Projektmanagement Flashcards
Projektmanagement Definition
Ein Projekt ist eine temporäre Unternehmung mit spezifischen Zielen, gekennzeichnet durch Einmaligkeit der Bedingungen, Komplexität, klare Zielvorgaben, Interdisziplinarität, zeitliche Befristung, Teamarbeit und begrenzte Ressourcen. Nach DIN 69901 umfasst Projektmanagement Grundlagen, Prozesse, Methoden und Begriffe im Projektmanagement.
Merkmale von Projekten:
- Einmaligkeit der Bedingungen: Jedes Projekt hat einzigartige Rahmenbedingungen.
- Komplexität: Projekte sind meist komplex und umfassen verschiedene Fachgebiete.
- Klare Zielvorgabe: Ein Projekt verfolgt spezifische, klare Ziele.
- Zeitliche Befristung: Projekte haben einen definierten Anfangs- und Endtermin.
- Teamarbeit: Projekte werden von Teams durchgeführt.
- Ressourcenbegrenzung: Projekte haben limitierte finanzielle, personelle und andere Ressourcen.
- Lösung häufig diffus: Die Lösung des Projekts ist oft anfangs nicht klar definiert.
- Begrenzung gegenüber anderen Vorhaben: Projekte sind klar von anderen Aktivitäten abgegrenzt.
- Neuartigkeit: Projekte beinhalten oft innovative oder neue Ansätze.
- Projektspezifische Organisation: Jedes Projekt hat eine spezifische Organisationsstruktur.
- Besondere Bedeutung: Projekte haben oft eine hohe Bedeutung für die Organisation.
Gründe für das Scheitern von Projekten:
- Nebulöse Ausgangssituationen
- Unzureichend analysierte Geschäftsprozesse
- Unklare Zieldefinition
- Unterschätzung der Komplexität
- Falsche oder fehlende Risikoberücksichtigung
- Häufige Änderungen der Anforderungen
- Nicht einbezogene Wissensträger
- Unqualifizierte oder unmotivierte Teammitglieder
Nutzen des Projektmanagements:
- Planbarkeit der Projekte
- Erleichterte Führbarkeit
- Erhöhte Produktivität
- Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter
- Transparente und reduzierte Projektkosten
- Verkürzte Projektdauer
- Verbesserte Objektqualität
Unterschied zwischen internen und externen Projekten
- Interne Projekte: Auftraggeber ist die interne Organisation (z.B. Management). Erfolgsdefinition kann politisch gefärbt sein.
- Externe Projekte: Auftraggeber ist ein externer Kunde. Klare Messgrößen für Erfolg und Misserfolg.
Richtige Zielsetzung
Zielsetzung sollte konkret, messbar und zeitgebunden sein, wie etwa “10 kg bis zum 1. Mai abnehmen, jede Woche 1 kg verlieren und das Gewicht halten”.
Zielstrukturierung
- Randbedingungen und Sollziele: Diese bestimmen die Rahmenbedingungen und die spezifischen Ziele des Projekts.
Eigenschaften von Zielen
- Ziele müssen:
o In der Zukunft liegen
o Im Projektauftrag enthalten sein
o Nachweisbar das Projektende und die Erfüllung der Aufgaben dokumentieren
o Durch den Projektleiter fixiert werden
SMART-Ziele
- Schriftlich und spezifisch: Präzise und unmissverständlich
- Messbar: Klar definierte Erfolgskriterien
- Achievable: Ziele sollen erreichbar sein
- Realistisch: Erreichbar mit den vorhandenen Ressourcen
- Terminlich strukturierbar: Klare Zeitvorgaben
Ziele vs. Aufgaben
- Ziele: Endzustand, der erreicht werden soll
- Aufgaben: Schritte, die unternommen werden müssen, um die Ziele zu erreichen
Zielinhalt
- Strategische Ziele: Beitrag zur Unternehmensstrategie (z.B. Marktführerschaft)
- Operative Ziele: Kosten, Zeit und Leistung im Projekt
Projektvision und Zielhierarchie
- Projektvision: Oberstes strategisches Ziel, das die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen definiert
- Strategische Projektziele: Langfristige Ziele, die das Projekt unterstützen
- Operative Projektziele: Konkrete, umsetzbare Ziele innerhalb des Projekts
Zeitbezug und sachlicher Geltungsbereich
- Zeitbezug: Bis wann sollen Ziele erreicht sein
- Sachlicher Geltungsbereich: Bereich, in dem das Ziel umgesetzt werden soll
Zielausmaß
- Festlegung der Intensität: Konkretisierung des Umfangs der Zielerreichung (z.B. Minimierung oder Maximierung bestimmter Größen)
Zielpräzisierung
- Ziele müssen in verschiedenen Projektphasen (Vorstudie, Planung, Ausführung) konkretisiert werden.
