Projektledning

Question 1

Vad är syftet med en förstudie?

Answer 1

Analyserar förutsättningar för projektet
Beslutsfattare kan få en tydligare bild om projektet verkligen går att genomföra och ska gå vidare till planering.

Saker som kan finnas i en förstudie:
Klarlägga omfattningen
Analysera nuläget
Strukturera projektets innehåll
Kartlägga intressenter
Bedöma affärsnyttan
Ta fram lösningsförslag
Klarlägga krav

Question 2

Vad är intressenter och hur kartläggs dem?

Answer 2

Personer som på något sätt påverkas och/eller påverkar ett projekt.
Kärnintressenter
Primärintressenter
Sekundärintressenter

Question 3

Vilka är primärintressenter?

Answer 3

Hög grad påverkas av och vill/kan påverka. Hamnar ofta på “bör informeras” och “håll deras behov tillfredställda”.
Ofta leverantörer, finansiärer, anställda, företagsledning

Question 4

Vilka är kärnintressenter?

Answer 4

Beslutande eller drivande roller. Våra nyckelintressenter (ambassadörer)
Projektägare
Styrgrupp
Projektledare
Projektgrupp

Question 5

Vilka är sekundäreintressenter?

Answer 5

Relativt lågt intresse, kan påverkas men kan inte aktivt påverka projektet. Hamnar på “kan konulteras”. Håll dem nöjda och “sovande”
Ofta:
Opinionsgrupper
Myndigheter
Fackförbund

Question 6

Hur hänger parametrar ihop i triangeln?

Answer 6

Om en faktor i triangeln ändras så påverkas de andra också. Det hjälper att strukturera upp vad som ska prioriteras i projektet. Om man ha hög kvalitet kan man exempelvis kompensera det genom att öka tid eller resurser.

Question 7

Vad är en nulägesanalys och varför gör man den?

Answer 7

För att analysera vart företaget är idag gällande:
Marknaden
Konkurrenter
Omvärden
Egna verksamheten

När det gäller hot, svagheter, styrka och möjligheter.

Viktigt att se den nuvarande situationen för att kunna stärka den på sikt. Även viktig att gå tillbaka till när man gör riskanalys.

Question 8

Vad kan menas med att projektledaren har ett tillfälligt mandat som chef?

Answer 8

När ett projekt skapas, skapas även en tillfällig organisation/verksamhet där projektledaren får tillfälligt mandat som VD (ledare) och där projektägare, styrgrupp fungerar som en styrelse. När projektgruppen löses upp efter projektets slut, försvinner även det tillfälliga mandatet som VD.

Question 9

Vilka krav bör man ställa på en projektägare/sponsor?

Answer 9

Projektägare är den som ska ta -
- slutgiltiga beslut
- godkänna budget
- sätta ihop styrgruppen.

En projektägare ska även var den som sätter projektmål och effektmål.

Question 10

Varför är det viktigt att skilja på projektmål och effektmål?

Answer 10

Projektmål - målet och tydliggöra vad man vill uppnå med projektet. HUR?

Effektmål - effekten man vill uppnå efter projektets slut. VARFÖR?

Question 11

Hur tydliggör S.M.A.R.T:a mål definitionen av projektmål och effektmål?

Answer 11

För att alla vet vad som ska göra och vad man vill uppnå är det viktigt med tydliga mål. Därför kan man använda SMARTa mål för att tydlighöra dem. Målet ska då vara:
S - specifikt
M - mätbart
A - accepterat / avgränsat
R - realistiskt
T - tidsatt

Question 12

Vad innebär kompetenserna EQ - Emotionell intelligens?

Answer 12

Hantera sina egna och andras känslor:
empati
motivation
god relation
Inspirera

Bra förmåga när man ska leda en grupp.

Question 13

Vad innebär kompetensen MQ - Management intelligens?

Answer 13

Planera och ha en övergripande översikt av projektet. Ha tillgång till olika metoder.
Egenskaper:
Problemlösning
Resultatorienterad
Resurshantering

Question 14

Vad innebär kompetenserna IQ - intellektuell intelligens?

Answer 14

Analytiska egenskaper som är speciellt användbart vid förstudier:
Analytisk
Teknisk
Strategiskt tänkande

Question 15

Vad menas med ett beroende i en nätplan?

Answer 15

I en nät plan kan att arbetspaket eller aktivitet vara beroende utav en annan. Exempelvis måste ett arbetspaket eller aktivitet vara avsllutat innan nästa kan påbörjas. Det betyder att de är beroende av varandra.

Question 16

Vad visar den kritiska linjen?

Answer 16

Kritiska linjen är sammankopplade aktiviteter som direkt påverkar slutdatumet för projektet. Om en aktivitet blir försenad I den kritiska linjen blir hela projektet försenat.

Question 17

Vad är skillnaden mellan en aktivitetsplan och en tidsplan?

Answer 17

Aktivitetsplan = en plan av alla aktiviteter som ska utföras under projektets gång.

En aktivitetsplan är ofta underlaget när man skapar tidsplanen. I tidsplanen estimerar man hur kång tid en aktivitet tar och när i projektet man ska göra den.

Question 18

Vad är syftet med en projektplan

Answer 18

Tydliggöra projektet innan man börjar jobba på att genomföra det.

Behövs som underlag vid godkännande att påbörja genomförandet.

För att planera in resurser, arbetare och när de behövs och för att kunna skapa en budget.

