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Projektmanagement > Projektmanagement > Flashcards

Projektmanagement Flashcards

1
Q

Was ist Projektmanagement?

A

Ist ein Systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben.
Umfasst die:

  • Organisation
  • Planung
  • Steuerung
  • Überwachung

Aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.

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2
Q

Unterschied zwischen Projektleitung und Projektsteuerung?

A 
Projektleitung:
Anweisung
Weisung
Projektleitung:
-Linienfunktion
-Entscheidungs- und Weisungsbefugnis (Haftung i.d.R.)
Projektsteuerung:
Beratung
Empfehlung 
Projektsteuerung:
-Stabsfunktion
-beratende Fuinktion
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3
Q

Leistungsbild Projektleitung?

A
  • Rechtzeitiges Herbeiführen bzw. Treffen erforderlicher Entscheidungen
  • Durchsetzen der erforderlichen Maßnahmen und Vollzug der Verträge
  • Herbeiführen erforderlicher Genehmigungen, Erlaubnisse und Einwilligungen
  • Konfliktmanagement
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4
Q

Leistungsbild Projektsteuerung?

A
  • Projektvorbereitung (Projektentwicklung, strategische Planung, Grundlagenermittlung)
  • Planung (Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung)
  • Ausführungsvorbereitung (Ausführungsplanung, Vorbereiten und mitwirken bei Vergabe)
  • Ausführung (Projektüberwachung)
  • Projektabschluss (Projektbetreuung, Dokumentation)
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5
Q

Was ist ein Projekt?

A

Ein Vorhaben das durch:

  • einmalige (azyklische) Abläufe
  • definierte Anfangs- und Endzeitpunkte, zeitlich begrenzt
  • klare Aufgabenstellung und eindeutiger Zielsetzung
  • durch die Beteiligung mehrerer oder zahlreicher Menschen, Arbeitsgruppen, Unternehmen oder Institutionen
  • Komplexität
  • Spezielle Ressourcen (Zeit, Geld, Menschen, IT)
  • Projektverantwortung

GEKENNZEICHNET SIND!

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6
Q

Was ist kein Projekt?

A
  • Verarbeitung von Kundenaufträgen
  • Bearbeitung von Forderungen
  • Ausführen der täglichen Auftragseingänge
  • lfd. Reparaturen
  • Serviceleistungen

Steht im Gegensatz zu Routineaktivitäten

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7
Q

Eigenschaften von Projektzielen?

A
  • Spezifisch
  • Messbar
  • realistisch
  • Terminiert
  • Wegweisend und Kontrollierbar
  • Meilensteine und Zielerreichungsgrad

Modifizierung von Zielaufgaben im Laufe des Projektes durch Verantwortliche

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8
Q

Warum Projektkommunikation?

A
  • Projektkommunikation ist sehr wichtig!
  • Keiner erachtet es als „garnicht wichtig“
  • Ohne Kommunikation scheint das Projekt zum Scheitern verurteilt zu sein
  • Heikle Komm. Bei Themen zur strategischen Neuausrichtung und Kostensenkung
  • „Zeitmangel“ verhindert ein e individuelle Komm. !!!
  • Verantwortung für Komm liegt bei den Projektleitern
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9
Q

Aufbauorganisation

A

ist ein System, das für eine klare Verteilung und Abgrenzung der betrieblichen Aufgaben sorgt sowie eine bestimmte Ordnung der Zuständigkeiten und Verantwortungen im Betrieb schafft.

(Struktur)

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10
Q

Ablauforganisation

A

ist die Gestaltung der betrieblichen Faktoren hinsichtlich der zeitlichen und räumlichen Arbeitsabläufe damit ein zusammenhängender und vollständiger Prozessverlauf gewährleistet ist.

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11
Q

3 Grundmodelle der Aufbauorganisation

A

Funktionale Organisation

Divisionale Organisation

Matrixorganisation

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12
Q

Nenne Beispiel für ein Projekt!

A
  • Entwicklung neuer Produkte und ihre Markteinführung
  • Konstruktion von HR, SILO, AKL
  • Umstellung von Fertigungen
  • Planung und Organisation von Umzügen
  • Auftragsdurchführung
  • Entwicklung und Einführung von Informationssystemen
  • Installation von EDV-Anlagen
  • Änderungen von Organisationsformen und -abläufen
  • Programme zur: Rationalisierung, Produktivitätssteigerung, Gewinnerhöhung,..
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13
Q

Was kann man über Projektkommunikation sagen?

