Kap 1+2 (introduktion + hur, när och varför uppstår ett projekt)

Question 1

Definitionen för ett projekt

Answer 1

“en temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst”

Question 2

Nämn tre viktigaste “grunddrag” hos ett projekt

Answer 2

1) temporärt- begränsad, förutbestämd tid
2) satsning- någon/några avsätter resurser för genomförandet
3) unikt mål- annorlunda/speciell

Question 3

6 typer av projekt, vilka?

Answer 3

1) forskningsprojekt- utvecklar ny kunskap/lösning på problem
2) utvecklingsprojekt- vidareutveckla produkt/plats/tjänst
3) installationsprojekt- installera ett system, ex datasystem
4) förändringsprojekt- förändra/utveckla verksamhet i organisation
5) leveransprojekt(affärspr.)-leverantör åtar sig leverera mot ersättning till kund
6) affärsprojekt

Question 4

Vad innebär ett målsökande projekt? vilken metod är lämplig att använda?

Answer 4

ett projekt som inte har ett tydligt mål från början. arbetar mot delmål. Agila metoder

Question 5

Vad innebär ett målstyrt projekt? vilken metod är lämplig att använda?

Answer 5

ett projekt som har ett tydligt mål från början. stage-gate-modeller

Question 6

Nämn 5 typer av resurser som krävs i ett projekt

Answer 6

Pengar, material, utrustning, tid, kompetens

Question 7

Vad görs i förstudien?

Answer 7

• tittar närmare på behov , önskemål och förväntningar hos aktörer
• formulerar mål
• tar fram ett beslutsunderlag om projektet ska påbörjas eller inte
• utvärderar projektets genomförbarhet ekonomiskt, funktions- och tidsmässigt i förhållande till beställarens/andra aktörers önskemål eller den ursprungliga visionen

Question 8

Nämn de 4 olika systematiska analysverktygen

Answer 8

SCQ, intressentanalys, Swot och Peng

Question 9

Förklara SCQ

Answer 9

syftar till att klargöra projektets syfte och mål. Komma på huvudproblemet genom att precisera vilken huvudfråga som ska besvaras.
Situation- identifiera nuläget
Complicated- vad är otillfredsställande
Question- hur kan man lösa det

Question 10

Förklara intressentanalys (rita intressentmatrisen)

Answer 10

intressent=person/grupper/organisationer som har makt och inflytande at påverka projektet
1) kärnintressenter- är med och fattar beslut; direkt engagerade
2) primärintressenter- påverkas av projektet; vill påverka projektet
3)sekundärintressenter- litet intresse; vill antagligen inte påverka
Se intressentmatrisen sid34

Question 11

Förklara SWOT

Answer 11

Strength, Weakness, Opportunities, Threats
Belyser projektets starka och svaga sidor (S&W), samt analyserar projektets möjligheter och hot (o&t)
starka&svaga sidor=internt i projektet
hot&möjligheter=ligger utanför projektet

Question 12

Förklara PENG

Answer 12

“Prioritera enligt nyttogrunder”
värdera vilken nytta ett projekts resultat ger. Man värderar ett projekts nyttoeffekter i ekonomiska termer:
1)säkra nyttor 2)mindre säkra nyttor 3)osäkra nyttor
Bruttonytta=nettonytta+kostnader för projektet

Question 13

Vilka olika roller finns, från projektets perspektiv?

Answer 13

resursägare, projektledare, styrgruppsmedlem osv

Question 14

Vilka olika roller finns, från organisationens perspektiv?

Answer 14

befattningar, tex avdelningschef, controller

Question 15

Från projektets perspektiv kategoriserar man de olika rollerna i 4 typer av funktioner, vilka? Vilka roller ingår i dessa?

Answer 15

1) ledningsfunktion- projektledare
2) styrfunktion- styrgrupp, beställaren, sponsorn
3) verkställande funktion - projektmedarbetare, projektadministratör/controller, delprojektledare
4) rådgivande funktion- referensgrupp

Question 16

Vad är projektledaren ansvarig för?

