tenta Flashcards
Offentlig upphandling egenskaper
*upphandlingsprocessens legitimitet viktig
*Följa europeiska upphandlingar
*procedurorienterad process ist för resultat och prestationsorienterat
*negativ påverkan på effektivitet
* ej fri marknad
* finnas genom skattepengar
*icke kommersiella mål, stötta lokalt osv
*årsvis budget
* ser ofta bara inköpspriset inte tot kostnad
*långsam process
3 sorters leveransbevakning
*Leveransbevakning vid avvikelse- inköpare endast åtgärd om material brist
* Rutinmässig statuskontroll: förhindrar problem i materialförsöring
* Avancerad statuskontroll: för inköp av kritiska delar regelbundna kontroller
E-inköp
- Elektronisk marknadsplatser - förenklar sökandet av leverantörer
*Elektroniska auktioner - för att få vara med måste vissa krav vara uppfyllda tex. omvänd auktion - Elektroniska kataloger/ordersystem- kan gå in i kataloger och beställa, minskade transaktionskostnader och effektivt
Modell för utveckling av inköp och försörjning
- Transaktionsorenterat - ingen uttalad inköpsstrategi. Enbart finna lämpliga leverantörer
- Kommersiell orientering - inköpstrategi kring låga priser. Tuffa förhandlingar med många leverantörer
- Kordinerat inköp = stark central inköpsavdelning, tydliga inköpspolicyer
Kvalitetskostnader
- Förebyggande kostnader - som förebyggande av kvalitetsbrister
- Kontrollkostnader - resulterar i snabb upptäckt av kvalitetsbrister
3 Korrigerande kostader - härrör korrigerande av fel både interna och externa
Kriterier att beakta vid centralisering & decentralisering
- Gemensamhet i inköpsbehov
*geografisk lokalisering
*leveranstörsmarknadsstruktur
*besparingspotential
*behov av expertis
*prisvariation
*kundbehov
Utveckling inom inköp
1 säljmarknad -> köparmarknad
2 ökade tryck på försäljningspriser & marginaler leder till:
*hävstångsstrategier för inköp och försäljning
*global sourcing
*leverantörsintegration
*tidig leverantörsinvolvering
* ömsesidighetsavtal och motköpsavtal
*företags sociala ansvar och affärsmässighet (etik och moral) 3p
Tidig leverantörs involvering problem
*Samarbetsvilkor saknas
*tvist om materiella rättigheter
*överskattande av leverantörs utvecklingsförmåga
*hur leverantörer ska belönas för sina ansträngningar
inköpsfunktionens utveckling över tid
- Integrerat avslutande steg - ledning aktivt inblandad i inköpsstrategier
*inköpsfunktionens status i organisationen - numera i ledningsgruppen
*leverantörstyrning - relationshantering. proaktivt. inköp=lyhörd till trender och förändringar
*leverantörsrelationer - minska antalet prioriterade leverantörer och skapa närmare relationer
förslag till kostnadsbesparingar
- minska antal leverantörer
- inför kategoristyrt inköp
- analysera använder mönstret
*produktstadadisering
*översyn av befintliga avtal
*minska transaktionskostnader
*outsorca småinöp och småkontrakt
Variabler som påverkar inköpsprocessen
- produktens egenskaper
*strategisk betydelse
*mängd inblandade pengar - köparmarknadens egenskaper
*grad av risk - inköpsavdelningens roll i organisationen
- inköpspåverkan på existerande rutiner
förändring av inköpsverksamhetens agenda
- värdeskapande
- förbättring av kunderbjudande
- intäktsökning med nya produkter
- tidigare leverantörsinvolveringar
- snabba produktlanseringar
- reducering av inköpskostnad
- reducera leverantörsbas
-globalsourcing/outsourcing
-produktstandadisering
-elektronik
*riskhantering
-singel eller multipel sourcing
prestationsinriktade kontrakt
-socialt ansvar/hållbara inköp
skydda immateriella rätter - en minskad kostanad kan innebära högre risk
mervärden som en professionell inköpare kan tillföra
*identifiera nya, potentiella leverantörer
*ny produktutveckling
*stödja interna kunder
*förbereda och utföra avtalsförhandlingar
*rutiner för anmodan och orderläggning
*upprätta och övervaka order
*bevaka utomstående order
*följa upp och utvärdera leverantörers presentationsförmåga
direktstyrd upphandling
