Tentaplugg Flashcards
Vilka olika typer av projekt finns det?
Utvecklings-, konstruktions- forsknings- och utredningsprojekt
Vad är definitionen av ett projekt?
Engångskaraktär, målinriktat, temporärt (har en start- och sluttid), uppbyggt kring en tillfällig organisation, begränsade resurser
Vad är skillnaden mellan projekt och process?
Projekt: präglas av rörelse och ständig förändring under turbulenta förutsättningar, till exempel en byggarbetsplats
Process: präglas av uppenbart, kalibrering och optimering under relativt stabila förutsättningar, till exempel ett pappersbruk
Projektmodellen: vad innebär idéfasen?
Att möjliggöra för ledningen att kunna bedöma och prioritera idén tillsammans med andra idéförslag, kundförfrågningar och investeringar, samt att kunna ta beslut om att starta en förstudie eller inte.
Projektmodellen: vad innebär förstudiefasen?
Syftet är att minska osäkerheten genom att analysera förutsättningarna att genomföra projektet. Ibland är förstudien ett helt eget projekt då man måste göra en analys av marknaden, som kan vara omfattande.
Projektmodellen: vad innebär planeringsfasen?
Man väljer en metod för genomförandet och tar fram en plan för hur målet ska uppmås. Aktiviteter definieras, estimeras och synkroniseras. Resurser organiserar, kostnader kalkyleras och risker hanteras.
Projektmodellen: vad innebär genomförandefasen?
Resultat tas fram och överlämnas. Aktiviteter och kostnader följs regelbundet upp, avvikelser analyseras och eventuella ändringar hanteras. Ett projekt kan ha flera delleveranser eller en stor leverans i slutet av projektet.
Projektmodellen: vad innebär avslutet?
Man utvärderar arbetet och tar till vara på erfarenheter samt avvecklar projektgruppen.
Projektmodellen: vad innebär effektfasen?
Syftet är att man ska säkerställa att nyttorna med projektet realiseras och följs upp.
Projektmodellen innefattar flera beslutspunkter. Vad ska beslutas vid respektive beslutspunkt?
BP1: Definiera uppdraget & bestäm ramar för projektet och förstudien
BP2: Godkänn förstudien & bestäm ramar för planeringen
BP3: Godkänn projektplanen & ge klartecken att starta projektet
BP4: Godkänn delresultat & besluta om större förändring (ej obligatorisk BP)
BP5: Godkänn leveransen & inled effektutredningen
BP6: Godkänn slutrapporen & avsluta projektet
Vad är definitionen av projektledning?
Tillämpningen av kunskaper, färdigheter, verktyg och metoder på projektaktiviteter i syfte att motsvara projektkraven
Att leda ett projekt innefattar 4 saker, vilka?
- Identifiera krav.
- Fastställa tydliga och uppnåeliga mål.
- Balansera de konkurrerande kraven på kvalitet, omfattning, tid och kostnad.
- Anpassa specifikationer, planer och metoder till intressenternas.
Projektledningskunskapsområdet innefattar 10 ledord, vilka?
Integration Omfattning Tider Kostnader Kvalitetsledning Personella resurser Intressenter Kommunikation Riskhantering Upphandling
Vem driver projektet?
Projektledaren är den som är högt ansvarig för att projektets leveranser sker med rätt kvalitet, vid rätt tidpunkt till budgeterad kostnad.
Vilka nycklar finns för att driva ett projekt med framgång?
- Definiera omfattning och ha tydliga mål (SMART)
- Presentera ledande roller redan dag ett
- Se till att teamet/gruppen är kompetent och kan samarbeta med kunden och varandra
- Var realistisk med tidsplanen
- Använd rätt verktyg
- Kunder, teammedlemmar och intressenter måste hållas uppdaterade på rätt sätt
- Teammedlemmarna ska ha mandat att kunna fatta beslut
- Problem måste lyftas fram och åtgärdas direkt - inte sopas under matten
Det finns två tillvägagångssätt att komma fram till och formulera ett projekts mål. Nämn 2
Moscow-metoden (must, should, could, would)
SMART-principen (specific, measurable, agreed, realistic, time bound)
När är Moscow-metoden bra?
När det finns många olika krav från olika intressenter.
Must - detta ska göras
Should - detta bör göras
Could - detta kan göras
Would - detta gör vi om vi hinner
När är SMART-principen bra?
Oavsett om projektet är målsökande eller målstyrd från början, bör man, när målen väl formuleras, försöka formulera dem så at följer SMART-principen.