Man har något att förhålla sig till - även om man kan behöva göra ändringar

Man kan följa upp under genomgången och ha koll på de olika stegen och att man följer tidsplanen.

Question 19

Vad är skillnaderna mellan en konsekvens och en sannolikhet när man gör en riskanalys?

Answer 19

Sannolikhet är sannolikheten att en risk inträffar.
Konsekvensen är hur stor konsekvens risken har på projektet om den inträffar.

Question 20

Vilka är de fyra strategierna för att ågärda risker

Answer 20

• Acceptera - ingen ändring i PP
• Överföra - överför till tredje part, Tillägg i PP
• Reducera - minska konsekvens och sannolikhet. Inga åtgärder i PP
• Undvika - ändra PP, skydda projektet mot att risken uppstår

Question 21

Vilken betydelse har en kommunikationsplan för att definiera roller i ett projekt?

Answer 21

En vägledning för alla genom projektet.
Kommunikationsstrategi som skapas innan projektet startar.
Definierar alla inblandade, deras roll, och hur kommunikationen ska flöda mellan dessa.

Med hjälp av planen vet alla hur det ska gå tillväga om de behöver kontakta någon inom projektet.

Question 22

Vilken av resurserna - tid, personal och förbrukning ger oftast störst felkällor i en kalkyl?

Answer 22

Vi ska måla ett hus. Svårt att veta hur mycket material man förbrukar. Så därför kan det vara svårt att veta hur mycket man behöver. Så förbrukningsmaterial brukar vara svårast att bedöma Näst svårat är tiden. Men arbetsresurser brukar man ha rätt bra koll.

Question 23

Varför bör man följa upp och granska det man uppnått vid olika punkter i ett projekt?

Answer 23

Man måste följa upp för att se att man följer planeringen och budget.

Question 24

Vad är syftet med att skapa olika delmål i ett projekt?

Answer 24

Eftersom projekt går igenom många faser har man ofta delmål med reslutat som förväntas bli färdiga. Man kan se hur projektet går och om man kan behöve lägga in mer resurser, tid etc. Man kontrollerar att projektet är på rätt väg. Det blir lättare för alla i projektet att se vart de befinner sig och hur långt man kommit. Då vet man vad som förväntas bli klart innan man går över I nästa fas: Eg.

Question 25

Vad brukar man kunna se vid en s.k. 20% avstämning med resultatvärdesmetoden?

Answer 25

3. En metod där man efter 20% kan se projektets verkliga slutkostnad och sluttid. Det ger framförhållning och möjlighet att strýra upp projektet i tid. Studier har visat att efter 20% är sifforna tillräckligt stabila för att kunna ge en korrekt prognos av projektets färdigställande. Och ger en indikation för projektets slutkostnad och tidsförbrukning.

Question 26

Vad är skillnaden mellan en processrapport och en leveransrapport?

Answer 26

Processrapport - Hur man har arbetat i ett projekt (arbetsmetoder, effektivitet, deltagande, beslut, gruppdynamik, slutsatser).
Leveransrapport - Vad man har levererat

Question 27

Vad visar en road map?

Answer 27

En roadmap är en tidsplan (gantt) som visar vilka aktiviteter som ska utföras och när. En road map beskriver även vilka aktiviteter som är beroende av varandra och milstolpar (delmål). Det hjälper alla i teamet och andra intressenter att få en överblick av projektet.

Question 28

Vem har ansvaret för att ett projekt får rätt resultat?

Answer 28

Projektledaren är ansvarig för projektavslutet och ska presentera för projektägaren vad de uppnått. Man ska kunna rapportera och visa att man uppnått projektmålet.

Question 29

Vad krävs för att man ska kunna mäta effekten efter en överlämning?

Answer 29

Innan projektet är avslutat ska man bestämma en tidpunkt när effekten ska mätas. Effektmålet (syftet) måste ha varit formulerat efter SMART:a mål, annars kan det vara svårt att mäta och man vet inte om man uppnått det man tänkt sig. Innan projektet bör man göra en referensmätning (nuläget) för att ha nåt att jämföra med.

Question 30

Vem har ansvar för projektmålet och effektmålet?

Answer 30

Det är projektledaren som är ansvarig för att projektmålet uppnås och det är projektägarens ansvar att följa upp effektmålet. En PL kan inte ställas till svars för att effektmålet inte uppnåtts så länge som projektmålet uppnåtts och godkänts. PÄ ska följa upp effektmålet och rapportera det till ledning och andra viktiga intressenter.

Question 31

Vad bör man analyser om inte effektmålet uppnås, fast man lyckades med projektmålet?

Answer 31

Man ska ställa sig frågorna:
- Var det fel projekt som genomfördes?
- Var projektet rätt, men uppstod något oväntat som gjorde att effekten inte uppstod?
- Var projektet rätt men borde ett så kallat acceptansprojekt ha genomförts paralellt för att informera användare och för att förandra projektet?

Question 32

Vad är vitsen med ett effektmål?

Answer 32

Effektmålet visar om projektet varit lyckat samt är ofta starten för nya projekt. Ett lyckat projekt kan vara ett steg på en lyckosam väg. Exempel: ett pilotprojekt på en marknad med lyckad effekt kan öppna upp för lansering globalt.

Question 33

Vad är en periodisering?

Answer 33

Att föra kostnader och intäkter till rätt tidsperiod för att avgöra om budgeten motsvarar verkligheten