Orga 1: Grundbegriffe der Organisation Flashcards
Grundbegriffe der Organisation
Die Organisationslehre vermittelt Erkenntnisse über die Gestaltung effizienter Strukturen und Abläufe in Unternehmen. Sie basiert auf einem System von Regelungen (z.B. Organigramme, Arbeitsanweisungen, Arbeitsablaufpläne), das Aufgaben, Rechten und Pflichten von Stelleninhabern so strukturiert, dass die Betriebsziele (z.B. Gewinn, Umsatzsteigerungen etc.) bestmöglich erreicht werden.
Sie entstand in der BWL aus dem Dualproblem, bei dem
- Differenzierung (Unterscheidung von Aufgaben, Arbeitsteilung = Auseinanderstreben) und
- Integration (Zusammenarbeit, Abstimmung = Zusammenhalt) vereinbart werden mussten
Unter Organisation ist sowohl die
- Tätigkeit des zielorientierten Gestaltens von Beziehungen in offenen sozialen Systemen zu verstehen, als auch das
- Ergebnis dieser Tätigkeit, nämlich die Gesamtheit der Regeln & die soziale Struktur, die aus dem planmäßigen und zielorientierten Zusammenwirken von Menschen entsteht & sich zur Umwelt abgrenzt
Was ist Organisation?
- Funktionaler Begriff
sieht Organisation als Handeln des Organisierens, d.h. das Verteilen von Aufgaben auf Organisationsmitglieder (Arbeitsteilung) & deren Ausrichtung auf übergeordnete Ziele (Koordination)
Was ist Organisation?
- Instrumentaler Begriff
sieht Organisation als die Gesamtheit aller Regelungen, die Mittel zum Zweck der koordinierten Aufgabenteilung sind
Was ist Organisation?
- Institutioneller Begriff
sieht Organisation als soziales System, das aus dem planmäßigen & zielorientierten Zusammenwirken von Menschen entsteht & sich zur Umwelt abgrenzt (wie ein Unternehmen, eine Behörde, ein Verein)
Idee von Organisation
- Die Welt ist dynamisch & die meisten Aufgaben zu komplex, um von einer Person allein gelöst zu werden. Damit nicht jeder macht, was er will (=Chaos), muss die Zusammenarbeit vorausgeplant und organisiert werden
- Organisation ist also der bewusste Entwurf von Regeln, um in einer arbeitsteiligen Welt die Erwartungen an das Verhalten des Einzelnen zu klären
- Organisation hilft bei der Reduzierung von Komplexität durch Selektion, Spezialisierung und Arbeitsteilung
Vorteile von Organisation
- rationellere Betriebsabläufe, und so
- Realisierung von Skaleneffekten durch
- Routinen und Spezialisierung zur
- Entlastung von Führungskräften
Nachteile von Organisation
- Verlust von Flexibilität und
- Gefahr der Schematisierung sowie
- Verlust z.B. von Kundennähe mit manchmal
- Einschränkung der Handlungsspielräume
Organisation als Instrument der Unternehmensführung
Unternehmen: juristisch selbstständige Einheit; wirtschaftliches, technisches, soziales & rechtliches Gebilde
Aufgabe: Erstellung und Absatz von Gütern und/oder Dienst-leistungen
UFü: verantwortet / trifft die wesentlichen Grundsatzentscheidungen, steuert & führt das gesamte Unternehmen
Orga als Teilaufgabe: Elementare Aufgabe der Unternehmensführung ist die Wahl der am besten geeigneten Organisationsform, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen
Organisation als Institution
Organisationen als Institution
- beruhen auf einer geschaffenen Ordnung, und
- sind soziale Gebilde, d.h. Gruppierungen von Menschen,
- die dauerhafte Ziele verfolgen,
- weisen eine formale Struktur auf und
- stellen so das zielgerichtete Zusammenwirken von Teilen eines Ganzen sicher
Steuerung der Organisationsabläufe
Abläufe im Unternehmen werden über die
- Struktur (Aufbauorganisation),
- Prozessregelungen (Ablauforganisation) und
- Selbstorganisation (informelle Organisation) gesteuert
Aufbau-Organisation
Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation, in dem die einzelnen Stellen bzw. Abteilungen miteinander in Beziehung stehen. Dieses Gefüge wird oft als Organigramm dargestellt.
Die Aufbauorganisation beantwortet u.a. Fragen wie:
• Wer übernimmt die Führung?
• Wer hat wem was zu sagen?
