Pensum fra eksamener

Question 1

Regler for offentlige anskaffelser

Answer 1

• Lov om offentlige anskaffelser (LOA)
• Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA)
• Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (Kofa)
• Anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren (ARF)
• Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene
• Tjenestekonsesjonskontrakter

Question 2

Forklar TCO og LCC

Answer 2

TCO - Total Cost of Ownership: er de totale kostnadene ved en anskaffelse og inkluderer innkjøpsprisen og eierskapskostnader (forvaltning-, drifts- og vedlikeholdskostnader). Det kan være direkte kostnader som energiforbruk, servicekostnader og indirekte kostnader som egenandeler brukere må betale. TCO brukes for å identifisere det mest økonomiske alternativet ved innkjøp, ikke nødvendigvis det billigste i innkjøpspris.
Hva koster det meg å eie og bruke produktet?

LCC - Life Cycle Cost: inkluderer alle kostnadene som påløper fra produktets start (produksjon eller utvikling) til slutten (avhending eller gjenvinning). Inkluderer livssyklusen til et produkt eller en tjeneste - fra produksjon og transport til avhending. LCC utvider TCO ved å inkludere kostnader forbundet med utvikling, design, og eventuelle eksterne effekter, som miljøpåvirkning og resirkulering.
Hva koster produktet fra vuggge til grav?

Question 3

Hva legger man i begrepet kategoristyring?

Answer 3

Kategoristyring handler om at beslektede innkjøp grupperes i kategorier etter hvordan markedet er inndelt, og under ledelse av en spesialist på denne kategorien håndterer et tverrfaglig kategoriteam innkjøpsarbeidet for å ta ut potensialet i markedet på best mulig måte.

Question 4

Nevn og forklar tre evalueringsmodeller

Answer 4

1. Kost-nytte-analyse: vurderer både kostnader og nytteverdi av ulike alternativer. Kostnadene måles gjerne i kroner og nytteverdien gjennom poeng eller skår. Passer for prosjekter med målbare fordeler. For eksempel: investering i solcelleanlegg
2. Evaluering av egenskaper/attributter: vekter ulike egenskaper eller kriterier, for eksempel pris, kvalitet, leveringstid og bærekraft. Hver egenskap får en poengsum basert på hvor godt tilbudet oppfyller kravene. Passer for kompleks anskaffelse med flere kriterier. For eksempel: bygging av sykehus.
3. Evaluering av totaløkonomi (TCO) / livssykluskostnader (LCC): tar hensyn til alle kostnadene knyttet til et produkt/tjeneste i løpet av dets livssyklus, fra anskaffelse til avhending. Passer for langsiktige investeringer eller driftstunge prosjekter. For eksempel anskaffelse av vindturbiner.

Question 5

Hvilke faser vil typisk kategoristyringsprosessen kunne deles inn i og hva vil inngå i de ulike fasene?

Answer 5

Fase 1: Hvor begynner vi? Prioriter kategori Utføre spendanalyser, kartlegge behov og markedsvurdering for å forstå tilbud og etterspørsel. Bruk Kraljic-analyse for å prioritere kategoriene ut i fra posisjonen i virksomheten og markedet. Eksempel en bedrift som har høye IT-kostnader kan bruke en spendanalyse til å oppdage at de bruker flere leverandører enn nødvendig.

Fase 2: Etablere og analysere valgt kategori. Analyser valgt kategori i dybden. Kartlegg behov, innhent informasjon fra virksomheten, og vurder konkurransesituasjonen. Her kan Porters fem krefter bruker for å analysere konkurransesituasjonen. Fasen kalles også for innsiktsfasen. For eksempel ved å analysere transporttjenester finner man ut at enkelte leverandører gir bedre kostnadseffektivitet enn andre.

Fase 3: Utvikle strategi og handlingsplan for valgt kategori. Kategoriteamet skal bruke innsikten fra innsiktsfasen til å utvikle en strategi og en handlingsplan. Riktige fagpersoner involveres, og tiltak vurderes med verktøy som Kraljic-matrisen. Handlingsplanen skisserer implementering over 6-24 måneder, vurder risiko og sikrer en realistisk gjennomføring basert på interne og eksterne faktorer. For eksempel en detaljhandelskjede beslutter å redusere antall leverandører for å få bedre priser.

