Kap 1+2 (introduktion + hur, när och varför uppstår ett projekt) Flashcards
Definitionen för ett projekt
“en temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst”
Nämn tre viktigaste “grunddrag” hos ett projekt
1) temporärt- begränsad, förutbestämd tid
2) satsning- någon/några avsätter resurser för genomförandet
3) unikt mål- annorlunda/speciell
6 typer av projekt, vilka?
1) forskningsprojekt- utvecklar ny kunskap/lösning på problem
2) utvecklingsprojekt- vidareutveckla produkt/plats/tjänst
3) installationsprojekt- installera ett system, ex datasystem
4) förändringsprojekt- förändra/utveckla verksamhet i organisation
5) leveransprojekt(affärspr.)-leverantör åtar sig leverera mot ersättning till kund
6) affärsprojekt
Vad innebär ett målsökande projekt? vilken metod är lämplig att använda?
ett projekt som inte har ett tydligt mål från början. arbetar mot delmål. Agila metoder
Vad innebär ett målstyrt projekt? vilken metod är lämplig att använda?
ett projekt som har ett tydligt mål från början. stage-gate-modeller
Nämn 5 typer av resurser som krävs i ett projekt
Pengar, material, utrustning, tid, kompetens
Vad görs i förstudien?
- tittar närmare på behov , önskemål och förväntningar hos aktörer
- formulerar mål
- tar fram ett beslutsunderlag om projektet ska påbörjas eller inte
- utvärderar projektets genomförbarhet ekonomiskt, funktions- och tidsmässigt i förhållande till beställarens/andra aktörers önskemål eller den ursprungliga visionen
Nämn de 4 olika systematiska analysverktygen
SCQ, intressentanalys, Swot och Peng
Förklara SCQ
syftar till att klargöra projektets syfte och mål. Komma på huvudproblemet genom att precisera vilken huvudfråga som ska besvaras.
Situation- identifiera nuläget
Complicated- vad är otillfredsställande
Question- hur kan man lösa det
Förklara intressentanalys (rita intressentmatrisen)
intressent=person/grupper/organisationer som har makt och inflytande at påverka projektet
1) kärnintressenter- är med och fattar beslut; direkt engagerade
2) primärintressenter- påverkas av projektet; vill påverka projektet
3)sekundärintressenter- litet intresse; vill antagligen inte påverka
Se intressentmatrisen sid34
Förklara SWOT
Strength, Weakness, Opportunities, Threats
Belyser projektets starka och svaga sidor (S&W), samt analyserar projektets möjligheter och hot (o&t)
starka&svaga sidor=internt i projektet
hot&möjligheter=ligger utanför projektet
Förklara PENG
“Prioritera enligt nyttogrunder”
värdera vilken nytta ett projekts resultat ger. Man värderar ett projekts nyttoeffekter i ekonomiska termer:
1)säkra nyttor 2)mindre säkra nyttor 3)osäkra nyttor
Bruttonytta=nettonytta+kostnader för projektet
Vilka olika roller finns, från projektets perspektiv?
resursägare, projektledare, styrgruppsmedlem osv
Vilka olika roller finns, från organisationens perspektiv?
befattningar, tex avdelningschef, controller
Från projektets perspektiv kategoriserar man de olika rollerna i 4 typer av funktioner, vilka? Vilka roller ingår i dessa?
1) ledningsfunktion- projektledare
2) styrfunktion- styrgrupp, beställaren, sponsorn
3) verkställande funktion - projektmedarbetare, projektadministratör/controller, delprojektledare
4) rådgivande funktion- referensgrupp
Vad är projektledaren ansvarig för?
att projektet genomförs och når målen leder projektmedarbetarna löser problem och konflikter informerar intressenter kalla till, förbereda och leda styrgruppsmötena uppföljning och avslutning av projektet
Vad är styrfunktionens “syfte”?
sätter upp riktlinjer för hur projektet ska bedrivas (görs utifrån långsiktiga mål, sk effektmål
de beslut som fattas ligger i linje med organisationens strategier och affärsmål
Vad är styrgruppen ansvariga för?