• Wer ist für das Personal verantwortlich?
• Wo, wie und in welchem Zeitraum sollen die geplanten Ziele erreicht werden?
• Wer ist verantwortlich?
Ablauf-Organisation
Die Ablauforganisation bildet Regelungen für die Prozesse im Unternehmen im Hinblick auf Raum, Zeit, Sachmitteln und Personen. Die Ablauforganisation beantwortet u.a. Fragen wie:
• Wann soll wie wo was gemacht werden?
Primär-Organisation
Die Primärorganisation ist die hierarchische Grundstruktur einer Organisation.
Sie besteht aus dauerhaften Organisationseinheiten wie Stellen & Abteilungen.
Die Kommunikation verläuft vertikal.
Beispiel: funktionale oder divisionale Organisation
Sekundär-Organisation
Sekundärorganisationen sind hierarchieübergreifende oder hierarchieergänzende Organisationseinheiten, die zur Lösung von Schnittstellen- & komplexen anderen Problemen eingesetzt werden. Die Sekundärorganisation ergänzt & überlagert die Primärorganisation, wo diese zu schwerfällig ist.
Beispiel: interdisziplinäres Projektmanagement, funktionsübergreifendes Produktmanagement, hierarchieübergreifende Stabsorganisation
Organisation als Tätigkeit
Substitutionsprinzip der Organisation (Gutenberg)
Es werden Einzel- (fallweise, ad hoc etc.) lösungen durch generelle Regeln ersetzt
► statt ineffizienter Improvisation eine effiziente Zuordnung von Teilaufgaben & Koordination aller untereinander, z.B. durch
- Kompetenzabgrenzung & Zuständigkeiten,
- Weisungsrechte, Unterschriftsbefugnisse
Das Substitutionsprinzip der Organisation fordert dazu auf, fallweise durch generelle Regelungen solange zu ersetzen, bis der Grenzertrag der Substitution gleich Null ist (optimale Mischung aus individueller Führung und formalen Regeln)
► Daueraufgabe der Führung
Organisation als Instrument
Wozu Organisation
- Organisationen haben Ziele
- Organisationen bestehen aus Menschen
- Menschen handeln nur bedingt rational
- Menschen haben Bedürfnisse: Streben nach (Balance & Sicherheit, Dominanz, Stimulanz)
- Bedürfnisse müssen erfüllt werden. Wenn Bedürfnisse nicht erfüllt werden, haben Organisationen keinen Erfolg beim Versuch der Zielerfüllung
Organisieren als Werkzeug
• Festlegung & Steuerung der Aufgabenverteilung für die Organisationsmitglieder; Grad der
- Arbeitsteilung
- Arbeitsvereinigung
• Festlegung der Regeln für die innerbetriebliche Koordination der Aktivitäten
- Kompetenzabgrenzung und Zuständigkeiten, z.B. Beschwerdewege
- Weisungsrechte, Unterschriftsbefugnisse
► Struktur: Wie sind die Aufgaben verteilt?
► Machtverteilung: Wer führt wen und wie?
Zusammenfassung Organisationsdefinitionen
Prozessorientiert: Organisation ist ein mehr oder weniger bewusst gesteuerter Prozess, durch welchen Ordnung entsteht
Instrumentell: Organisation ist ein von Unternehmen geschaffenes Regelsystem, das zielorientiert als Führungsinstrument eingesetzt wird
Institutionell: Organisation ist eine bestimmte Art von Institution
Organisation: Organisation ist ein von der Unternehmung geschaffenes System von Regeln, um gemeinsame Ziele zu verfolgen, in welcher Ordnung aber auch von selbst entstehen kann:
Organisation ersetzt fallweise Regelungen durch generelle Regeln: „Der Versuch, aus einer Ansammlung von Einzelfällen (Improvisation, Disposition) Regelfälle zu machen.“
Ziel des Organisierens:
Etablierung einer effektiven Organisation
Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
Kriterien zur Messung der Effektivität
Arbeitsteiliges Wirtschaften
Arbeitsteilung gab es schon immer…
…die formalisierte Organisation von Unternehmen wie wir sie kennen, ist Ergebnis der Industriellen Revolution des 19. Jahrhunderts
► Entstehung von Großunternehmen
Moderne Industrie- und Dienstleistungsunternehmen sind sehr arbeitsteilig organisiert…