A
  • Projektkommunikation ist sehr wichtig!
  • „Zeitmangel“ verhindert eine individuelle Kommunikation
  • Die Verantwortung für eine gelungene und produktive Projektkommunikation liegt häufig bei den Projektleitern
  • Wenn nicht kommuniziert wird scheint das Projekt zum Scheitern verurteilt zu sein
  • häufig zum Einsatz kommt die klassische E-Mail, obwohl hier den Befragten zufolge des Öfteren Informationen unter den Tisch fallen.
  • d.h. Diskrepanz zwischen Wichtigkeit und Anwendung
  • kein Einziger, der Projektkommunikation als „gar nicht wichtig“ erachtete
  • Heikle Kommunikation bei Themen zur strategischen Neuausrichtungen und Kostensenkungen
  • Zeit-, Ressourcen- und Budgetmangel
  • Informieren, motivieren, Einbindung ins Projekt
  • Persönliche, projektinterne Meetings und die Projektdokumentation werden selten verwendet
  • zu wenig Zeit und zu wenig Kommunikation
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14
Q

Wie ist die Funktionale Organisation strukturiert?

A

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15
Q

Wie ist die Funktionale Organisation mit Stabsstellen strukturiert?

A

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16
Q

Wie ist die Divisionale Organisation strukturiert?

A

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17
Q
  1. Wie ist die Matrixorganisation strukturiert?
A

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18
Q

Nennen Sie die 5 Phasen des Projektmanagements!

A

Projektmanagementphasen nach DIN 69901-2

  1. Initialisierung
  2. Definition
  3. Planung
  4. Steuerung
  5. Abschluss

Projektmanagementphase können mehrfach durchlaufen werden.

19
Q

Nennen Sie die 6 Handlungsbereiche des Projektmanagements!

A
  1. Projektziele
  2. Projektorganisation
  3. Projektablauf
  4. Projektplanung
  5. Führung
  6. Projektsteuerung

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20
Q

Nenne die 4 Leistungsinhalte des Projektmanagements!

A
  1. Organisation
  2. Qualitäten und Quantitäten
  3. Kosten und Finanzierung
  4. Termine und Kapazitäten

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21
Q

Welche Spielregeln gibt es für die konstruktive Projektarbeit?

A
  • konstruktive Interviews (Offenheit)
  • keine Killerphrasen
  • vertrauliche Einsichtnahme interner Vorgänge
  • sachbezogene Bewertung der Prozesse
  • Pünktlichkeit (Gespräche, Zuarbeiten)
22
Q

Welche Aufgaben hat die Projektleitung?

A
  • Sicherstellung des Gelingen des Projekts
  • Leitung des Projektteams
  • Beratung mit Fachleuten
  • Lösungsorient im Team
  • Entscheidungen im Team treffen
  • Information des Auftraggebers
23
Q

Welche Aufgaben hat ein Projektleiter bei der Planung?

A
  • Klärung und Umsetzung des Projektauftrages
  • Koordinierung des Projektterminplanes
  • Erstellen des Projektbudgetplanes im Team
24
Q

Welche Aufgaben hat der Projektleiter bei der Durchführung?

A
  • Moderation des Projektteams
  • Festlegung der Ziele und der Prioritäten
  • Koordinierung des Informationsflusses
  • Erstellung und Präsentation des Zwischenberichtes
  • Controlling
  • Problemmoderation, Lösungssuche und initiert die Steuerungsmaßnahmen
  • Konfliktlösung
  • Ergänzung und Umbesetzung des Projektteams
  • Auswahl der Projektmitarbeiter
  • Vertretung beim Auftraggeber
  • Ansprechpartner bei Firmen, Kunden, Lieferanten, Beratern und Planern
25
Q

Welche Anforderungen gibt es an den Idealen Projektmanager?

A
  • komplexes Denken
  • grundlegende Sachkenntnis
  • schnelle Auffassungsgabe
  • Organisationstalent
  • systematische, pragmatische Arbeitsweise
  • vorausschauend Planen
  • Mitarbeiter gezielt und wirtschaftlich einsetzen
  • Überzeugung und Motivation
  • Menschenkenntnis
  • positiver Umgang mit Menschen
  • kritisches Urteilsvermögen
  • Entschluss- und Entscheidungsfreudigkeit
  • Mut zu Risiko- und Verantwortungsübernahme
  • Aufgaben konsequent durchsetzen
  • Ziele hartnäckig verfolgen
  • Schöpferisch
  • Ideenreich, extrem belastbar
  • vital, vorwärtsdrängend, flexibel, verbindlich
26
Q

Nennen Sie den Unterschied zwischen Pflichten- und Lastenheft!

