Teoriprov Flashcards
Vad menas med att projektledaren har ett tillfälligt mandat som chef?
Projektledaren har möjlighet att bestämma i frågor under projektets levnadstid. Exempelvis resurser och en del beslut kring projektet. Projektledarens mandat startar vid planeringen och sträcker sig till projektet avslutats. Projektmålet har man lite mer makt över men man ska se till att kolla av med projektägaren.
Vilka krav bör man ställa på en projektägare/sponsor?
Projektägarens uppgift är att se till så att rätt projekt startas, de granskar även pågående projekt och godkänner resultaten vid bland annat besluts punkter. De sätter projektets prioritet i förhållande till annat som pågår i organisationen. Att effektmålet definieras. De Bevakar även andra satsningar och omvärldsfaktorer som kan påverka projektet.
Varför är det viktigt att skilja mellan projektmål och effektmål?
Enligt definitionen av de två målen är det viktigt att skilja dessa två åt. Projektmålet är något önskat utav projektet, medans effektmålet är den faktiska effekten som projektet ger upphov till.
Hur tydliggör S.M.A.R.T:a mål definitionen av projektmål och effektmål?
Ett mål skall bland annat vara mätbart och tidsatt som är två av akronymerna i S.M.A.R.T. Om man slarvar med exempelvis mätbarheten blir det svårt att se om projektet faktiskt uppnått önskat resultat. Det kan även leda till onödiga diskussioner om tolkningar vad som skrivits i projektplanen.
S = Specifikt
M = Mätbart
A = Accepterat
R = Realistiskt
T = Tidsatt
“a” = Avgränsat
Med hjälp av de smarta målen går det enklare att fatta om det är projekt man jobbar med i en daglig verksamhet. Uppfylla alla kraven i SMARTa så är det ett projekt. Om dessa inte uppfylls kanske det inte längre är ett projekt utan en daglig verksamhet.
Vad innebär kompetenserna IQ - intellektuell intelligens, MQ - Management intelligens och EQ - Emotionell intelligens för rollen som projektledare?
Det är viktigt för en projektledare att ha alla delar. IQ kan beskrivas som den analytiska intelligensen, varför vi gör som vi gör. Varför har vi det här mötet etc. Medan MQ är intelligensen om hur vi gör något, exempelvis vilken metod vi ska applicera vart. Hur leder vi teamet. Medans EQ är vad vi gör, vad vi gör för att teamet ska må bättre.
Vad är syftet med en förstudie?
En förstudie är en utredning vars syfte är att säkra ett bra underlag för beslut om ett projekt är genomförbart. Är det någon mening att faktiskt starta detta projektet?
Vad menas med intressenter och varför är de viktiga att kartlägga och analysera?
Det är viktigt att kartlägga projektet intressenter för att hur intressenter skall behandlas. Vilka påverkar eller påverkas av projektet? Vi kan ta fram en handlingsplan hur intressenterna och grupperna behöver behandlas.
På vilket sätt hänger de lika parametrarna ihop i projekttriangeln?
Genom att diskutera fram vad som är viktigast för just ditt projekt går det att gradera de olika axlarna på projekttriangeln. Detta kommer bidra till att du kan analysera vilka delar som kan behövas ändras på. Kanske behöver du mer resurser om tiden är snäv etc.
Varför är det viktigt att göra en nulägesanalys?
En kartläggning av nuläget och en analys av de faktorer som kan påverka projektets genomförande. Man lyfter fram både fördelar och nackdelar. Detta ger vad för typ av lösningar och metoder som kan användas just för detta projektet. Exempelvis med en SWOT-analys och intressentanalys som utgör basen för en nulägesanalys. Hur ska vi hantera och förstärka våra interna och externa positiva Strength and Opportunities hur hanterar vi Weaknesses and threats. Hur hanterar vi våra intressenter.
Hur kategoriseras intressenter?
De kategoriseras in i kärnintressenter, primärintressenter och sekunderintressenter.
Vad menas med ett beroende i en nätplan?
Om man har olika arbetspaket exempelvis A och B. Om B är beroende av A behöver man vara klar med arbetspaket A innan det går att påbörja arbetspaket B. et går alltså inte att starta uppgift B fören uppgift A är slutförd.
Vad visar den kritiska linjen?
Den visar hur lång tid projektet kommer att ta genom att räkna ut den kedja som tar längst tid.
Vad är syftet med en projektplan?
Syftet med projektplanen är att få en översikt över alla projektets planerings delar innan man drar igång projektet. Om någon ny börjar ska de kunna läsa igenom projektplanen och det ska vara lätt att följa. Det är ett dokument som innehåller och refererar till underliggande planer som kravspecifikation, nulägesanalys, tids- resursplan, budget, riskanalys och kvalitets- och kommunikationsplan.
Vad är skillnaden mellan en aktivitetsplan och en tidsplan?