Fase 4: Gjennomføre, følge opp og forbedre: Gjennomfør planen, overvåk resultater og juster ved behov. For eksempel en bedrift måler kontinuerlig transportkostnader etter strategisk endring for å sikre besparelser.

Question 6

Hvilke analyse-verktøy vil du anbefale for kategoristyring?

Answer 6

• Kraljics matrise: kan brukes for å velge strategi ved å dele inn produktene i kategorier ut ifra hvordan markedet er (hvor vanskelig det er å få tak i produktet), og hvor stor strategisk betydning produktet har for bedriften.

De fire kategoriene er: Ikke-kritiske produkter, Flaskehals-produkter, Volumprodukter og Kritiske produkter. Hvis man tar utgangspunkt i innkjøpene til et sykehus, kan eksempler på produkter i kategorien være:
1. Ikke kritiske produkter: kontorrekvisita. Innkjøpsstrategien bør være effektivisering, minst mulig kostnader på administrativt ved innkjøpet.
2. Flaskehals produkter: Reservedeler til medisinsk utstyr. Her bør man prioritere forsyningssikkerhet. Bygg nære relasjoner med leverandørene.
3. Volumprodukter: Engangsutstyr som hansker, sprøyter osv. eller vanlige medisiner som Paracetamol. Her bør man utnytte stordriftsfordeler og forhandle volumrabatter.
4. Kritiske produkter: MR-maskiner, CT-scannere osv, essensielle medisiner som antibiotika og kreftmedisiner. Her er det viktige med langsikte partnerskap med leverandørene. Prioritere kvalitet, innovasjon og samarbeid. Overvåk markedet nøye for å redusere risiko og sikre stabilitet.

• Porters fem krefter : brukes i kategoristyring for å analysere markedet og utvikle strategier for håndtering av ulike kategorier.
  1. Trussel fra nye aktører: Identifisere risikoen for at nye leverandører kan påvirke pris, kvalitet eller tilgjengelighet. Her kan man identifisere hvor lett det er for andre aktører å komme inn på markedet hvor du skal gjøre en anskaffelse. Det kan også brukes til å vurdere om det er verdt å inngå langsiktige avtaler for å sikre leveranser i tilfelle økt konkurranse.
  2. Eksisterende konkurranse: Forstå konkurransesituasjonen i leverandørmarkedet. I et marked med høy konkurranse kan virksomheten bruke anbudsrunder for å sikre lave priser. I markeder med få leverandører er det lurt å bygge langsiktige relasjoner for å sikre stabil tilgang.
  3. Kjøperens forhandlingsstyrke: Analysere hvor mye makt vi har som kjøper i forhold til leverandørene. For volumprodukter kan sykehuset utnytte stordriftsfordeler og forhandle bedre priser ved å same innkjøpsvolumet. For ikke-kritiske produkter kan man standardisere varer og presse priser gjennom konkurranse.
  4. Leverandørens forhandlingsstyrke: Vurdere leverandørens makt til å påvirke pris, kvalitet eller leveringstid. For flaskehalsprodukter, hvor leverandørene har stor makt, kan strategien inkludere risikohåndtering, som å diversifisere leverandører eller bygge lager. For kritiske produkter, kan man fokusere på tett samarbeid med leverandører for å redusere deres makt.
  5. Trussel fra substituttprodukter/-tjenester: Identifisere risikoen for at andre produkter kan erstatte en kategori. Vurdere alternativer for produkter som blir dyrere eller utilgjengelige. For kritiske produkter kan man analysere hvordan teknologiske endringer kan gjøre dagens løsninger utdaterte.