A
  • Lastenheft und das darauffolgende Pflichtenheft bieten sowohl dem Auftraggeber, als auch dem Auftragnehmer eine Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.
  • Das „Lastenheft“ ist kein Synonym für „Pflichtenheft“
  • Lastenheft: Ist die „Sicht“ des Auftraggebers
  • Pflichtenheft: Ist der „Plan“ des Auftragnehmers
27
Q

Lastenheft Inhalt/Verwendung?

A
  • Konkrete Anforderungen und Vorgaben
  • DIN 69905 (Begriffe der Projektabwicklung) beschreibt das Lastenheft die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.
  • Beschreibung des Ist-Zustandes und der Voraussetzungen
  • Gewünschter Sollzustand: Ziele des Gesamtvorhabens
  • Definition von Schnittstellen und Zuständigkeiten
  • Lastenheft erleichtert es vergleichbare Angebote verschiedener Anbieter einzuholen
  • Benennung von Spezifikationen
  • Funktionale Anforderungen
  • Vertragliche Konditionen
  • Sonstige Anforderungen: Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, …
  • Anforderungen an den Auftragnehmer und an das Projektteam
  • jeder potentielle Auftragnehmer hat die dieselbe Grundlage
  • Bei (nur) verbalen Formulierungen entstehen unterschiedliche Dialoge und Ergebnisse
  • Mithilfe eines Lastenhefts bleibt die Informationsgrundlage stets dieselbe
28
Q

Pflichtenheft Inhalt/Verwendung ?

A
  • Der Auftragnehmer erstellt aus dem Lastenheft nun das Pflichtenheft
  • Beschreibung der Art und Weise der Erfüllung des Lastenheftes
  • Laut DIN 69905 umfasst das Pflichtenheft die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“.
  • Vertragliche Grundlage, oft in Kombination mit einem Angebot
  • Zwingend ist eine gründliche Ausformulierung von Zielen und auch „Nichtzielen“
  • Auftraggeber und Auftragnehmer klären/verhandeln sämtliche technischen und kaufmännischen Inhalte, Rahmenbedingen und Schnittstellen
  • Einfache Beschreibung bis zur differenzierten Beschreibung des Lieferumfanges
29
Q

Nennen Sie die wesentlichen Inhalte des Organisationshandbuches!

A
  • ZIELSETZUNG DES ORGANISATIONSHANDBUCHES
  • PROJEKTAUFGABE
  • AUFBAUORGANISATION
  • ABLAUFORGANISATION
  • PLAN- UND PLANUNGSFREIGABEN
  • PROJEKTÄNDERUNGEN
  • BESPRECHUNGEN
  • KOORDINATION DES INFORMATIONSFLUSSES
30
Q

Nennen Sie die Inhalte eines Projektterminplanes!

A
  • Informationen zu den Vorgangsdaten
  • Anfangs- und Schlusstermine der Arbeitspakete
  • Abfolge, Volumen und Abhängigkeiten der Arbeitspakete
  • Termine, Ecktermine, Meilensteine
  • Terminplanvorgänge auf dem kritischen Weg
  • Zeitdauer
  • Grad der Bearbeitung
  • Sämtliche Ressourcen
  • Projektnetzplanablaufstruktur
31
Q

Definieren Sie den Begriff „Meilenstein“!

A
  • Kilometerstein, wichtiger Abschnitt, Wendepunkt
  • Meilensteine markieren Wegpunkte
  • Unterteilung längerer Wegabschnitte
  • Kenntnis über bereits zurückgelegte und die noch zu erwartende Wegstrecke
  • Im Projektmanagement: idealisierte Wegpunkte in zeitlicher oder inhaltlicher Hinsicht
  • Zur Gliederung und Orientierung
  • Zum Beispiel die:
    o Fertigstellung eines wichtigen Bauabschnittes (Fundament, Dachstuhl,..)
    o Abschluss der Planungsphase, Konstruktion,..
    o Meist relevante Punkte auf dem kritischen Pfad
32
Q

Definieren Sie den Begriff „Kritischer Pfad“!

