Pensum

Question 1

THE CONTEXTUAL DESIGN PROCESS

Answer 1

1. Contextual Inquiry (Tal med brugerne mens de arbejder)
2. Work Modeling (Udarbejde en konkret repræsentation af brugernes arbejde)
3. Consolidation (Se på tværs af brugerne)
4. Work Redesign (Design en ny arbejdspraksis)
5. User Environment Design (Strukturér systemet så det understøtter arbejdet)
6. Mockup and Test with Customers (Afprøv designet)
7. Putting into practice

Question 2

The MUST method (6 principles)

Answer 2

• fokuserer på de tidlige aktiviteter i en udviklingsproces
• inkluderer ledelsesudfordringer i forbindelse med designprocessen i en organisatorisk kontekst
• analyse af behov og muligheder, project management og planlægning af teknisk og organisatorisk implementering

Principper:
1. Participation
• Læringsproces mellem IT professionelle og brugere
• Brugeres ret til indflydelse på egne arbejdsbetingelser
2. Close Links to Project Management
• Uddeling af opgaver til designteamet (udarbejdelse af projektet) og styrings-komitéen (håndtering af konflikter i forbindelse med projektet)
3. Design as a Communication Process
• Iteration mellem abstrakt og konkret viden for at opnå indsigt
4. Combining Ethnography and Intervention
• Ved at gå frem og tilbage imellem at observere brugerne og beskrive disse observationer, kan IT professionelle og brugere skabe en forståelse af de nuværende aktiviteter som er relevant for designet
• Gennem forandring bliver organisationens og brugernes opfattelse af denne klar, hvilket den ikke nødvendigvis var efter interviews
5. Co-development of IT, Work Organization, and Users’ Qualifications
• Foreslå passende træning/oplæring til brugerne samt en evaluering af omkostningerne herved
6. Sustainability
• Brugerinddragelse → det nye system passer til arbejdspraksis og håndtering af konflikter i forbindelse med implementering

Question 3

5 Design Process Activities

Answer 3

1. Project Establishment
   • Præcisering og forhandling af målet, ambitionsniveau, omfang og betingelser for projektet
2. Strategic Analysis
   • Fokus for strategisk analyse er de funktionelle krav af miljøet
3. In-Depth Analysis of Selected Work Domains
   • Teknikker der skal udvikle en forståelse af arbejdspraksis, af det nuværende system ved brugen af interviews, observationer, dokument analyse og workshops
4. Developing Visions for the Overall Change
   • Udvikle sammenhængende visioner for forandring ved besøg af lignende arbejdspladser, holde fremtidige workshops, datamodellering og udarbejdelse af mock-ups og prototyper
   • Designrapport:
   o Styringskomitéen beslutter hvad der skal medtages som basis for det nye system og hvad der skal ”specialsyes” til netop denne virksomhed og evt. hvilke dele der skal afvises
   o Positive og negative konsekvenser af visionen, implementeringsomkostninger, teknisk og organisatorisk implementering og oplæring/træning af brugere
5. Anchoring the Visions
   • Samarbejde mellem designteamet og dem der tager sig af teknisk og organisatorisk implementering

Question 4

Knowledge Types

Answer 4

Explicit (eksplicit):

• Knowledge that has at minimum been “captured” and articulated and has ideally been “codified“, i.e. documented, structured, and disseminated.
• Knowledge that is transmittable in formal, systematic language.

Tacit (tavs):

• Knowledge that resides in people’s heads or “muscle memory” and may be destined to remain there
• Knowledge rooted in action, commitment, and involvement in a specific context which makes it hard to formalize and communicate

Question 5

4 Modes of Knowledge Creation

Answer 5

• Socialization through shared experience
• Combination through reconfiguration of existing information
• Externalization through the use of metaphors
• Internalization through action (“learning by doing”)

Question 6

Contextual Inquiry - 4 Principper

Answer 6

1. Context
   - Tag ud på brugernes arbejdsplads og se dem udføre deres arbejde
2. Partnership
   - Tal med brugerne om deres arbejde mens de udfører det, og engagér dem i at afdække usagte aspekter ved arbejdet
3. Interpretation
   - Udvikl en fælles forståelse med brugerne af de aspekter ved arbejdet som er i fokus
4. Focus
   - Fokusér din ”contextual inquiry” ud fra en klar forståelse af formålet

