Projektledning Flashcards
Vad är syftet med en förstudie?
Analyserar förutsättningar för projektet
Beslutsfattare kan få en tydligare bild om projektet verkligen går att genomföra och ska gå vidare till planering.
Saker som kan finnas i en förstudie:
Klarlägga omfattningen
Analysera nuläget
Strukturera projektets innehåll
Kartlägga intressenter
Bedöma affärsnyttan
Ta fram lösningsförslag
Klarlägga krav
Vad är intressenter och hur kartläggs dem?
Personer som på något sätt påverkas och/eller påverkar ett projekt.
Kärnintressenter
Primärintressenter
Sekundärintressenter
Vilka är primärintressenter?
Hög grad påverkas av och vill/kan påverka. Hamnar ofta på “bör informeras” och “håll deras behov tillfredställda”.
Ofta leverantörer, finansiärer, anställda, företagsledning
Vilka är kärnintressenter?
Beslutande eller drivande roller. Våra nyckelintressenter (ambassadörer)
Projektägare
Styrgrupp
Projektledare
Projektgrupp
Vilka är sekundäreintressenter?
Relativt lågt intresse, kan påverkas men kan inte aktivt påverka projektet. Hamnar på “kan konulteras”. Håll dem nöjda och “sovande”
Ofta:
Opinionsgrupper
Myndigheter
Fackförbund
Hur hänger parametrar ihop i triangeln?
Om en faktor i triangeln ändras så påverkas de andra också. Det hjälper att strukturera upp vad som ska prioriteras i projektet. Om man ha hög kvalitet kan man exempelvis kompensera det genom att öka tid eller resurser.
Vad är en nulägesanalys och varför gör man den?
För att analysera vart företaget är idag gällande:
Marknaden
Konkurrenter
Omvärden
Egna verksamheten
När det gäller hot, svagheter, styrka och möjligheter.
Viktigt att se den nuvarande situationen för att kunna stärka den på sikt. Även viktig att gå tillbaka till när man gör riskanalys.
Vad kan menas med att projektledaren har ett tillfälligt mandat som chef?
När ett projekt skapas, skapas även en tillfällig organisation/verksamhet där projektledaren får tillfälligt mandat som VD (ledare) och där projektägare, styrgrupp fungerar som en styrelse. När projektgruppen löses upp efter projektets slut, försvinner även det tillfälliga mandatet som VD.
Vilka krav bör man ställa på en projektägare/sponsor?
Projektägare är den som ska ta -
- slutgiltiga beslut
- godkänna budget
- sätta ihop styrgruppen.
En projektägare ska även var den som sätter projektmål och effektmål.
Varför är det viktigt att skilja på projektmål och effektmål?
Projektmål - målet och tydliggöra vad man vill uppnå med projektet. HUR?
Effektmål - effekten man vill uppnå efter projektets slut. VARFÖR?
Hur tydliggör S.M.A.R.T:a mål definitionen av projektmål och effektmål?
För att alla vet vad som ska göra och vad man vill uppnå är det viktigt med tydliga mål. Därför kan man använda SMARTa mål för att tydlighöra dem. Målet ska då vara:
S - specifikt
M - mätbart
A - accepterat / avgränsat
R - realistiskt
T - tidsatt
Vad innebär kompetenserna EQ - Emotionell intelligens?
Hantera sina egna och andras känslor:
empati
motivation
god relation
Inspirera
Bra förmåga när man ska leda en grupp.
Vad innebär kompetensen MQ - Management intelligens?
Planera och ha en övergripande översikt av projektet. Ha tillgång till olika metoder.
Egenskaper:
Problemlösning
Resultatorienterad
Resurshantering
Vad innebär kompetenserna IQ - intellektuell intelligens?
Analytiska egenskaper som är speciellt användbart vid förstudier:
Analytisk
Teknisk
Strategiskt tänkande
Vad menas med ett beroende i en nätplan?
I en nät plan kan att arbetspaket eller aktivitet vara beroende utav en annan. Exempelvis måste ett arbetspaket eller aktivitet vara avsllutat innan nästa kan påbörjas. Det betyder att de är beroende av varandra.
Vad visar den kritiska linjen?
Kritiska linjen är sammankopplade aktiviteter som direkt påverkar slutdatumet för projektet. Om en aktivitet blir försenad I den kritiska linjen blir hela projektet försenat.
Vad är skillnaden mellan en aktivitetsplan och en tidsplan?
Aktivitetsplan = en plan av alla aktiviteter som ska utföras under projektets gång.
En aktivitetsplan är ofta underlaget när man skapar tidsplanen. I tidsplanen estimerar man hur kång tid en aktivitet tar och när i projektet man ska göra den.
Vad är syftet med en projektplan
Tydliggöra projektet innan man börjar jobba på att genomföra det.
Behövs som underlag vid godkännande att påbörja genomförandet.
För att planera in resurser, arbetare och när de behövs och för att kunna skapa en budget.
Man har något att förhålla sig till - även om man kan behöva göra ändringar
Man kan följa upp under genomgången och ha koll på de olika stegen och att man följer tidsplanen.
Vad är skillnaderna mellan en konsekvens och en sannolikhet när man gör en riskanalys?
Sannolikhet är sannolikheten att en risk inträffar.
Konsekvensen är hur stor konsekvens risken har på projektet om den inträffar.
Vilka är de fyra strategierna för att ågärda risker
- Acceptera - ingen ändring i PP
- Överföra - överför till tredje part, Tillägg i PP
- Reducera - minska konsekvens och sannolikhet. Inga åtgärder i PP
- Undvika - ändra PP, skydda projektet mot att risken uppstår
Vilken betydelse har en kommunikationsplan för att definiera roller i ett projekt?
En vägledning för alla genom projektet.
Kommunikationsstrategi som skapas innan projektet startar.
Definierar alla inblandade, deras roll, och hur kommunikationen ska flöda mellan dessa.
Med hjälp av planen vet alla hur det ska gå tillväga om de behöver kontakta någon inom projektet.
Vilken av resurserna - tid, personal och förbrukning ger oftast störst felkällor i en kalkyl?
Vi ska måla ett hus. Svårt att veta hur mycket material man förbrukar. Så därför kan det vara svårt att veta hur mycket man behöver. Så förbrukningsmaterial brukar vara svårast att bedöma Näst svårat är tiden. Men arbetsresurser brukar man ha rätt bra koll.
Varför bör man följa upp och granska det man uppnått vid olika punkter i ett projekt?
Man måste följa upp för att se att man följer planeringen och budget.
Vad är syftet med att skapa olika delmål i ett projekt?
Eftersom projekt går igenom många faser har man ofta delmål med reslutat som förväntas bli färdiga. Man kan se hur projektet går och om man kan behöve lägga in mer resurser, tid etc. Man kontrollerar att projektet är på rätt väg. Det blir lättare för alla i projektet att se vart de befinner sig och hur långt man kommit. Då vet man vad som förväntas bli klart innan man går över I nästa fas: Eg.
