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Projektmanagement > Klausurfragen > Flashcards

Klausurfragen Flashcards

1
Q
  1. Was für Projektarten gibt es? Nennen Sie 4 und beschreiben Sie sie kurz!
A
  • Forschungsprojekte
    • Entwicklungsziel nur grob definiert
    • Pioniercharakter, hoher Änderungsgrad der Projektparameter
  • Entwicklungsprojekte
    • Klar definiertes Entwicklungsziel: Neues Produkt
    • Bei Produkten für den Markt hat der Termin oft enorme Bedeutung
  • Planungsprojekte
    • Zweck: z.B. Vorstudie und Konzept für anschließendes Großprojekt
    • Prüfung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit
  • Organisations-/Rationalisierungsprojekte
    • Neugestaltung der Aufbau-und/oder der Ablauforganisation
    • Ziel: Rationellere Abwicklung der Geschäftsprozesse
  • Rollout-Projekte (in Großunternehmen)
    • Ziel: z.B. unternehmensweite Einführung einer bereits erprobten (pilotierten) Anwendung oder neuen Technik
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2
Q

2.Nennen Sie 4 Merkmale von Projekten!

A
  • Einmaligkeit / Neuartigkeit der Aufgabe
  • Definiertes Ziel bzw. Zielvorgabe
  • Zeitliche Befristung,
  • Begrenzte Ressourcen (finanzielle und personelle)
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3
Q

3.Ist eine Bachelorarbeit ein Projekt? Wenn ja warum?

A

Eindeutiges „JA“

  • Einmaligkeit des Vorhabens
  • Hohe Komplexität
  • Zeitliche Begrenzung
  • Klare Zielsetzung
  • Begrenzte Ressourcen
  • Besondere Risiken
  • Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe
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4
Q

4.Was sind die vier Phasen eines Projektes? (Vorlesung 5)

A
  1. Initialisieung
  2. Planung
  3. Durchführung
  4. Abschluss
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5
Q

5.Nennen Sie 4 der Aufgaben des Projektmanagements!

A
  • Projektstruktur festlegen
  • Risiken rechtzeitig erkennen und behandeln
  • Unsicherheiten, Ängste ernst nehmen (motivieren)
  • Verantwortung personifizieren
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6
Q
  1. Skizzieren sie das Phasenmodell des Kreativprozesses! (5 Bilder)
A
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7
Q
  1. Warum ist Kreativität so schwierig? (3 Punkte)
A
  • Kreative Prozesse stellen die höchsten sachlichen und personenbezogenen Anforderungen
  • Kreative Prozesse sind eher spontan und chaotisch, sie lassen sich mit den traditionellen Mitteln des Managements kaum erfassen und steuern.
  • In der kreativen Phase treten die höchsten „Verluste“ auf. (bspw. 5 –10 % Ideen nur verfolgt)
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8
Q
  1. Nennen Sie 4 Techniken der Ideenfindung! (Tabelle)
A
  1. Brainstorming
  2. Synektik
  3. Morphologischer Kasten
  4. Brainwriting
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9
Q
  1. Was ist Mindmapping? Skizzieren Sie dies an einem Beispiel!
A
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10
Q
  1. Beschreiben Sie die 2 Phasen des Brainstorming!
A

Phase 1: Ideen Finden

  • spontane Ideen zur Lösungsfindung gegenseitig inspirieren
  • Ideen protokolieren
  • Ideen kombinieren
  • Keine kritik an anderen ideen
  • Keine wertung der Ideen

Phase 2: Ergebnisse sortieren und bewerten

  • ideen vorlessen und bewerten
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11
Q
  1. Beschreiben Sie die Methode 653!
A

Bei Anwendung der Methode 635erhält jeder Teilnehmer ein gleich großes Blatt Papier. Dieses wird mit 3 Spalten (vertikal) und 6 Reihen (horizontal) zu 18 Kästchen aufgeteilt. Nun wird jeder der 6 Teilnehmeraufgefordert, im ersten Kästchen jeder Spalte eine Idee (insgesamt 3) zu verfassen. Jedes Blatt wird nach angemessener Zeit –je nach Schwierigkeitsgrad der Problemstellung etwa 3 bis 5 Minuten –von allen gleichzeitig im Uhrzeigersinn weitergereicht (insgesamt 5 mal). Der Nächste soll nun versuchen, die bereits genannten Ideen aufzugreifen, zu ergänzen und weiterzuentwickeln.