Question 7

Mester/lærling-modellen

Answer 7

• At observere arbejdet afslører arbejdets struktur, dvs. de mønstre der gentages
• Denne forståelse omfatter også de variationer, som er nødvendige for at kunne arbejde hensigtsmæssigt under forskellige omstændigheder (f.eks. med forskellige ansættelsessager)
• Ved at se gentagelse efter gentagelse bygger lærlingen sin forståelse og overblik over hvordan arbejdet skal udføres
• På samme måde observere designeren mange processer og mange brugere for at kunne spotte fælles strategier for hvordan arbejdet udføres

Question 8

7 types of Social Networks

Answer 8

1. Functional networks
2. Cross-functional networks
3. Interpersonal networks
4. Innovation networks
5. Inter-business unit networks
6. Customer networks
7. Communities of practice

Question 9

Customer-Developer Links

Answer 9

Se figur i noter

Question 10

5 work models

Answer 10

1. Flow
   - Repræsenterer den kommunikation og koordinering der er nødvendig for at kunne udføre arbejdet.
2. Sequence
   - Viser de detaljerede trin i en arbejdsgang som er nødvendige for at opnå en bestemt hensigt.
3. Artifact
   - Viser de fysiske ting der skabes for at kunne understøtte arbejdet, deres struktur, brug og hensigt.
4. Culture
   - Repræsenterer begrænsninger på arbejdet forårsaget af politiske forhold, kultur eller værdier.
5. Physical
   - Viser de fysiske aspekter af arbejdsmiljøet som har betydning for arbejdets udførelse.

Lav nye modeltyper hvis der er behov for det.

Question 11

The Affinity Diagram

Answer 11

• Organiserer de noter man har udarbejdet i forbindelse med gennemførelse af en ”interpretation session” for en enkelt bruger i et enkelt ”diagram”: “It reveals in one place all the issues, worries, and key elements of work practice relevant to the team’s focus.”
• Udarbejdes bottom-up-issues relateret til samme emne grupperes i en hierarkisk struktur
• Den enkelte gruppering giver ny indsigt i arbejdet og bibringer overblik: ”Labels are the customer’s voice speaking from the wall” & ”The affinity tells a story of the customer that matters for design”
• Klar sammenhæng fra data til overordnede issues (grupperinger)

Question 12

Consolidated Work Models

Answer 12

• Flow Models (generelle roller)
• Sequence Models (hvordan arbejder man generelt?)
• Artifact Models (how people organize and structure their work from day to day)
• Physical Models (Viser de fælles fysiske karakteristika på tværs af de enkelte brugeres arbejdspladser)
• Cultural Models (viser de fælles kulturelle aspekter på tværs af brugergruppen + fælles værdier, konflikter og politikker)

Question 13

2 løsninger

Answer 13

1. At sikre at dem, der udvikler systemer, har samme interesse som dem, der implementerer dem
2. At sikre at design bygger på solide design-begreber

Question 14

Storyboards

Answer 14

• ’Tegneserier’ som beskriver, hvordan systemet – som defineret i visionen – vil fungere
• Tager udgangspunkt i indholdet i modellerne
• Storyboards fungerer som bindeledet mellem sekvens diagrammer og visionen

Question 15

Brug af metaforer

Answer 15

Tre trin:
1. Generering af metaforer: At få ideer til metaforer som kan bruges i design processen
2. Evaluering af metaforer: Valg af de(n) metafor(er) der passer bedst
Udvikling af metaforer: 3. Brug af metaforer under design

• Bruges til at få design ideer fra andre domæner
• Bruges til at gøre systemer lettere at forstå

Question 16

Systems design

Answer 16

Om hvordan man kommer fra en vision og storyboards til et system design

Mål: Sammenhæng!

• Ensartethed og konsistens i brugergrænsefladen
• Naturlig og flydende understøttelse af arbejdspraksis
• Designet må ikke forstyrre: De bedste designs er usynlige i den forstand, at man kan fokusere på indholdet i arbejdet - ikke hvordan systemet virker
• Understøtte hele arbejdet - ikke bare løse enkeltstående problemer
• Det er ikke brugerne der skal integrere på tværs af systemer!

Question 17

UED (User Environment Design)

Answer 17

Lektion 7???

