Klausur Flashcards
Was charakterisiert ein Projekt (welche Merkmale)?
Merkmale von Projekten
1. Definiertes Ziel
2. Zeitliche Befristung
3. Neuartigkeit
4. Einmaligkeit
5. Größe
6. Komplexität
– Nennen Sie Beispiele für Projektarten
Nationale Projekte, internationale Projekte
Private Projekte, öffentliche Projekte
Eigenauftragsprojekt
strategische Projekte /operative Projekte
Strategisches Projekt
| Taktisches Projekt
Investitionsprojekt
| Forschungs- & Entwicklungsprojekt
| Organisationsprojekt
– Wer kann Auftraggeber eines Projektes sein?
öffentliche Organe (Behörden, Staat) Unternehmen ausländische Unternhemen
– Was ist Projektmanagement?
Gesamtheit …
1. aller Führungsaufgaben (was),
2. der Führungsorganisation (institutionell/wer mit wem),
3. aller Führungstechniken (Methoden, Verfahren etc./wie)
4. und Führungsmittel (funktional/womit)
für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss von
Projekten.
Was erwartet man von Projektmanagement? Welche Probleme will man damit lösen?
vorlaufend komplexe Probleme soweit strukturiert und
durchdacht werden, dass sie einer Lösung zugeführt werden können.
Was ist das „magische Dreieck des Projektmanagements“ und was besagt es aus?
Das Dreieck beschreibt das Gleichgewicht zwischen Kosten, Zeit & Leistung. Das Ziel ist es sich in der Mitte des Dreiecks zu positionieren
Was ist unter strategischer Prämissenkontrolle, was unter strategischer Durchführungskontrolle zu
verstehen?s
strategischer Durchführungskontrolle: kontrolliert ob Strategie auch umgesetzt wird
strategischer Prämissenkontrolle: kontrolliert ob die Umweltfaktoren auf die die strategie beruht noch aktuell ist
In welche Phasen lässt sich der Projektmanagementprozess unterteilen (basierend auf der zugrunde liegenden Basislektüre dieses Moduls) und welche Aktivitäten finden darin statt?
Projektstart
Zielpräzisierung
Projektplanung
Projektumsetzung
Projektkontrolle
Projektabschluss
Wie lauten die begleitenden Prozesse und welche Aufgaben gehen damit einher?
Stakeholdermanagement
Qualitätsmanagement
Risiko- und Chancenmanagement
Projektcontrolling
Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität bezogen auf die Projektdurchführung?
Effizienz: Wirtschaftlichkeit Kosten vs. Nutzen
Effektivität:
Die Effektivität bezeichnet das Verhältnis von aktuellem zu erwünschtem Output und kann somit als Leitlinie für die langfristige strategische Ausrichtung eines Unternehmens dienen.
Was versteht man unter dem Projektstart und warum ist er für das Projektmanagement so wichtig?
Die erste Phase des operativen Projektmanagementprozesses beinhaltet
- die Vorbereitung des Projektes bis hin zum
- offiziellen Start im Zuge eines Kick-Off-Meetings
Welche wesentlichen Aufgaben sind bei der Planung des Projektmanagementsystems zu berücksichtigen?
- Planung, Kontrolle und Steuerung
- Organisation
- Information und Kommunikation
– Welche Schritte sind notwendig, um ein Projekt bis zum offiziellen Start vorzubereiten?
- Aufnahme der Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber und
Auftragnehmer (bei externen Projekten) - Formulierung und Erteilung des Projektauftrags
- Erste Analyse des Projektumfelds
- Planung des Projektmanagementsystems
Welche Rolle spielen Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer in der Projektvorbereitung?
Die Gestaltung der Verträge mit dem Kunden kann über den wirtschaftlichen Erfolg eines Projektes entscheiden. Zu diesem frühen Zeitpunkt ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für das Projekt entsprechend anzulegen, denn hier werden die Weichen für das gesamte Projekt gestellt.