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12
Q
  1. Skizzieren und beschreiben Sie einen Morphologischen Kasten!
A
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13
Q
  1. Was versteht man unter Meilensteinen? (mit 2 Unterpunkte)
A

Meilensteinen sind die wichtigste Zwischen-Ergebnisse im Projektverlauf, Zeitplan für den Lenkungsausschuss

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14
Q
  1. Nennen Sie drei Ist-Analysetechniken!
A
  • Auswertung vorhandener Unterlagen
  • Interview (Mitarbeiter-bzw. Kundenbefragung)
  • Fragebogen
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15
Q
  1. Wie funktioniert das Punktebewertungsverfahren? (3 Schritte)
A
  1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen
  2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen verteilt
  3. Schritt:Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge
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16
Q
  1. Skizzieren Sie die Tabelle für eine Nutzwertanalyse!
A
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17
Q
  1. Skizzieren Sie die Funktion der Portfolioanalyse.
A
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18
Q
  1. Beschreiben Sie die Struktur einer Präsentation! (Eröffnung, Hauptteil, Abschluss)
A
  • Eröffnung
    • Anrede Publikum, Vorstellen
    • Ziel und Thema nennen, kurzer Überblick
  • Hauptteil
    • Präsentation der Idee (Produkt)
    • adressatengerechte Umsetzung
  • Abschluss
    • Zusammenfassung, Resümee
    • Empfehlung, Zukunftsaussichten
    • “Danke” für Aufmerksamkeit
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19
Q
  1. Welche Arbeiten treten im Rahmen der Projektinitialisierung auf?
A
  • Team zusammenstellen
  • Risiko-und Kostenabschätzung
  • Grobplanung
  • konkrete Zieldefinition
  • Ressourcen ermitteln
  • zeitliche Abschätzung
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20
Q
  1. Beschreiben Sie die Ziele von SMART!
A

?

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21
Q
  1. Beschreiben Sie einen Projektantrag! (Projektziel, Potenzielle Risiken)
A

Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projektgrößen (Kosten, Termin, Ressourcen usw.) erforderlich, die eigentlich erst nach der Projektplanung vorliegen.

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22
Q
  1. Beschreiben Sie kurz ein Kick-Off-Meeting!
A

Alle Projektbeteiligte werden einander vorgestellt und lernen sich kennen.Dann wird das Projekt allen Beteiligten vorgestellt. Projektziele und Meilensteine werden vermittelt und die damit verbundenen Termine.

Ein Kick-off-Meeting dient dazu, dass alle Projektbeteiligten sich gegenseitig und das Projekt kennenlernen und ihnen bestenfalls einen Motivationsschub mit auf den Weg zu geben.

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23
Q
  1. Nennen Sie die Aufgaben in der Planungsphase! (9 Punkte)
A
  • Finanzierung planen / sicherstellen
  • Personal rekrutieren / Personaleinsatzplanung
  • Zeitplan
  • Vorgehensplan
  • Risiken planen
  • Aufgaben auf das Team verteilen
  • Ressourcen planen / beschaffen
  • Kommunikationsplanung
  • Qualitätsplanung
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24
Q
  1. Skizzieren und beschreiben Sie den Ablauf der Projektplanung!
A
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25
Q
  1. Skizzieren Sie den Ablauf des Projektstrukturplans!
A
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26
Q
  1. Was sind Arbeitspakete und nennen Sie die dafür wichtigen Kriterien.
A
  • Kleinste Einheiten des Projektstrukturplanes
  • Umfang kann sehr unterschiedlich sein
  • Kriterien für Arbeitspakete
    • Konkretes Ergebnis
    • Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)
    • Keine Überschneidung mit anderen Paketen
    • Klare Schnittstellen
    • Eindeutige Verantwortlichkeit
    • Standardisierte Beschreibung!
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27
Q
  1. Was ist Ziel und Ablauf der Terminplanung?
A

Ziel:

Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitunggebracht und terminiert

Ablauf:

  • Ermittlung der Vorgangsbeziehungen(logische Abhängigkeiten)
  • Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängenzusammengefasst
  • Festlegung von Meilensteinen(Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse)
  • Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten
28
Q
  1. Nennen Sie die verschiedenen Beziehungen zwischen den Vorgängen!
A

Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA)

Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA)

Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE)

Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE)

