Offentlig Upphandling Flashcards
Grundprinciperna:
vilka är de och vad står de för?
• Icke diskrimineringsprincipen
• Likabehandlingsprincipen
• Proportionalitetsprincipen
• Öppenhetsprincipen/Transparentprincipen
• Principen för ömsesidigt erkännande
• Konkurrensprincipen
Innebär:
Icke diskrimineringsprincipen:
Förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet
Likabehandlingsprincipen:
Behandla alla leverantörer lika och utan ovidkommande hänsyn.
Lämna samma information till leverantörer samtidigt. Lägger upp en annons och om en leverantör frågar något, så måste svaret nå ut till alla leverantörer samtidigt.
Proportionalitetsprincipen:
En åtgärd som vidtas tex: när man ställer krav i upphandling så ska man ställa rimliga krav gentemot det behovet man har. Tex inte 300 hästkrafter till en kommunbil.
Öppenhetsprincipen/Transparentprincipen:
Upphandlingar ska präglas av förutsebarhet och öppenhet. Den upphandlande myndigheten/enheten får tex inte under upphandlingens gång ändra förutsättningarna för upphandlingen.
Principen för ömsesidigt erkännande:
Betyg, intyg, certifikat från myndigheter. De ska accepteras vilken medlemsstat de än kommer ifrån. Tex man ska ha betalat sina skatter.
Konkurrensprincipen:
Konkurrensprincipen innebär att en upphandling inte får utformas i syfte att begränsa konkurrensen så att vissa leverantörer gynnas eller missgynnas på ett otillbörligt sätt.
Upphandlingsförfarandena:
Vilka är de och vad innebär de? Vilka är över vs under tröskelvärde?
Över tröskelvärde
• Öppet förfarande
• Selektivt förfarande
• Förhandlat förfarande
• Förhandlat förfarande utan föregående annonsering – liknar direktupphandling
• Konkurrenspräglad dialog – två steg
• Innovationspartnerskap
Under tröskelvärde
• Förenklat förfarande
• Urvalsförfarande
• Direktupphandling
Över tröskelvärde
Öppet förfarande:
Ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Det är i praktiken det vanligaste av förfarandena över tröskelvärdena. Genomförs i ett steg, samtliga intresserade leverantörer ger in anbud och att både prövningen av kraven på leverantören och prövningen av anbudet sedan sker i samma steg. Lämnar allt på en gång, ingen förhandling.
Selektivt förfarande – två steg:
Ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta i upphandlingen. Den upphandlande myndigheten/enheten bjuder sedan in de anbudssökande som uppfyller kraven som leverantör att lämna anbud.
Två steg: först kontrolleras att leverantören uppfyller de krav som ställs på den (uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav). Sedan bjuds de anbudssökande som bedöms uppfylla kraven in att lämna anbud. Man får inte förhandla.
Förhandlat förfarande – två steg:
Skickar ut annons och vilka det är som får skicka anbud. När anbuden kommit in har man rätt att bjuda in till förhandling, en leverantör åt gången.
Den upphandlande myndigheten/enheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.
-Två förhandlade förfaranden: med respektive utan annonsering. Förhandlat förfarande med föregående annonsering kallas ofta bara ”förhandlat förfarande”.
Förfarandena får enligt LOU användas när det som ska upphandlas uppfyller ett eller flera av följande kriterier:
• kräver anpassning av lättillgängliga lösningar – IT-system
• avser formgivning eller innovativa lösningar -
• förutsätter förhandling på grund av dess art, komplexitet, rättsliga eller ekonomiska utformning eller risker, samt är av sådant slag att det inte går att utarbeta användbara tekniska specifikationer.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering – liknar direktupphandling:
Kallas ibland även ”direktivstyrd direktupphandling” (eller bara ”direktupphandling”). Förutsättningarna för att använda detta förfarande är i princip desamma i de olika upphandlingslagarna även om reglerna är lite olika utformade.
Situationer där förfarandet får användas enligt LOU och LUF:
• Inga lämpliga anbud eller anbudsansökningar
• Ogiltiga eller oacceptabla anbud
• Konstnärliga eller tekniska skäl
• Synnerlig brådska
• Upphandling av varor i vissa fall – experiment & forskning
• Upprepning av tjänster eller byggentreprenader – kan inte be en annan leverantör som man missat från början.
Konkurrenspräglad dialog – två steg:
Får användas såväl över som under tröskelvärdena samt för sociala tjänster.
