Projektmanagement Flashcards
Was ist Projektmanagement?
Ist ein Systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben.
Umfasst die:
- Organisation
- Planung
- Steuerung
- Überwachung
Aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.
Unterschied zwischen Projektleitung und Projektsteuerung?
Projektleitung: Anweisung Weisung Projektleitung: -Linienfunktion -Entscheidungs- und Weisungsbefugnis (Haftung i.d.R.)
Projektsteuerung: Beratung Empfehlung Projektsteuerung: -Stabsfunktion -beratende Fuinktion
Leistungsbild Projektleitung?
- Rechtzeitiges Herbeiführen bzw. Treffen erforderlicher Entscheidungen
- Durchsetzen der erforderlichen Maßnahmen und Vollzug der Verträge
- Herbeiführen erforderlicher Genehmigungen, Erlaubnisse und Einwilligungen
- Konfliktmanagement
Leistungsbild Projektsteuerung?
- Projektvorbereitung (Projektentwicklung, strategische Planung, Grundlagenermittlung)
- Planung (Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung)
- Ausführungsvorbereitung (Ausführungsplanung, Vorbereiten und mitwirken bei Vergabe)
- Ausführung (Projektüberwachung)
- Projektabschluss (Projektbetreuung, Dokumentation)
Was ist ein Projekt?
Ein Vorhaben das durch:
- einmalige (azyklische) Abläufe
- definierte Anfangs- und Endzeitpunkte, zeitlich begrenzt
- klare Aufgabenstellung und eindeutiger Zielsetzung
- durch die Beteiligung mehrerer oder zahlreicher Menschen, Arbeitsgruppen, Unternehmen oder Institutionen
- Komplexität
- Spezielle Ressourcen (Zeit, Geld, Menschen, IT)
- Projektverantwortung
GEKENNZEICHNET SIND!
Was ist kein Projekt?
- Verarbeitung von Kundenaufträgen
- Bearbeitung von Forderungen
- Ausführen der täglichen Auftragseingänge
- lfd. Reparaturen
- Serviceleistungen
Steht im Gegensatz zu Routineaktivitäten
Eigenschaften von Projektzielen?
- Spezifisch
- Messbar
- realistisch
- Terminiert
- Wegweisend und Kontrollierbar
- Meilensteine und Zielerreichungsgrad
Modifizierung von Zielaufgaben im Laufe des Projektes durch Verantwortliche
Warum Projektkommunikation?
- Projektkommunikation ist sehr wichtig!
- Keiner erachtet es als „garnicht wichtig“
- Ohne Kommunikation scheint das Projekt zum Scheitern verurteilt zu sein
- Heikle Komm. Bei Themen zur strategischen Neuausrichtung und Kostensenkung
- „Zeitmangel“ verhindert ein e individuelle Komm. !!!
- Verantwortung für Komm liegt bei den Projektleitern
Aufbauorganisation
ist ein System, das für eine klare Verteilung und Abgrenzung der betrieblichen Aufgaben sorgt sowie eine bestimmte Ordnung der Zuständigkeiten und Verantwortungen im Betrieb schafft.
(Struktur)
Ablauforganisation
ist die Gestaltung der betrieblichen Faktoren hinsichtlich der zeitlichen und räumlichen Arbeitsabläufe damit ein zusammenhängender und vollständiger Prozessverlauf gewährleistet ist.
3 Grundmodelle der Aufbauorganisation
Funktionale Organisation
Divisionale Organisation
Matrixorganisation
Nenne Beispiel für ein Projekt!
- Entwicklung neuer Produkte und ihre Markteinführung
- Konstruktion von HR, SILO, AKL
- Umstellung von Fertigungen
- Planung und Organisation von Umzügen
- Auftragsdurchführung
- Entwicklung und Einführung von Informationssystemen
- Installation von EDV-Anlagen
- Änderungen von Organisationsformen und -abläufen
- Programme zur: Rationalisierung, Produktivitätssteigerung, Gewinnerhöhung,..
Was kann man über Projektkommunikation sagen?
- Projektkommunikation ist sehr wichtig!