A
  • Abfolge bestimmter Vorgänge in einem Projektplan, welche die Mindestdauer für das Projekt beeinflussen
  • Grundsätzlich sind dabei alle Vorgänge eines kritischen Pfades voneinander abhängig
  • allerdings besteht kein zeitlicher Puffer
  • Jedes Projekt hat nur einen kritischen Pfad
  • Die Methode des „kritischen Pfads“ hat die Aufgabe, in einem Projekt bestimmte Engpässe aufzufinden
  • Es werden sehr riskante Verzögerungen in einem Projekt rechtzeitig erkannt und ein Gegensteuern ist von Beginn an möglich
  • sämtliche Vorgänge, die sich auf dem kritischen Pfad befinden, werden besonders überwacht
  • Eine Verkürzung der Projektlaufzeit wird möglich, wenn gerade bei kritischen Vorgängen Zeit eingespart wird.
  • der „kritische Pfad“ ist der kürzeste Weg von Projektbeginn bis Projektende
  • Vorgänge ohne Pufferzeit werden generell als so genannte kritische Vorgänge bezeichnet
  • Kommt es hier zu einer Verzögerung, dann kann das Terminziel in der Regel nicht gehalten werden
  • In der Projektplanung ist der kritische Pfad ein wichtiges Verfahren, welches für die Berechnung der Gesamtdauer bei einem Projekt eingesetzt wird
  • Berechnung des kritischen Pfads:
    o Dauer einzelner Vorgänge innerhalb eines Projekts,
    o die jeweiligen Fälligkeitstermine
    o Anordnung der Beziehungen einzelner Vorgänge zueinander
    o Termine für die früheste und späteste Fertigstellung
33
Q

Aus welchen „Mitgliedern“ besteht ein Projektteam? Was müssen Sie mitbringen?

A

Fachleute aller betroffenen Abteilungen:
Welche die Notwendigkeiten der Fachabteilungen in die Gestaltung des Projektmanagements einbringen. Sie sind verantwortlich für den Informationsfluss in die einzelnen Abteilungen und zurück ins PM-Team.

Spezialist des Projektmanagements:
Achtet auf die richtige Auswahl und Gestaltung bearbeiteter Themen.

34
Q

Nenne Besonderheiten des Mittelstandes in Bezug auf Projektmanagement!

A
  • Mitarbeiter besitzen nur Grundkenntnisse im PM
  • „Doppelbelastung“ in der Linie und in den Projekten
  • „Chef“ will oft Probleme selbst lösen, alles wird zur „Chefsache“
  • Handlungsfreiheit und Selbstständigkeit der Mitarbeiter eingeschränkt
  • Schuldzuweisungen statt Zukunftslösungen
  • „Mangelndes Vertrauen“
  • Häufiger „top down“ Ansatz (im Gegensatz: bottom-up)
  • Mangelnder Informationsfluss
  • Teilweise fehlender Gesamtüberblick über das Projekt
  • Desinteresse am Projekt, fehlende Motivation
  • Mitarbeiter haben “keine Ahnung”
  • Unnötige, kostspielige, hektische Lösungen
  • Probleme bei Qualität, Terminen, Kosten
35
Q

Welche wichtigen Punkte müssen für ein richtiges Pilotprojekt beachtet werden?

A
  • Ein aufgeschlossener Projektleiter
  • Nicht zu trivial und nicht zu komplex
  • Die PM-Projektgruppe gibt aktive Hilfe ohne zu entmündigen
  • Aufmerksamkeit der Umwelt
  • Kein Krisenfall
  • Der Machtpromotor kann wichtig sein, da Akzeptanzprobleme möglich sind
  • Die Wirkungen können bald sichtbar werden
36
Q
  1. Nennen Sie die Typischen Aufgaben eines Bauleiters bei einem Bauprojekt?
    a. Bezüglich der Inhalte einer Objektbegehung..
A
  • Koordinierung der Einzelgewerke(einzelne Bauabschnitte wie Erdarbeiten, Dachstuhl, Malerarbeiten, etc.)
  • Kontrolle des Terminplans
  • Aufmaß und Rechnungsprüfung
  • Abnahmen der Leistungen(§ 640 BGB Werkvertrag)
  • Sicherheitsprüfung
  • Mängelfeststellung und Beseitigung
37
Q

Nennen Sie die Typischen Aufgaben eines Bauleiters bei einem Bauprojekt?

b. Bezüglich der Überwachung der Ausführung auf Übereinstimmung

A
  • mit der Baugenehmigung
  • den Ausführungsplänen
  • den Leistungsbeschreibungen
  • den allgemeinen anerkannten Regeln der Technik
  • den Vorschriften

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