- Änderungen von Zielen erfolgen formal durch Antrag, Analyse, Bewertung der Konsequenzen und Entscheidung.
- Zielmatrix hilft, Beziehungen zwischen Zielen zu analysieren, z.B. Zielkomplementarität oder Zielkonflikte.
Priorisierung von Zielen
- Ziele sollten gemeinsam mit dem Auftraggeber priorisiert werden, um im Konfliktfall entscheiden zu können, welchem Ziel mehr Bedeutung beigemessen wird.
- Eine sachliche und einvernehmliche Priorisierung ohne bestehende Konflikte ist einfacher.
- Dokumentationsmethoden:
o Rangfolge der Ziele (z.B. von 1 bis 10)
o MuSCoW-Prinzip (Must-have, Should-have, Could-have, Won’t-have)
o Die Priorisierung sollte dokumentiert und von allen Beteiligten verabschiedet werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Zielkonflikte
- Ziele können sich unterstützen, neutral zueinander verhalten oder einander ausschließen.
- Konkrete Beispiele für Zielkonflikte:
o Leistung/Qualität vs. Kosten
o Leistung/Qualität vs. Zeit
o Zeit vs. Kosten - Lösungsansätze bei Zielkonflikten:
o Vergleichbarkeit durch Bewertung und Gewichtung
o Festlegen von Mindestniveaus
o Hauptziel festlegen und andere Ziele vernachlässigen
o Priorisierung und zeitliche Reihung
Anforderungsmanagement
- Ziele werden in konkrete Anforderungen überführt (Requirements Engineering).
- Beispiel: “Falls der Toner leer ist, muss das Kopiergerät den Anwender über eine Meldung im Display informieren.”
Zielüberprüfung in der Projektumsetzungsphase
- Kontrollarten:
o Ergebniskontrolle (Soll-Ist-Vergleich)
o Planfortschrittskontrolle (Soll-Wird-Vergleich)
o Prämissenkontrolle (Wird-Ist-Vergleich)
Vorgehensweise bei der Umfeldanalyse
- Abgrenzung des Projektes: Unterscheidung zwischen engem (z.B. Auftraggeber, Projektmanager, Lieferanten) und weiterem Projektumfeld (z.B. Gesellschaft, politische Instanzen).
- Stakeholderanalyse: Identifikation und Analyse der am Projekt beteiligten Personen und ihrer Interessen.
- Analyse sonstiger Einflussfaktoren: Untersuchung von Faktoren wie gesamtwirtschaftliche Entwicklung, technologische Entwicklung, politische Veränderungen.
- Ableitung von Maßnahmen zur Gestaltung der Umfeldbeziehungen: Systematische Planung und Durchführung von Maßnahmen zur Sicherung der Projektbeziehungen.
Stakeholderstrategie und Maßnahmen
Die Clusterung und Analyse der Stakeholder sind essentiell für die Ableitung von Strategien und Maßnahmen:
* Beobachtungsstrategie: Wird bei weniger kritischen Stakeholdern angewendet. Diese Stakeholder werden regelmäßig überwacht, ohne zusätzliche Maßnahmen.