Specifik - tydligt formulerat
Mätbart - ska kunna svara ja/nej på frågan om målet uppnås
Accepterat - förankrat hos alla involverade
Realistiskt - uppnå med de resurser som är tillgängliga
Tidsatt - uppnå inom angiven tidsram
Varför ska man sätta upp och arbeta mot projektmål?
En vanlig anledning till att ett projektmisslyckas är att målen är otydliga eller obefintliga. Tydliga och enkla mål är en god grund för ett lyckat projekt.
Det finns olika typer av mål. Vilka är dessa och förklara innebörden?
Produktmål: De mål som handlar om vad projektet ska leverera, formulerat i kravspecifikationen. Dessa mål bör alltid vara mätbara.
Projektmål: De mål som handlar om projektetsfunktion och utförande. Det kan t.ex. vara att projektprocessen ska hålla vissa tidsramar.
Effektmål: Specificerar de effekter som projektet förväntas ha efter leverans. Dessa mål siktar ofta lite längre fram i tiden.
Vad är WBS?
Work Breakdown Structure.
Ett enekelt och logiskt sätt att strukturera projektet på. Metodens mål är att bryta ner det enhetliga projektet till hanterbara delar. En trädstruktur med hierarkisk uppbyggnad används.
En WBS kan bli hur detaljerad som helst och det är därför viktigt att definiera hur detaljerad den ska vara. 3-5 nivåer är dock att rekommendera. Den lägsta strukturen ska innefatta en beskrivning av resultat, tid och ekonomi - denna kallas för arbetspaket. För varje arbetspaket ska det finnas en ansvarig organisation eller person
Vad är OBS?
Organisation breakdown structure.
Det är viktigt med tydliga roller i projektet samt hur kommunikationen mellan dessa roller ska ske. I en bra organisation kan deltagarna agera snabbt, samordnat, beslutsamt och självständigt.
Delat ansvar bör undvikas.
En OBS visar fördelning av ansvar för projektarbetet, liksom rapporterings- och beslutsvägar.
I ett projekt finns tre funktioner. Vilka är dessa och vad har de för ansvar?
Verksamhetsledande funktionen: Huvudansvarar för de kort- och långsiktiga effekterna av resursinsatsen och projektresultat i moderorganisationens verksamhet.
Projektledande funktionen: Huvudansvarar för att leda projektet mot det uppsatta målet.
Genomförande funktionen: Huvudansvarar för att genomföra själva projektet (det operativa arbetet).
Det finns fyra kategorier av roller. Vilka är dessa och vilka roller ingår i vilken kategori?
Styra & övervaka: Projektägare och styrgrupp
Organiera & leda: Projektledare och proektledningsteam
Utföra: Projektgruppen
Stödja: Resursägare, referensgrupp, kvalitetsgranskare, kommunikatör
Vad är projektägarens roll?
Projektägaren är projektbeställaren och/eller sponsor. Denna person har övergripande ansvar och ska ställa krav samt kritiskt granska resultatet. Projektägaren bevakar så att projektet följer tidsplan, ser till att det finns resurser och är personen som prioriterar mellan tid, kostnad & omfattning.
Vad är styrgruppens roll?
Projektets beslutande organ. Gruppen ska verifiera och validera projektet under hela livscykeln. Det är styrgruppen som godkänner beslutspunkterna, fastställer projektdirektiv/projektplan, bedömmer/godkänner projektplan samt beslutar om fortsättning/nedläggning.
Projektägaren ska vara gruppens ordförande.
Vad är projektledarens roll?
Det är projektledarens uppgift att planera projektet och se till att projektmålen uppnås. Projektledaren ska ge beställaren tillräckligt med beslutsunderlag inför varje enskilt beslut i projektet och ge en status (tid, kostnad, omfattning) med överenskommet intervall. Det ingår i ansvaret att hantera intressenter. Projektledaren ska även författa slutrapport med tillhörande lärdomar och erfarenheter.
Vad är projektgruppens roll?
Projektgruppen består av personer som behövs för att utföra projektets uppgift. Personerna i projektgruppen bidrar med kompetens och metoder för att genomföra delegerade arbetsuppgifter. Projektgruppen får planera och organiera sina egna aktiviteter men ska följa de rutiner, metoder och kvalitetssystem som finns uppsatta kring projektet. Det är projektgruppens ansvar att rapportera presentationer och arbetade timmar samt utan dröjsmål informera om risker/hot/förseningar.
