PRINCE2 - foundation Flashcards
Hvem beslutter hvornår et projekt skal initieres?
Styregruppen
Hvilke ting startes af initieringsfasen?
Initieringsfasen resulterer i udarbejdelse af PID’en
Hvad er formålet med ‘start af projekt’?
Det er af sikre forudsætningerne for initiering af et projekt er på plads, ved at besvare spørgsmålet: “Har vi et levedygtigt projekt, der er umagen værd?”
Hvad er målet for processen ‘start af projekt’? (6 mål)
- Sikre at der er en forretningsbegrundelse –> udkast til Business case
- Alle nødvendige bemyndigelser er til stede
- der evalueres på måder projektet kan gennemføres og der vælges en projektfremgangsmåde
- udnævnes væsentlige roller i projektledelsen
- Lægges en plan for arbejdet med projektinitiering (dokumenteres i faseplan)
- Sikre at der ikke spildes tid med initiering
Hvilke aktiviteter er i ‘start af projekt’? (6 aktiviteter)
- Udnævne styregruppeformand
- Indsamle tidligere erfaringer
- Sammensætte og udnævne projektorganisation
- Udarbejde udkast til Business case
- Vælge projektfremgangsmåden og sammensætte projektgrundlag
- Planlægge initieringsfasen
Hvad er formålet med ‘ledelse af projekt’?
Formålet er at sætte styregruppen i stand til at være hovedansvarlig for projektets succes, ved at stå for den overordnede styring. Den daglige ledelse af projekt uddelegeres til projektlederen
Hvilke mål er der med ‘ledelse af projekt’? (7 mål)
- Der er myndighed til at initiere projektet
- Der er myndighed til at levere slutproduktet
- der er en retning for ledelse og styring gennem hele projektets levetid
- Projektet forbliver levedygtigt
- Kunden har grænseflade til projektet
- Der er myndighed til at afslutte projektet
- Planer for realisering af udbytte efter projektforløbet bliver administreret og gennemgået
Hvilke aktiviteter er der i ‘ledelse af projekt’? (5 aktiviteter)
- Godkende initiering
- Godkende projektet
- Godkende en fase- eller afvigelsesplan
- udføre ad hoc-ledelse
- Godkende projektafslutning
Hvad er formålet med initiering af et projekt?
Formålet er at etablere et solidt grundlag for projektet ved at gøre organisationen i stand til at forstå det arbejde, som skal udføres for at levere slutprojektet
Hvilke mål er der med processen ‘ initiering af projekt’ ?(9 mål)
- Begrundelserne for at gennemføre projektet, forventede udbytter og risici
- omfanget af det arbejde, der skal udføre og produkter der skal leveres
- hvordan og hvornår slutproduktet skal leveres, og med hvilke omkostninger
- hvem der skal inddrages i projektets beslutningsprocesser
- Hvordan den krævede kvalitet opnås
- hvordan baseline etableres og styres
- Identificerer, vurderer og kontrollerer risici, emner og ændringer
- hvordan man styrer og følger fremdrift
- hvem skal informeres, i hvilket format og hvilke tidspunkter
Hvilke aktiviteter er der i ‘initiering af projekt’? (9 aktiviteter)
- Aftale kravene til tilpasning
- udarbejde tilgangen til risikostyring
- udarbejde tilgangen til ændringsstyring
- udarbejde tilgangen til kvalitetsstyring
- udarbejde tilgangen til kommunikationsstyring
- etablere projektets styringselementer
- udarbejde projektplan
- udarbejde tilgangen til realisering af udbytte
- Samle projektinitieringsdokumentation
Hvad er et emneregister?
Register for ændringer
Hvad er formålet med ‘styring af en fase’?
Formålet er at igangsætte det arbejde, der skal udføres, overvåge arbejdet, håndtere emner, rapportere fremdrift til styregruppen og foretage korrigerede handlinger for at sikre, at ledelsesfasen holder sig inden for de fastsatte tolerancer.
Hvad er målet med ‘styring af en fase’? (5 mål)
- At der fokuseres på at levere ledelsesfasens produkter
- At der holdes styr på risici og emner
- at business casen løbende bliver gennemgået
- at de produkter, der er aftalt, leveres i overensstemmelse med de angivne kvalitetsstandarder
- Projektorganisationen fokuserer på at levere inden for de fastsatte tolerancer
Hvad består hver cyklus af en ledelses fase af?
- bemyndige det arbejde, der skal udføres
- overvåge informationer om arbejdets fremdrift, herunder kvittere for færdige produkter
- gennemgå situationen (herunder produktkvalitet) og igangsætte nye arbejdspakker
- rapportere status
- være på udkig efter, vurdere og håndtere emner og risici
- foretage korrigerede handlinger når det er nødvendigt
Hvilke aktiviteter er der i ‘styring af en fase?’
- Arbejdspakker (udstøde, gennemgå, modtage færdige)
- Overvågning og rapportering (gennemgå ledelsesfasens status, rapportere status)
- Emner og risici (registrere og vurdere emner og risici, eskalere emner og risici, foretage en korrigerende handling)
Hvad er formålet med ‘styring af produktleverancer’?
