M2: Planeación de proyectos Flashcards
¿Qué es un proyecto?
Conjunto de actividades completadas en un tiempo definido con un objetivo
Características de un proyecto
- Alcance
- Inicio y Fin
- Propósito y objetivo
- Stakeholder
- Recursos
Fases de un proyecto
- Inicio
- Planeación
- Desarrollo
- Monitoreo
- Control y cierre
CASCADA
metodologías predictivas (Gantt tiempo vs actividades)
PMI o ágil
metodología adaptativa (se rige por ciclos, fases, por pedazos iteractivo) SCRUM
SCRUM
sprint retroalimentación pequeñas, a corto plazo
Team Charter
documento que describe los objetivos, valores, y funcionamiento de un equipo
Project Charter
Documento de alto nivel de los objetivos, el alcance y las responsabilidades del proyecto para obtener la aprobación de las partes interesadas clave al inicio del proyecto
Diferencia PC y TC
Un project charter define el proyecto, mientras que un team charter define el funcionamiento del equipo
Business Case
Un business case es un documento que justifica una inversión o iniciativa empresarial. Se utiliza para tomar decisiones estratégicas y determinar si un proyecto es viable.
Tipos de proyectos
Privados, públicos y mixtos.
¿Qué es project management?
“Herramienta correcta para el problema correcto”
Disciplina que ayuda a planificar, organizar, ejecutar y controlar proyectos
¿Qué hace un project manager?
- Monitorear el proyecto de inicio a fin.
- Revisar todo a detalle.
- Escribe el project plan.
- Run team meeting.
- Asignar tareas, liderar, control de calidad (saber cómo luce el proyecto al final).
- Tener control de qué están haciendo todos.
ENTENDER EL PROYECTO
Project Scope
Expectativa
StakeHolder
persona que toma decisiones positivas o negativas sobre el proyecto
Entregable
algo que se genera como resultado del proyecto
Milestones - Hito
metas intermedias, entender el esfuerzo total de lo que queremos lograr
Dependencias
Si esto no pasa lo siguiente no pasa $
Portafolio
transformación digital, engloba varias áreas o iniciativas, que tienen un solo hilo conductor,
PMBoK
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) conjunto de estándares, mejores prácticas y directrices para la gestión de proyectos, desarrollado por el Project Management Institute (PMI).
Diez áreas de conocimiento del PMBoK
- Integration Management
- Scope Management
- Schedule Management
- Procurement Management
- Stakeholder Management
- Risk Management
- Communications Management
- Resource Management
- Quality Management
- Cost Management
5 Phases - Project Life Cycle
- Project Initiation:
- Requirements Definition and Planning
- Project Execution
- Performance Monitoring and Cost Control
- Project Closeout
Pasos Project Charter
- Choose a Project Name
- Identity the Purpose, Objective (Goal), and Project Specification
- Set a Budget: presupuesto de tiempo, Full Time Equivalent
- Define Deliverables entregables
- Asses Scope and Risks dependencias y limitantes
- Create a TimeFrame or Milestones
- List Key Stakeholders (riesgo) Shareholder (inversión)
- Definir roles y responsabilidades
Qué es un WBS
Un WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es una técnica utilizada en la gestión de proyectos para dividir un proyecto en partes más pequeñas y manejables.
Métodos para elaborar WBS
Método de diagrama de precedencias o Actividad en Nodo
Método de Diagramación de Flechas, NO SE USA REAL
Diagramas de red
Diagrama de precedencias
Tipos de dependencias
Finish to Start
Start to start
Finish to finish
Start to finish
la fecha de fin de la actividad predecesora determina la fecha de inicio de la actividad sucesora (la más común)
Finish to start
a fecha de inicio de la actividad predecesora determina la fecha de inicio de la actividad sucesora.
Start to start
la fecha de fin de la actividad predecesora determina la fecha de fin de la actividad sucesora
Finish to finish
la fecha de inicio de la actividad predecesora determina la fecha de fin de la actividad sucesora. MÁS SE USA
start to finish
Diagrama de Pert:
diagrama de ruta crítica, La distribución de tiempo que se supone el PERT para una actividad es una distribución beta.
La distribución para cualquier actividad se define por 3 estimados:
Estimado de tiempo más probable: m
Estimado de tiempo más optimista: a
Estimado de tiempo más pesimista: b
Diagrama de Gantt
herramienta de gestión de proyectos que muestra las tareas programadas a lo largo del tiempo en un formato de líneas de tiempo (barras horizontales). Se utiliza para visualizar la planificación, duración y secuencia de actividades dentro de un proyecto.
Ruta Critica
Técnica de gestión de proyectos que identifica la secuencia de tareas más larga y crítica dentro del proyecto. Es decir, determina el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto.
Holgura
Tiempo extra que una tarea dentro de un proyecto puede retrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto.
¿Cuál es la ruta crítica?
La ruta crítica es la secuencia de tareas más larga sin holgura dentro de un proyecto. Es decir, si alguna tarea en la ruta crítica se retrasa, todo el proyecto se retrasa.
EL CAMINO CON PUROS 0
¿Cuál es la duración de la ruta crítica?
La suma del tiempo de las tareas (el sum de enmedio)
El equipo de Scrum
Product Owner
Scrum Master
Equipo
responsable de maximizar el valor entregado a los stakeholders
Product Owner
atiende peticiones y requisitos del cliente
Product Owner
Product Backlog (Valor), desglose de requerimientos, solución a todos los requerimientos y actividades ¿Qué vas a hacer y porqué?