Konsequenzen:
• Notwendigkeit der sachlichen Koordination der Aktivitäten
• Führung von Menschen notwendig
• Trennung von Eigentum & Verfügungsgewalt – angestellte Manager koordinieren & beaufsichtigen Menschen & Produktionsprozesse
7-S-Modell
- Erfolgsfaktoren
“Kernelemente” einer Organisation
Erfolgsfaktoren
- Primat des Handelns
- Nähe zum Kunden
- Freiraum für Unternehmertum
- Produktivität durch Menschen
- Sichtbar gelebtes Wertesystem
- Bindung an das angestammte Geschäft
- Einfache, flexible Organisationsstruktur
- Straff-lockere Führung
7-S-Modell
- Erfolgsfaktoren
Strategy: muss einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil gewährleisten
Structure: Aufbauorganisation ist das hierarchische Gerüst einer Organisation & definiert so grundlegende Rahmenbedingungen
Systems: Systeme bilden den Rahmen der Prozesse & der Abläufe
Skills: Spezialfertigkeiten: charakteristische Fähigkeiten, die das Unternehmen als Ganzes am besten beherrscht
Staff: Stammpersonal: Menschen & Mitglieder der Organisation
Style: Unternehmensstil / Unternehmenskultur sollte sowohl vom Management definierte als auch historisch entwickelte Elemente berücksichtigen
Shared Values: Selbstverständnis - das Unternehmensleitbild vermittelt Werte & Normen und sollte von möglichst vielen Mitarbeitern vertreten werden
Legitimation in Organisationen
Organisationen bestehen aus
- Menschen,
- Ressourcen und
- Zielen
Das Zusammenspiel ist geregelt über ⇒ Corporate Governance / Unternehmensordnung / Geschäftsordnung
Ein gewichtiger Einfluss auf die Unternehmensregeln entsteht aus der Berücksichtigung der Ansprüche der Stakeholder
- Kapitalgeber, Eigentümer
- Arbeitnehmer
- Kunden, Verbraucher, Lieferanten
- Öffentlichkeit
⇒ Stakeholder
Legitimation in & von Organisationen
Wesentliche Gesetzesgrundlagen (Auszug)
- Kaufvertrag § 433 BGB: Vertrag mit dem Ziel des entgeltlichen Eigentumswechsels
- Kreditvertrag § 488 BGB: schuldrechtlicher Vertrag, der die Übertragung von Geld in das Eigentum des Darlehensnehmers sowie dessen Rückzahlungsverpflichtung umfasst
- Gesellschaftsvertrag § 705 BGB: regelt Rechte & Pflichten von Gesellschaftern
- Arbeitsvertrag: Unterart des Dienstvertrags § 611 BGB - durch diesen wird das Arbeitsver-hältnis begründet
- Dienstvertrag: Erbringung von Diensten wird durch eine Partei geschuldet
- Werkvertrag § 631 BGB: ein Teil verpflichtet sich, ein Werk gegen Zahlung einer Vergütung durch den anderen Vertragsteil (Besteller) herzustellen
Organisationstheorie (Ansätze)
Klassische Ansätze:
• Bürokratiemodell (Max Weber, 1864-1920)
• Scientific Management (Frederik W. Taylor, 1856-1915)
• Administrations- und Managementlehre (Henry Fayol, 1841-1925)
• Betriebswirtschaftliche Organisationslehre
Verhaltenstheoretische Ansätze:
• Human Relations Ansatz (HRA)
• Human Ressource Ansatz (Maslow, Herzberg …)
- Entscheidungstheoretische Ansätze*
- Situativer Ansatz*
- Ökonomische Ansätze*
- Institutionenökonomische Ansätze*
- Systemtheoretische Ansätze*
Bürokratiemodell (Max Weber)
Idee: Wie sollte in einer Organisation (Gesellschaft, Unternehmen, Verwaltung) „Herrschaft“ ausgeübt werden
► Bürokratie = reinste Form legaler Herrschaft
Kennzeichen von Bürokratien:
- Sachlichkeit, Unpersönlichkeit
- Arbeitsteilung & Befehlsgewalt
- Amtshierarchie
- Regelgebundenheit der Amtsführung
- Aktenmäßigkeit der Verwaltung
Kritik: bloßer Idealtyp, für die Praxis zu unflexibel und starr, nicht effizient
Scientific Management (F. W. Taylor)
Idee: Produktivitätssteigerung durch hohes Maß an Arbeitsteilung und Spezialisierung
Managementprinzipien: Trennung von „Kopf- und Handarbeit“, d.h. Planung & Ausführung der Arbeit (Vertikale Arbeitsteilung)