Question 7

Nevn fordeler og ulemper med evalueringsmodellene kost-nytte-analyse, attributtmodell og totaløkonomi/livssykluskostnader

Answer 7

Kost-nytte-analyse
Fordeler:
* gir et klart grunnlag for å sammenligne alternativer
* kombinerer kvalitativ og kvantitativ vurdering

Ulemper:
* kan være vanskelig å måle “nytte” når dette inkluderer immaterielle eller ikke-økonomiske fordeler, som miljøpåvirkning

Attributtmodell
Fordeler:
* Passer for komplekse anskaffelser med flere viktige kriterier
* kan inkludere kvantitative og kvalitative vurderinger

Ulemper:
* vektingen av kriterier kan være subjektiv
* krever klare spesifikasjoner og konsistens i evalueringen

Totaløkonomi/livssykluskostnader
Fordeler:
* gir et helhetlig bilde av de faktiske kostnadene
* sikrer langsiktig økonomisk bærekraft

Ulemper:
* kan kreve mye data og analyse, spesielt for komplekse produkter
* vanskelig å sammenligne tilbud hvis data er ufullstendige

Question 8

Hvordan kan man rette fokus på miljøhensyn og bærekraft ved anskaffelse?

Answer 8

1. LCA (Life Cycle Assessment): analyse av miljøpåvirkninger gjennom hele livssyklusen til et produkt eller en tjeneste. Gir innsikt i hva som bidrar mest til utslipp, energiforbruk og avfall.
2. Miljøstandarder og sertifiseringer: krev sertifikater som ISO 14001 eller en Environmental Product Declaration (EPD) som dokumenterer miljøprestasjoner
3. KPI-er for miljøprestasjoner: bruk målbare indikatorer som karbonavtrykk, vannforbruk eller avfallsgenering.
4. Miljøkriterier i tildelingsmodellen: gi poeng for miljøprestasjoner i attributtbasert modell, for eksempel ved å vekte miljø 20-30% av totalvurderingen.

Question 9

Forklar totalentreprise, og fordeler og ulemper

Answer 9

Totalentreprise innebærer at én hovedentreprenør har totalansvaret for prosjektering og utførelse av prosjektet. Oppdragsgiver spesifiserer funksjonskravene, mens entreprenøren tar ansvar for design, planlegging og gjennomføring. Det blir brukt i større byggeprosjekter hvor oppdragsgiver ønsker minimal involvering i detaljene.

Fordeler:
* Oppdragsgiver har én kontraktspart, noe som forenkler kommunikasjon og reduserer administrasjon.
* Entreprenøren bærer ansvaret for både design og utførelse, noe som reduserer risiko for oppdragsgiver.

Ulemper:
* Oppdragsgiver mister kontroll over detaljene i design og utførelse.
* Kan føre til høyere kostnader hvis entreprenøren kalkulerer en høy risiko i prisen.

Question 10

Forklar generalentreprise, og fordeler og ulemper

Answer 10

Ved generalentreprise er både prosjektering og utførelse delt mellom oppdragsgiver og entreprenøren. Oppdragsgiver står for prosjektering, mens generalentreprenøren har ansvaret for å utføre arbeidet og koordinere alle underentreprenører. Det er egnet for større byggeprosjekter som krever koordinering av flere fagområder, men der oppdragsgiver ønsker å ha kontroll over prosjekteringen. Det blir brukt i kontorbygg, skoler og andre offentlige bygg.

Fordeler:
* Reduserer oppdragsgivers behov for å koordinere mange entreprenører, siden generalentreprenøren tar denne rollen.
* Generalentreprenøren kan ofte oppnå bedre betingelser fra underentreprenører gjennom sitt nettverk.
* Oppdragsgiver har kontroll over prosjekteringen, slik at ønskede løsninger kan spesifiseres.

Ulemper:
* Generalentreprenøren har begrenset innflytelse på prosjekteringen, noe som kan føre til ineffektivitet eller høyere kostnader ved utførelsen.
* Oppdragsgiver må ta risikoen for feil eller mangler i prosjekteringen.

Question 11

Forklar delt entreprise, og fordeler og ulemper

Answer 11

Ved delt entreprise kontraherer oppdragsgiver flere entreprenører, hver med ansvar for spesifikke deler av prosjektet (f.eks. grunnarbeid, bygg, VVS, elektrisk). Det blir brukt i prosjekter der oppdragsgiver har høy kompetanse og kapasitet til å koordinere flere kontraktspartnere.

Fordeler:
* Gir oppdragsgiver bedre kontroll over prosjektet og mulighet til å velge spesialiserte leverandører for hver del.
* Reduserer entreprenørens risikomargin og kan gi lavere totalkostnader.

