenant compte du type de document
Faux : tenant pas compte
Vrai ou faux : toute entreprise privée est soumise au respect de la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
Vrai
Vrai ou faux : chaque unité administrative demeure propriétaire de ses documents
Vrai
Vrai ou faux : un document essentiel n’est pas indispensable au fonctionnement de l’entreprise
Faux : indispensable
Vrai ou faux : la circulation de documents confidentiels doit être restreinte
Vrai
Vrai ou faux : les renseignements personnels peuvent être divulgués avec le consentement écrit de la personne concernée
Vrai
Vrai ou faux: un renseignement personnel à caractère public n’est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels
Vrai
Vrai ou faux : l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d’un employé d’un organisme public sont des renseignements à caractère privé
Faux : public
