Tentamen Flashcards
Vad bör man tänka på i samband med projektstart?
Att vara projektledare handlar om att kunna organisera och leda ett projekt. Och då gäller det att man är heltids engagerad och ha en klar struktur på projektet. Första aktiviteten för projektstart bör vara att initiera projektet där man gör det som är ökänt känt. Och då kan man ställa sig frågorna:
Vem är beställaren och vem är kunden?
Varför uppdraget ska utföras?
Ta reda vad man redan vet om projektet och vad som är ökänt? Här ingår skapande av en uppdragsbeskrivning och kravspecifikation.
Vet man hur projektet ska genomföras?
När ska man vara färdig?
Och till sist vilka det är som kommer beröras och när?
Nästa steg är att göra en så kallad förstudie som innehåller två delar. Den ena delen är en projektbeskrivning som beskriver den förväntade affärsnyttan och krav på en högnivå. Andra delen består av en genomförbarhetsstudie som beskriver affärsnyttan i relation till riskerna.
Det ska även förankras en strategisk planering (Vision som berör och ta reda på vad man vill uppnå) och diverse olika organisatoriska mål och projektmål (Beskriver vad som ska uppnås). När man tagit reda på detta ska man utföra en kravanalys som specifikt beskriver hur dessa mål kan uppnås och vad som förväntas av produkten.
Sist utförs en förankring med alla delar i ett projektdirektiv för att informera och upprätthålla intresse med interessenter.
Vilka aktiviteter, bedömningar och värderingar skulle du genomföra i din roll som projektledare i samband med att projektet hos SoftTeam ska inledas? Som projektledare vet du att det är lätt att bara fokusera projektets omgivning och den kommande projektgruppen, men att dina egna förberedelser är en av de viktigaste delarna. (6p)
- Projektledaren ska vara heltidsengagerad i projektet.
- Ha en klar struktur på arbetet med tydliga mål och stöd från ledningen.
- Tydliga förväntningar på samtliga inblandade
- Bra beslutsunderlag, proaktiv uppföljning och hantering av problem.
- Fokus ska inte vara för stort och bör därmed avgränsas, hellre för få än för många personer i projektet, kräv heltidsengagemang från övriga i teamet.
- Om behovet uppstår tveka inte att söka information utanför projektgruppen.
- Undvik onödig administration, dra nytta av projektverktygen, belöna framgång och godkänn aldrig slarv.
I inledningen av ett projekt är det viktigt att du säkrar måluppfattning, kompetens, motivation och förståelse hos din projektgrupp och hos varje projektmedlem. Förklara vad denna säkring innebär vad gäller mål, kompetens, motivation respektive förståelse?
Genom att kunna ta reda på uppfattningsgraden på dessa aspekter kan man avgöra om man valt rätt personer till teamet. Om alla har förstått sig på målet och vilka personlighetstyper det finns som kompletterar varandra.
Har alla samma motivationsnivå för att få projektet i mål. Samt hur mycket bakomliggande av problemet som teamet förstår, vet de varför dem ska genomföra ett projekt/projektet.
Vad innebär Politiskt förankring?
Hantera sponsorer - Informera och upprätthålla intresse Hantera resursägare - Information, inga överraskningar Hantera Motståndare - Vad vill vi göra?
Vad innehåller en projektspecifikation?
- Inriktning för projektet (Syfte,mål osv)
- Ramar för projektet (Kostnad,tid, resurser)
Vad leder till ett lyckat team?
Som projektledare skulle jag vara noga med att fördela ansvar mellan gruppmedlemarna där uppgifterna är intressanta i sig och spridit ut beslutfattandet för att alla ska kunna känna sig viktiga. Det är också viktig att man skapar möjligheter för att lära tillsammans och därmed bygga förtroende och inspirera som ökar engagemanget i projektet.
Vad betyder Team?
Team är mycket mer än att bara jobba i grupp. Ett team är ett mindre antal människor med kompletterande kunskaper som tillsammans arbetar efter ett gemensamt syfte, mål och arbetssätt, för vilka de är
ömsesidigt ansvariga.