Ulemper:
* Krever høy grad av koordinering fra oppdragsgiver, som øker administrasjonsarbeid.
* Risiko for konflikter mellom entreprenører hvis ansvar og grensesnitt ikke er tydelig definert.

NB! Er det samme som leveransekontrakter (side ordnede entrepriser). Mer tradisjonelt format.

Question 12

Forklar hovedentreprise, og fordeler og ulemper

Answer 12

I en hovedentreprise inngår oppdragsgiver en kontrakt med én hovedentreprenør som har ansvaret for utførelsen av bygg- og anleggsarbeidere. Prosjekteringen utføres av oppdragsgiveren selv eller av en prosjekteringsgruppe engasjert av oppdragsgiveren. Det passer for prosjekter der oppdragsgiveren ønsker å ha kontroll over prosjekteringen, men vil overlate koordinering av utførelsen til hovedentreprenør. Oppdragsgiver har egne kontrakter med underleverandører av tekniske fag (VVS, elektrisk ..). Typisk brukt i tradisjonelle byggeprosjekter som boliger og mindre næringsbygg.

Fordeler:
* Oppdragsgiver har kontroll over prosjekteringen, noe som gir større fleksibilitet til å spesifisere detaljer.
* Hovedentreprenøren står for koordinering av egne underentreprenører, noe som reduserer oppdragsgivers administrasjonsarbeid.
* En kjent modell for godt etablerte standardkontrakter.

Ulemper:
* Risiko for konflikter mellom oppdragfiverens prosjekteringsgruppe og hovedentreprenøren dersom prosjekteringsfeil eller endringer oppstår.
* Oppdragsgiver må ha tilstrekkelig kompetanse til å lede prosjekteringen.

Question 13

Forklar samspillsentreprise, og fordeler og ulemper

Answer 13

Samspillentreprise er en modell hvor oppdragsgiver og entreprenør samarbeider tett gjennom hele prosjektet, fra planlegging til utførelse. Partene jobber i et integrert team for å finne optimale løsninger og dele risiko og gevinst. Det blir brukt i komplekse prosjekter med mange usikkerhetsmomenter som krever fleksibilitet og innovasjon. Brukes ofte i helsebygg, idrettsanlegg eller store offentlige prosjekter med stramme tidsrammer.

Fordeler:
* Fremmer samarbeid og innovasjon, noe som kan gi bedre løsninger og kostnadseffektivitet.
* Reduserer risiko for konflikter siden partene har felles mål og insentiver.
* Gir fleksibilitet til å tilpasse prosjektet underveis basert på ny kunnskap.

Ulemper:
* Krever høy grad av tillit og åpenhet mellom partene, noe som kan være utfordrende å oppnå.
* Kan bli kostbart dersom partene ikke klarer å finne gode løsninger sammen.
* Mindre forutsigbarhet i kostnader og tidsplan hvis samarbeid ikke fungerer optimalt.

Question 14

Forklar EPCI, EPC, EPCIC. Nevn fordeler og ulemper for EPCI

Answer 14

EPCI (Engineering, Procurement, Construction, and Installation): EPCI-modellen brukes ofte i olje- og gassprosjekter, hvor én leverandør har ansvar for ingeniørarbeid, anskaffelser, bygging og installasjon. Dette tilsvarer totalentreprise, men med spesifikke tillegg for offshore og teknologitunge prosjekter. Det blir brukt på offshore-plattformer, subsea-utstyr, og komplekse olje- og gassprosjekter. Prosjekter som krever integrasjon av mange teknologier.

Fordeler:
* Helhetlig ansvar hos én leverandør, som reduserer grensesnittproblemer.
* Effektivt for prosjekter som krever tett integrasjon mellom design, bygging og installasjon.

Ulemper:
* Krever at leverandøren har bred kompetanse og kapasitet, noe som kan begrense antall tilbydere.
* Oppdragsgiver har mindre kontroll over detaljene i prosjektet.

Ekstra modeller:
EPC (Engineering, Procurement, and Construction): Ligner EPCI, men uten ansvar for installasjon. Brukes ofte på landbaserte prosjekter.

