Organização e Controle de Documentos Flashcards
Quanto a procedência, quais tipos que documentos existem?
Os documentos de arquivos e os documentos públicos
Quanto ao valor, quais tipos de arquivos existem?
•Administrativo
•Fiscal
•Informativo
•Legal
•Permanente
•Primário
•Probatório
•Secundario
Quanto a natureza do assunto, quais tipos de arquivos existem?
Existem os ostensivos e sigilosos
Quanto ao gênero, quais os tipos de documentos que existem?
• Textuais
• Cartográficos
• Iconográficos
• Filmográficos
• Sonoros
• Micrográficos
• Informáticos
O que são documentos de arquivos?
São todos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades e podem constituir elementos de prova ou de informação.
O que são os Documentos Públicos?
São todos os documentos de qualquer formato, produzidos ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.
O que são documentos ostensivos?
São documentos não restritos, já que sua natureza não prejudica a administração.
Quais os diferentes graus de sigilo em relação a documentos?
Existem os reservados, confidenciais, secretos e ultrassecretos.
O que são documentos textuais?
São documentos impressos e manuscritos.
O que são documentos cartográficos?
São documentos com representações geográficas.
O que são documentos iconográficos?
São documentos que contêm imagens estáticas (fotos).
O que são documentos filmográficos?
São documentos audiovisual.
O que são documentos
micrográficos?
Documentos de microfilme e microficha.
O que são documentos Informáticos?
HD, disquete, CD etc.
Quais os principais documentos internos utilizados em uma empresa?
Ata de reunião
Documento Circular
Memorando
Relatório
Requerimento
Regulamento interno
Quais os principais documentos externos utilizados em uma empresa?
Protocolo
Avisos e notificações
Anúncios
Procuração
Contrato
O que é uma ata de reunião?
É um resumo ou registro escrito dos fatos e das decisões, ocorrências ou resoluções de uma assembleia, sessão ou reunião. Visa retratar fielmente o ocorrido nessa reunião, detalhando as falas e intervenções para que seja utilizada futuramente para averiguar os ocorridos e as ações tomadas.
O que é um documento circular?
É destinada aos funcionários da empresa ou de um setor e é remetida pela direção da empresa, ou chefia do setor ou departamento. A circular tem como objetivo a transmissão de normas, ordens, avisos e comunicados. Como seu próprio nome indica, sua função é a de divulgar as informações entre todos os destinatários.
O que é um documento memorando?
É um documento utilizado entre os setores ou departamentos de uma empresa, de forma escrita e formal, que traz eficiência na transmissão de informações e tem como característica principal a agilidade por meio de uma tramitação rápida e simples.
O que é um relatório?
É um documento utilizado para reportar informações parciais ou totais sobre um decreto, uma decisão, um projeto, uma atividade, uma pesquisa ou outro evento. Usualmente, é elaborado em uma formatação padronizada, podendo ser flexível, e de três tipos: Crítico, de Síntese e de Formação.
O que é um requerimento?
É um documento utilizado pela empresa para solicitar informações ou fazer pedidos a um órgão público, uma instituição ou uma autoridade: utilizado em especial por escolas, faculdades, prefeituras etc. Deve constar no requerimento: identificação do órgão a que se dirige, introdução com o destinatário, a mensagem com as aspectos a serem atendidos, data e assinatura do requerente.
O que é um regulamento interno?
É um documento que contém um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é nele que se determina o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade. Este tipo de documento pode conter parâmetros legais da instituição, missão, visão, valores éticos, ordem de processos, controle informacional e sua hierarquia, tabela de temporalidade, declarações de direitos e deveres etc.
O que é um protocolo?
O termo protocolo tem um significado bastante, amplo, mas quando relacionado à comunicação empresarial, é um livro em que a empresa registra a entrega de correspondências, pode ter também de uso interno, no registro da troca de documentos entre departamentos. Serve também para mapear o trajeto que o documento faz na instituição, determinando com exatidão onde se encontra o documento na hora da sua consulta.
O que são avisos e notificações?
De caráter oficial e às vezes compulsório, os avisos e as notificações são comunicações em que a empresa dá conhecimento público de um fato (editais internos, aviso em jornais, cartas etc.). Este tipo de documento pode ser físico ou eletrônico. Na versão eletrônica, pode ser distribuído como um sistema de alerta, também conhecido como mala direta, ou pode ser feito conforme o perfil de seus funcionários ou usuários, também chamado de disseminação seletiva da informação.