- „Zeitmangel“ verhindert eine individuelle Kommunikation
- Die Verantwortung für eine gelungene und produktive Projektkommunikation liegt häufig bei den Projektleitern
- Wenn nicht kommuniziert wird scheint das Projekt zum Scheitern verurteilt zu sein
- häufig zum Einsatz kommt die klassische E-Mail, obwohl hier den Befragten zufolge des Öfteren Informationen unter den Tisch fallen.
- d.h. Diskrepanz zwischen Wichtigkeit und Anwendung
- kein Einziger, der Projektkommunikation als „gar nicht wichtig“ erachtete
- Heikle Kommunikation bei Themen zur strategischen Neuausrichtungen und Kostensenkungen
- Zeit-, Ressourcen- und Budgetmangel
- Informieren, motivieren, Einbindung ins Projekt
- Persönliche, projektinterne Meetings und die Projektdokumentation werden selten verwendet
- zu wenig Zeit und zu wenig Kommunikation
Wie ist die Funktionale Organisation strukturiert?
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Wie ist die Funktionale Organisation mit Stabsstellen strukturiert?
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Wie ist die Divisionale Organisation strukturiert?
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- Wie ist die Matrixorganisation strukturiert?
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Nennen Sie die 5 Phasen des Projektmanagements!
Projektmanagementphasen nach DIN 69901-2
- Initialisierung
- Definition
- Planung
- Steuerung
- Abschluss
Projektmanagementphase können mehrfach durchlaufen werden.
Nennen Sie die 6 Handlungsbereiche des Projektmanagements!
- Projektziele
- Projektorganisation
- Projektablauf
- Projektplanung
- Führung
- Projektsteuerung
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Nenne die 4 Leistungsinhalte des Projektmanagements!
- Organisation
- Qualitäten und Quantitäten
- Kosten und Finanzierung
- Termine und Kapazitäten
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Welche Spielregeln gibt es für die konstruktive Projektarbeit?
- konstruktive Interviews (Offenheit)
- keine Killerphrasen
- vertrauliche Einsichtnahme interner Vorgänge
- sachbezogene Bewertung der Prozesse
- Pünktlichkeit (Gespräche, Zuarbeiten)
Welche Aufgaben hat die Projektleitung?
- Sicherstellung des Gelingen des Projekts
- Leitung des Projektteams
- Beratung mit Fachleuten
- Lösungsorient im Team
- Entscheidungen im Team treffen
- Information des Auftraggebers
Welche Aufgaben hat ein Projektleiter bei der Planung?
- Klärung und Umsetzung des Projektauftrages
- Koordinierung des Projektterminplanes
- Erstellen des Projektbudgetplanes im Team
Welche Aufgaben hat der Projektleiter bei der Durchführung?
- Moderation des Projektteams
- Festlegung der Ziele und der Prioritäten
- Koordinierung des Informationsflusses
- Erstellung und Präsentation des Zwischenberichtes
- Controlling
- Problemmoderation, Lösungssuche und initiert die Steuerungsmaßnahmen
- Konfliktlösung
- Ergänzung und Umbesetzung des Projektteams
- Auswahl der Projektmitarbeiter
- Vertretung beim Auftraggeber
- Ansprechpartner bei Firmen, Kunden, Lieferanten, Beratern und Planern
Welche Anforderungen gibt es an den Idealen Projektmanager?
- komplexes Denken
- grundlegende Sachkenntnis
- schnelle Auffassungsgabe
- Organisationstalent
- systematische, pragmatische Arbeitsweise
- vorausschauend Planen
- Mitarbeiter gezielt und wirtschaftlich einsetzen
- Überzeugung und Motivation
- Menschenkenntnis
- positiver Umgang mit Menschen
- kritisches Urteilsvermögen
- Entschluss- und Entscheidungsfreudigkeit
- Mut zu Risiko- und Verantwortungsübernahme
- Aufgaben konsequent durchsetzen
- Ziele hartnäckig verfolgen
- Schöpferisch
- Ideenreich, extrem belastbar
- vital, vorwärtsdrängend, flexibel, verbindlich
Nennen Sie den Unterschied zwischen Pflichten- und Lastenheft!