Answer 16

att projektet genomförs och når målen
leder projektmedarbetarna
löser problem och konflikter
informerar intressenter
kalla till, förbereda och leda styrgruppsmötena
uppföljning och avslutning av projektet

Question 17

Vad är styrfunktionens “syfte”?

Answer 17

sätter upp riktlinjer för hur projektet ska bedrivas (görs utifrån långsiktiga mål, sk effektmål
de beslut som fattas ligger i linje med organisationens strategier och affärsmål

Question 18

Vad är styrgruppen ansvariga för?

Answer 18

beslutande organ; fattar beslut om projektets framtid
består av representanter för olika intressenter, tex beställaren, slutanvändarna, kvalitetsansvarig (ex referensgrupp)
ansvarar för att alla nödvändiga resurser finns
fastställer och godkänner projektledarens förslag till projektplan

Question 19

Vad gör projektsponsorer/resursägare?

Answer 19

förser projektet med resurser
projektledaren förhandlar med resursägaren om vem som ska jobba i projektet och i vilken utsträckning
kan också vara ansvarig för att leverera resultat till projektet

Question 20

Projektägare/beställare

Answer 20

den som beställt projektet och därmed är kund

ligger i beställarens intresse att se till att målen uppnås både på kort och lång sikt

Question 21

Stage-gate-modeller delas upp i 4 “steg”, vilka?

Answer 21

Förstudie, planering, genomförande, avslut

Question 22

Det finns två typer av projektstyrningsmodeller, vilka?

Answer 22

Agila metoder, och stage-gate

Question 23

Vad sker under initieringen i stage-gate?

Answer 23

projektet skissas grovt, förstudie tas fram

Question 24

Vad är förstudien?

Answer 24

Översiktlig projektbeskrivning, vad projektet ska handla om - och inte handla om

Question 25

Vad sker under planeringen i stage-gate?