Ziel eines Vertrages ist es, alle entscheidenden Rechte und Pflichten der Vertragsparteien formal und inhaltlich festzulegen.
Warum sind klare und detaillierte Leistungsspezifikationen in Verträgen wichtig und welche Mindestbestandteile sollte ein Vertrag enthalten?
- Genaue und detaillierte Leistungsspezifikation
- Festlegung einer eventuellen Selbstbeteiligung des Auftraggebers
- Auskunfts- und Informationspflichten sowie die Verschwiegenheitspflicht der beiden Seiten
- Fragen des Urheberrechts
- Art und Umfang der Ressourcen, die für die Durchführung des Projektes notwendig sein werden
- Eventuell Unterauftragsvergabe
- Festlegung des Preises
- Festlegung der Konditionen (Bedingungen der Leistungsabgabe und der Leistungsannahme sowie Zahlungsbedingungen)
- Regelungen für den Streitfall (z. B. Gerichtsstand, Garantien)
Was ist ein Projektauftrag und welche wesentlichen Bestandteile muss er enthalten?
Der Projektauftrag bildet die Basis für die Arbeit des Projektteams:
- Darstellung der Ausgangsund Problemlage
- Beschreibung der groben Projektziele
- Klärung der Position des Kunden im Projekt und eine Beschreibung des Kundennutzens
- Grobe Darstellung der wichtigsten Projektphasen mit Meilensteinen und Terminen
- Kurze Darstellung der Projektorganisation, insbesondere der wichtigsten Rollen im Projekt (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteam) sowie der Entscheidungs- und Berichtsgremien
§ Grobe Kostenschätzung
§ Zusammenstellung aller Stakeholder des Projektes (z. B. Lieferanten, externe
Institutionen)
§ Auflistung der wichtigsten Risiken und Chancen
§ Genehmigung durch den Projektauftraggeber
§ Annahme des Projektauftrags durch den Projektleiter
Welche Instrumente der Führung sind vor dem eigentlichen Projektstart von besonderer Bedeutung?
- Planung, Kontrolle und Steuerung
- Organisation
- Information und Kommunikation
Wie kann die Erstellung eines Projektauftrags den Erfolg eines Projektes beeinflussen?
Ein klar formulierter Projektauftrag stellt einen wichtigen Erfolgsfaktor für das gesamte Projekt dar.
Was ist ein Norm-Phasenplan und wie kann er in der Projektplanung genutzt werden?
Oftmals werden im Unternehmen Norm-Phasenpläne für Projekte erarbeitet, die den Kern der Geschäftstätigkeit betreffen, z. B. für
Produktentwicklungsprojekte.
Der Projektleiter kann nun in der Vorbereitung des Projektes auf diesen NormPhasenplan zurückgreifen und untersuchen, inwieweit diese Vorgehensweise auf das konkrete Projekt passt.
Welche Faktoren sind bei der Entscheidung über die Organisationsstruktur eines Projektes zu beachten?
Für jedes einzelne Projekt sollte geprüft werden, ob es innerhalb der
bestehenden Projektorganisation durchgeführt werden sollte, denn je nach Projektart und -ziel kann es auch sinnvoll sein, für das Projekt eine abweichende Struktur zu schaffen.
Welche Regelungen zur Berichterstattung und Dokumentation sollten zum Projektbeginn getroffen
werden?
- die Vereinbarung eines wöchentlichen Regeltermins (Jour fixe)
- die Einrichtung eines gemeinsamen Projektlaufwerks
- die Festlegung der Sprache, die innerhalb des Projektes genutzt wird
Wie unterscheidet sich der Projektstart in agilen Ansätzen von traditionellen Methoden?
Ein Projektstart als eigenständiger Projektabschnitt existiert in agilen Ansätzen nicht, wenn man Scrum als Referenzprozess für agiles Projektmanagement
betrachtet.
Was sind die typischen Tagesordnungspunkte einer Kick-Off-Veranstaltung und warum sind sie wichtig?