* Informationsstrategie: Richtet sich an Stakeholder mit direktem oder indirektem Einfluss. Sie werden kontinuierlich informiert, um ihre Erwartungen zu managen.
* Beteiligungsstrategie: Gilt für Stakeholder mit starkem Einfluss. Diese Stakeholder werden aktiv in das Projekt einbezogen, z.B. durch Workshops oder Steering-Committee-Sitzungen.
Kommunikationsstrategien
Es gibt verschiedene Kommunikationsstrategien, die je nach Bedarf und Stakeholder angewendet werden:
* Partizipative Kommunikationsstrategie: Einbindung der Stakeholder zur Wertsteigerung des Projekts.
* Diskursive Kommunikationsstrategie: Abwägen und Ausgleichen der verschiedenen Interessen.
* Repressive Kommunikationsstrategie: Einsatz von Druck oder Desinformation zur Durchsetzung von Projektzielen.
Aufgaben eines Projektleiters
- Teams organisieren, verstehen, führen und strukturieren
- Einflussprozess und situative Führung
o Einfluss durch soziale Machtgrundlagen wie Belohnung, Zwang, Persönlichkeit, Wissen und Legitimation
Personale und strukturelle Führung
- Kombination aus Struktur und Persönlichkeit führt zum Führungserfolg
o Führungsphilosophie (Werte), Führungspolitik (Ziele), Führungsgrundsätze (Normen) - Anreizsysteme als Führungssubstitute
o Monetäre und nicht-monetäre Leistungen (z.B. Vergütung, Altersvorsorge, Weiterbildung)
Zentrale Führungsaufgaben
- Ressourcenmanagement, Kundenkontakte, Visionen kommunizieren, Teamgeist fördern
- Kreativität stimulieren, Vertrauen schaffen, Mitarbeiter coachen
Führungsrollen
- Strategischer Partner: Unternehmensstrategien entwickeln, Produktivität optimieren
- Administrativer Experte: Operative Prozesse beherrschen
- Change Agent: Organisationsentwicklung sichern
- Mitarbeiter-Helfer: Motivation steigern, Personalentwicklung sicherstellen
Management by Objectives (MbO)
- Führung durch Zielvereinbarung
o SMART-Ziele: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch, Terminiert
o Regelmäßige Führungsprozesse zur Zielerreichung
Zielvereinbarungsgespräch
- Einstieg:
o Zeitliche Wirkung: Ziele können langfristig, mittelfristig oder kurzfristig sein.
o Inhalt: Unterscheidung zwischen strategischen und operativen Zielen.
o Gültigkeitsbereich: Unternehmensziel, Bereichsziel, persönliches Ziel.
o Konkretheitsgrad: Allgemeine oder konkrete Zielsetzungen.
o Absichten: Ziele können für ein Projekt oder eine Periode festgelegt werden.
o Feedback: Vereinbarung von Feedback-Terminen je nach Gesprächspartner. - Inhalte:
o Arbeitsplatz und Aufgaben: Anforderungen und zukünftige Aufgaben des Mitarbeiters.
o Zielerreichung und Zielsetzung: Vereinbarung von konkreten Zielen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter.
o Probleme und Schwierigkeiten: Diskussion möglicher Hindernisse.
o Rahmenbedingungen: Maßstäbe und Termine zur Überprüfung der Zielerreichung, notwendige Ressourcen.
o Mitarbeiterressourcen: Überprüfung von Kenntnissen und Fähigkeiten.
o Perspektiven: Angebote für Qualifizierungsmaßnahmen.
o Monetäre Elemente: Klärung finanzieller Rahmenbedingungen, Gehalt, Prämien. - Abschluss:
o Bewertung: Besprechung der Ergebnisse nach Laufzeitende und Festlegung neuer Ziele. - Beispiel für Zielvereinbarungen:
o Quantitative Ziele: Reduktion der Lagerbestände.
o Qualitative Ziele: Verbesserung der Lieferantenkontakte und Abstimmung zwischen Disposition und Einkauf.