*upphandling som omfattas av EUs upphandlingsdirektiv
*huvudregel -omfattar alla kontrakt som överstiger 1.5milj
*om ej direktstyrd = svensk upphandlingslagstiftningen 700k - 1,5milj
*upphandling utan lagstadgat krav på anbudet i viss form (UTAN FÖREGÅENDE ANNONSERING)
emotionell stil
*Neutral och rationell (poker face)
*Positiv - vänlig och tillmötesgående
* negativ - typ squeaky wheel
Dominerande knep
Förhandlaren försöker dominera motparten i öppningsfasen
*pre-conditions - ramverk för att ens börja förhandla
*det här är inte förhandlingsbart
*rigga antaganden
upphandlingskadeavgift
- lägst 10k Mac 10milj
- ska avskräcka
*striktansvar
*gäller oftast otillåten direktupphandling
*107 anmälningar år 10-16
*9 av 10 myndigheter ändrade rutiner
CPV - common procurement vocabulary
klassificeringssyetem med sifferkoder som används för att beskriva det som upphandlas. Desto fler siffror desto högre detaljeringsgrad
Barging zone
negative= köparen och säljarens förhandlingszon överlappar inte och kommer aldrig nå överenskommelse
postive = köparen och säljarnas förhandlingszon överlappar. Behöver inte mötas på mitten. styra för att få så bra avtal som möjligt
Formade knep
Används ofta under själva förhandlingen för att påverka vad andra parten ska tycka är möjligt
* vårt “sista bud”
*tough/soft guy
*begränsade mandat
positioner
*förbestämt utfall (ex vill ha viss lön)
- kommer ej betala mer än 3000
- min lägsta nivå är 5000 kr i lön
problem
*ego
*förhalning
*riskerar relationen
*den tuffa förhandlaren köröver den mjuka
Avslutande knep
- ja men
*nu eller aldrig - take it or leave it
- halva vägen var
intressen
mina, dina & andras ex kan ej få lägre lön för att betala räkningar
Vilken avdelning som ansvarar för inköp i olika situationer
består av kommersiell osäkerhet och produktkomplexitet
*låg låg = inköpsavdelningen
*hög låg = finans och admin avdelning
hög hög = tvärfunktionellt beslutsfattande
låg hög=ingenjörer dominerande
individers problem
- perception: försök se problem från andra sidan, anklaga inte motparten för dina problem
- känslor : motparten känner sig hotad, undvik att reagera på känsloyttringar
- kommunikation: lyssna aktivt, bygg relationer - fokus på problemet (ej individen)
Stängd eller öppen innovation
stängd innovation : inom företaget
öppen innovation : kollar utanför organisationen och köper in forskningsprojekt, kan sälja innovationer vidare till andra företag
Misstag som förhandlare
- lämnar pengar på bordet
- nöjer sig med för liten andel (winners curse)
- avbryter & lämnar förhandling “inget att hämta”
4 nöjer sig med villor som är värre alternativen.
DIS - dynamiskt inköpssystem
- inom offentlig upphandling från 2017
- likheter med ramavtal
-helt elektroniskt
-snabbare process än vanlig upphandling - systemet är öppet för nya leverantörer och antalet får ej begränsas under hela giltighetstiden
-ska finnas en dynamik i att kunna förändra och förbättra
Cialdinis weapon of influence
*reception - ömsesidigt utbyte köper första rundan
*commintment och cosistency - sagt viss ståndpunkt svårt att ändra att ändra
*social proof - följer de som är lika oss själva
* liking - tendens att lita på de som efterliknar en själv
* authority - experter I reklam
* scarity - säljare försöker skapa sällsynthet ex limited edition
fyra principer vid offentlig upphandling
*icke diskriminering
*likabehandling
*transparens
*prportionalitet
*ömsesidigt erkännande
inköpsspecifikation för tjänster
*Resursspec - leverans resurser och kunskap
*metodspec - leverantörsprocesser som krävs för att producera tjänsten
*resultatspec - tjänsten funktionalitet eller utförande
*effektspec - ekonomiska värdet som tjänsten skapar för kunden
Effektiva FM-inköp
*uppfattat av interna avdelningar :
- leveransprecision
-rätt kvalitet
-snabba svarstider och återkoppling
-hög tillgänglighet
- som det uppfattas av inköpsavdelningen
- lågt pris
- bra avtal
-objektiva leverantörsval
Leverantörsinvolvering ectelt(2004) skiljer på