- Lastenheft und das darauffolgende Pflichtenheft bieten sowohl dem Auftraggeber, als auch dem Auftragnehmer eine Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.
- Das „Lastenheft“ ist kein Synonym für „Pflichtenheft“
- Lastenheft: Ist die „Sicht“ des Auftraggebers
- Pflichtenheft: Ist der „Plan“ des Auftragnehmers
Lastenheft Inhalt/Verwendung?
- Konkrete Anforderungen und Vorgaben
- DIN 69905 (Begriffe der Projektabwicklung) beschreibt das Lastenheft die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.
- Beschreibung des Ist-Zustandes und der Voraussetzungen
- Gewünschter Sollzustand: Ziele des Gesamtvorhabens
- Definition von Schnittstellen und Zuständigkeiten
- Lastenheft erleichtert es vergleichbare Angebote verschiedener Anbieter einzuholen
- Benennung von Spezifikationen
- Funktionale Anforderungen
- Vertragliche Konditionen
- Sonstige Anforderungen: Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, …
- Anforderungen an den Auftragnehmer und an das Projektteam
- jeder potentielle Auftragnehmer hat die dieselbe Grundlage
- Bei (nur) verbalen Formulierungen entstehen unterschiedliche Dialoge und Ergebnisse
- Mithilfe eines Lastenhefts bleibt die Informationsgrundlage stets dieselbe
Pflichtenheft Inhalt/Verwendung ?
- Der Auftragnehmer erstellt aus dem Lastenheft nun das Pflichtenheft
- Beschreibung der Art und Weise der Erfüllung des Lastenheftes
- Laut DIN 69905 umfasst das Pflichtenheft die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“.
- Vertragliche Grundlage, oft in Kombination mit einem Angebot
- Zwingend ist eine gründliche Ausformulierung von Zielen und auch „Nichtzielen“
- Auftraggeber und Auftragnehmer klären/verhandeln sämtliche technischen und kaufmännischen Inhalte, Rahmenbedingen und Schnittstellen
- Einfache Beschreibung bis zur differenzierten Beschreibung des Lieferumfanges
Nennen Sie die wesentlichen Inhalte des Organisationshandbuches!
- ZIELSETZUNG DES ORGANISATIONSHANDBUCHES
- PROJEKTAUFGABE
- AUFBAUORGANISATION
- ABLAUFORGANISATION
- PLAN- UND PLANUNGSFREIGABEN
- PROJEKTÄNDERUNGEN
- BESPRECHUNGEN
- KOORDINATION DES INFORMATIONSFLUSSES
Nennen Sie die Inhalte eines Projektterminplanes!
- Informationen zu den Vorgangsdaten
- Anfangs- und Schlusstermine der Arbeitspakete
- Abfolge, Volumen und Abhängigkeiten der Arbeitspakete
- Termine, Ecktermine, Meilensteine
- Terminplanvorgänge auf dem kritischen Weg
- Zeitdauer
- Grad der Bearbeitung
- Sämtliche Ressourcen
- Projektnetzplanablaufstruktur
Definieren Sie den Begriff „Meilenstein“!
- Kilometerstein, wichtiger Abschnitt, Wendepunkt
- Meilensteine markieren Wegpunkte
- Unterteilung längerer Wegabschnitte
- Kenntnis über bereits zurückgelegte und die noch zu erwartende Wegstrecke
- Im Projektmanagement: idealisierte Wegpunkte in zeitlicher oder inhaltlicher Hinsicht
- Zur Gliederung und Orientierung
- Zum Beispiel die:
o Fertigstellung eines wichtigen Bauabschnittes (Fundament, Dachstuhl,..)
o Abschluss der Planungsphase, Konstruktion,..
o Meist relevante Punkte auf dem kritischen Pfad
Definieren Sie den Begriff „Kritischer Pfad“!