Innebär att leverantörer får ansöka om att delta och den upphandlande myndigheten/enheten, efter att ha genomfört en kvalificering, inbjuds vissa av leverantörerna till en dialog som syftar till att identifiera den eller de lösningar som leverantörerna sedan lämnar anbud på.
Innovationspartnerskap:
Avses särskild typ av avtal, vilket syftar till att anskaffa en vara, tjänst eller byggentreprenad för att tillgodose behov som den upphandlande myndigheten bedömer inte kan tillgodoses genom lösningar som redan finns på marknaden.
-Mer ett partnerskap med leverantören.
-Innovation är en viktig del i en framtida smart och hållbar tillväxt.
Under tröskelvärde
Förenklat förfarande:
Förenklat förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och när de kommit in genomförs kvalificering av leverantörerna och utvärdering av anbuden.
Den upphandlande myndigheten/enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
Urvalsförfarande:
Innebär att alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande myndigheten eller enheten bjuder in de kvalificerade leverantörerna att lämna anbud och får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
Genomförs i två steg och där den upphandlande myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivarna.
Annons-ansökning-kvalificering-anbud-utvärdering och ev förhandling.
Direktupphandling:
En direktupphandling är en upphandling utan formkrav. Under tröskelvärdena och sociala tjänster. Inte krav på annonsering.
Direktupphandling kan användas i tre situationer:
• Om upphandlingens värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen.
• I vissa lägen särskilt angivna situationer då den upphandlande myndigheten eller enheten får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering
• Samt om det finns synnerliga skäl.
Tänk på att
Det kan aldrig bli fråga om direktupphandling om det finns ramavtal som täcker behovet
Upphandlingsförfaranden inte är undantagen från lagens bestämmelser om överprövning och skadestånd
Är det fråga om upprepade köp ska upphandling ske och ramavtal tecknas för varan eller tjänsten
Upphandlande myndigheter och enheter ska anta riktlinjer för direktupphandling samt dokumentera skälen för inköp som överstiger 100 000 kronor.
Tröskelvärdesberäkning:
Över eller under tröskelvärde, hur räknar du ut värdet och vad gäller?
- Du har med i beräkningen: priset ex moms, optioner, avtalstid/år
- Du tittar på historiska inköp, marknadsvärde. Har du inte handlat varan/tjänsten tidigare så gör du marknadsanalys på ca pris.
- Måste alltid göras innan en upphandling för att kunna avgöra vilka bestämmelser i upphandlingslagarna som ska tillämpas
- Olika bestämmelser gäller om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdena eller inte
- Olika för varor, tjänster och byggentreprenader
- Fastställs vartannat år av EU-kommissionen
Upphandlingsprocessen:
vilka delar är med och vad innebär de?
- Förberedelser
- Upphandlinsgdokumentet
- Annonsering
- Anbudstid
- Utvärdering
- Avtal
Förberedelser
Behovs- och marknadsanalys
Tröskelvärdesberäkning- Välja upphandlingsförfarande
(risk och konsekvensanalys)
Tidsplanering
Upphandlinsgdokumentet
• Administrativa bestämmelser
• Tilldelningsgrund och tilldelningskriterier
Det som bildar kontraktet:
• Krav på leverantören
• Kravspecifikation
• Kontraktsvillkor
Annonsering
• Huvudregel – upphandlingar ska annonseras (både i LOU & LUF med undantag för direktupphandlingarna)
• Öppenhetsprincipen/transparensprincipen – syftet att bibehålla dessa
Syftet med annonsering:
• Öppna upp marknaden
• Säkerställa konkurrensen
• Underlätta EU-kommissionens kontroll
Anbudstid / annonstid minst 30d över tröskelvärde, 10d under tröskelvärde
Anbudets giltighetstid, sista dag för frågor minst 6d innan sista anbudsdag
När sista anbudstiden passerat är det dags för: Anbudsöppning
• Ansöknings- respektive anbudstiden ska ha löpt ut
• Öppnas samtidigt
• Två personer ska delta
• Förteckning över inkomna anbud
• Sen kan man kolla vad det är för priser
Kvalificering/Utvärdering
Kvalificering av leverantör
Utvärdering av de leverantörer som är kvalificerade
Du tittar på i utvärdering:
• Behörighet att utöva yrkesverksamheten – registrerad bolagsform i det land de är
• Viss ekonomisk och finansiell ställning – minsta årsomsättning eller ansvarsförsäkring
• Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet – kunna visa upp referensuppdrag
Avtal
Tilldelningsbeslut ska innehålla:
• beslut om vem/vilka leverantörer som ska tilldelas kontrakt/ramavtal och skälen för besluten
• den tidsrymd under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr).
