Organização e Controle de Documentos

Question 1

Quanto a procedência, quais tipos que documentos existem?

Answer 1

Os documentos de arquivos e os documentos públicos

Question 2

Quanto ao valor, quais tipos de arquivos existem?

Answer 2

•Administrativo
•Fiscal
•Informativo
•Legal
•Permanente
•Primário
•Probatório
•Secundario

Question 3

Quanto a natureza do assunto, quais tipos de arquivos existem?

Answer 3

Existem os ostensivos e sigilosos

Question 4

Quanto ao gênero, quais os tipos de documentos que existem?

Answer 4

• Textuais
• Cartográficos
• Iconográficos
• Filmográficos
• Sonoros
• Micrográficos
• Informáticos

Question 5

O que são documentos de arquivos?

Answer 5

São todos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades e podem constituir elementos de prova ou de informação.

Question 6

O que são os Documentos Públicos?

Answer 6

São todos os documentos de qualquer formato, produzidos ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.

Question 7

O que são documentos ostensivos?

Answer 7

São documentos não restritos, já que sua natureza não prejudica a administração.

Question 8

Quais os diferentes graus de sigilo em relação a documentos?

Answer 8

Existem os reservados, confidenciais, secretos e ultrassecretos.

Question 9

O que são documentos textuais?

Answer 9

São documentos impressos e manuscritos.

Question 10

O que são documentos cartográficos?

Answer 10

São documentos com representações geográficas.

Question 11

O que são documentos iconográficos?

Answer 11

São documentos que contêm imagens estáticas (fotos).

Question 12

O que são documentos filmográficos?

Answer 12

São documentos audiovisual.

Question 13

O que são documentos
micrográficos?

Answer 13

Documentos de microfilme e microficha.

Question 14

O que são documentos Informáticos?

Answer 14

HD, disquete, CD etc.

Question 15

Quais os principais documentos internos utilizados em uma empresa?

Answer 15

Ata de reunião
Documento Circular
Memorando
Relatório
Requerimento
Regulamento interno

Question 16

Quais os principais documentos externos utilizados em uma empresa?

Answer 16

Protocolo
Avisos e notificações
Anúncios
Procuração
Contrato

Question 17

O que é uma ata de reunião?

Answer 17

É um resumo ou registro escrito dos fatos e das decisões, ocorrências ou resoluções de uma assembleia, sessão ou reunião. Visa retratar fielmente o ocorrido nessa reunião, detalhando as falas e intervenções para que seja utilizada futuramente para averiguar os ocorridos e as ações tomadas.

Question 18

O que é um documento circular?

Answer 18

É destinada aos funcionários da empresa ou de um setor e é remetida pela direção da empresa, ou chefia do setor ou departamento. A circular tem como objetivo a transmissão de normas, ordens, avisos e comunicados. Como seu próprio nome indica, sua função é a de divulgar as informações entre todos os destinatários.

Question 19

O que é um documento memorando?

Answer 19

É um documento utilizado entre os setores ou departamentos de uma empresa, de forma escrita e formal, que traz eficiência na transmissão de informações e tem como característica principal a agilidade por meio de uma tramitação rápida e simples.

Question 20

O que é um relatório?

Answer 20

É um documento utilizado para reportar informações parciais ou totais sobre um decreto, uma decisão, um projeto, uma atividade, uma pesquisa ou outro evento. Usualmente, é elaborado em uma formatação padronizada, podendo ser flexível, e de três tipos: Crítico, de Síntese e de Formação.

Question 21

O que é um requerimento?

Answer 21

É um documento utilizado pela empresa para solicitar informações ou fazer pedidos a um órgão público, uma instituição ou uma autoridade: utilizado em especial por escolas, faculdades, prefeituras etc. Deve constar no requerimento: identificação do órgão a que se dirige, introdução com o destinatário, a mensagem com as aspectos a serem atendidos, data e assinatura do requerente.

Question 22

O que é um regulamento interno?

Answer 22

É um documento que contém um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é nele que se determina o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade. Este tipo de documento pode conter parâmetros legais da instituição, missão, visão, valores éticos, ordem de processos, controle informacional e sua hierarquia, tabela de temporalidade, declarações de direitos e deveres etc.

Question 23

O que é um protocolo?

Answer 23

O termo protocolo tem um significado bastante, amplo, mas quando relacionado à comunicação empresarial, é um livro em que a empresa registra a entrega de correspondências, pode ter também de uso interno, no registro da troca de documentos entre departamentos. Serve também para mapear o trajeto que o documento faz na instituição, determinando com exatidão onde se encontra o documento na hora da sua consulta.

Question 24

O que são avisos e notificações?

Answer 24

De caráter oficial e às vezes compulsório, os avisos e as notificações são comunicações em que a empresa dá conhecimento público de um fato (editais internos, aviso em jornais, cartas etc.). Este tipo de documento pode ser físico ou eletrônico. Na versão eletrônica, pode ser distribuído como um sistema de alerta, também conhecido como mala direta, ou pode ser feito conforme o perfil de seus funcionários ou usuários, também chamado de disseminação seletiva da informação.

Question 25

O que é um anúncio?

Answer 25

É uma informação pela qual a empresa faz saber, ou dá conhecimento de algo ao público em geral; pode ser de forma impressa, digital ou falada. Sua função é mostrar as qualidades da instituição, suas virtudes, inovação de produtos e serviços, alegando, entre aspas, que a instituição é a mais capacitada do mercado, que seus postos de trabalho são os mais eficientes do panorama funcional e que a instituição é de suma importância para o seu cenário de mercado.

Question 26

O que é uma procuração?

Answer 26

É um documento utilizado pela empresa para atribuir a outra pessoa (sócio, gerente, advogado) o direito de representação legal, podendo, com isso, tomar decisões em seu nome. A procuração se constitui basicamente por duas partes: identificação do representado e do representante e objeto e âmbito da procuração.

Question 27

O que é um contrato?

Answer 27

É um vínculo jurídico entre empresas ou entre empresa e pessoa física, como, por exemplo, o cliente. É um acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos, sendo resguardado pela segurança jurídica. No contrato, são determinados os interesses e ele é assinado por ambas as partes. Neste documento, são conduzidas ações, funções, adequações legais da constituição, para não ferir a ética e nem a moral.

Question 28

Quais os principais tipos de pastas utilizadas para a organização de documentos?

Answer 28

1. Pasta suspensa
2. Pasta Sanfonada
3. Pasta catálogo ofício
4. Pasta com aba elástica
5. Pasta L
6. Pasta grampo
7. Pasta AZ
8. Arquivo morto