Project Management concepts Flashcards
What is a project?
Um projeto é uma série de atividades e tarefas que juntas formam objetivos predefinidos e entregas de acordo com :
- Data de inicio e fim predefinidos
- Atividades planeadas e schedueled
- Limites de fundos
- Definição da qualidade
- Milestones
- Utilização de recursos como equipamento, materiais e pessoas
Um projeto é ..
Um esforço temporário com o objetivo de criar um produto ou um serviço especifico
Como medir sucesso?
Realidade vs Espectativas
Why project management?
O propósito principal é iniciar um projeto para cumprir um certo objetivo. A gestão de projetos aumenta a probabilidade de cumprir esse objetivo.
A gestão de projetos dá-nos alguém para lidar (Project Manager) e para ser responsavél de o projeto ser concluido
Methodology
Um sistema de pratica, técnicas, processos e regras usadas por quem trabalha numa discipline
Project Management Methodoly
Um sistema definido para cumprir a gestão de projetos, tipicamente estes tem metodologias mais gerais ou especificas.
São desenhados para resolver um certo tipo de problemas
Project management methodologies may also focus on
Processos de gestão de projetos, processos orientados para os projetos ou os dois
Tipos de objetivos
S - Specific (Não são vagos, bem definidos)
M - Measurable (Quantificar os objetivos)
A - Attainable/Achievable (Não são sonhos. Existem os recursos necessários)
R - Relevant (Têm retorno associado e real)
T - Time bound (é lhes associada uma data para serem cumpridos)
Coisas para medir o sucesso de um projeto
- Eficácia
- Impacto no cliente
- Impacto negocial na organização
- Abrir novas oportunidades para o futuro
Definição de gestão de projetos
Aplicação coordenada de conhecimento, ferramentas, competências e técnicas nas atividades do projeto de forma a ir ao encontro das necessecidades e expectativas da organização e do patrocionador
Para que são importante as metodologias de gestão de projetos
Para não só a organização e planeamento mas também para implementação e também para o controloo do projeto
Tipos de ciclos de vida
- Ciclo de vida do negócio
- Ciclo de vida do projeto
- Ciclo de vida do produto
Para que servem os ciclos de vida?
Define as fases nas quais o projeto se divide desde o inicio ao fiz para conseguir um controlo mais eficaz do projeto e da sua relação com as operações da organização. Algumas organizações definem um PLC padrão para ser usado nos projectos
Os PLC incluem o quê?
Trabalho técnico a executar em cada fase
Os entregáveis de cada fase
Quem está envolvido em cada fase
Fases do projeto
Análise Desenho Implementação Validação Manuetenção e suporte
A diana ia vadiar mas
3 tipos de sistemas de desenvovimento de ciclos de vida (SDLC)
Predictive - Quando a scope é bem definida e estável
Adapative - Se a scope não está bem defnida ou se existe uma grande probablidade de evoluir
Mixed - Mistura de vários tipos
Modelos de ciclos de vida predictive
Modelo em cascada (waterfall) : É composto por fases lineares e bem definidas para o desenvolvimento e suporte de sistemas
Modelo de prototipagem rápida : Usa a prototipagem para identifcar e defnir os requesitos
Modelo em V : Usado para desenvolvimentos de sistemas de forma estruturada e segura
Outros tipos de DLC
Ciclo de vida iterativo - Ambito não está defniido dde partida mas em que o tempo e o custo do projeto precisam de ser ajustados ao longo do projeto
Ciclo de vida incremental : Utilizado em prjetos onde as entregas são faseadas tipicamente tem um “tronco” de concepção comum e implementações incrementais aumentantando a rapidez das entregas
Ciclo de vida adaptivo - Estes projetos são agile. Projetos orientados à missão em que o ambito detalhado é definitdo e aprovado antes de cada interação levando a entregas faseadas
Tabela de ciclos de vida
High Incremental Agile
Frequency of delievery
Low Predective Iterativo High
Degreee of change
O que é um processo
Um conjuntos de ações inter relacionadas e atividades feitas para atingir um produto, resultado ou serviço pre especificado
Processos de gestão do projeto
- Descrevvem e organizam a organização do projeto
Asseguram a execução do mesmo ao longo do seu tempo de vida