29
Q
  1. Welche Arten der Kalkulation gibt es und beschreiben Sie diese!
A
  • Vorwärtskalkulation
    • Anfangstermindes Projektes ist festgelegt
    • Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangs-beziehungenergibt sich der früheste Termin für das Projektende
  • Rückwärtskalkulation
    • Endtermindes Projektes ist festgelegt
    • Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbezie-hungenergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn
30
Q
  1. Welche Pufferzeiten gibt es? Was ist ein kritischer Vorgang?
A
  • Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird
  • Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden
31
Q
  1. Skizzieren Sie ein Gantt-Diagramm! Welche Vorteile hat es?
A
32
Q
  1. Beschreiben Sie die 4 Schritte bei der Ressourcenplanung!
A

1.Bedarfsermittlung Vorgang

  • Ressourcenart (Personen, Qualifikationen, Sachmittel)
  • Menge der benötigten Ressource
  • Terminliche Notwendigkeiten
  1. Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren Kapazitäten
  2. SOLL/IST-Vergleich: benötigte/vorhandene RessourcenDarstellungsmittel: Ressourcen-Histogramme
  3. Kapazitätsabgleich
33
Q
  1. Wie erreiche ich eine Verkürzung des Projektendtermins? (6 Möglichkeiten)
A
  • mehr Personal einstellen
  • Abhängigkeiten überprüfen und reduzieren
  • Arbeiten parallelisieren
  • Reduktion von Funktionalität
  • Tagesarbeitszeit erhöhen
  • Leistungsanreize schaffen
34
Q
  1. Was ist Ziel und Vorgehensweise der Planoptimierung?
A
  • Ziel: Straffung des Projektplanes
    • Projekt soll zum frühestmöglichen Termin enden
    • Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden
    • Kosten sollen so gering wie möglich sein
  • Idee/Vorgehen
    • Ersten Planungsentwurf (Termine, Ressourcen, Kosten) wiederholt überarbeiten
    • Mehrere Planungsalternativen erstellen aoptimale Lösung wählen
35
Q
  1. Welche Aufgaben haben die Projektleiter und die Projektmitarbeiter während der Projektdurchführung? (Seite 9)
A
  • Projektleiter: Projektcontrolling
    • Termine kontrollieren
    • Kosten & Ressourcen kontrollieren
    • Änderungsmanagement
    • Motivation des Teams (Teamführung)
    • Kommunikation organisieren
    • Qualitätsmanagement
    • Gesamtkoordination
  • Projektmitarbeiter: arbeiten, durchführen & berichten
    • Arbeitspakete abarbeiten
    • Termine kontrollieren
    • Rechtzeitig Probleme an den Projektleiter melden
    • Status melden
    • Auf eigene Aufgaben fokussieren
36
Q
  1. Nennen Sie die Aufgaben des Projektcontrollings! (Seite 9)
A
  • Ergebnis-Controlling
  • Termin-Controlling
  • Ressourcen-Controlling
  • Kosten-Controlling
37
Q
  1. Nennen Sie die Ziele der Projektüberwachung! (Seite 17)
A

Ziel: Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen gegenüber den Plandaten

38
Q
  1. Nennen Sie die Ziele und Maßnahmen der Projektsteuerung! (Seite 17)
A
  • Ziel: Geeignete Maßnahmen, um das Projekt wieder auf „Kurs“ zu bringen
  • Korrektive Maßnahmen, um „Ist“ an „Soll“ heranzuführen, z.B.
    • Motivation der Mitarbeiter verbessern
    • Neuverhandlungen führen
    • Kostenkontrolle verstärken
  • Reaktive Maßnahmen: Anpassung der Planung an die Projektsituation
    • Verschiebung der Termine
    • Erhöhung des Budgets
    • Erweiterung des Projektteams
    • Reduktion des Funktionsumfangs
39
Q
  1. Was ist eine MTA-Analyse?
A
  • Soll/Ist-Vergleich der definierten Meilensteine
  • Einfache grafische Darstellung des Termintrends
  • Aussagen über die Genauigkeit der Schätzwerte gewinnen
40
Q
  1. Welche Dokumente sind für ein Projekt zu erstellen? (Seite 81)
A
  • Besprechungsprotokolle
  • Kostenaufstellung
  • Pflichtenheft und Lastenheft
  • Testprotokolle
  • Projektabschlussbericht
  • Design-Dokumente
  • Produktdokumentation:
    • Handbuch
    • Bedienungsanleitung
    • Installationsanleitung
  • Offene Punkte und Erweiterungsmöglichkeiten
  • Erfahrungsbericht
41
Q