Führung durch Delegieren von Aufgaben
- Prinzipien:
o Delegation von Aufgaben, nicht Verantwortung.
o Förderung der Selbständigkeit und Motivation der Mitarbeiter durch Vertrauen.
o Langfristige Aufgaben mit eindeutigen Zielen und Verantwortlichkeiten. - Management by Delegation:
o Besprechungspunkte:
Aufgabenübertragung und Rahmenbedingungen.
Erwartete Ergebnisse und Vorgehensweise.
Handlungsvollmachten und Rückmeldungen.
Unterstützung durch den Vorgesetzten.
Kompetenzformen in Projektteams
- Fachkompetenz: Expertenwissen, berufliche Erfahrung, fachliches Know-how.
- Sozialkompetenz: Führungsfähigkeit, Kenntnis der Unternehmenskultur, positive Kontakte.
- Entscheidungskompetenz: Entscheidungsbefugnisse, Kontrolle über Ressourcen, Konfliktlösung.
- Anwendungskompetenz: Fähigkeit, die anderen Kompetenzen effektiv zu nutzen.
Rollen in Teams
- Teamrollen: Handlungsorientiert, kommunikationsorientiert, wissensorientiert.
- Gute Führungskräfte erkennen und nutzen die verschiedenen Charaktere und Neigungen im Team.
Messung von Persönlichkeit: The Big Five
- Fünf Hauptdimensionen der Persönlichkeit:
1. Extraversion: Geselligkeit, Enthusiasmus.
2. Offenheit: Kreativität, Wissbegierde.
3. Neurotizismus: Emotionale Stabilität.
4. Verträglichkeit: Altruismus, Takt.
5. Gewissenhaftigkeit: Organisation, Zuverlässigkeit. - Clusteranalysen: Identifizieren drei Typen basierend auf Big Five Profilen: resiliente, überkontrollierte, und unterkontrollierte Persönlichkeiten.
- Korrelationen mit Führungserfolg: Gewissenhaftigkeit und Extraversion korrelieren positiv mit Führungserfolg, Neurotizismus negativ.
Der perfekte Projektleiter
- Fachkompetenz: Der Projektleiter verfügt über das notwendige Fachwissen und die Erfahrung in der Branche oder im Bereich des Projekts. Dies ermöglicht ihm, die technischen Aspekte des Projekts zu verstehen und angemessen zu leiten.
- Führungsfähigkeiten: Der Projektleiter ist in der Lage, ein Team zu führen, zu motivieren und zu inspirieren. Er kann klare Ziele setzen, die Teammitglieder koordinieren und ihre Leistung effektiv steuern.
- Kommunikationsfähigkeiten: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend. Der Projektleiter muss effektiv mit dem Team, den Stakeholdern und anderen Beteiligten kommunizieren können, um sicherzustellen, dass jeder versteht, was zu tun ist und wie das Projekt voranschreitet.
- Organisationstalent: Ein effizientes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Ressourcen optimal zu nutzen, sind essenziell für einen Projektleiter. Er muss in der Lage sein, den Zeitplan zu überwachen, Aufgaben zuzuweisen und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird.
- Konfliktmanagement: Konflikte innerhalb des Teams oder mit Stakeholdern können auftreten. Ein guter Projektleiter kann Konflikte erkennen, sie angehen und zu einer Lösung führen, die die Interessen aller Parteien berücksichtigt.
- Entscheidungsfähigkeit: In einem Projekt müssen oft schnelle Entscheidungen getroffen werden. Ein Projektleiter sollte in der Lage sein, fundierte Entscheidungen zu treffen, auch unter Druck und basierend auf den verfügbaren Informationen.