Question 18

STD (Socio-teknisk design)

Answer 18

Socio-technical design lægger lige meget vægt på tekniske og sociale elementer, når ny arbejdspraksis defineres

Værdier:

• Menneskers rettigheder og behov skal prioriteres mindst lige så højt som de tekniske systemer
• Demokrati – i form af at mennesker skal have indflydelse på de forhold der påvirker dem – også i deres arbejdsliv

Principper:

• Vigtigheden af at arbejde i grupper og have social kontakt
• Midlet er lige så vigtigt som målet i den forstand, at hvis man ønsker en menneskelig, innovativ og effektiv arbejdsplads, så skal processen også være det

Question 19

Organisatorisk forandring

Answer 19

”Wired world”-organisationer

”Built to last”-organisationer

Question 20

Papirprototyper

Answer 20

• Papir prototyper – eller mock-ups – er et godt udgangspunkt for tidlige prototyper.
• Papir prototyper består af skitser af brugergrænseflade (vinduer).
• En prototype er ikke en demo men en design rekvisit, som gør det muligt for brugeren at: ”Play out the experience of living with the new system by acting out their real work in the prototype, customers can make their unarticulated knowledge explicit.”
• Vi vil gerne så tæt på den ”rigtige” fremtidige brugssituation som muligt. Kræver: Realistiske brugerdata & Realistiske forløb med udgangspunkt i modellerne.

Question 21

Fra modeller til mock-ups

Answer 21

User Environment Design:

• Fokusområde –> vindue
• Funktioner –> knapper / - kommandoer
• Objekter –> informationer / felter
• Links –> mulighed for at skifte til andre vinduer

Flowmodellen:
- Understøttes flows? Kan man tilgå de informationer som udveksles? Kan man koordinere?

Artefaktmodellen:
- Er der tilsvarende virtuelle artefakter? Er al relevant informationen i spil?

• Sekvensmodellen & storyboards:
  Kan man udføre sekvenserne? Understøttes de enkelte trin?
• Affinity diagrammet:
  Issues & breakdowns  Hvad er løsningen?
• Den fysiske model:
  Er der specielle omstændigheder? Er der taget højde for de fysiske forhold?
• Kulturmodellen:
  Er det her ”spiseligt”?
• Visionen:
  Er vi tro mod visionen?

Question 22

2 prototyping strategier

Answer 22

1. Throw-away prototyping:
   - Prototyper anvendes til at afklare usikkerheder i designet og til at eksperimentere med forskellige alternativer, hvorefter de smides væk. Selve designet genbruges i det videre forløb, men selve koden (hvis der er kode) smides væk.
2. Evolutionary prototyping:
   - Prototypen udvikles i en iterativ proces og bliver til det endelige produkt.

Question 23

6 prototyping problemer

Answer 23

1. Performance issues:
   - Dårlig teknisk kvalitet.
2. Misunderstandings:
   - Væsentlige interessenter fanger ikke at det er en prototype – ikke et færdigt system. Man kan f.eks. skabe urealistiske forventninger.
3. Code maintainability:
   - Resulterer ofte i dårlig teknisk kvalitet, fordi kode bare er lavet for at holde prototypen i luften.
4. Delivering a throw-away:
   - Ledelsen insisterer på, at det, der var tænkt som en throw-away, ender som det egentlige system.
5. Budgetting:
   - Den optimisme, der kommer fra hurtigt at kunne stable en prototype på banen, gør at man underestimerer resten af forløbet.
6. Completion and conversion:
   - Man skal være meget forsigtig med at anvende et andet sprog til at udvikle prototypen i, end det sprog den endelige implementering udføres i.

Question 24

Complexity and uncertainty

Answer 24

• The degree of complexity represents the amount of relevant information that is available in a given situation.
• The degree of uncertainty represents the availability and reliability of the information that is relevant in a given situation.

Question 25

The principle of limited reduction

Answer 25

Relying on analytical behavior to reduce complexity introduces new sources of uncertainty and this requires experimental countermeasures.

Relying on experimental behavior to reduce uncertainty introduces new sources of complexity requiring analytical countermeasures.

Question 26

Modes of operation (design approach)

Answer 26

Analytical: Simplify the available information through abstraction in order to reach a deeper and more invariant understanding.
→ specifications (means of expression) to describe abstractly the properties and behavior of the system.

Experimental: Learn from experiences generating new information.
→ prototypes and mock-ups to illustrate the behavior of part of the system.

Question 27

The spiral model (4 steps)

Answer 27

1. Identify
2. Evaluate alternatives relative to objectives and constraints
3. Determine the relative remaining risks
4. Review product

Question 28

Other development methodologies

Answer 28

RAD (Rapid Application Development)

• is similar to the waterfall model but it substantially reduces the time through reduction in steps.
• RAD, like prototyping, uses iterative development tools to speed up development:
• GUI, reusable code, code generation, and programming, language testing and debugging

Agile development
- are being developed for those situations where a predictable development process cannot be followed.