Answer 25

``` Genomförbarhetsstudie mål fastlås målet bryts ned i aktiviteten (wbs/pbs) aktiviteterna ordnas kronologiskt (gantt) aktiviteterna besätts med personal (obs) budgetering riskanalys beslut om projektstart "money gate" ```

Question 26

Vad sker under genomförandet i stage-gate?

Answer 26

arbetet utförs enligt plan projektledaren arbetar med att leda genomförandet och följa upp det som gjorts leverans i tid, inom budget, med utlovad kvalitet

Question 27

Vad sker under avslut i stage-gate?

Answer 27

projektet stängs ned projektet utvärderas mot sina målparametrar projektrapport, revision dok. av lärdomar inför kommande projekt

Question 28

Fördelar och nackdelar med stage-gate?

Answer 28

Fördelar: *söder systemtänkande *strukturerar projektprocessen *skapar kostnadseffektivitet genom underlättande av effektiv styrning Nackdelar: *uppfattas byråkratiska och rigida inte möjliggör improvisation (omgivning kan tex komma att ändras)

Question 29

Nämn två typer av stage-gate-modell

Answer 29

PROPS och PPS

Question 30

Nämn några egenskaper hos agila metoder

Answer 30

* passar målsökande projekt * involverar kunden i nära samarbete med täta regelbundna möten * bedrivs inkrementiellt, dvs stegvis och flexibelt * gör en ny aktivitetslista varje 2-4 veckor cör att se vad som gjorts och behöver göras i nästa aktivitetsplan * mycket fokus ligger på pr.gruppen (teamet ofta självorganiserat)

Question 31

Fördelar och nackdelar med agil metod

Answer 31

Fördel: *ger bra stöd för att snabbt kunna hantera förändringar *stöder kreativa och inovativa processer *sätter kunden och kundens nytta i fokus Nackdelar *svårt att veta hur lång tid det kommer ta *fungerar det verkligen i stora projekt?

Question 32

Nämn en typ av agil metod

Answer 32

SCRUM

Question 33

Vad gör den verkställande funktionen i projektet?

Answer 33

de som gör själva jobbet. pr.administratör/controller sköter löpande dokumentation och rutinärenden

Question 34

Vad gör den rådgivande funktionen i projektet?

Answer 34

ansvarar för att projektet når uppsatt kvalitet och ger råd om hur det kan ske. Referensgrupp fungerar som stöd till projektledaren, styrgruppen och beställaren

Question 35

Det finns 4 olika typer av mål med ett projekt, vilka?

Answer 35

* projektmål och produktmål * effektmål * scope * processmål

Question 36

Beskriv projektmål och produktmål? vem är ansvarig att formulera?

Answer 36

beskriver vad projektet ska leverera, när det ska va klart och till vilket pris. Projektledarens och-gruppens ansvar (styrgrupp och/eller beställaren måste godkänna)

Question 37

Beskriv effekttmål? vem är ansvarig?

Answer 37

långsiktiga mål som specificerar de effekter som projektet förväntas ha efter leverans. beställarens (och ev styrgruppens) ansvar. mål som pr.ledaren och teamet ej kan ta ansvar för, men måste ha i åtanke.

Question 38

Beskriv scope

Answer 38

projektets olika mål definierar dess scope, dvs omfattning. samtliga aktiviteter som behöver göras för att nå målen.

Question 39

vad innnebär scope creep?

Answer 39

projectets scope ändras under projektets gång pga otydliga def. av målen

Question 40

Beskriv processmål.

Answer 40

Då det finns krav att ett projekt genomförs på ett visst sätt, tex miljövänligt

Question 41

Det finns tre olika metoder att använda för att komma fram till och formulera projektets mål, vilka?

Answer 41

* SCT * MoSCoW-metoden * SMART-principen

Question 42

När används SCT-metoden?

Answer 42

används för att ringa in de problem som projektet ska lösas

Question 43

När används moscow? Vad står den för?

Answer 43

* då det finns många krav från olika intressenter, prioriteringsmetod Must-det som ska göras Should-det som bör göras Could-det som kan göras Would-det ska kan göras om man hinner

Question 44

Beskriv SMART-principen

Answer 44

målen ska vara: Specifika: tydligt formulerade Mätbara: gå att svara ja/nej på huruvida målen uppnåtts Accepterade: ska vara förankrade hos alla involverade Realistiska: ska kunna uppnås med de resurser som är tillgängliga Tidssatta: ska vara uppnådda inom angiven tidsram gäller främst projektmålen, men även process- och effektmålen

Question 45

Vad är måltriangeln?

Answer 45