• I två steg så skickas det till alla som gjort en ansökan.
Den absoluta sekretessen upphävs
Efterannonsering – endast krav över tröskelvärde
Avtalsspärr
Avtal påskrivet
Upphandlingsdokumenten:
vilka olika delar är med och vad innebär de?
• Administrativa bestämmelser
• Tilldelningsgrund och tilldelningskriterier
• Krav på leverantören
• Kravspecifikation
• Kontraktsvillkor
Administrativa villkor
Hur kommer upphandlingen gå till och vad gäller:
• Omfattning: vad omfattar avtalet, syfte & behov
• Upphandlingsförfarande: vilket förfarande ska använda
• Tilldelningsgrund och tilldelningskriterier: administrativa bestämmelser
• Helt/delat anbud - Ska anbudet lämnas på hela eller kan anbud lämnas på delar
• Tidsfrister
o Anbudstid, anbudets giltighetstid (hur länge är man bunden till sitt anbud, normalt 3-6 månader), sista dag för frågor (kommer oftast någon fråga trots att man varit tydlig i sin annons, du måste svara på frågan 6 dagar innan sista anbudsdag och därför har man en sista dag)
• Kontaktperson - Hur och till vem/vilka kan frågor ställas till under anbudstiden
• Mottagande av anbud: hur du lämnar och var du lämnar ditt anbud
Tilldelningsgrund
Ekonomiskt mest fördelaktiga med värderingsgrunden:
• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• Kostnad
• Pris
Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
Man kan välja att tilldela kontraktet utifrån det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet man vill värdera andra aspekter än pris, exempelvis produktivitet, kvalitet och miljöegenskaper. Slutresultatet kan bli mer kostnadseffektivt än när bara priset avgör valet av leverantör.
Kostnad
När en upphandlande myndighet utvärderar ett anbud på grunden kostnad ska myndigheten bedöma anbudets effekter i fråga om kostnadseffektivitet. I denna bedömning får till exempel en analys av kostnaderna under livscykeln för varan, tjänsten eller byggnadsverket ingå.
Enbart pris
Beskriv vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad, pris per timme eller levererad produkt. Ange också betalningsvillkoren, eftersom de kan påverka prisbilden.
Man kan beakta kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. även när lägsta pris tillämpas. Men ange dem då i form av relevanta krav (ska-krav) som leverantören måste uppfylla men som inte utvärderas
Tilldelningskriterier
Tilldelningskriterier ska ha anknytning till det som ska anskaffas och ska som huvudregel viktas inbördes. Man kan t.ex. inte utvärdera kvalité som inte har någon anknytning till det vi ska anskaffa.
Exempel på tilldelningskriterier utöver pris är:
• leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper, t.ex. livscykelkostnader
• driftkostnader
• kostnadseffektivitet
• kvalitet
• estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
• service och tekniskt stöd
Krav på leverantören
Kvalificeringskrav:
1. Behörighet att utöva yrkesverksamhet – registrering, särskilt tillstånd
2. Ekonomisk ställning – kreditvärdighet, ansvarsförsäkring, årsomsättning
3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet – kan variera mycket beroende på vad vi ska köpa in, viss kompetens, eller erfarenhet av liknande uppdrag
Kap 17 Andra krav som kan ställas:
1 § En upphandlande myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. – När avtalet löper igång.
Syftet är att leverantören ska ha tillräcklig kapacitet för att leverera det som efterfrågas. Därför mäts inte kapaciteten, utan antingen är man godkänd eller inte. Inga mervärden används vid kvalificeringen.
Kravspecifikationen
Två sätt att utforma kraven:
• Ange detaljerade specifikationer för varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras eller
• beskriv den funktion och de mål som ska uppnås.
Kravställa så långt det går utefter våra behov så leverantören vet vad de ska offerera.
Kontraktsvillkor
I kontraktsvillkoren tydliggörs vilka rättigheter och skyldigheter den upphandlande myndigheten/enheten samt leverantören har.
Krav på varan, tjänsten, entreprenaden (beroende på vad det är vi köper in):
• Tydliga krav
• Ska framgå hur anbudsgivare ska visa att kraven är uppfyllda
• Ställ inte högre krav än som behövs och är ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen
• Inte diskriminerande
Avtalsvillkor:
Vad innebär det?
