Projektmanagement Flashcards
Projekteigenschaften
Zielsetzung Termin begrenzte Ressourcen Komplexität Einmaligkeit Interdisziplinarität Innovation/ Neuartigkeit Risiken
Wieso ist Abgrenzung/ Projekt / Nicht-Projekt wichtig
> Ressourcen werden unnötig aus täglichem Geschäft entwendet
unnötige Komplexität
vermwieden von Projekttitis
Rad muss nicht immer neu erfunden werden
geistige Rüstzeiten
bestehende und etablierte Prozesse werden evenutell gestört
Wann ist ein Projekt gut?
> bei Veränderungen (z.B. Technologisch) => werden zunächst in Projekten getestet > Anforderungen an Beschäftigte/ bereichsübergreifend => interdisziplinär => Motivation > Umsetzung neuer Richtlinien
Projektauswahlkriterien und deren Einschätzung
Personenkreis: von der Lösung betroffen Stellen/ Org-Einheiten
Interdisziplinarität: Anzah Org-Einheiten, die am Entsteheungsprozess mitarbeiten
Komplexität: Grad der Vernetztheit von Problemstellungen
Wichtigkeit: Strategische Wichtigkeit des Vorhabens (für Bereich/ Unternehmen)
Dringlichkeit: Zeitlicher Druck (wie schnell Lösung verfügbar)
Finanzieller Aufwand: Investitionen in welchem Zeitrahmen armortisiet (ROI)
Aufwand: Durchführungsdauer, interner Personalaufwand?
Wissen: Verfügt das Unternehmen püber notwendigs Wissen
Risiko: Schadenhöhe bei Misserfolg, Lebensfähigkeit
Planbarkeit: Wie genau sind der Ablauf, die Teilschritte planbar?
Motivation: Bereitschaft zum Projekt bei Auftraggeber und MA
Stakeholder-Rollen
Schlüsselfunktionen: GF, Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam, Fachexperte, Change consulatanz
Promoters:
=> aktive Projektunterstützung udn Sicherstellung des Erfolgs
=> besetzen häufig Schlüsselfunktionen
=> Verlust hat meistens schwerweigende Folgen für Projekterfolg
Supporter
=> inhaltliche Unterstützung oderpunktuell
=> z.B: Anfrage in Notsituation (terminlich beschränkt)
=> Unterstützung wichtig, da breite Verankerung im Unternehmen
=> z.B. Vorgesetzte und MA aus Nachbar-Abteilungen, Fachexperten und MA aus Stabsleitung
Opponents:
=> agieren gegen das Projekt Ziel: Projektabbruch, Umbesetzung von Schlüsselfunktionen (selbst aneignen)
=> sprechen sich offen gegen das Projekt aus
=> nur opponents mit Projekteinfluss sidn wichtig
Hoppers
=> untentschlossene, Stellung zum Projekt
=> unberechenbar
=> dürfen keine Schlüsselfunktionen ausüben
=> aktiv zu Supporters oder Promoter machen
SMART
Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert
Risikokoanalye und -management
Jedes Projekt beinhaltet Projektrisiken
=> Einmaligkeit, Komplexität, keine Routine
Auswirkungen von Risiken
=> erhöhte Kosten
=> Bearbeitungszeiten verlängern
=> Zielerreichung gefährden oder Abbruch eines gesamten Projekts bewirken
Folglich: Risiken im Vorfeld
identifizieren => bewerten => entgegenwirken (Gegenmaßnahmen
Risikomanagement (3 Schritte)
- Risiken identifiziern
- Erfahrungswerte
- Gruppendiskussion
- Brainstorming
- Kontextanalyse - Risiken bewerten
- Wahrscheinlichkeit (Vertikal)
- Auswirkung (horizontal)
Kategorien B A C B (von oben links nach rechts) - Gegenmaßnahmen
- versichern
- vermindern
- vermeiden
- Auftraggeber informieren
Typische Rollen in Projektorganisationen
Wichtig: Zu Beginn überlegen, wer welche Rollen einnimmt (ist ein kritischer Erfolgsfaktor)
Projektsponsor (interner Projektauftraggeber)
- obere oder mittlere Führungsebene
- entscheidet über Projektdurchführung
- kümmert sich um Verfügung der sachlichen, finanziellen und personellen Ressourcen
Projektmanager
- verantwortlich für Projektmanagement
- Hauptaufgaben: Planung, Koordination, Steuerung, Organisation, controlling
Projektteammitglied
- fachliche u. persönliche Kompetenz, um die Projektziele zu realisieren
Projektassistenz (bei großen Projekten)
- unterstüzt Projektleiter
- für Teilaufgaben des PM zuständig
z. B. Terminkoordination, Reportung, Protokolle
Lenkungsausschuss
- bei großen Projekten
- Mitgliedern der ersten und zweiten Führungsebene
- werden anlässlich wesentlicher Projektereignisse (z.B. Meilensteine) über Projektstatus informiert
Projektauftrag (Allgemein)
=> Inhalte zwischen AN & AG abgestimmt & unterzeichnet
=> formale Basis des Projektes
=> bei größeren Projekten weitere Spezifikationen wie Pflichtenheft, technische Zeichnung etc. nötig
Projektauftrag/ Projektskizze typische Inhaöte
- Projektziel
- Beginn- und Ende-Termine, Meilensteine
- Projektorganisation
> Auftraggeber, Projektleiter
> Liste möglciher Projektmitarbeiter
> betroffene Fachabteilungen - Wirtschaftlichkeits-Analyse
> Ressourcen/ Kosten: Investitionen, Betriebskosten, MA-Kosten
> Erwarteter Nutzen - Potentielle Risiken
> Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitung
> Mögliche Gefärhdungen des Projekts - Einprägsamer Namen
Varianten eines Projektstrukturplans
Funktionsorientiert z.B.: Vertrieb, Produktion, Controlling
Objektorientiert z.B: WWS/ ERP-System(Komponenten des erwarteten Produkts
Ablauforientiert => Chronologischer Aufbau
Mischform => häufig in der Prais verwendet
Phasen der Teamentwicklung - Formierungsphase (Forming)
Emotionales Verhalten > Unsicherheit > gegenseitiges Abtasten > Abhängigkeit von der Führung > Akzeptables Verhalten testen > Hohe Erwartung und Abwarten
Aufgabenbezogenes Verhalten
> Mitglieder definieren Aufgaben, Regeön & Methoden
> Informationsbedarfe decken
> Verständnisbildung
Phasen der Teamentwicklung - Konfliktphase (Storming)
Emotionales Verhalten > Konflikte zwischen Untergruppen > Aufstand gegen den Projektleiter > Polarisierung der Meinungen > Ablehnung von Kontrolle > Konflikte um Einsatz der Mittel
Aufgabenbezogenes Verhalten
> emotionale Ablehnung der Aufgabenanforderungen
> Konfliktregelung abhängig von der Kommunikation
Phasen der Teamentwicklung - Normierungsphase (Norming)
Emotionales verhalten
> Gruppenzusammengehörigkeit und Gruppennormen entstehen
> Abbau von Widerständen
> Gruppe wird arbeitsfähig
Aufgabenbezogenes Verhalten
> offener Austausch von Meinungen und Gefühlen
> Kooperation entsteht
> Redefinition von Aufgaben