Ferramentas e tecnicas envolvidas na apliccação das competencias e capacidades das áreas de conhecimento da metodologia de gestão de projetos
Processos orientados ao produto
Especificam e constroem o produto
Definem as subfases e entregáveis associados com as fases de execução e controlo do PMLC
São definidos no ciclo de vida do projeto e dependem da área de aplicação
Categorias de grupos de processos de gestão de projetos
Inicialização Planeamento Execução Monotorização e controlo Encerramento
Grupos de processos de inicialização
Para definir um novo projeto ou nova fase num projetos existente através de obtenção de autorização para o fazer
Grupos de processos de planeamneto
Para estabelecer o âmbito do projeto, refinar os objetivos e definir as ações para atingir os objetivos do projeto
Grupos de processos de execução
Para completar o trabalho definido no PMP para satisfazer as especificações do projeto
Grupos de processos de monotorização e controlo
Para acompanhar, rever e regular o progresso e desempenho do projeto
Grupos de processos de encerramento
Para finalizar todas as ativatividades e finalizar o projeto
Tailoring
é a escolha dos processos dentro de cada grupo de processos que são apropriados para o projeto
Tailoring é a responsabilidade do gestor de projeto e da equipa do projeto
Requirements vs Assumptions vs Constraints
- Condição ou capacidade que é necessária estar presente no projeto, serviço ou resultado para satisfazer um negócio necessário
- Um fator no processo de planeamneto que é considerado ser real ou facto ou certo sem prova ou demonstração
- Um fator limitor que affeta a execução de um projeto, programa, portfolio ou processo
Steering Commitee
- Acompanha a execução do projeto
- Pode ser formado inteiramente por pessoal da organização mas maior parte dos casos é compossto por representantes da organização (chaves parceiras do projeto), com competencias especificas com o contributo para o projeto
- é muito importante incluir um representante dos utilizadores para assegurar que o projeto é corretamente orientado
- O gestor dos projetos participa nas reuniões para relatar o progresso, esclarecer duvidas ou pedir ajuda
- O smembros não costumam fazer parte da equipa de projeto
Papel do steering commitee
- Aconcelhar sobre o orçamento
- Definir e ajudar a alcançar os resultados
- Identificar as prioridades do projeto
- Identificar os riscos potenciais
- Monotorização de ambito,riscos, cronograma e qualidade
- Aconcelhar sobre mudanças
StakeHolders
Podem influenciar o projeto e as suas entregas
Como identifcar stakeholders
Identificar todas as pessoas/organizações que sofram o impacto do projeto, documentar informação relevante sobre os seus interesses, envolvimento e impacto do projeto
3 etapas na análise de stakeholders
1 . Identidicar todos os potenciais stakeholders do projeto e informação relevante associada
- Iddentificar o eventual impacto ou suporte que cada stakeholder pode gerar
- Avaliar a forma de reação dos stakeholders em diversas situações e planeie a melhor forma de os influenciar
Grau dos stakeholders
Unaware - Não sabe da existencia do projeto e dos seus impactos
Resistente - Sabe da existencia e dos impactos e é contra mudanças
Neutral - sabe da existencia e dos impactos mas é indifirente a muddanças
Supportive - Sabe “””” ma é a favor das mudanças
Leading - “”” Interege diretamente com o projeto de modo a garantir o sucesso do projeto
Tabela de stakeholders
Q2 (Importante manter satisfeito) (+Poder -Interesse)
Q1 (Monotorizar e disponibilizar (-Poder -Interesse)
Q3 (Critico - gerir de perto) (+Poder + Interesse)
Q4 (Informar, esclarecer motivar) (-Poder + Interesse)
Tipos de requisitos
Business (Bussiness issues oportunities) Stakeholder requirements S-F (Soluction functional) S-NF (Soluction - non functional) P (Project) Q (Quality) T (transition)
Definição do ambito
Processo para desenvolver uma descrição do prjeto e do projeto
Entregáveis
Entregável é qualquer resultado resultante de uma tarefa
Os entregáveis são usados como evidencia de progresso e permitem melhor controlo, documentação, e certificação de qualidade do projeto
Cada entregavel deve ser uma definição inequivoca.