- Abfolge bestimmter Vorgänge in einem Projektplan, welche die Mindestdauer für das Projekt beeinflussen
- Grundsätzlich sind dabei alle Vorgänge eines kritischen Pfades voneinander abhängig
- allerdings besteht kein zeitlicher Puffer
- Jedes Projekt hat nur einen kritischen Pfad
- Die Methode des „kritischen Pfads“ hat die Aufgabe, in einem Projekt bestimmte Engpässe aufzufinden
- Es werden sehr riskante Verzögerungen in einem Projekt rechtzeitig erkannt und ein Gegensteuern ist von Beginn an möglich
- sämtliche Vorgänge, die sich auf dem kritischen Pfad befinden, werden besonders überwacht
- Eine Verkürzung der Projektlaufzeit wird möglich, wenn gerade bei kritischen Vorgängen Zeit eingespart wird.
- der „kritische Pfad“ ist der kürzeste Weg von Projektbeginn bis Projektende
- Vorgänge ohne Pufferzeit werden generell als so genannte kritische Vorgänge bezeichnet
- Kommt es hier zu einer Verzögerung, dann kann das Terminziel in der Regel nicht gehalten werden
- In der Projektplanung ist der kritische Pfad ein wichtiges Verfahren, welches für die Berechnung der Gesamtdauer bei einem Projekt eingesetzt wird
- Berechnung des kritischen Pfads:
o Dauer einzelner Vorgänge innerhalb eines Projekts,
o die jeweiligen Fälligkeitstermine
o Anordnung der Beziehungen einzelner Vorgänge zueinander
o Termine für die früheste und späteste Fertigstellung
Aus welchen „Mitgliedern“ besteht ein Projektteam? Was müssen Sie mitbringen?
Fachleute aller betroffenen Abteilungen:
Welche die Notwendigkeiten der Fachabteilungen in die Gestaltung des Projektmanagements einbringen. Sie sind verantwortlich für den Informationsfluss in die einzelnen Abteilungen und zurück ins PM-Team.
Spezialist des Projektmanagements:
Achtet auf die richtige Auswahl und Gestaltung bearbeiteter Themen.
Nenne Besonderheiten des Mittelstandes in Bezug auf Projektmanagement!
- Mitarbeiter besitzen nur Grundkenntnisse im PM
- „Doppelbelastung“ in der Linie und in den Projekten
- „Chef“ will oft Probleme selbst lösen, alles wird zur „Chefsache“
- Handlungsfreiheit und Selbstständigkeit der Mitarbeiter eingeschränkt
- Schuldzuweisungen statt Zukunftslösungen
- „Mangelndes Vertrauen“
- Häufiger „top down“ Ansatz (im Gegensatz: bottom-up)
- Mangelnder Informationsfluss
- Teilweise fehlender Gesamtüberblick über das Projekt
- Desinteresse am Projekt, fehlende Motivation
- Mitarbeiter haben “keine Ahnung”
- Unnötige, kostspielige, hektische Lösungen
- Probleme bei Qualität, Terminen, Kosten
Welche wichtigen Punkte müssen für ein richtiges Pilotprojekt beachtet werden?
- Ein aufgeschlossener Projektleiter
- Nicht zu trivial und nicht zu komplex
- Die PM-Projektgruppe gibt aktive Hilfe ohne zu entmündigen
- Aufmerksamkeit der Umwelt
- Kein Krisenfall
- Der Machtpromotor kann wichtig sein, da Akzeptanzprobleme möglich sind
- Die Wirkungen können bald sichtbar werden
- Nennen Sie die Typischen Aufgaben eines Bauleiters bei einem Bauprojekt?
a. Bezüglich der Inhalte einer Objektbegehung..
- Koordinierung der Einzelgewerke(einzelne Bauabschnitte wie Erdarbeiten, Dachstuhl, Malerarbeiten, etc.)
- Kontrolle des Terminplans
- Aufmaß und Rechnungsprüfung
- Abnahmen der Leistungen(§ 640 BGB Werkvertrag)
- Sicherheitsprüfung
- Mängelfeststellung und Beseitigung
Nennen Sie die Typischen Aufgaben eines Bauleiters bei einem Bauprojekt?
b. Bezüglich der Überwachung der Ausführung auf Übereinstimmung
- mit der Baugenehmigung
- den Ausführungsplänen
- den Leistungsbeschreibungen
- den allgemeinen anerkannten Regeln der Technik
- den Vorschriften