Profil der Projektmitglieder
- Fachliche Expertise
- Zuverlässigkeit und Engagement
- Teamfähigkeit und Kommunikation:
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Eigenmotivation
- Verantwortungsbewusstsein
Bedeutung der Projektorganisation
Projekte bringen eine gewisse Unruhe in die normalerweise stabilen und gleichförmigen Abläufe eines Unternehmens. Daher stellt sich die Frage, wie die “Fremdkörper Projektorganisation” in die bestehende Stammorganisation integriert werden kann. Eine klare und effektive Projektorganisation hilft dabei, diese Integration zu erleichtern, indem sie die Rollen, Aufgaben und Befugnisse innerhalb des Projektes klar definiert
Primär- und Sekundärorganisation
In der Projektorganisation wird zwischen Primär- und Sekundärorganisation unterschieden. Die Primärorganisation umfasst die dauerhaften organisatorischen Einheiten wie Abteilungen und Gruppen, die hierarchisch miteinander verbunden sind. Diese sind für die Lösung von Daueraufgaben zuständig. Im Gegensatz dazu umfasst die Sekundärorganisation zeitlich begrenzte und spezielle Strukturen wie Stäbe, Arbeitsgruppen und Projektteams. Diese sind für die Lösung von Innovationsaufgaben und speziellen Projektanforderungen verantwortlich.
Ziele der Projektorganisation
- Effizienz der Ressourcennutzung: Durch klare Aufgabenverteilung und Ressourcenallokation.
- Reduzierung des Koordinationsbedarfs: Durch klar definierte Zuständigkeiten und Kommunikationswege.
- Steigerung der Entscheidungsqualität: Durch effektive Informationsweitergabe und Entscheidungsprozesse.
- Förderung der Motivation: Durch klare Zielsetzungen und Transparenz innerhalb des Teams.
- Steigerung der Lern- und Innovationsbereitschaft: Durch die Schaffung eines Umfelds, das kreative Ideen und Lösungsansätze fördert.
- Verstärkung der Kunden- und Marktorientierung: Durch die Ausrichtung der Projektziele an den Bedürfnissen der Kunden und des Marktes.
- Erhöhung der Flexibilität: Durch Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen.
- Steigerung des Grades der Partizipation von Stakeholdern: Durch Einbindung aller relevanten Interessengruppen in den Entscheidungsprozess.
Projektorganisationseinheiten
- Projektauftraggeber: Intern oder extern, der die Initiierung und Rahmenbedingungen des Projekts festlegt.
- Projektleitung und Projektteam: Der Projektleiter ist für die Gesamtleitung und Umsetzung des Projekts verantwortlich. Das Projektteam führt die eigentliche Arbeit aus und besteht aus Mitgliedern mit verschiedenen fachlichen Kompetenzen.
- Projektmanagement-Office (PMO): Koordiniert und unterstützt das Projektmanagement und stellt sicher, dass alle Projekte nach den Unternehmensstandards durchgeführt werden.
- Projektcontroller: Verantwortlich für das Controlling des Projekts, Überwachung von Zeitplänen, Kosten und Qualität sowie das Aufzeigen von Abweichungen und möglichen Korrekturmaßnahmen.
- Projektausschüsse: Lenken und überwachen größere Projekte oder mehrere Projekte gleichzeitig (Multiprojektmanagement).
Herausforderungen und Besonderheiten
Die Führung in Projekten unterscheidet sich oft von der Führung in der Linienorganisation. Projektleiter müssen Teams führen, die oft aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und Hierarchieebenen bestehen. Sie müssen interdisziplinäre Teams koordinieren, kreative Problemlösungen fördern und flexible Kommunikationswege etablieren, um die dynamischen Anforderungen von Projekten zu bewältigen.
Stabs-Projektorganisation
Merkmale:
* Projektstäbe werden in die bestehende Organisation eingebettet.
* Der Stab hat eine beratende Funktion ohne direkte Entscheidungsbefugnis.
Vorteile:
* Einfache organisatorische Umsetzung.
* Flexibler Personaleinsatz.
* Der Stab fungiert als Vermittlungsinstanz.
* Relativ hohe Akzeptanz der erarbeiteten Lösungen.
Nachteile:
* Problem der Verantwortungsübernahme.
* Fehlende Identifikation mit dem Projekt.
* Verlängerte Reaktionszeit.
* Spannungsverhältnis zwischen Stab und Linie.