Fokus: Rationalisierung handwerklicher Arbeit durch stark spezialisierte horizontale Arbeitsteilung
Funktionsmeistersystem – Mehrliniensystem – Fließbandfertigung;
jeder Produktionsschritt wird auf Verbesserungspotentiale hin analysiert, Leistungsdifferenzierung durch finanzielle Anreize (Akkordsätze) nach Zeitstudien
Menschenbild: „rational man“, der Mensch hat überwiegend monetäre Bedürfnisse
Kritik:
• sehr erfolgreich, weit verbreitet und bereitete den Weg zur „Massenproduktion“
• negative Konsequenzen sind Entfremdung von der Arbeit & Sinnentleerung, Monotonie, Fremd- statt Selbstbestimmung → hohe Fluktuation
Administrationslehre (Henry Fayol)
Idee: Effizienzsteigerung durch Einheit der Auftragserteilung, untergeordnete Stelle kann nur von einer übergeordneten Instanz Weisungen erhalten
Managementprinzipien:
Fokus: Rationalisierung von Verwaltung & Führung, die in den größer & komplexer werdenden Unternehmen der Jahrhundertwende eine immer wichtigere Rolle spielten
• Einlinienprinzip (»seul chef, seule direction«)
• Instanzenzug (von oben nach unten)
• Dienstweg (von unten nach oben)
• Prinzipien dienen als Orientierungshilfe, nicht als starre Regeln.
Menschenbild: „rational man“ - der Mensch hat überwiegend monetäre Bedürfnisse
Human Relations Ansatz (HRA)
Idee: Mayo/Roethlisberger/Dickson (HRA) sowie Hawthorne-Experimente
Menschen sind keine „Quasi-Maschinen“, sondern soziale Wesen mit Bedürfnissen. Organisationen haben Erfolg, wenn Menschen zufrieden sind. Produktivitätssteigerungen durch soziale Rolle der Unternehmen ggü. Mitarbeitern.
Managementprinzipien:
• Leistung durch Zufriedenheitenheit
• Vermitteln v. Zugehörigkeitsgefühl und Nützlichkeit
• Information von Mitarbeitern
• Anhören von Meinungen zu Vorhaben
• Gewisses Maß an Selbstkontrolle bei Routineaufgaben
generell durch:
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen
• Motivierendes Verhalten Vorgesetzte
• vertrauensvolle Zusammenarbeit Aller
• materielle und immaterielle Anreize
Menschenbild: „social man“, der Mensch hat überwiegend auf die soziale Einbettung bezogene Bedürfnisse
Kritik: HRA führt richtigerweise zu Fragen der bedürfnisorientierten Mitarbeitermotivation, hilft jedoch nicht unmittelbar in Fragen der Gestaltung von Strukturen
Human Resource Ansatz (Maslow, Herzberg, …)
Idee: Produktivitätssteigerungen durch Heben der geistigen &
körperlichen Fähigkeiten („human resource“) von Mitarbeitern, die es generell zu fördern gilt
Managementprinzipien:
• Organisieren der Arbeit, so dass alle Mitarbeiter ihre Möglichkeiten voll ausschöpfen können
• Bedürfnisorientierte Mitarbeitermotivation
• Ermunterung zur Partizipation an allen wichtigen Entscheidungen
• Kontinuierliche Ausweitung der Möglichkeiten zur Selbstregulation &-kontrolle
• Förderung einer Atmosphäre, die einen offenen Dialog ermöglicht
Menschenbild:
„self-actualzing man“, der Mensch ist ein flexibles, lernfähiges Wesen & hat Bedürfnisse, die auf Selbstbestimmung & geistiges Wachstum ausgerichtet sind
„complex man“, der Mensch hat vielfältige Bedürfnisse, die sich situationsbezogen verändern können
Bedeutung der Ansätze
Fazit: Eine geschlossene Organisationstheorie gibt es bis heute nicht – und ihre Existenz erscheint auch in Zukunft als eher unwahrscheinlich
Praxis:
• keine Beschränkung auf die einzelnen Ansätze
• durch Einbeziehung der verschiedenen Ansätze kann ein differenziertes Problemverständnis gefördert werden
► Sie müssen sich künftig Ihre eigene Brille aufsetzen und die Ansätze & Erkenntnisse wählen, die Sie für passend erachten (d.h. es läuft hinaus auf eine Kombination, mit Betonung auf die neueren Erkenntnisse der Human Relations Bewegung, insb. Arbeits- & Organisationspsychologie)
