Taloushallinto Flashcards
Mitä on toiminnanohjaus?
aka.
ERP - Enterprice recource planning
Koko yritystä koskeva kokoelma ennustukseen, suunnitteluun ja aikatauluttamiseen liittyviä työkaluja jotka yhdistävät asiakkaan ja toimittajan kokonaiseksi ketjuksi.
Käytännössä varmistaa että ei synny pullonkauloja, varastot ei täyty, panokset ovat saatavilla oikeaan aikaan.
ERP on varautumista.
Mitä on taloushallinto?
Taloushallinto kerää, rekisteröi ja raportoi kaikki tapahtumat joilla on rahallista/kirjanpidollista vaikutusta.
(mm. huolehtii lakisääteisestä raportoinneista, auttaa sisäisesti kustannuslaskentaan, hinnoitteluun, investointeihin, kassahallintaan, rahoitukseen, tuotevalikoimaan… liittyvissä päätöksissä.
SAP
Systems, applications and products in data processing
SAPissa on kolmenlaista eri dataa
Organizational data:
- Pysyväsluontaista dataa, esim kun perustetaan yritys niin yrityksen perustiedot ja organisaatio kaavio, joka harvoin muuttuu.
- Company code, Plant, Storage Location, Distribution Channel, Purchasing Organization
Master data:
- Myös pysyvää, mutta “toisen tason dataa”. Tietoja objekteista, jotka ei ole varsinaisen pääyrityksen tieotoja.
- Tuotteen perustiedot, asiakkaan tai toimittajan perustiedot, tilin tiedot, kustannuspaikkojen tiedot, henkilökunnan tiedot.
Transaction data:
- Dataa jonka aktiivinen elinkaari on lyhyt.
- Osto- ja myyntitilaus, laskutus yms. dataa.
Näiden tarkoitus on, että tiedot syötetään aina vain yhteen paikkaan, joista data voidaan ohjata niitä tarvitseville tahoille.
Termistöä SAP:issa
Client - meidän kirjausjärjestelmä (ei sama kuin asiakas)
Company Code - Tarkoittaa yritystä. Kirjausjärjestelmässä voi olla useampi yritystä. Eli Client voi sisältää monta eri Company Codea.
Plant - Yritksellä voi olla useampi toimintapaikka, joita kutsutaan nimellä Plant. (Esim useampi tehdas, konttori, varasto tai myyntipiste).
Sales organization - (palataan myöhemmin).
Division - Osasto
Storage location - Plantilla voi olla useampi varasto
Document - Tosite
- Sales document - myyntitosite
- Accounting document - kirjanpidon tosite
Document flow - Jos esimerkiksi kauppaan liittyy paljon erilaisia dokumentteja, näkyy document flow:ssa kaikki prosessiin liittyvät tositteet ja dokumentit.
Sell - Fulfillment (toteuttaminen)
Buy - procurement (Hankinta)
Make - Production
Track - Financial Accounting (Ulkoinen laskentatoimi)
Track - Controlling (Sisäinen laskentatoimi)
People - Human Capital Management
Store - Inventory and warehouse management
Maintain - Enterprise asset management
Service - Custom Service
Project - Project management
Chart of Accounts - tilikartta
Cost Center - Kustannuspaikka
SD - Sales and distribution
FI - Financial accounting
GL - General ledger
Myyntireskontra
Sales Ledger
Perustetaan jokaiselle asiakkaalle oma tili.
Myyntikirjaus:
Kun tehdään myynti, kirjataan tapahtumat myynti, myyntisaamis ja pankkitilille. Nämä ovat Pääkirjatilejä, eli ne löytyy yrityksen tilikartasta.
Tämän lisäksi tapahtumat kirjataan reskontra tilejä, eli alakirjanpidon tilejä.
Esimerkkinä myyntitapahtumassa kun myyntisaamisiin debettiin tulee 100e, tulee myyntireskontraan kyseisen asiakkaan tilille vastaavasti debet kirjaus 100e, ja vastaavasti kun lasku maksetaan merkataan se sekä reskontraan asiakkaan tilille, että pääkirjaan myyntisaamisiin credittiin.
Mutta käytännössä myyntisaamisiin ei manuaalisesti tehdä kirjauksia, vaan järjestelmä on integroitu siten, että se tieto ui reskontrasta pääkirjaan.
Kun asiakkaan tili luodaan teskontraan, määritetään että mikä on asiakkaan täsmäytystili, eli mikä on myyntisaamistili mihin tieto ui.
Tuloslaskelma vai taseen tili?