beslutande organ; fattar beslut om projektets framtid
består av representanter för olika intressenter, tex beställaren, slutanvändarna, kvalitetsansvarig (ex referensgrupp)
ansvarar för att alla nödvändiga resurser finns
fastställer och godkänner projektledarens förslag till projektplan
Vad gör projektsponsorer/resursägare?
förser projektet med resurser
projektledaren förhandlar med resursägaren om vem som ska jobba i projektet och i vilken utsträckning
kan också vara ansvarig för att leverera resultat till projektet
Projektägare/beställare
den som beställt projektet och därmed är kund
ligger i beställarens intresse att se till att målen uppnås både på kort och lång sikt
Stage-gate-modeller delas upp i 4 “steg”, vilka?
Förstudie, planering, genomförande, avslut
Det finns två typer av projektstyrningsmodeller, vilka?
Agila metoder, och stage-gate
Vad sker under initieringen i stage-gate?
projektet skissas grovt, förstudie tas fram
Vad är förstudien?
Översiktlig projektbeskrivning, vad projektet ska handla om - och inte handla om
Vad sker under planeringen i stage-gate?
Genomförbarhetsstudie mål fastlås målet bryts ned i aktiviteten (wbs/pbs) aktiviteterna ordnas kronologiskt (gantt) aktiviteterna besätts med personal (obs) budgetering riskanalys beslut om projektstart "money gate"
Vad sker under genomförandet i stage-gate?
arbetet utförs enligt plan
projektledaren arbetar med att leda genomförandet och följa upp det som gjorts
leverans i tid, inom budget, med utlovad kvalitet
Vad sker under avslut i stage-gate?
projektet stängs ned
projektet utvärderas mot sina målparametrar
projektrapport, revision
dok. av lärdomar inför kommande projekt
Fördelar och nackdelar med stage-gate?
Fördelar:
*söder systemtänkande
*strukturerar projektprocessen
*skapar kostnadseffektivitet genom underlättande av effektiv styrning
Nackdelar:
*uppfattas byråkratiska och rigida
inte möjliggör improvisation (omgivning kan tex komma att ändras)
Nämn två typer av stage-gate-modell
PROPS och PPS
Nämn några egenskaper hos agila metoder
- passar målsökande projekt
- involverar kunden i nära samarbete med täta regelbundna möten
- bedrivs inkrementiellt, dvs stegvis och flexibelt
- gör en ny aktivitetslista varje 2-4 veckor cör att se vad som gjorts och behöver göras i nästa aktivitetsplan
- mycket fokus ligger på pr.gruppen (teamet ofta självorganiserat)
Fördelar och nackdelar med agil metod
Fördel:
*ger bra stöd för att snabbt kunna hantera förändringar
*stöder kreativa och inovativa processer
*sätter kunden och kundens nytta i fokus
Nackdelar
*svårt att veta hur lång tid det kommer ta
*fungerar det verkligen i stora projekt?
Nämn en typ av agil metod
SCRUM
Vad gör den verkställande funktionen i projektet?
de som gör själva jobbet. pr.administratör/controller sköter löpande dokumentation och rutinärenden
Vad gör den rådgivande funktionen i projektet?
ansvarar för att projektet når uppsatt kvalitet och ger råd om hur det kan ske. Referensgrupp fungerar som stöd till projektledaren, styrgruppen och beställaren
Det finns 4 olika typer av mål med ett projekt, vilka?
- projektmål och produktmål
- effektmål
- scope
- processmål
Beskriv projektmål och produktmål? vem är ansvarig att formulera?
beskriver vad projektet ska leverera, när det ska va klart och till vilket pris. Projektledarens och-gruppens ansvar (styrgrupp och/eller beställaren måste godkänna)
Beskriv effekttmål? vem är ansvarig?
långsiktiga mål som specificerar de effekter som projektet förväntas ha efter leverans. beställarens (och ev styrgruppens) ansvar. mål som pr.ledaren och teamet ej kan ta ansvar för, men måste ha i åtanke.
Beskriv scope
projektets olika mål definierar dess scope, dvs omfattning. samtliga aktiviteter som behöver göras för att nå målen.