används för att förstå förhållandet mellan tre dimensioner i ett projekt, vilka är: funktion, kostnad och tid

Question 46

Beskriv tids-, kostnads- och kvalitetsstyrda projekt

Answer 46

Tidsstyrt: *delmål (milstolpar) *beslutspunkter (grindar) Kostnadsstyrt: *noggrann kontroll av budgeten- ekonomisk uppföljning osv Kvalitetsstyrt: *kontinuerlig kvalitetskontroll av process och produkt *externa bedömare, experter, anlitas som hjälp

Question 47

Vad görs i projektstyrningmodeller?

Answer 47

Beskriver hur arbetet/projektet ska delas upp i olika steg, ex: *vilka beslut ska fattas *vilka dokument ska skrivas *vilka roller ingår *vilket projektspråk Skapar gemensamt språk Ger stöd och vägledning så rätt val och prioriteringar görs minimerar misstag (alla prioriterar rätt saker och arbetar på rätt sätt)

Question 48

Projektplanen, när tas den fram? grundar sig på? | godkänns av? vem gör planeringsarbetet?

Answer 48

för projektets genomförande. grundar sig på uppgifterna i kravspecifikationen. godkänns av pr beställare och styrgrupp. projektledaren, men denne involverar ofta pr.gruppen för synpunkter samt konsulterar referensgruppen för kloka råd

Question 49

Det finns 3 olika sätt för planering av aktiviteter, vilka? beskriv dessa

Answer 49

Milstople-metoden *planering av projektets arbete utfrån målen och delmålen *arbetspaket- deluppgifter i arbetet *är en bottom-up-metod (först formuleras arbetspaketet och utifrån dem ställs delmålenm upp) PBS (product breakdown structure) *de aktiviteter som direkt krävs för att nå produktmålen WBS (work breakdown structure) *samtliga av projektets arbetspaket

Question 50

Nämn tre uppskattningsfällor av resurs och tidsåtgång

Answer 50

* ställtid (tiden som krävs för att komma igång med en uppgift) * personlighet (somliga jobbar snabbare än andra) * indirekt tid

Question 51

Det finns två sätt för att analysera beroenden av aktiviteter, vilka?

Answer 51

Nätplan | PERT och CPM

Question 52

Vad görs i en nätplan?

Answer 52

visualiserar förhållandet mellan aktiviteter * pilnätsdiagram (händelsebaserat nätverk, noder=händelser, pilar=aktiviteter) * blocknätsdiagram (aktivitetsbaserat nätverksdiagram, arbetspaket=boxar+beroende-av-linjer * kritiska linjen (kortast tid projektet blir klart)

Question 53

PERT och CPM, typ av planer? tillämpbara på?

Answer 53

sannolikhetsberäkningar, beräknar troligt intervall för pr. sluttid. inte tillämpbara på målsökande projekt

Question 54

PERT, står för? innebär?

Answer 54

(Program Evaluation and Review Technique) | *noterar tre typer av tid för varje aktivitet: optimistisk, mest trolig och pessimistisk tid

Question 55

CPM, står för? innebär?

Answer 55

Critical Path Method * skapades för projekt med många aktiviteter * hittar den kritiska linjen (kortas möjliga tid) * använder inte osäkerhetsmått utan fasta planeringsvärden

Question 56

Projektekonomi, vad är det?

Answer 56

(ej samma sak som företagsekonomi) hantering av de ekonomiska resurser som ska användas för att uppnå målet controller ansvara för uppföljning av projektets ekonomiska dimensioner

Question 57

Vad är förkalkyl?

Answer 57

* beräkning av projektets intäkter och kostnader * det beslutsunderlag där ekonomiska utfall beräknas och bedöms * när projektet ösätter igång övergår förkalkylen till att vara en projektbudget

Question 58

Vad är projekbudget

Answer 58

* när projektet ösätter igång övergår förkalkylen till att vara en projektbudget * projektledarens ansvar att uppfölja budgeten

Question 59

efterkalkyl

Answer 59

när projektet är avslutat, i syfte att utvärdera projektet och dra lärdomar

Question 60

Inbetalning

Answer 60

när en kund betalar in pengar för en produkt/tjänst de köpt

Question 61

utbetalning

Answer 61

när pengar betalas ut till leverantör som levererat resureser

Question 62

likviditet

Answer 62

kortsiktiga betalningsförmågan, ie pengarna i kassan

Question 63

kassaflödet

Answer 63

betalningsströmmarna till och från kassan

Question 64

kostandsställe

Answer 64

post i organisationens ekonomisystem | syfte att se vilket projekt en intäkt/kostnad tillhör

Question 65

bokslut

Answer 65

sammanställning av verksamhetens ekonomiska situation, görs ofta vid årsskifte

Question 66

ballansräkning

Answer 66