Avtalsvillkor
Krav på leverantören (kvalificeringskrav): vi vill kontrollera leverantörens ekonomiska, yrkesmässiga och tekniska kapacitet. De ska kunna leverera det vi efterfrågar.
Anbudsgivarens ekonomiska samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet
Särskilda kontraktsvillkor:
Vad gäller för dem och vilka är de?
Särskilda kontraktsvillkor:
Villkor som vi ställer i upphandlingen men behövs inte upprättas förrän vi skriver kontrakt med leverantören:
• Sociala villkor
• Miljövillkor
• Arbetsvillkor
Den upphandlande myndigheten/enheten får ställa särskilda sociala, miljömässiga eller andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Sådana villkor ska anges i upphandlingsdokumentet eller i annonsen om upphandlingen.
Det du även ska tänka på:
Vi kan inte ställa krav på att de ska arbeta på natten ifall att det inte står i kontraktet att de ska arbeta på natten. Du kan inte skriva att de måste jobba utifrån kollektivavtal, detta för att inte diskriminera utländska leverantörer, men att de ska ha liknande kollektivavtalet.
Kontraktsvillkor: sista delen i upphandlingsdokumentet
Hur ska vi bete oss när vi har det här avtalet:
När ska vi fakturera och hur.
Leveranstider.
Varje kontraktsvillkor kommer att kosta oss, har vi krav som kostar så kommer leverantören att höja sina priser.
EX: leveranstid ändrad från normalt 3v till att få varorna på 2 veckor så kommer leverantören att behöva höja priset.
Kontraktet måste täcka köparens behov och utgöra en tillräcklig säkerhet. Samtidigt måste köparen förstå att varje klausul har ett pris. Alltför omfattande och yviga krav får kostnadsökande effekt.
Inget krav utan påföljd!
Har jag krav utan påföljd, så har leverantören ingen påföljd av att inte leverera i tid.
Överprövning:
Vad innebär det?
Överprövning kan en leverantör använda när denne tycker att en upphandling har hanterats felaktigt.
En förutsättning för överprövning är att:
• en upphandlande myndighet har brutit mot upphandlingsrättsliga principer eller någon annan bestämmelse i LOU och att det har
• medfört, eller kan komma att medföra, att en leverantör lider skada
Var: skickas till förvaltningsrätten
När: inom 10 dagar under avtalsspärren
Hur: det ska skickas in som skriftlig ansökan: grund för överprövning.
Tre former på överprövning:
• Överprövning av en upphandling
• Överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling
• Överprövning av ett avtals giltighet: tex avtal har skrivits på innan avtalsspärren löpt ut
Du måste inte vänta tills tilldelningsbeslutet för att göra överprövning, utan du får göra det under hela upphandlingsprocessen.
Tillsyn och upphandlingsskadeavgift
• En upphandlande myndighet/enhet som brutit mot upphandlingslagarna kan i vissa fall åläggas att betala upphandlingsskadeavgift, ett slags böter.
Egenförsäkran ESPD-formulär
Vad innebär det?
Leverantören har möjligheten att istället för att inkomma med en egenförsäkran, lämna in alla för leverantörsprövningen nödvändiga bevis redan i sitt anbud.
Analys
Vilka typer av krav kan du ha?
Ett krav kan vara av 3 olika typer:
- En objektiv egenskap som leverantören kan garantera – höjd, längd bredd
- En subjektiv egenskap som upphandlaren kan testa – användarvänlighet, testgrupp
- Ett subjektivt beteende vi önska att leverantören har – inte bedöma i en utvärdering, utan tar med det i en generalklausul i avtalet. Bra samarbetsförmåga går inte att utvärdera i en utvärdering.
Krav
Vilka är de och förklara dem?
Krav på leverantören Särskilda krav Sakkrav Formkrav Beviskrav Avtalsvillkor
Krav på leverantören
Kvalificeringskrav:
1. Behörighet att utöva yrkesverksamhet . Bolaget behöver ha ett tillstånd för att tex utöva VVS, registrerat bolag.
2. Ekonomisk ställning – årsomsättning på bolaget, kreditvärdighet (creditsafe)
3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet – certifierad, utbildning, referenser.
Kap 17
1 § En upphandlande myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras.