Die Projektstartsitzung bietet die Möglichkeit, die Weichen für eine förderliche Projektkultur und somit für die Verwirklichung der positiven Effekte der Teamarbeit zu stellen.
1.Vorstellung der Teilnehmer mit der beruflichen Verbindung zum Projekt sowie den Erwartungen an die Projektarbeit und das Kick-Off-Meeting
2.Einführung in das Projekt: Der Projektauftrag mit den wichtigsten Rahmenbedingungen und Diskussion über die Projektziele
3.Durchführung der Projektumfeldanalyse und einer Risikoanalyse (evtl. auch später im Zuge des Einstiegs in die Projektarbeit)
4.Vorstellung des Phasenmodells mit den zeitlichen Vorstellungen für die einzelnen Phasen und den Meilensteinen, Diskussion
5.Einführung in die konkrete Arbeit: Organisatorische und technische Arbeitsvoraussetzungen (z. B. Projektlaufwerk, Dateibenennung/Konfigurationsmanagement), Beschaffungsmanagement, Personalmanagement)
6.Teambildung: Aufstellen von Teamregeln (z. B. Pünktlichkeit, Handyverbot in Sitzungen) und Entscheidungsregeln, Verteilung wichtiger Rollen (z. B. Moderator für größere Sitzungen),
Festlegen des Informations- und Kommunikationssystems (z. B. Wie oft finden Projektteamsitzungen statt? Wer wird grundsätzlich von wem über was informiert?)
7.Einstieg in die Arbeit des Teams: Annäherung an die Projektaufgabe, erster Entwurf eines Projektstrukturplans, genauere Planung für die nächste Projektphase, Verteilung konkreter Aufgaben, Vereinbarung der nächsten Schritte
Wie können Änderungen während des Projekts effektiv gehandhabt werden und welche wirtschaftlichen
Konsequenzen können sich daraus ergeben?
der Umgang mit Änderungen ist ein wichtiger
Bestandteil des Vertrages sein sollte, denn es muss klar sein, welche
wirtschaftlichen Konsequenzen sich aus den Änderungen ergeben und welche Partei sie im jeweiligen Fall zu tragen hat.
Welche Rolle spielt die Projektumfeldanalyse im Projektmanagement?
wichtig
Sie sollten daher möglichst frühzeitig und umfassend erfasst werden, um ihre potenziellen Entwicklungen und Konsequenzen abschätzen und daraus entsprechende Maßnahmen ableiten zu können.
- Eine solche Umfeldanalyse ist bereits eine wichtige Grundlage für ein erfolgreiches Chancen und Risikomanagement.
Welche Schritte sind bei der Durchführung einer Umfeldanalyse zu beachten?
- Abgrenzung des Projektes
- Stakeholderanalyse
- Analyse sonstiger Einflussfaktoren
- Ableitung von Maßnahmen zur Gestaltung der Umfeldbeziehungen
Wie unterscheiden sich das engere und das weitere Projektumfeld? Nennen Sie Beispiele.
Engeres Projektumfeld:
Auftraggeber, Projektmanager,
Lieferanten, Projektmitarbeiter,
Gesamtunternehmen.
Weiteres Projektumfeld:
Gesellschaft, Politische
Instanzen, Behörden, Natur,
technologische Entwicklung,
Finanzmarkt,
gesamtwirtschaftliche
Entwicklung.
– Was ist eine Stakeholderanalyse und warum ist sie wichtig für den Projekterfolg?
Analyse aller Steakholder
– Wie können sachliche Einflussfaktoren das Projekt beeinflussen und welche Beispiele gibt es dafür?
z.B. gesamtwirtschaftliche Entwicklung, die technologische Entwicklung in der jeweiligen Branche oder auch auf politische Veränderungen
– Was versteht man unter einer Stakeholderstrategie und welche verschiedenen Typen gibt es?