*Korttidsfördelar
- bättre prod kvalitet
-lägre prod kostnader
-lägre utvecklingskostnad
*långtidsfördelar
-gemensamma forskningsprogram
-gemensamt anpassande teknik strategier
-riskdelning
Kraljics portföljsteori (inköpsproduktportfölj)
hävstångsprodukter
strategiska produkter
rutinprodukter
flaskhalsprodukter
kolla tabell
olika aktiviteter i företaget
*stödaktiviteter
-företagets infrastruktur
-förvaltning av humankapital
-teknikutveckling
-inköp/anskaffning
*primära akiviteter
-inkommande logistik
-verksamhets drift
-utgående logistik
-marknadsföring och försäljning
-service
Förhandlingsstilen beror på
*situationen
-zero-sum =ej samarbetsvilligt beteende
-non-zero sum = samarbetsvilligt beteende
* inblandade karaktärer
-distributive bargainers (claimers) vill ha hela kakan
- integrative bargainers (creators) vill få en större kaka
olika roller inom inköp
*strategiskt - inköpschef,inköpsstrateg, kategoriansvarig, sourcingspeciallist
*taktiskt - upphandlare, inköpscontroller, avtalsansvafrig, projektinköpare
*operativ - logistikinköpare, inköpsadmin, orderhandläggare, avtalshandläggare
Inköpsorderspecifikation
funktionella specifikationer och tekniska specifikationer
*innehåller
-kvalitetsspecifikationer
-logistikspecifikationer
-underhållsspecifikationer
-legala krav och miljökrav
-budgetmål
olika typer av inköpssituiationer
- rent omköp - samma produkter som tidigare
*modifierat omköp - köpt liknande saker förut men köper ej samma igen
*nytt uppdrag - hög risk, förankrat hos ledning, någon med expertis
större flaskhalsar och problem
- alltför detaljerad specifikation
*otillräckligt leverantörsval
*personliga relationer
*avtalen är för generella
*för stor vikt på priset
*bristfälliga adminstriva processer
*problem i leveransformen
*leverantörer inte utvärderas systematiskt
Undantag offentlig upphandling
*anställningskontrakt
lokalhyror
tjänstekoncessioner
ersättning som betalas enligt annan laggstiftning (friskola)
Inköpsprocessen
- definiera specifikationen
- leverantörsval
- orderläggning
- leveransbevakning
- utvärdering/uppföljning
utvidgade modell tar med intresehantering, riskhantering
Olika typer av “roller” av professionella inköpare
- the number cruncher
- the intimidator
- the engineer
- the talker
Upphandlingsprocess
definerande av specifikationer
leverantörsurval
inhämtat av anbud och kontraktstilldening
Principbaserad förhandling
separera personer från problemet
fokusera på intressen inte positioner
hitta val för en gemensam vinst
insistera på att använda objektiva kriterier
lagar som styr
LOU - lagen om offentlig upphandling
Luf- inom områdena vatten, energi transport
lufs - försvars och säkerhetsområde
luk - upphandling av koncessioner
Variabler som påverkar inköpsbesluten
uppgiftsvariabler - relaterar till uppgifter, ansvar och kompetens för den beslutsfattande personen
icke - uppgiftsvariabler - relaterar till den professionella personligheten, emotionella variabler som att man litar på personen
tre parallella processer vid innovation
1 strategiskt ledningsprocess : skapa infrastruktur för framtida tekniska samarbeten
2 operativa ledningsprocesser : individuellt utvecklingsprocess vilka områden vill vi behålla själva
3 samarbetsprocesser - samarbeta med tredjeparter
Purchasing excellence två processer
dessa samverkar
* management process
- 8 steg
-samarbete mellan leverantörer och företag
- kategorisering + integrering
*möjligörande processer
-interna rutiner
-sammanspelande processer
Under EU - gränsvärdet
1 förenklat förfarande
-alla leverantörer hart rätt att delta, deltagare ska lämna anbud och upphandlare får förhandla med flera
- genomförs i två steg
-inga fastställda tidsfrister utan skälig tid gäller för anbudsgivare
Under EU - gränsvärdet
2. urvalsförfarande
- påminner om förenklat förfarande med föregående annonsering
- i två steg där den upphandlade myndigheten får förhandla med anbudsgivararna. ganska likt eus förhandlingsförfarabde