sammanställer verksamhetens: *tillgångar (fastigehetr, värdepapper, varulager, kassa, etc) *skulder: lån, eget kapital etc

Question 67

resultaträkning

Answer 67

visar periodens resultat (vinst/förlust) genom att kolla på intäkter och kostnader

Question 68

resultat (ekonomi)

Answer 68

intäkterna minus kostnaderna

Question 69

avskrivning

Answer 69

kostnader som inte motsvaras av en utbetalning görs på utrustning man investerat i eftersom de minskar i värde ju mer de används avskaffningskostnaden fördelas över en viss tidsperiod

Question 70

investering

Answer 70

ekonomisk satsning på något som förväntras ge avkastning i framtiden, antingen genom ökade intäkter eller minskade kostnader

Question 71

att ta fram en förkalkyl innefattar 5 steg, vilka?

Answer 71

1) bestämma kalkylens syfte och innehåll 2) ta fram underlag 3) beräkna projektets ekonomiska konsekvenser 4) analysera osäkerheter 5) använda förkalkylen som beslutsunderlag och som utgångspunkt för projektbudgeten

Question 72

1) bestämma kalkylens syfte och innehåll

Answer 72

innehåll: * vad ska ingå? (intern/extern personal, lokaler, faser osv * när ska resurserna mätas och förbrukas? (delas in i perioder/tidsspann?) * vilka enhet? (lönekostnad/timme, valuta? procent? tid?) * hur noggrant ska man beräkna resultate?

Question 73

2) ta fram underlag

Answer 73

projektchef ansvarig för beräkning av projektets intäkter (ej projektledaren), ligger långt i tiden två jmetoder för kostnadsbräkning är: *bottom-up-kalkylering (kostnaderna adderas för varje aktivitet (arbetspaket) *top-down-kalkylering (totala kostnader uppskattas utifrån vad ett referensprojekt kostat, fungerar bra i målstyrda projekt) man tar också här fram en aktivitetskostnadskalkyl

Question 74

Varierande resursförbrukning

Answer 74

resursförbrukningen ökar successivt med tiden )s-kurvan, s101) tar hänsyn till beroenden mellan aktiviteter (tidsbuffertar) sjukdom/vidareutbildning/involverad i flera projekt => resurserna utnyttjas bara till viss del. För att hantera detta arbetar men med sk kapacitetstal som är angiven i procent (100=fullt nyttjad, 0=inte alls nyttjad)

Question 75

Finns fyra sätt att beräkna kostnader på, vilka

Answer 75

* utgå från historiska data, tex referensprojhekt * checklistor och nyckeltal * ta in offerter från olika leverantörer * göra antaganden

Question 76

finns två sätt att beräkna lönsamhet på, vilka? förklara dessa

Answer 76

Packback-metoden *se hur lång tid det tar innan man får tillbaka de pengar man satsat i projektet *gynnar kortsiktiga investeringar Nuvärdesmetoden *fastställer värdet av projektets resultat inräknat i dagen värde eller projektets genomsnittliga avkastning. *gynnar långsiktiga projekt (tar hänsyn till att pengar ändras i värde)

Question 77

beräkningar i rörelsekapital

Answer 77

(pengar i kjassan, obetalda fakturor, oförsålda varor * omsättningstillgångar minuskortfristiga skulder * görs för att hantera eftersläpningar i betalningar

Question 78

självkostnadsmetoden

Answer 78

visar hur kostnader fördelas på olika kostnadsbärare

Question 79

4) analysera osäkerheter. ge 5 ex på missar

Answer 79

efterkalkylen stämmer ej överens med förkalkylen, vad beror detta på? 1) planeringmissar (glömda aktiviteter, orealistiska tidsuppfattningar) 2) förändrade ekonomiska förutsättningar (inflation, kostnadsökning för material) 3) förändringar i projektet (kvalitetsproblem, sjukskrivning) 4) förändringar i projektets omgivning (förseningar av leveranser) 5) medvetna val (hantera internpolitik, förbättra sitt konkurensläge)

Question 80

5) använda förkalkylen som beslutsunderlag och som utgångspunkt för projektbudgeten. måste innehålla 2 saker, vilka?

Answer 80

måste innehålla: * antaganden (redogörelse för vilka antaganden som gjort i kalkylen) * marknads- och osäkerhetsanalys (möjligheter och risker i förkalkylenvilka åtgärder som planerats för att hantera dem samt ansvariga för dessa åtgärder) presenteras för projektets styrgrupp som bestämmer och projektet ska genomföras

Question 81

osäkerhetsparadoxen

Answer 81