EPCIC (Engineering, Procurement, Construction, Installation, and Commissioning): Utvidelse av EPCI der leverandøren også har ansvar for idriftsettelse.

Question 15

Nevn 3 kompensasjonsformater

Answer 15

Fastpris: en forhåndsbestemt sum avtales for hele prosjektet.

Fordeler:
* Forutsigbare kostnader for oppdragsgiver
* leverandøren bærer risikoen for overskridelser

Ulemper:
* krever detaljerte spesifikasjoner tidlig
* mindre fleksibilitet for endringer underveis

Krav til modenhet:
* Krever detaljerte spesifikasjoner og modenhet i prosjektplanleggingen
* Passer best når prosjektet er godt definert med lav risiko for endringer

Involvering:
* Lav involvering fra byggherre under prosjektet
* Leverandøren har frihet til å velge metoder og løsninger

Risikodeling:
* Risikoen ligger hovedsakelig hos leverandøren. Dersom kostnadene overstiger fastprisen, må leverandøren dekke forskjellen.

Betaling etter regning (Reimbursable): leverandøren får betalt for faktiske kostnader pluss en avtalt margin.

Fordeler:
* fleksibilitet for endringer og justeringer
* egnet for prosjekter med stor usikkerhet

Ulemper:
* høyere risiko for oppdragsgiver ved kostnadsoverskridelser
* krever tett oppfølging av kostnader

Krav til modenhet:
* Egnet for prosjekter med lav modenhet eller høy grad av usikkerhet.
* Brukes ofte i prosjekter hvor detaljene ikke er avklart.

Involvering:
* Høy involvering fra byggherre til å følge opp og kontrollere kostnader

Risikodeling:
* Risikoen ligger hos oppdragsgiveren, siden kostnadsoverskridelser dekkes fult ut.

Dag- eller timerater: betaling skjer basert på antall arbeidstimer eller -dager.

Fordeler:
* enkel modell som gir stor fleksibilitet
* passer for mindre prosjekter eller tidligfasearbeid

Ulemper:
* Kan føre til ineffektivitet dersom leverandøren ikke har insentiver til å jobbe effektiv
* krever tett oppfølging

Krav til modenhet:
* Krever ikke høy prosjektsmodenhet, siden modellen er fleksibel og tilpasser seg behov underveis.
* Brukes ofte i tidligfasearbeid eller for spesifikke tjenester.

Involvering:
* Krever tett oppfølging fra byggherren for å sikre at tiden brukes effektivt

Risikodeling:
* Risikoen er primært hos oppdragsgiveren, da ineffektivitet eller forsinkelser kan føre til høyere kostnader.

Question 16

Kontrakt- og leverandøroppfølging er viktig for alle virksomheter. Hva vil du typisk anbefale å beskrive i en overordnet leverandøroppfølgingsstrategi for en virksomhet?

Answer 16

USIKKER PÅ DETTE SVARET!

Først og fremst kan det være viktig å forstå målene for leverandøroppfølgingen. Er det å sikre kvalitet; leverandør leverer i henhold til kontrakten, bygge relasjoner; et godt samarbeid kan gi fordeler som bedre priser, eller oppnå strategiske mål; feks bærekraft, kostnadskontroll eller teknologisk utvikling.

Deretter kan man strukturere strategien i tre ulike nivåer:
1. Strategisk nivå - fokuserer på de viktigste leverandørene som har stor innvirkning på virksomhetens strategi. Her kan man etablere tette samarbeid og langsiktige relasjoner.
2. Taktisk nivå - gjelder spesifikke avtaler og kontrakter. På dette nivået sørges det for at KPI-er overvåkes, som leveringstid, kostnadseffektivitet, og feilrate. Her er det viktig å ha en etablert oppfølgingsprosess for å sikre at leverandørener overholder kontraktskravene. En etablert oppfølgingsprosess kan inkludere regelmessige møter og rapportering.
3. Operasjonelt nivå - fokuser på den daglige driften. Her er det viktig å sikre at leveranser skjer i tide og i tråd med spesifikasjoner. Dersom det ikke skjer, er man nødt for å håndtere avvik raskt og effektiv. Prosedyrer for hvordan man håndterer avvik bør være avtalt.