Question 29

TQM

Answer 29

“TQM is an integrative philosophy of management for continuously improving the quality of products and processes. TQM functions on the premise that the quality of the products and processes is the responsibility of everyone who is involved with the creation or consumption of the products or services offered by the organization. In other words, TQM capitalizes on the involvement of management, workforce, suppliers, and even customers, in order to meet or exceed customer expectations”.

Question 30

Kaizen

Answer 30

• Kaizen stresses fact-based improvement.
• The quality system for improvement that all teams must master is statistical process control (SPC).
• A process in statistical control is stable, delivers consistent (predictable) performance, and can be improved by analyzing and then changing the process.
• In SPC we do not start by deciding what data to collect—we start by deciding what we want to improve.
• If the data help us to improve, it is useful.

Question 31

Quality Function Deployment (QFD)

Answer 31

Quality function deployment (QFD) is a “method to transform user demands into design quality, to deploy the functions forming quality, and to deploy methods for achieving the design quality into subsystems and component parts, and ultimately to specific elements of the manufacturing process.”

1. Product Planning
2. Product Design
3. Process Planning
4. Process Control

Question 32

Usability Engineering Model (UEM)

Answer 32

1. Predesign
   - The first stage of the usability lifecycle aims at understanding the target user population and user tasks.
2. Design
   - Participatory design: Involve users, but use concrete and visible designs, preferably in the form of prototypes, instead of voluminous system specifications.
   - Coordinated design: Ensure interface consistency through centralized authority, code sharing, constraining development environment, standards, guidelines, and heuristic evaluation.
3. Postdesign
   - A newly released product can be viewed as a prototype of future products, and in most cases it is certainly the prototype of its own next release.

Question 33

Web 1.0 vs. Web 2.0

Answer 33

• Web 1.0
  Statisk info
  Envejskommunikation

- Web 2.0
Co-creation
Deling
Interaktion
Samarbejde

Question 34

Social Computing

Answer 34

Teknologi der understøtter kommunikation og interaktion

Question 35

INSOURCING

Answer 35

• This is the “make” decision.
• A firm provides IS services or develops IS in its own in-house
  IS organization.

Drivers favoring this decision:
- Keep core competencies in-house.
- IS service or product that requires considerable security or confidentiality.
- Time available in-house to complete IS projects.
- Adequate training, experience or skills of in-house IT personnel to
provide service or develop software.

Challenges to insourcing:

• Getting needed IT resources from management.
• Finding a reliable competent outsource provider.

Question 36

OUTSOURCING

Answer 36

• The purchase of a good or service that was previously provided internally, or that could be provided internally.

Drivers favoring this decision:
- Cost reduction achieved through economies of scale (outsourcer may
be able to negotiate lower prices on hardware and software).
- Help a company transition to new technologies through access to larger IT talent pools.
- Bringing in outside expertise can help management focus more attention on core activities rather than on IT issues.
- Outsourcing companies know how to hire, manage, and retain IT staff.
- Greater capacity on demand.
- Overcome inertia to consolidate data centers.
- Provides a cash-infusion.

Challenges to outsourcing:

• Maintaining an adequate level of control
• Maintaining ability to respond to technological innovation
• Avoiding a loss of strategic advantage
• Avoiding overreliance on outsourcing provider
• Competitive secrets will be harder to keep.
• Ensuring cost savings while protecting quality
• Working effectively with suppliers

Question 37

CAPTIVE CENTERS

Answer 37

• An overseas subsidiary that is set up to serve the parent company.
• Alternative to offshoring or nearshoring.

Four major strategies that are being employed:

1. Hybrid Captive
   - performs core business processes for parent company but outsources noncore work to offshore provider.
2. Shared Captive
   - performs work for both parent company and external customers.
3. Divest captive
   - has a large enough scale and scope that it is well- positioned to be sold for a profit by the parent company.
4. Terminated Captive
   - has been shut down, usually because its inferior service was hurting the parent company’s reputation.

Question 38

IT management model

Answer 38

• “Factory IT” encompasses the bulk of an organizaDon’s IT acDviDes, applying lessons from the producDon floor— scale, standardizaDon, and simplificaDon—to drive efficiency, opDmize delivery, and lower unit costs.
• “Enabling IT” is focused on helping organizaDons respond more effecDvely to changing business needs and gain a compeDDve advantage by spurring innovaDon and growth.