operationella osäkerheten (har att göra med projektets genomförande) är störst i början, men minskar sedan, medan den finasiella osäkerheten ökar med tiden pga investerade pengar I början finns stor frihet att påverka projektet till liten kostnad, men kusnakpen finns ej. i slutet finns kunskapen, men ändringar blir kostsamma Början- stor möjlighet att påverka; alutet- kostnaden att påverka är stor

Question 82

skillnad mellan osäkerhetsanalys och riskanalys

Answer 82

* i osäkerhetsan ser man inte enbart riskerna utan också framtida möjligheter * syftet är att tidigt identifiera risker så att de kan undvikas samt tidigt identifiera möjligheter så att de kan utnyttjas

Question 83

kontextuella risker

Answer 83

finns i omgivningen och är omöjliga att påverka, ex regn. | kan välja att undvika, reducera eller kontrollera dem

Question 84

Osäkerhetsprocessens 3 steg:

Answer 84

1) identifiering av risker och möjligheter 2) värdering av identifierade risker och möjligheter 3) framtagande av en handlingsplan

Question 85

1)iudentifiering av risker och möjligheter

Answer 85

utgångspunkten ofta tidigare erfarenheter och kunskaper | intervjuer med kollegor, brainstorming, swot-analys kan bla vara till hjälp

Question 86

exempel på projektrelaterade osäkerheter (5st)

Answer 86

1) teknik- kvalitets och utförandeosäkerheter (slarv, olyckor, sen leverans) 2) projektledningsosäkerhet (kompetensbrist, konflikter) 3) organisatoriska (resurskrockar med andra projekt) 4) externa (ändrade lagar/regler, väder, strejk) 5) ekonomiska (ränteförändringar, inflation, valutaförändring

Question 87

mini- och maxiriskmetoden

Answer 87

beräknar sannolikheten för att något inträffar i förhållande till konsekvens (se sid 118, matris) Miniriskmetoden: *sannolikahet (1-5) multipliceras med konsekvens (1-5). Får en skala mellan 1-25 vilket blir det sk riskvärdet. Maxiriskmetoden: *fungerar på samma sätt, men här bedöms varje konsekvens även i kvalitetspåverkan, påvrkan på tidsplan och påverkan på resurs

Question 88

Crashing

Answer 88

Metod för att korta ned ett projekts varaktighet till lägsta extra kostnad. Om den kritiska linjen är för lång går det inte att genomföra projektet inom önskad tidsram → behöver korta ned varaktigheten hos någon/några aktiviteter. Identifiera den aktivitet på linjen som kostar minst per dag att minska.

Question 89

DICE

Answer 89

Analysmodell för att bedöma om ett planerat förändringsprogram kommer lyckas eller ej. Det som är avgörande är projektets varaktighet, projektgruppens förmåga, ledningens och personalens engagemang. Beskrivs i: Duration, Intregrity, Commitment och Effort.

Question 90

DSDM/Dynamisk utveckling

Answer 90

Dynamic System Development Metode – En så kallas lättrörlig utvecklingsmetod där varje iteration delas in i tre faser: kort undersökning, förfining och konsolidering → Dymanisk utveckling: Utvecklingmetod där lösningen växer fram successivt allt eftersom man ser resultatet av arbetet. DSDM. Inkrementell utveckling och spiralmodellen är exempel på dynamiska metoder.

Question 91

EAC

Answer 91

Estimate at completion – Prognostiserad totalkostnad när projektet är avslutat.

Question 92

Eisenhowers ABC-metod

Answer 92

Man prioriterar arbetsuppgifter: fokusra på A-uppgifter, planera och prioritera Buppgifterna, se till att lösa eller delegera C-uppgifterna och eliminera D-uppgifterna. Gör något kul på den överblivna tiden.

Question 93

EMV

Answer 93

Expected Monetary Value: Väntevärde. Förväntat ekonomiskt värde av en händelse, som beräknas genom att multiplicera sannolikheten att händelsen kommer att inträffa och den vinst eller förlust som kan uppstå.

Question 94

EVM

Answer 94

Earned Value Management (Resultatvärdemetoden) – metod för att bedöma ett projekts läge genom att följa upp presterat resultat och förbrukade resurser.

Question 95

FIRO-modellen

Answer 95

1. TILLHÖRA: artiga, är jag accepterad? passar jag in i gruppen? 2. ROLLSÖKNING: stormar mest i gruppen, informella ledare vill ta plats. Mycket energi går till att kämpa för egna fördelar på bekostnad av de andra gruppmedlemmarna. Gruppen behöver stöd mer än styrning! 3. SAMHÖRIGHET: klarat ut konflikter, tar ömsesidigt beroende av varandra. Om en projektledare kommer och detaljstyr i en grupp befinnande i samhörighetsfasen → medlemmar känner att han ej litar på dem → sänker motivation och arbetslust → går ut över resultat.