I en tidsplan även kallat Gantt-schema kan du se när i tiden en aktivitet skall göras även vilka milstolpar som ska uppnås. Medans i en aktivitetsplan kan du studera vad aktiviteten fyller för syfte (vad, varför?), hur du ska göra något och när (kanske är det kontinuerligt upprepade), ansvarig och vem ska följa upp aktiviteten. Aktivitetsplanen beskriver i en tabell projektets planerade aktiviteter. Syftet är att skapa översikt över vad som ska göras och i vilken ordning (sid 156 upplaga 7).
Vilka frågor behöver man ha svar på innan man startar ett projekt?
Är projektet genomförbart? Är det viktigaste frågan, det är för många projekt som startas men som inte är genomförbara, det kan bero på för lite tid förbrukning eller resurser. Därför bör man göra en förstudie innan man drar igång ett projekt.
Vad är skillnaden mellan konsekvens och en sannolikhet när man gör en riskanalys?
En risk är en osäker händelse med olika grad sannolikhet och konsekvens. Sannolikheten är hur stor risken är att en händelse sker. Konsekvensen är hur stor påverkan händelsen har om riskhändelsen faktiskt skulle inträffat.
Vilken av resurserna - tid, personal och förbrukning ger oftast störst felkällor i en kalkyl?
Förbrukning och materialkostnaden brukar vara allra svårast att räkna ut och därmed störst felkälla. Näst svårast brukar vara tiden, hur lång tid kommer det ta, Arbetsresurserna är de som oftast är enklast att räkna ut.
Vad menas med en periodisering?
Något som sker över tid exempelvis en periodiserad inkomst eller utgift, vilket sker mellan försäljning/inbetalning eller köp/betalning för en viss tidsperiod.
Vilka är de fyra strategierna för att åtgärda risker?
De fyra olika strategierna är undvika risker, förflytta risker, reducera risker och acceptera risker.
Vilken betydelse har en kommunikationsplan för att definiera roller i ett projekt?
Kommunikationsplanen skall säkerställa informationsflödet internt och externt i ett projekt. Det ska tydligt framgå vilka roller som alla har i projektet, man kan hitta i kommunikationsplanen vem som har vilken roll i projektet. Hur man ska gå tillväga för att kontakta personerna. Vem ska kontakta vem i vilken situation. Exempelvis skall man gå via projektledaren vid vissa frågor istället för direkt till projektägaren beroende på vilken roll du har i projektet exempelvis projektmedlem. Detta går alltså att studera i kommunikationsplanen. Om man exempelvis har frågor om budget vet man vem som skall kontaktas (programchefen som har hand om hur resurserna allokeras). Listan visar alla deltagare i projektet, deras roll och syfte i projektet, deras kontaktinformation, samt vilket sätt som är bäst att kommunicera med dem på.
Varför bör man följa upp och granska det man uppnått vid olika punkter i ett projekt?
Det är viktigt att följa upp och granska projektet så att man vet att man håller sig inom projektets ramar. Därför kan det vara bra att göra checkar. Detta görs oftast vid BP (beslutspunkterna) är det värt att fortsätta med projektet eller inte? Se över budgeten och se om det är värt att fortsätta eller inte (följa upp kalkyler).
Vad är syftet med att skapa olika delmål i ett projekt?
Att skapa mål och delmål är nödvändigt för att kunna se vart ni är på väg och förstår varför ni gör vad ni gör. Att skapa delmål är nödvändigt för att veta vad man ska göra. Det blir lättare att dela in arbetet än att bara ha ett stort mål. Kan även vara en beslutspunkt för att se om man ska fortsätta projektet eller inte.
Vad brukar man kunna se vid en s.k. 20% avstämning med resultatvärdemetoden?
Planned value = Planerade (PV), Actual value = Faktiska mantimmar (AV / AC) , Earned value = Resultatvärde (RV / EV). Man kan se hur projektet går. Och kolla så att projektet är på rätt riktning. Vid 20% avstämningen är projektets nyckeltal ofta stabila om man får en förståelse om hur projektet i sig ligger till. Oberoende studier har visat att nyckeltalen är stabila efter det att 20% av projektet genomförts.
Vad är skillnaden mellan en processrapport och en leveransrapport?
Vad man har levererat - Leveransrapport
Hur man har arbetat - processraport: Arbetsmetoder, effektivitet, deltagande, beslut, gruppdynamik, slutsatser
Vad visar en roadmap?
En roadmap ska ge intressenterna en snabb översikt om vad som är på gång i projektet men även ett perspektiv. Vad som ska bli klart först etc.
IQ, MQ, EQ
IQ = Varför
MQ = Hur
EQ = Vad
Beslutspunkt (BP)
Grind eller tollgate. Ett förbestämt tillfälle där projektägaren fattar beslut om projektets framtid
Bakgrundsbeskrivning
Hur projektet har uppstått, varför det behövs och vad man tänkt att projektet ska åstadkomma.