Kaikki meno- ja tulotilit ovat tuloslaskelman tilejä, sillä niillä on yhteys yrityksen tuloslaskelmaan.
Raha- saamis- ja pääomatilit ovat taseen tilejä.
SAP appeja
Myyntisaaminen:
Ensin “Create outgoing invoice” app
Sitten “Post incoming payments”, josta voi clearata laskun.
Uusi asiakas: “Manage Business Partner Master Data”
“Manage Journal Entries” Voit tarkastella tositteita hakemalla niitä esim tositteen numerolla. Tarkastelun lisäksi voi tehdä joitain muutoksia, esim referencen muuttaa.
“Manage customen line items” Voi tarkkailla avoimien laskujen eräpäivää
Ostoreskontra
Toimii hyvin samalla tavalla kuin myyntireskontra. Eli jokaiselle toimittajalle luodaan oma tili.
SD - Sales and Distribution
Myynti ja jakelu
Myyntiprosessi kokonaisuudessaan
SD:seen liittyy asiakkaan kanssa kaupankäynti, pakkaus ja lähetys, laskutus (myös luoton hallinta ja ulkomaan kauppa), mutta tässä kurssissa keskitytään kolmeen ensimmäiseen.
Liittyvät käsitteet
Client
Company code - pienin organisaatio yksikkö jolla pidetään lainmukasta kirjaa
Credit control unit - Monitoroi asiakas luottoja (myyntisaamiset ja ostovelat)
Sales Organization - Vastuussa tietystä tuotteesta tai palvelusta. Ylin elin organisaatiossa joka päättää myynnin päätöksistä, sopimuksista ja valituksista. Isoissa konserneissa voi olla useampi, esim eri maissa oma sales organization.
Distribution channel - Jakelukanava mitä kautta asiakas asioi. Esim tukkukauppa, vähittäiskauppa tai verkkokauppa.
SD organizational structure
Division - Voi olla useampi, joka tarkottaa tuoteryhmin tai palveluryhmittäin tehtyä organisaatio rakennetta. Voi olla esim polkypyörien tai oheistuotteiden divisioona.
Sales Area - Kolmen edellisen yhdistelmää, eli sales organization, jakelukanava ja divisioonat. Päättää ehdoista, esim hinnoista.
Plant - yrityksen toimipaikka. Mistä toimipaikasta tuotteet yritykselle lähtee.
Muita SD ogranization yksiköitä:
Shipping point
Loading point
Sales office
Sales group
Sales person
Customer master data
Taloushallinnossa riitti customer master data, muitta mynnin puolella tarvitaan vielä myyntipuolen tarvitsemat tiedot. Eli General Information on oleellinen koko organisaation kannalta, mutta sitten on erikseen company code ja sales area kohtaisia tietoja.
Material master views
Lisätään tuotteeseen liittyviä tietoja.
Myös tähän liittyy kerroksellisuus, eli client tason tietoa ja sales tai storage tason tietoa.
Sales order process
- Pre-sales activities
Myyjät kauppaa tuotetta asiakkaille (esim tarjouspyyntöjen lähettely tai messuilla myyminen. Voi olla myös asiakkaan aloitteesta). - Sales order entry
Kun asiakas ilmaisee, että haluaa tilata tuotteita, järjestelmään viimeistään syötetään sales order entry dokumentti. Tämä voi tapahtuu kun asiakas vaikka soittaa tai laittaa meiliä että hyväksyy tilauksen. Järjestelmään syötetään kuka tilasi ja mitä. Jos asiakas on uusi, pitää ensin syöttää asiakkaan perustiedot ja tarkistetaan luottorajat, mikäli hänellä on aikaisempia tilauksia. Tarkistetaan hinnoittelu kyseiselle asiakkaalle ja laitetaan tilaus ajoon (katsotaan onko kyseisiä tuotteita ja jos ei, milloin niitä saadaan asiakkaalle). - Check availability
Tuotteiden saatavuus, mutta tämän voisi tehdä jo sales order entry vaiheessa tai tarjous vaiheessa. Esim myyjä voi tämän tarkistaa. - Outbound delivery
Myynnin jälkeen tilaus etenee järjestelmässä siten, että tilaus muuttuu toimitukseksi. Tämä on siis erillinen homma, koska myynnin hommat loppuu myyntitilauksen syöttämiseen. - Pick materials
Toimituksesta lähetetään transfer order eli siirtotilaus (tai poimintalista). tilauksesta lähetetään varastoon poimintalista, josta ne poimitaan ja lähetetään asiakkaalle, sekä kuittaa takaisin. Transfer order on avoin, kunnes se on kuitattu tehdyksi. - Pack materials
Luodaan pakkauslista, mihin paketoidaan ja kuinka paljon. Fyysisesti lähetetään asiakkaalle tai toimitetaan johonkin josta asiakas voi noutaa. - Post goods issue
Tähän asti kirjanpidossa ei vielä näy yhtään mitään (vaikkakin voidaan arvioida tulevia kassavirtoja jo, kun tiedetään asiakkaan maksuaika). Outbound delivery (4.) kontrolloi näitä jälkimmäisiä vaihteita 5, 6 ja 7. Tässä vaiheessa kun vaiheet on tehty ja kuitattu, ne kirjataan kirjanpitoon, että varaston arvo on pienentynyt. Näistä syntyy ainakin kaksi tositetta, eli materiaali tosite sekä kirjanpidon tosite. Tämän jälkeen toimitusosio on valmis.