Product Owner
responsable de hacer respetar la metodología y promover la agilidad
Scrum Master
elimina “stoppers” o impedimentos
Scrum Master
responsables de ejecutar y vivir la metodología
Equipo
Manifiesto AGILE MUY IMPORTANTE APRENDANSELOS SI O SI
- Satisfacción del cliente
- Adaptación al cambio
- Entregas frecuentes
- trabajo en equipo
- Personas motivadas
- Comunicación directa
- Software funcionando
- Continuidad
- Excelencia técnica
- Simplicidad
- Equipos autoorganizados
- Mejora Continua
Valores Aglies
- Valorar a los individuos
- Software funcionando
- Valorar colaboración con el cliente
- Valorar la respuesta
Beneficios Agile
- lograr equipos de alto rendimiento
- mayor calidad y capacidad de respuesta al cambio
- enfoque y alineación, daily scrum
- transparencia y supervisión
Limitaciones Agile
- las técnicas por sí solas no son suficientes
- aceptar “fallar rápido” - corriges rápido
- el resultado es la medida del progreso
Puntos importantes a tener en cuenta en Agile
- Cambio de mentalidad
- Alianza basadas en el valor con los clientes
- Mejorar la seguridad psicológica
- nuevo ritmo de trabajo
¿Qué es SCRUM?
La esencia de Scrum es un grupo pequeño de personas. El equipo debe de ser flexible y adaptativo
Características SCRUM
- Basada en la suma de procesos empíricos.
- Cómo vamos acumulando experiencias y tomando decisiones con base en lo que conocemos.
Pilares SCRUM
transparencia, revisiones, adaptación.
Product Backlog
cosas que no puedes cambiar, este puede cambiar, se agregan más especificaciones. Escribir bien la historia de usuario para que los requerimientos estén bien.
Sprint Backlog
extracto del product backlog
Sprint
hacer retro, asi sabes si te equivocas,
Preguntas Diagnóstico
¿Cómo está hoy?
¿Cómo debería de estar?
GAPS
Es lo que hay entre el “Cómo está hoy?” y “cómo debería de estar”.
Lo ideal sería cerrar el GAP
Niveles de Mapeo de un Proceso
El nivel de detalle que se genera debe ser suficiente para analizar y criticar el proceso de modo que se puedan observar las oportunidades del mismo. Es una herramienta para ANALIZAR, no para DOCUMENTAR.
Nivel 1
Son muy generales, de 5 a 7 pasos en el proceso (grandes piedras). Sirve para ver el proceso a gran nivel
Nivel 2
mayor detalle, 15 actividades (1-3 pág)
Nivel 3
detalle “fino”, 20 actividades, necesitamos: re-trabajos, esperas y decisiones o puntos de falla potencial
La principal diferencia entre nivel 2 y nivel 3…
la toma de decisiones en el proceso
En el mapa de procesos DEBE haber toma de decisiones
Caja de Actividades con un “+”
subprocesos
Nivel 3 Criterios de modelado
- Un nivel 3 siempre incluye entradas y salidas y actividades o tareas que realiza el actor
- Contiene carriles que describen las interacciones entre los distintos actores que participan en la transacción
- Incluye rombos de decisión para demostrar las distintas rutas que puede tomar la transacción.
- Se divide por Hitos o Fases del Proceso alineado al Modelo de Procesos del cliente.
- Comienzan a la izquierda arriba y el flujo termina a la derecha abajo en un formato horizontal
- Muestran los datos más importantes que requiere la transacción para completarse
Documenta la interacción entre el proceso y las herramientas (IT, Apps, Automatizaciones) - Todos los mapas son sometidos a revisión por parte del dueño del proceso.
- Un documento a nivel 4 desde nuestro punto de vista sería una instrucción de trabajo en formado Word, que haga referencia al para Nivel 3.
Gateways
El Gateway controla el flujo del proceso.
Simbolo gateway
un diamante no tengo brain scape pro y no puedo poner fotos pero trust me !!
si se quejan les voy a quitar acceso al brainscape quedan avisados
decisión exclusiva
la toma de decisión normal
dispersión paralela (split):
rombo con cruz
basado en eventos:
rombo con asterisco
concentración (Join/Merge):
rombo con circulo
Hacer algo
act manual
preguntar algo y asi
act usuario
Se escribe en
infinitivo
BENEFICIOS DEL MÉTODO - PLANEACIÓN ADAPTATIVA
- Retroalimentación - Nos da más info sobre el desempeño
- Iteraciones
- Adaptación
- Flexibilidad - Respuesta rápido al cambio
- División de tareas
- Comunicación
BENEFICIOS DEL MÉTODO SCRUM
Flexibilidad y adaptabilidad
Mejora de la satisfacción del cliente
Mayor calidad
Aumento en la productividad
Riesgo reducido
Mejor colaboración
LIMITACIONES DEL MÉTODO SCRUM
El ritmo de trabajo se ve afectado por la retro
Depende de la disponibilidad
Los equipos deben ser reducidos
Complejidad en proyectos grandes
Falta de previsibilidad
Resistencia al cambio
Documentación insuficiente
Dificultad para medir el progreso
FORMATO EPICAS
Como ______ Quiero _______ Para___________
BACKLOG:
Inventario de tareas pendientes
Product backlog:
Es toda la cantidad de tareas que tengo que hacer para obtener mi solución
Sprint backlog:
Es el inventario de cosas que vamos a hacer en todo el sprint.
que se pregunta en un DAILY
¿cómo estoy?
¿qué hice ayer?
¿qué voy a hacer hoy?
Stoppers/Ayuda
15-20 min de interacción
Kanban
Kanban is a highly visual work management method, developed in Japan in the late 1940’s by Toyota engineers. The word Kanban roughly translate in Japanese a “visual card”
Secciones
Pending - WIP - Done - Parking Lot
Para que sirve
- Visualize workflow
- Limit work progress:
- Focus on flow
- Continuous improvement