Strategie wie man mit Stakeholdern umgeht:
Beobachtungsstrategie
Informationsstrategie
Beteiligungsstrategie
Warum ist es wichtig, die Interessen und Erwartungen der Stakeholder frühzeitig zu erfassen und zu
analysieren?
Die Interessenvertreter können ein Projekt entscheidend mit beeinflussen und zum Erfolg oder Misserfolg beitragen.
Wie sieht ein Stakeholderregister aus und welche Informationen sollten darin enthalten sein?
Tabelle mit folgenden Spalten:
- Personen/ Interessengruppen
- Einstellung zum Projekt
- Projektrelevante Ziele
- Bedeutung, Macht, Einfluss (1-5)
- + Erwartungen - Befürchtungen
- Maßnahmen, Strategien
Welche Kommunikationsstrategien können im Umgang mit Stakeholdern angewendet werden?
Partizipative Kommunikationsstrategie
Diskursive Kommunikationsstrategie
Repressive Kommunikationsstrategie
Welche Unterschiede gibt es im Stakeholdermanagement zwischen traditionellen und agilen Projektmanagementansätzen?
Ein Stakeholdermanagement als eigenständiges Themengebiet existiert in agilen Ansätzen nicht, wenn man Scrum als Referenzprozess für agiles Projektmanagement betrachtet. Der Product Owner ist für das Management der Stakeholder zuständig.
Was versteht man unter dem “Dilemma der Projektorganisation” und wie wirkt es sich auf Projekte aus?
Alle Schwierigkeiten eines Projekts:
- Projekte sind zeitlich befristet, Unternehmen dagegen auf eine dauerhafte Existenz ausgerichtet.
- Projekte bringen folglich eine gewisse Unruhe in die ansonsten relativ stabilen Strukturen und gleichförmigen Abläufe des Unternehmens.
- Es stellt sich daher die Frage, wie der „Fremdkörper Projektorganisation“ in die Stammorganisation eingebaut werden kann.
Welche Unterschiede bestehen zwischen Primär- und Sekundärorganisation und welche Aufgaben
übernehmen sie jeweils?
Die Primärorganisation ist auf die Lösung von
Daueraufgaben ausgerichtet, die Sekundärorganisation
dient der Lösung von Spezialaufgaben.
Die Aufgaben der Sekundärorganisation bestehen in der
schnittstellenübergreifenden Koordination und in der
Bearbeitung von innovativen und selten auftretenden
Spezialaufgaben.
Was sind die Hauptziele der Projektorganisation und warum sind sie wichtig für den Projekterfolg?
- Effizienz der Ressourcennutzung
- Verringerung des Koordinationsbedarfs
- Steigerung der Entscheidungsqualität
- Förderung der Motivation
- Steigerung der Lern- und Innovationsbereitschaft
- Verstärkung der Kunden- und Marktorientierung
- Erhöhung der Flexibilität
- Steigerung des Grades der Partizipation von Stakeholdern an Entscheidungen
– Welche Organisationseinheiten gibt es im Projektmanagement und welche Aufgaben haben sie?
Projektauftraggeber
Projektlenkungsausschuss/ Steering Committee
Projektleiter
Projektcontroller
Projektteam
Projektmanagement-Office
Welche Aufgaben und Verantwortungen hat ein Projektleiter im Rahmen eines Projektes?
Der Projektleiter konkretisiert, führt und steuert das Projekt.
- Er ist verantwortlich für die Erfüllung des Projektauftrags und damit für die Erreichung der Projektziele unter den gegebenen Rahmenbedingungen.
- In der Projektstartphase bereitet der Projektleiter die Projektplanung und -umsetzung insbesondere durch die Konkretisierung des Projektauftrags vor.
- Im Idealfall stellt er das geeignete Team für die Aufgabenerfüllung zusammen.
- Er führt die Projektmitarbeiter, koordiniert die Projektplanung und -umsetzung, er übernimmt in Zusammenarbeit mit dem Projektcontroller die Steuerung des Projektes, betreibt das Projektmarketing und berichtet an die zuständigen Stellen.
Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei der Führung eines Projektteams und wie können sie bewältigt werden?
- Die Teammitglieder kennen sich oft zu Beginn des Projektes noch nicht und haben ihre eigenen individuellen Ziele und Motive für ihre Mitarbeit im Projekt.
- Die Projektarbeit zeichnet sich meist durch hohen Zeit-, Kosten- und
Erfolgsdruck aus und ist durch häufige Änderungen geprägt. - Die Arbeit erfordert insbesondere kreative Techniken statt bekannter Arbeitsformen und relativ flexible Kommunikations- und Informationsprozesse.
Was sind die Hauptmerkmale eines Projektteams und wie unterscheidet es sich von einer Arbeitsgruppe?
ein „echtes“ Team dadurch charakterisiert, dass
eine kleine Anzahl von Personen miteinander arbeitet,
die komplementäre Fähigkeiten haben und die sich einem gemeinsamen Zweck, gemeinsamen Leistungszielen und einer gemeinsamen Vorgehensweise bei ihrer Arbeit verpflichten,
für die sie sich sowohl individuell als auch gemeinsam verantwortlich fühlen.
Welche Probleme können in Projektteams auftreten und wie können diese adressiert werden?
- Unterschiede in den Fähigkeiten der Mitarbeiter,
- Unterschiede in der hierarchischen Zuordnung der Teammitglieder im Rahmender Primärorganisation,
- „Offene Rechnungen“, also alte Konflikte zwischen den Mitgliedern,
- Die Notwendigkeit zur Vertretung der Politik der entsendenden
Primärorganisation; hier ist zu bedenken, dass bei der Auflösung des
Projektteams i. d. R. ein Wiedereinstieg in die ursprüngliche Organisation angestrebt wird, - Fehlendes Engagement bei Zwangsverpflichteten. Sie verhalten sich häufig als Trittbrettfahrer. Diese wiederum können ihre Kollegen anstecken.
- Unklare Aufstiegschancen im Rahmen einer Projektkarriere im Vergleich zu den Karrierewegen bei einer Linienorganisation
Welche drei Haupttypen der Projektaufbauorganisation gibt es und welche Vor- und Nachteile haben sie jeweils?
- Stabs-Projektorganisation,
+ Einfache organisatorische Umsetzung
+ Flexibler Personaleinsatz
+ Stab als Vermittlungsinstanz
+ Relativ hohe Akzeptanz der erarbeiteten
Lösungen - Problem der Verantwortungsübernahme
- Fehlende Identifikation mit Projekt
- Verlängerte Reaktionszeit
- Spannungsverhältnis Stab-Linie
- Matrix-Projektorganisation,
+ Mehr Verantwortungsgefühl
+ Keine Unsicherheit für Mitarbeiter
+ Gezielte Übertragung von Spezialwissen
+ Flexibler Personaleinsatz
- Konfliktpotential wegen Doppelunterstellung
- Übergenaue Dokumentation
- Herumreichen des „Schwarzen Peters“
Reine Projektorganisation.
+ Hohe Motivation und Identifikation
+ Eindeutige Weisungsbefugnis
+ „Unternehmer im Unternehmen“
- Probleme bei der Akzeptanz des
Projektergebnisses - Schwierige Wiedereingliederung der
Mitarbeiter nach Projektende
Für welche Projekttypen eignen sich die Stabs-Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und die
Reine Projektorganisation jeweils am besten?
Stabs-Projektorganisation: kleinere Projekte mit geringem Risiko, die nicht zeitkritisch sind.
Matrix-Projektorganisation: bei einer hohen Anzahl laufender
Projekte und bei stark abteilungsübergreifenden Projekten,
Reine Projektorganisation: sehr komplexe, neuartige Aufgaben von besonderer strategischer Bedeutung und mit hohem Risiko sowie starkem Zeitdruck.