Was gehört zur Prozessdokumentation? (5 Punkte) (Seite 85)

A
  • Projektantrag
  • Projektauftrag
  • Projektplanung
  • Projektberichte zur Projektdurchführung
  • Projektabschlussbericht
42
Q
  1. Was gehört zur Produktdokumentation? (3 Punkte) (Seite 87)
A
  • Benutzerdokumentation
    • Einweisungs-und Schulungsunterlagen
    • Benutzeranleitung
  • Wartungs-und Weiterentwicklungsdokumentation
    • Feinkonzept
    • Programmlistings
    • Beschreibung der Dateien bzw. DB-Schnittstellen
    • Testpläne, Testprotokolle
  • Betriebsdokumentation
    • Installationsbeschreibung
    • Betriebshandbuch
43
Q
  1. Nennen Sie Anforderungen an die Projektdokumente! (Layout) (Seite 89) (5 Punkte)
A
  • Einheitliches Layout (Muster-Vorlagen)
  • Titelblatt
  • Einleitung mit Inhaltsangabe und Zusammenfassung
  • Inhaltsverzeichnis / Agenda (ab 5 Seiten)
  • „Management Summery“ (Kurzfassung fürs Management)
44
Q
  1. Nennen Sie die 3 Strategien des Projektmanagements!
A
  • Keine unternehmensweite PM-Strategie
  • Gremium für gemeinsame Priorisierung und Multi-Projekt-Berichtswesen
  • Integrierte Gesamtbehandlung aller Vorhaben (Programme und Projekte)
45
Q
  1. Skizzieren Sie eine Bewertungsmatrix! (Seite 25) (Projektportfilo)
A
46
Q
  1. Was ist ein Projektmanagement Guide (PMG)? (Seite 27) (z.B. Baukasten)
A

?

47
Q
  1. Wie setzt sich idealerweise ein Team zusammen? (Seite 41)
A

?

48
Q
  1. Nennen Sie die Rolle des Projektleiters (4 davon)! (9 Insgesamt) (Seite 47)
A
  • Termine kontrollieren
  • Kosten & Ressourcen kontrollieren
  • Änderungsmanagement
  • Motivation des Teams (Teamführung)
49
Q
  1. Was führt zur Motivation (Phyramide)? (Seite 51)
A
  • Kommunizieren Sie ein gemeinsames Ziel, das alle anstreben
  • Studieren Sie sorgfältig die BedürfnisseIhrer Projektmitarbeiter
  • Organisieren Sie gemeinsame (Freizeit-)Aktivitäten, um den Teamgeist zu stärken
  • Erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern nur das Beste. Überzeugen Sie sie, dass sie auch schwierige Aufgaben bewältigen können
  • Geben Sie kontinuierlich Feedbacks:Beachten und belohnen sie Erfolge immer sofortSprechen Sie auch Kritisches stets sofortaus
  • Legen Sie großen Wert auf Zusammenarbeitund Kommunikation
  • Stellen Sie die Projektergebnisse als Ergebnisse des Projektteams heraus. Geben Sie die Anerkennungder Projektergebnisse (z.B. im LA oder vom Auftraggeber) an ihr Team weiter.
  • Richten Sie Ihr Team in schwierigen Phasen an kleinen Fortschritten auf
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre eigene Motivation hoch bleibt
50
Q
  1. Woraus besteht das Projektkommunikations-Management? (4 Punkte) (Seite 61)
A
  • Kommunikationsplanung
  • Informationsverteilung
  • Fortschrittsberichte
  • AdministrativerAbschluss
51
Q
  1. Nennen Sie die 10 Pkt der Besprechungskultur! (10 Punkte) (Seite 81)
A
  1. Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel
  2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung
  3. Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer
  4. Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung
  5. Jede Besprechung erfordert einen Moderator
  6. Jede Besprechung erfordert pünktliches Erscheinen
  7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln
  8. Jede Besprechung hat ein klares Ergebnis
  9. Zu jeder Besprechung gibt es zeitnah eine Niederschrift (ideal: mit To-Do-Liste)
  10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen
52
Q
  1. Nennen Sie 6 Risiko-Kategorien mit Beispielen.
A
  • Risiken im Projektumfeld
  • Personelle Risiken
  • Risiken bei der Projektplanung
  • Technische Risiken
  • Betriebswirtschaftliche Risiken
  • Risiken während der Projektdurchführung
  • Risiken beim Projektabschluss
53
Q
  1. Beschreiben Sie das Risiko-Management-Prozess! (Seite 91)
A
54
Q
  1. Skizzieren Sie eine Risiko-Managementtabelle! (Seite 101) (Maßnahmentabelle)
A

?