Os entregáveis podem-se classificar em
Objetivo
Da gestão de projetos
Técnicos
Riscos o que é?
Um evento incerto ou condição que se ocorrer tem impacto negativo ou postivo no objetivo do projeto
O risco envolve incerteza, verosimilhança e consequencias
Entratégias para gestão de riscos
- Estratégos reativas - Os recursos só são ativados quando o risco se torna um problema
- Estratégias proativas - São especificadas medidas e elaborado um plano para envitar ou minimizar os riscos a identifcar
Riscos técnicos
Ameaças referentes à qualidade, fiabilidade, desempenho e complexibilidade do produto
Riscos externos
Ameaças devido a subcontratação, regulamento, ambiente, mercado, fornecedores ..
Riscos organizacionais
Ameaças relacionadas com as dependencias do projeto, fundos , recursos, priorização
Riscos de gestão de projeto
Ameaças ao plano do projeto, comunicação ,estimartivas, controlo
Tipos de comunicação
Comunicação eficaz : Fornecer informação no formato correto
Comunicação eficiente : Forncecer somente a informação necessária
Outputs do planeamento
- Requisitos de comunicação dos stakeholders
- Periodo temporal e frequencia da distribuição da informação
- Fluxograma da infromação, workflow
WBS
Derivavel organiza o trabalho do projeto para entregar o produto do projeto ou serviço
é a base do planeamneto do projeto. Deve detalhar o ambito do trabalho necessário para completar o projeto
Definir atividade
Identificar para produzir delivareables
- Decomposição - planeamento em onda rolante - templates - opinião de especialistas
Monotorização
Colecionar, gravar e reportar informação preocupante, qualquer e todos os aspetos da performance do projeto
Avaliação
Julgar de acordo com a qualidade e eficácia da performance do projeto
Controlo
Usa os dados disponibilizados pela monotirização para trazer a performance atual À conformidade do plano
PMP deve ter
Background - Necesisdades do clientes
Objectives - Overview do ambito, assumptions contraits..
Project Organization - Structure , roles, responsibilities..
Project execution strategy and planes
Project control system
Risk assessment
Definição de comunicação
Troca de infromação
Ato ou instancia de transmissão de informação
Mensagem escrita ou verbal
Técnica para expressar ideias
Processo onde são trocados sisgnificados entre individuos (Escritas formais/infrormais orais formais/informais)
Comunicação eficaz
Fornecer informação correta ás pessoas corretas No momento oportuno Com o nivel de detalhe adequado No formato ajustado
Tipos de report
Rotina - Regular basis
Exception - Unusual decision
Special analysis
Common problemas de report
Too much detail
Poor interface
Poor correspondance
Técnicas para melhotar a comunicação
- Obter informação
- Estabelecer canais de comunicação
- Usar sempre que possivel comunicação cara á cara
- Determinar a sensibilidade do recetor às comunicações
- Estar consciente de significados simbolicos
Comunicar no momento oportuno
Redundancia sempre que possivel
Meetings
- Reports dont need to be written
- Delievered in meetings
- Keep them as few as possible
HARD SKILLS VS SOFT SKILLS
Hard - conhecimento do produto e como utilizar ferramentas e tecnicas de gestão de projetos
Soft - Capacidade de trabalhar com varios tipos de pessoas