Question 17

Hvordan kan man vektlegge bærekraft i evalueringsmodeller?

Answer 17

Attributt:
* Inkludere poeng for miljøprestasjoner, som karbonutslipp, resirkulerbarhet, eller bruk av grønne teknologier.
* For eksempel 30% vekting for bærekraft og gi full score til leverandører som bruker minst 50% resirkulerte materialer eller tilbyr CO2- nøytrale løsninger.

Kost-nytte og LCC/TCO:
* Bruk miljøkrav som grunnleggende kvalifikasjonskriterier, for eksempel krav om ISO 14001-sertifisering eller bruk av bærekraftige materialer i produksjonen.

Question 18

Hva vil typisk være TCO og LCC ved anskaffelse av en vindpark offshore?

Answer 18

TCO for en offshore vindpark
1. Innkjøps- og installasjonskostnader:
* Konstruksjon og oppsett av vindmøllene
* Kostnader for transport og installasjon offshore, inkludert transport av materialer og arbeidere
* Innkjøpskostnader for vindturbiner, fundamenter og elektriske komponenter
2. Driftskostnader:
* Kostnader for daglig drift, inkludert løpende inspeksjoner og overvåking
* Energiforbruk for støtteutstyr og vedlikeholdsfartøy
3. Vedlikeholdskostnader:
* Planlagt vedlikehold, inkludert reservedeler, smøring, og utskiftning av små komponenter
* Uforutsette reparasjoner ved skade, enten på grunn av mekaniske problemer eller værforhold
4. Energi- og nettverkskostnader:
* Kostnader knyttet til energioverføring fra vindparken til landbaserte energinettverk
* Tap av inntekter ved nedetid eller redusert effektivitet
5. Avhendingskostnader:
* Fjerning av vindmøller og fundamenter ved slutten av prosjektets levetid
* Kostnader knyttet til miljøtiltak og avfallshåndtering

LCC for en offshore vindpark
LCC for en offshore vindpark vil i stor grad overlappe med TCO, men med et større fokus på langsiktige kostnader over hele levetiden:
1. Prosjektplanlegging og utviklingskostnader:
* Kostnader for prosjektplanlegging, miljøundersøkelser og søknadsprosesser i tidlig fase
* Juridiske kostnader for lisensiering og tillatelser
2. Kapitalutgifter (CAPEX):
* Kostnader for alle nødvendige investeringer i utstyr, teknologi og infrastruktur ved oppstart
3. Driftskostnader (OPEX) over levetiden:
* Samlede årlige driftskostnader og vedlikeholdskostnader som vurderes over hele vindparkens levetid
4. Livsløpsvedlikehold og utskiftinger:
* Regelmessig vedlikehold for å sikre optimal ytelse
* Planlagt utskifting av turbiner eller andre kritiske komponenter etter forventet levetid
5. Energikostnader og inntektsstrømmer:
* Forventede inntekter fra salg av produsert energi, med fradrag for energitap og nedetid
* Langsiktige strømavtaler som kan sikre stabil inntektsstrøm, samt variable strømkostnader som påvirker inntjeningen
6. End of Life (avhending):
* Planlegging og gjennomføring av avhending, inkludert de miljømessige og økonomiske aspektene ved å fjerne alle konstruksjoner
* Miljøtiltak og kostnader for å returnere havbunnen til naturlig tilstand

Question 19

Beskriv hva du legger i begrepet anskaffelsesstrategi.

Answer 19

En anskaffelsesstrategi er en planlagt tilnærming som setter retning og definerer hvordan en organisasjon skal gjennomføre sine innkjøp for å møte sine behov på en effektiv og kostnadseffektiv måte. Strategien tar hensyn til virksomhetens overordnede mål, budsjett, og eksterne faktorer som leverandørmarkedet, teknologi, reguleringer, og miljøhensyn.

Question 20

Hvilke faser vil typisk arbeidet med anskaffelsesstrategi kunne deles inn i og hva vil inngå i de ulike fasene?