55
Q
  1. Was ist FMEA? Skizzieren Sie den Ablauf! (Seite 115)
A

Analysetechniken für die Funktionsfähigkeit von Systemen-Verfahren für die Fehlzustandsart-und auswirkungsanalyse(FMEA)

56
Q
  1. Skizzieren Sie ein Formblatt für ein FMEA! (Seite 117)
A
57
Q
  1. Was ist im Rahmen der Projektabschlussphase zu tun (Nennen Sie 6 Punkte)?
A
  • Dokumentation des Projektverlaufs
  • Fehlerbehebungen
  • Integration von Modulen zu einem Gesamtsystem
  • Abnahme / Übergabe des Projektes
  • Tests
  • Probelauf
58
Q
  1. Woraus besteht die Projektabschlussdokumentation?
A
  • Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich
  • Nach Wichtigkeit zusammenstellen
  • „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten
  • Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen
59
Q
  1. Woraus besteht die Projektabschlussbesprechung? (Seite 17)
A
  • Kritische Bewertung und Würdigung
    • Projektleitung
    • Projektorganisation
    • Projektergebnis
    • Zusammenarbeit
    • Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren zukünftige Erledigung
    • Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierig-keitenund Planabweichungen
  • „Feedback-Fragebogen“ zum Projekt
  • Ideal mit anschließendem Abschluss-Event
60
Q

Was ist Projektmarketing?

A
  • Vermarktung des Projektes im eigenen Unternehmen, beim Partner bzw. bei potentiellen Kunden
61
Q
  1. Nennen Sie 4 Konflikt-Ursachen? (Seite 57)
A
  • Ewiger Konflikt zwischen Tagesgeschäft und Projekt
  • Technische Probleme
  • Änderung der Prioritäten des Auftraggebers
  • Beziehungskonflikte
62
Q
  1. Was dient zur Konflikt-Vorbeugung?
A
  • Offene und zeitnahe Kommunikation
    • Fehlende Kommunikation führt zur „Gerüchteküche“
    • Mitarbeiter haben Zugang zu allen Projekt-Infos
  • Dokumentation
    • von Problemen und deren Lösung
  • Einbeziehung der Betroffenen
    • „Betroffene zu Beteiligte machen“
  • Projektkultur
    • Benennung von Problemen fördern
    • Auf Bedenken eingehen und Feedback geben
    • Konfliktregelungen im Projekt vereinbaren
63
Q
  1. Nennen Sie Konflikt-Lösungs-Grundregeln! (Seite 63)
A
  • Konflikte frühzeitig angehen und nach Lösungen suchen
  • Nur die Beteiligten einbeziehen
  • Vermeiden, dass der Gegner „sein Gesicht verliert“
  • Gewinner-Gewinner-Strategieverfolgen:Kompromisse herbeiführen, die allen Parteien entgegenkommen
  • Stopder Eskalationsspirale durch Vereinbaren und Halten von Spielregelnbzw. Stillhalteabkommen
  • MediationGgf. einen Dritten, Unparteiischen, hinzuziehen
  • Gefahr von Folgekonflikten reduzieren
64
Q
  1. Nennen Sie dazu den Aufbau! (Seite 67)
A

?

65
Q
  1. Nennen Sie die 10 goldenen Regeln für ein erfolgreiches Projektmanagement! (Seite 93)
A
  1. Klare eindeutige Zieldefinition
  2. Unterstützung durch das Top-Management
  3. Intensive Einbeziehung der zukünftigen Anwender
  4. Klare Kompetenzen für den Projektleiter
  5. Partizipation der Teammitglieder
  6. Klare Teamregelungen und Aufgabenzuordnungen
  7. Intensive und offene Kommunikation
  8. Umfassende Planung und Vorbereitung
  9. Projektcontrolling mit Kennzahlen
  10. Qualitäts-und Risikomanagement

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