Instuderingsfrågor Flashcards
Vad är syftet med en organisation?
- Att uppnå ökad effektivitet
- Att utföra något som kunder efterfrågar på ett effektivt sätt
Vad är skillnaden mellan resurseffektivisering och flödeseffektivisering?
- Resurseffektivisering bygger på att varje resurs i ett projekt utnyttjas till max
- Flödes effektivisering baseras på att det finns ledig kapacitet i varje steg av en process för det oväntade
- Skillnaden blir att i just resurseffektivisering så bildas det lätt köer som i sin tur orsakar förseningar och i värsta fall genererar nya behov som då behöver mötas med aktiviteter som inte är värdeskapande, medan det då i flödeseffektiviseringen löser sig med denna lediga kapacitet som ger plats för köer osv
Varför gör man en förstudie?
- För att mina osäkerheten i ett projekt genom att analysera förutsättningar att genomföra ett projekt. Det är i förstudien som det går att analysera som projektet är värt att genomföra för företaget.
- Förstudien är som en avgörande plan, det ska finnas svar på alla frågetecken kring projektet. Man ska ha funnit svar på vad som ska göras och hur det ska göras.
Vad är skillnaden mellan syfte och projektmål?
- Syfte: förklarar varför projektet behövs
- Mål: förklarar vad projektet ska leverera.
Vad är det för skillnad mellan produkt och projektkrav?
- Produktkrav: Berör projektet förväntade resultat, dvs vad som ska komma ur projektet
- Projektkrav: berör hur projektet ska genomföras
Vad beskriver den kritiska linjen?
- Det är den linjen i nätplanen som tar längst tid. I en nätplan kan det finnas parallela linjer, då vissa aktiviteter inte är beroende av varandra och kan utföras samtidigt. Den linjen med de aktiviteter har längst varaktighet blir då kritiska linjen, som visar på längden av ett projekt och hur mycket saker och ting kan försenas eller skjutas på.
Vilken användning kan projektledaren ha av DISC-modellen för beskrivning av personlighetstyper?
- Projektledaren kan ha användning för DISC-modellen för att få ihop ett effektivt team. Man kan kategorisera temamedlemmarnas personlighetstyper i denna modell och då få det relativt svart på vitt huruvida dessa personer kommer passa att arbeta ihop.
- Genom att ha det klart för sig de olika personerna och deras personlighetstyper, kan man också förstå att det kan finnas konflikter bakom dessa typer, alltså att visa personer inte går ihop och därför inte kommer att arbete effektivt i varandras sällskap, ex att röd och grön inte fungerar så bra ihop, medan gul och blå kan göra ett gott team.
- Man vet vilka typer av personer man ska rekrytera och även veta hur varje personlighetstyp behöver motiveras och struktureras osv
Beskriv hur miniriskmetoden kan användas för att hantera ett projekts risker
I en miniriskmetod tar man fram alla risker i ett projekt och bedömer hur stor sannolikhet det är att dessa risker kan förekomma, samt hur stor konsekvensen skulle bli då. Sedan multiplicerar man sannolikheten och konsekvensen (i skalan 1-5) och får fram ett riskvärde. Är riskvärdet högre än 10 (förslagsvis) bör man ta fram en åtgärd för att förbereda ifall att risken skulle förekomma.
- Genom att använda sig av miniriskmetoden, eller maxiriskmedtoden förbereder och skyddar man projektet, vilket kan ha stor betydelse ifall någon av dessa risker skulle ske. Projektledaren ansvarar själv för vilken nivå på riskvärde som ska kräva en åtgärd och vilka risker hen vågar leva med i projekt.
- Beskriv vad en SWOT-analys är och hur den kan användas för kartläggning av förutsättningar i ett projekt.
- En SWOT-analys är en analys över projektets interna styrkor och svagheter, samt externa möjligheter och hot.