Answer 20

Anskaffelsesprosessen:
1. Planfase
a. Behovsanalyse
b. Markedsanalyse
c. Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjoner, tildelingskriterier (evalueringsmodell), frister skal bestemmes
d. Utarbeide en anskaffelsesstrategi ved bruk av analyseverktøy i kategoristyring som krajlic og porter
2. Konkurransefase, evaluering og tilbud
a. Publisere konkurransen i henhold til regelverket. Anskaffelser over terskelverdien på 1 300 000 skal utføres etter bestemte prosedyrer og skal publiseres på Doffin/TED. Informasjon om kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjoner, tildelingskriterier, frister osv skal publiseres for å sikre forutberegnlighet, likebehandling og gjennomsiktighet
b. Dersom det kommer inn spørsmål skal alle svarene publiseres ihht likebehandlingsprinsippet og skal være tilgjengelig for alle.
c. Tilbudene skal behandles objektivt og «hemmelig»
d. Tilbudene skal først sjekke om tilfredsstiller kvalifikasjonskravene for konkurransen. De som ikke følger disse, blir avvist.
e. Evaluering av de godkjente tilbudene ifølge evalueringsmodellen.
f. Utarbeide en tildelingsbegrunnelse
g. Alle leverandørene skal gjøres kjent med valg av tildeling og skal få tid til å be om begrunnelse og evt. Klage på begrunnelsen.
3. Gjennomføring og forbedring
a. Gjennomføre kontrakten etter avtalen. Ha en oppfølgingprosedyre med eventuelle møter osv.
b. Dersom det oppstår avvik skal dette rapporteres og det skal være et avvikshåndteringssystem.
c. Evaluere kontrakten ved slutten for eventuelle forbedrelser som kan gjøres ved nye anskaffelser.

Question 21

Beskriv hvilke krav som gjelder i ulike faser av en anskaffelse

Answer 21

Beskriv hvilke krav som gjelder i ulike faser av en anskaffelse.
1. Planleggingsfase:
a. Oppfyller kravene til konkurranse
b. Behov kartlegges
c. Anskaffelsen skal utføres slik at det sikrer best mulig bruk av offentlige midler
d. Kravspesifikasjon skal utformes på en objektiv og konkurransenøytral måte
e. Definere kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier
2. Kunngjørings og tilbudsfasen
a. Kunngjøre konkurransen i henhold til regelverkets bestemmelser, avhengig av anskaffelsens verdi.
b. Kunngjøringen må inneholde nødvendig informasjon, som frister, kravspekk, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og anskaffelsesprosedyre
c. Tilbud håndteres konfidensielt
d. Likebehandling, alle leverandører skal ha tilgang til samme informasjon
3. Evaluering- og tildelingsfasen
a. Evaluere tilbud objektivt
b. Gjennomsiktig
c. Utarbeide en tildelingsbeslutning
d. Informere andre leverandører om tildelingsbeslutningen
i. Mulighet for å be om begrunnelse
ii. Klage
4. Gjennomførings- og oppfølgingsfasen
a. Avtalen skal gjennomføres i tråd med avtale vilkår
b. Oppfølging
c. Eventuelle endringer av kontrakten må være innenfor regelverkets rammer og kan ikke innebære vesentlige endringer som kunne ha påvirket konkurransen

Question 22

Hvilken effekt har anskaffelsesregelverket på leverandørmarkedet?

Answer 22

1. Økt gjennomsiktighet: Anskaffelsesregelverket pålegger offentlige oppdragsgivere å kunngjøre kontrakter og prosesser gjennom plattformer som Doffin (i Norge) og TED (i EU). Dette gir leverandører bedre innsikt i muligheter og prosesser, samtidig som det reduserer risikoen for korrupsjon og favorisering. Økt gjennomsiktighet gir også leverandører innsikt i krav og kriterier, slik at de kan forbedre sine tilbud og forberede seg bedre til fremtidige konkurranser.

2. Økt grenseoverskridende handel: Gjennom EØS-avtalen og harmonisering av anskaffelsesregelverket på tvers av EU- og EØS-land, åpnes det for at leverandører fra andre land kan delta i konkurranser om offentlige kontrakter. Dette utvider markedet for leverandører som kan tilby sine varer og tjenester på tvers av landegrenser. For oppdragsgivere betyr dette tilgang til et bredere utvalg av leverandører og løsninger, som kan bidra til innovasjon og mer konkurransedyktige priser.