Teambuildning
Grupputveckling som skapar framgångsrika arbetsgrupper. Där man tränar på att lösa uppgifter tillsammans och lär sig konflikthantering samt “speletsregler”.
Svårigheter med Team
Olika motivation Samsyn oklara roller kommunikations problem Tid/resurser
Konfliktagerande och konflikthantering
Konfliktagerande
- Saningsägare, “besegrare”
Konflikthantering
- Kompromiss, riskeras att lämnas olöst
Beslutsmodeller
Rationellmodell
- Informationen är fullständig och konsekvenserna är kända. Bästa nyttan utifrån beräkningar.
Realistikmodell
- Val bygger på lämplighet utifrån begränsat rationalitet.
Vad innebär Produktkrav samt Projektkrav?
Produkt krav - handlar om vad produkten ska leverera funktionellt och i kvalitet.
Projekt krav - Omfattar vad man ska använda för arbetsmetoder, kvalitetssystem och verktyg mm för att säkerställa ett lyckat projekt.
Förklara och exemplifiera innebörden av och skillnaden mellan ”projekt-/begränsningstriangelns tre aspekter” vad gäller; tid, kostnad/resurs och funktion/kvalitet, samt hur dessa aspekter relaterar till begreppen/faktorerna; produktkrav och projektkrav.
Projektkrav berör tidsaspekten och resurserna, detta pga att projektkrav påverkar hur mycket projektet får kostar, vilka resurser som finns för att slutföra projektet, arbetsmetoder och genomförande av projektet.
Produktkrav berör både funktion/kostnad och resultat eftersom prioritering av kvalitet och funktioner otroligt viktigt. Då är MOSCOW (Must - det är krav som måste uppfyllas, Should – krav bör uppfyllas om möjligt, Could – krav som kan finnas om det inte påverkar projektet på ett negativt sätt, Won´t – krav som inte är krav som behöver uppfyllas, kan vara ett krav i framtiden.) oftast vad som använd för att säkerställa detta.
Syftet med Projektplanering (bakgrund)
Klargör mål och utarbeta aktiviteter, tids- och
resursplaner, kalkylera kostnader, organisera
arbetet och att analysera risker Vilket minskar osäkerheten med projektet. Utförs av Projektledare,deltagare,grupp delvis kund och beställare.
Vad skapas i projektplaneringsfasen?
En projektplan som man använder under själva projektet för att styra,följa och följa upp projektet med.
Projektplan är en projektbeskrivning som innehåller kravspecifikation, nulägesanalys, aktivitetsplan, tids- och
resursplan, budget, riskanalys och kvalitets- och
kommunikationsplaner. Som beroende projektstorlek kan delas upp i delplaner.
Förklara och exemplifiera innebörden av, samt skillnaden mellan begreppen/faktorerna; effektmål och projektmål/-resultat.
Effektmål är ett långsiktigt resultat som uppstår efter projektets slut och som beskriver önskad effekt eller nytta. Även kallat syfte.
Projektmål ska följa SMART (Specifikt, Mätbara, Accepterande, Avgränsat, Realistiska, Tidsatta) och det ska visa vad projektet ska leverera, medan effektmål är vad projektet ska ge för effekt i framtiden.
Planeringsmetoder
Seriell/utveckling/genomförande - Vattenfallsmodellen - All planering -- Genomförande -- Leverans Parallell utveckling/genomförande - Förväntat resultat huvudsakligen är känt - Begränsad projekttid med ev delleveranser Inkrementell och iterativ - Lösningen är okänt - stegvis utveckling med delleveranser Rullande närzonsplanering - Inledande delar planeras på detaljnivå - Bristande tid och kostnadsberäkningar
Ertappernas innebörd för planering
Är ett sätt att hantera osäkerhet genom att göra projekt hanterbara samt bidra till vägledning och styrning på lång och kort sikt. Resursförbrukning kan redovisas och stämmas av samt får man underlag för kontinuerlig uppföljning.