Formålet er at styre grænsefladen mellem projektleder og teamleder ved at fastsætte formelle krav om, hvordan arbejdet endeligt skal godkendes, udføres og leveres.
Hvad er målene ved ‘styring af produktleverancer’?
- At arbejdet på de produkter, der er tildelt teamet, er godkendt og aftalt
- at teamledere, teammedlemmer og leverandører forstår, hvad der skal produceres, og hvilke forventninger der er til arbejdsindsats, omkostninger og tidsrammer
- at de planlagte produkter leveres i henhold til forventningerne og inden for tolerancerne
- at projektlederen, efter aftale og med faste intervaller, får nøjagtige oplysninger om fremdrift for at sikre at forventningerne styres.
Hvilke aktiviteter leveres i ‘styring af produktleverancer’?
De angår teamlederen og består af:
- acceptere en arbejdspakke
- udføre en arbejdspakke
- levere en arbejdspakke
Hvad er formålet med ‘ledelse af en faseovergang’?
Formålet er at gøre det muligt for projektlederen at forsyne styregruppen med tilstrækkelig information til, at de kan:
- gennemgå den aktuelle ledelsesfases succes
- godkende næste faseplan
- Review den opdaterede projektplan
- fastslå, om projektet har en forsat forretningsbegrundelse, samt om risici er acceptable
Hvad er målet med ‘ledelse af en faseovergang’?
- at forsikre styregruppen om, at alle produkterne i faseplanen for den aktuelle ledelsesfase er fremstillet og godkendt
- udarbejde faseplanen for den næste ledelsesfase
- gennemgå og om nødvendigt opdatere PID’en mm.
- levere de oplysninger, styregruppen skal bruge for at kunne vurdere projektets fortsatte levedygtighed
- registrere oplysninger eller erfaringer, der kan være en hjælp i senere ledelsesfaser
- anmode
Hvad er målene for ‘ledelse af en faseovergang’ når der er tale om afvigesler?
- Gennemgå og om nødvendigt opdatere PID’en
- Levere de oplysninger, styregruppen skal bruge for at kunne vurdere projektets fortsatte levedygtighed
- Udarbejde en afvigelsesplan efter styregruppens anvisning
- Søge godkendelse til at erstatte projektplan eller faseplan for den aktuelle ledelsesfase med afvigelsesplanen
Hvilke aktiviteter er der i ‘ledelse af en faseovergang’?
- Planlægge den næste ledelsesfase
- opdatere projektplan
- Opdatere business casen
- Rapportere ledelsesfaseafslutning
- Udarbejde en afvigelsesplan
Hvad er formålet med ‘afslutning af et projekt’?
Formålet er at sikre, at det på et fastsat tidspunkt bliver bekræftet at slutproduktet er endeligt godkendt, og at det derefter bekræftes, at målene i den oprindelige PID er opfyldt, eller at projektet ikke har mere at bidrage med.
Hvad er målene med ‘afslutning af et projekt’?
- Verificere brugergodkendelse af slutproduktet
- Sikre at værtstedet er i stand til at understøtte produkterne efter projektets afslutning
- Gennemgå projektets præstation i forhold til projektets baselines
- Vurdere de udbytter, der allerede er realiseret, og opdatere tilgangen til realisering af udbytte, så det omfatter alle udbyttereviews efter projektforløbet
- Sikre, at der er sørget for håndtering af alle åbne emner og risici via anbefaling af opfølgningsaktiviteter
Hvilke aktiviteter er der i ‘afslutning af et projekt’?
- Forberede planlagt projektafslutning
- Forberede projektafslutning i utide
- overdrage produkter
- evaluere projektet
- Anbefale projektafslutning
Hvad er den overordnede målsætning for at indføre PRINCE2?
Det bør være at forbedre virksomhedens præstation
Hvilke 8 roller findes der?
- Styregruppeformand
- Projektleder
- Seniorleverandør
- Seniorbruger
- Projektsikring
- Teamleder
- Projektsupport
- Kunden
Hvilke roller kan IKKE kombineres?
- Styregruppeformand må kun være styregruppeformand
- Projektleder og projektsikring må ikke kombineres
Hvordan lever et projekt op til PRINCE2?
Det skal som minimum kunne dokummentere:
- at det anvender PRINCE2 principper
- Overholder mindstekrav der er beskrevet i temaerne
- Har projektprocesser, der lever op til PRINCE2 med formål og målsætninger
- Enten benytter PRINCE2’s anbefalede teknikker eller bruger alternative, tilsvarende teknikker.
Hvad er projektledelse?
Det er planlægning, uddelegering, overvågning og styring af alle projektets aspekter og motivering af alle involverede med henblik på at opnå projektets mål i form af præstationsmål.
Hvad er de 6 præstationsmål?
- Utro ko
- Udbytte
- tid
- risiko
- Omfang
- Kvalitet
- Omkostninger
Hvad er KPI’er indikator for?
Det er indikator for, om der er fremdrift i opnåelsen af de mål projektet skal opnå.
Hvad står KPI for?
Key performance indicators