- Den används ofta som verktyg i en nulägesanalys,
komma till en slutsats om projektet är lönsamt för företaget/organisationen eller inte. Alltså om projektet är värt den tid och pengar som kommer att läggas ned, då man tydligt kan se om styrkorna och möjligheterna övertar svagheterna och hoten.
Vad används en WBS – Work Breakdown Structure till inom projektledning?
En WBS används för att för att skapa sig en uppfattning om projektets omfattning. Den strukturerar upp vad det är som behövs göras under projektet i aktiviteter och skapar där med en tydlig bild av projektets omfattning. Denna strukturering utgör basen för förstudien och så småningom planeringen. WBS är en grund för att göra arbetet med att planera milstolpar och etapper lättare
Ge 4 exempel på aktiviteter som ingår i en förstudie och beskriv kort vad de innebär
- Nulägesanalys
- WBS
- Kravspecifikation
- Kartlägga intressenter
- Analysera affärsnyttan
I kursen har huvudsakligen två sätt att ge konstruktiv feedback på tagits upp. Vilka är dessa och hur skiljer de sig åt?
- De sätt vi har gått igenom kallas för Varg-uttryck och Giraff-uttryck. Vargen symboliserar en person som projicerar sina känslor på omgivningen. Vargar är bra på att ställa diagnos på andra och tar sig inte heller tid över varför hen upplever en händelse på ett visst sätt. Hen kan lägga skulden för det som drabbar hen på andra och reagerar på snabbt att intellektet inte hinner kopplas på. Vargar utövar makt genom att hota och försöka få omgivningen att känna skuld. Ofta innebär det att den som tar emot feedback från vargen svarar i försvarsposition eftersom att personen känner sig anklagad. Ex på varguttryck kan vara Du gör mig besviken… att du alltid…
- Giraffen har ett mycket lugnare beteende än vargen och har en förmåga att reflektera över sina egna känslor. Hen är duktig på att ha en överblick över situationen och är noggrann med att mottagaren förstå vad det är i personen beteende och inte uppskattas. Jag-budskapet används mycket av giraffen, man fokuserar på beteende hos en person och inte hur denne är. Jag blir.. Därför att.. jag upplever att du..
Hur skiljer sig ett agilt projekt från ett traditionellt?
- Agila metoder handlar om att utveckla en strukturerad förmåga att skapa och svara på förändringar i en föränderlig omvärld och att ständigt balansera mellan flexibilitet och stabilitet medan i det traditionella projektet
- I ett agilt projekt är inte förstudie och planeringsfaserna lika tunga som i ett traditionellt där man kort och gott planerar hela projektet från start till slut. I det agila prioriteras det som anses viktigast och så lämnas utrymme för att planera när det väl behövs. Man tycker att lösningen växer fram under tiden, då man inte vet allt i början, som man tänker under ett traditionellt projekt.
I vilka typer av projekt är agil projektledning särskilt lämplig? Förklara varför.
Passar bra i föränderliga projekt och även i dom där man inte är helt säker på vad målet är, där man inte exakt vet vad och hur man ska leverera då man känner efter under hela projektet
Förklara McGregors ledarskapsteorier X och Y. Beskriv vad som skiljer dem åt. Hur kan en projektledare tillämpa dessa teorier i ett projekt?
- Mcgregors ledarskapsterorier handlar om vad som händer i en arbetsgrupp med en chef som har positiva respektive negativa förväntningar på medarbetarna.
- I X-teorin hyser de flesta människor ovilja mot arbete och ansvar och därför måste ledas och kontrolleras. Chefen är anser att medarbetarna inte vill arbeta och tillämpar då en autoritär ledning. Medarbetarna trivs inte och har inget intresse i jobbet och arbetar på låg produktivitet.
- I Y-teorin har chefen ett förtroende för medarbetarna och informerar och delegerar istället för att ta alla beslut på egen hand. Medarbetarna känner känner trivsel och har intresse för sitt jobb. De tar eget ansvar och jobbar med ökad produktivitet.