Järjestelmä suojaa tämän prosessin järjestystä siten, että esim ei voida kirjata varastosta ottoa, ennen kuin picking on tehty ja kuitattu. Eli picking ensin ja vasta sitten kirjaaminen.
- Invoice customer
Prosessi etenee laskutukseen. Voidaan lähettää asiakkaalle lasku tuotteen mukana tai sen jälkeen. Mutta tämä voidaan tehdä vasta kun materiaalit on kerätty varastosta. - Receipt of customer payment
Kun asiakas on maksanut laskun, kirjataan asiakkaalta saapunut lasku maksetuksi. Tämä tehdään myynti reskontrassa.
Ostoprosessi
- Purchase Requisition
Eli hankintaehdot. Kun huomataan varastossa jokin puute. - Vendor selection
Keneltä hankitaan haluttua tavaraa? (voi olla oman yrityksen toisen osaston kautta, tai ulkopuolelta). Usein lähetetään tarjouspyyntöjä ja odotetaan että toimittajat vastaa hinnalla (request of quotation). - Purchase Order
Eli ostotilaus. Oltaisiin voity myös skipata toinen vaihe ja tehdä suoraan ostotilaus. - Notify Vendor
Ilmaistaan toimittajalle, että halutaan tilata x asiaa. Hyvä myös inffota muille toimittajille, keneltä ei tilata. - Vendor Shipment
Odotetaan tilausta - Goods Receipt
Myyntiprosessista goods issue vastakohta, eli kun goods issue pisti vireille varastosta poiminnan ja toimituksen, niin Goods Receiptissä tarkoittaa varastoon saapumista, jolloin ne tavarat tarkistetaan ja kirjataan. Tässä syntyy myös kirjanpitoon tosite varaston kasvamisesta, koska “omistus on siirtynyt” - Invoice Receipt
Kun lasku saapuu, sitä verrataan saapuneeseen tilaukseen. Lasku siis vielä tarkistetaan, määrä ja summa. Toteutunut saapuneiden tavaroiden määrä ja toteutunut hinta. Jos nämä täsmäävät, voidaan lasku automaattisesti hyväksyä ja kirjata kirjanpitoon sekä vapauttaa maksuun. - Payment to vendor.
Maksu menee pankista maksun. Vain tämä viimeinen vaihe tehdään taloushallinnon puolella ostoreskontrassa.
Kustannuspaikkalaskenta
CO = Controlling
Sisäinen laskenta
Sisäinen laskenta tuottaa laskelmia päätöksenteon tueksi.
Sisäisen laskennan rakenteet jaetaan kahteen osaan:
1) Profit center - Tulosyksikkö
Kirjataan tuotot ja kulut. Voidaan tavallaan tehdä tulosyksikölle oma tilinpäätös.
2) Cost center - Kustannuspaikka
Tuottaa vain kustannuksia. Hyvä kustannuksien seurantaan.
Muita käsitteitä:
Internal Order
Semmoinen yksikkö joka on väliaikainen kustannuspaikka, esim joku projekti tai messut.
Cost element:
Millaista lajia kustannus on? esim. palkka, aine, tarvike, sähkö yms.
Jaetaan primary ja secondary kustannuslajeihin.
Primary kustannuslajit on sama kuin tuloslaskelman kulutilit.
Secondaryt on vain sisäisen laskennan kustannustilejä. Nämä ovat ns tarkentavia tilejä kun halutaan vielä tarkemmin eritellä kuluja.
Statistical key figures
Kustannusajuri tai kohdistin.
Miten kustannuksia kohdistetaan.