3. Økt konkurranse: Regelverket bidrar til økt konkurranse ved å sikre at alle kvalifiserte leverandører, uansett størrelse eller geografisk plassering, får muligheten til å konkurrere om offentlige kontrakter. Dette stimulerer til bedre kvalitet, lavere priser, og mer innovative løsninger, da leverandører må tilby det beste produktet eller tjenesten til en konkurransedyktig pris for å vinne kontrakten.

4. Økte prisbesparelser: Økt konkurranse og transparens legger press på leverandørene til å tilby mer kostnadseffektive løsninger. Når flere leverandører konkurrerer om en kontrakt, resulterer det ofte i bedre priser for oppdragsgiver. I tillegg gir regelverket rom for å stille krav som kan redusere de totale livssykluskostnadene til produktet eller tjenesten, slik som krav til miljøvennlighet og energieffektivitet, som kan gi økonomiske besparelser på sikt.

Question 23

Hva kalles brudd på konkurranseprinsippet? Nevn noen eksempler på dette.

Answer 23

Brudd på konkurranseprinsippet kalles for ulovlige direkteanskaffelser.

Eksempler:
* Manglende kunngjøring. Oppdragsgiver tildeler en kontrakt direkte til en leverandør uten å kunngjre den på DOFFIN/TED når det er påkrevd.
* Ulovlig kontraktsforlengelse. Forlengelse eller endring av kontrakt uten at dette var inkludert som opsjon i den opprinnelige avtalen.
* Oppsplitting av anskaffelser. Oppdragsgiver deler opp anskaffelsen i flere små kontrakter for å unngå terkselverdier og krav til kunngjøring. Beløpsgrensen på NOK 500.000 jfr. anskaffelsesforskriftens § 2-1 annet ledd.
* Gjenbruk av avlyste konkurranser. Tildeling basert på en konkurranse som er avlyst uten at en ny kunngjøring er foretatt.
* Oppdragsgiver bruker en rammeavtale som andre oppdragsgivere har ingått.

Question 24

Hva er de grunnleggende prinsippene for alle anskaffelser over kr 100.000 eks mva?

Answer 24

1. Konkurranseprinsippet: konkurranse er den store hovedregel for å sikre mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige.
2. Forholdsmessighetshetsprinsippet: krav og kriterier som stilles må stå i forhold til de mål som ønskes oppnådd. Det må være en passende balanse mellom mål og virkemiddel slik at kravene som stilles ikke går utover gevinsten.
3. Likebehandlingsprinsippet: ikke diskriminerer og usaklig forskjellsbehandle på grunnlag av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Det betyr for eksempel at du ikke kan vise til et bestemt fabrikat, prosess ol.
4. Forutberegnelighetsprinsippet: anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene og sikre åpenheet om alle stadier i prosessen. Det betyr at alle krav og kriterier skal være klare og tydelige for leverandørene.
5. Etterprøvbarhet: leverandører, eventuelle tredjeparter og virksomhet kan sjekke om reglene som gjelder for konkurransen er fullgt. Det betyr at det skal være mulig å sjekke at krav og kriterier som stilles i konkurransegrunnlaget faktisk blir hensyntatt under evalueringen.

Loa § 4.

Question 25

Hvorfor har vi konkurranseprinsippet?

Answer 25

Formål:
1. Sikre effektiv bruk av offentlige midler
2. Fremme innovasjon og kvalitet
3. Hindre korrupsjon og favorisering
4. Bygge tillig og rettferdighet i prosessen

Question 26

Hva er RFI, RFQ, RFP, ITT

Answer 26

RFI: utforske markedet
RFQ: samle pristilbud
RFP: be om løsninger og detaljerte tilbud
ITT: Formell invitasjon til konkurranse

Question 27

Hva er en anskaffelse?

Answer 27

En anskaffelse er prosessen der en virksomhet skaffer varer og/eller tjenester for å dekke sine behov.

Question 28

Hva er forskjellen på kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier?

Answer 28

Kvalifikasjonskrav: Handler om leverandøren.
Kravspesifikasjon: Handler om leveransen.
Tildelingskriterier: Brukes til å finne det beste tilbudet.