Syftet med kraven är att man vill se om leverantören har tillräcklig med kapacitet för att fullfölja uppgiften. Ingen bedömning på vem som klarar av det bäst. Kvalificerad eller inte.
Särskilda krav Ha dessa krav när kontraktet börjar löpa. Miljömässiga – utsläpp av transporter Sociala Arbetsrättsliga
Sakkrav
Krav på upphandlingsförmålet – det man köper in ställer man ha sakkrav på.
Obligatoriska krav och kriterier
Kravspecifikation – ovan är samlade i en kravspecifikation.
Formkrav Formella krav för anbudet, hur ska anbudet se ut och hur ska det lämnas in • Hur det ska lämnas in • Vilket språk det ska författas på • Vad ska finnas med i anbudet
Beviskrav
Vilka bevis leverantören ska lämna in - bilagor
Bevis som får begäras in över tröskelvärdena finns i 15 kap 11 § LOU
Avtalsvillkor
Obligatoriska krav, men kan vara kriterier. Kraven blir sen punkter i avtalet om de uppfyller det…
Uppfyllelse av obligatoriska sakkrav.
Annonsering av upphandlingar
Vad gäller över vs under tröskelvärde?
Annonsering under tröskelvärdena
• Publicera annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig
Annonsen ska minst innehålla:
• Uppgifter om kontraktsföremålet
• Kontaktuppgifter till den upphandlande myndigheten/enheten
• CPV-kod
Vid förenklat och urvalsförfarande ska annonsen innehålla:
- Hur anbud/anbudsansökan får lämnas
- Sista dag för anbud/ansökan
- Anbudens giltighetstid
- Vid urvalsförfarande – antal leverantörer som ska bjudas in
En upphandlande myndighet/enhet som inrättar ett dynamiskt inköpssystem ska publicera en ansökningsinbjudan genom en annons i en elektronisk databas, som är allmänt tillgänglig. Annonsen ska finnas tillgänglig så länge det dynamiska inköpssystemet är i drift.
Annonsering över tröskelvärdena
- Tenders electronic daily (TED)
- Standardformulär ska användas
- Se upphandlingsförordningen
- Efterannonsering (tvingande) för att alla ska få reda på hur det gick
Ramavtal
Vad innebär det?
Det avser ett avtal som ingås av en eller flera upphandlande myndigheter/enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.
För ändring av ramavtal gäller särskilda bestämmelser.
Olika sätt att ingå ramavtal
Varor, tjänster och entreprenader
Det finns tre olika former av ramavtal:
- ramavtal med en leverantör där alla villkor för avrop är fastställda,
- ramavtal med flera leverantörer där alla villkor för avrop är fastställda, har du fler leverantörer så kommer 1:an i ledet alltid få förfrågan först
- ramavtal med flera leverantörer där alla villkor för avrop inte är fastställda. De 5 bästa kommer gå in i ramavtal, vid varje förfrågan så kommer de fem få konkurrera om vinsten av upphandlingen.
Skillnaden mellan dessa består främst i på vilket sätt avrop ska ske.
Inköpscentraler och samordnad upphandling av ramavtal
Vad gör de och vad är syftet?
Syftet med inköpscentraler är att effektivisera den offentliga sektorns upphandling av vissa varor och tjänster vilket ska leda till minskade administrationskostnader och bättre inköpsvillkor.
Upphandlar ramavtal bl a. För att kunna göra effektiviseringsvinster på uppdrag. Gör ett gemensamt avtal så andra kan avropa på det sen, ex kommuner som går ihop.
Projekttävling
Vad innebär det och vad är syftet?
Med projekttävling avses ett upphandlingsförfarande, som kan tillämpas såväl över som under tröskelvärdena, i form av en tävling med en jury som utser vinnaren. Alla leverantörer som vill delta kan det. Förfarandet får användas då den upphandlande myndigheten/enheten ska förvärva en ritning eller projektbeskrivning.
Projekttävlingar används tex vid upphandling av arkitekttjänster.
—Två sorters projekttävlingar omfattas av upphandlingsreglerna, nämligen projekttävlingar som:
• ingår i en upphandling av en tjänst, eller
• innefattar ersättningar till deltagarna eller tävlingspriser.
En projekttävling påminner om ett upphandlingsförfarande men reglerna är betydligt mindre detaljerade. Regleringen av projekttävlingar är i princip densamma i LOU och LUF medan vare sig LUFS eller LUK innehåller regler om projekttävlingar.
