Inleiding Flashcards
Archivistiek in de voorbije decennia
- Archivistiek van hulpwet van de gesch naar autonome discipline
- Archivarissen geconfronteerd met digitale archieven, internationale standaarden voor ordenen en beschrijven, …
- nieuwe gebruikers: academische onderzoekers, rechtzoekende burgers, genealogen en het bredere publiek
Leg de titel van dit vak uit
Praktijk zonder theorie is blind, theorie zonder praktijk is steriel. Zoals Terry Eastwood zegt “archival theory and archival practice are linked together by archival methodology. The three together constitute archival science.”
Much ado about shelving
wet karakter van archivistiek is een gevoelig punt: ene beklemtonen de autonomie van hun discipline, de andere wijzen op ambachtelijk karakter; veel gedoe om wat neerkomt op opbergen en beschrijven van archiefbescheiden
Klassiek onderscheid in archivistiek, 5 tal grote domeinen
1) behoud en beheer
2) ordening en beschrijving
3) selectie
4) valorisatie en terbeschikkingstelling
5) hedendaags documentbeheer
Archivistiek
wetenschap die de archiefbescheiden, archiefvorming, archiefbewerking, archieven in hun context, als ook de relatie tot aanverwante wetenschappen, faciliteiten rond bewaring en het gebruik van archieven en de geschiedenis daarvan bestudeert
Archivaris
persoon aan wie het beheer van archief wordt toevertrouwd
archiefvorming
geheel van procedures en handelingen waarbij archiefbescheiden tot stand komen en in een archief worden opgenomen
archiefvormer
een persoon, groep personen of organisatie die aan zelfstandige archiefvorming doet
basis van het archief
geeft zijn/haar naam aan het archief
archief
geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie
= procesgebonden informatie
= organisch gegroeid en vormt samenhangend geheel
archiefstuk
document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt door middel van zijn/haar activiteiten, taken of ter handhaving van zijn/haar rechten
kleinste materiële eenheid binnen een archief
collectie
als het niet voortvloeit uit je functie bv de stapel kranten die je elke week krijgt
documentaire verzameling
stukken die met een bepaald doel bijeengebracht zijn
archiefbestanddeel
geheel van archiefbescheiden binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel
in onderlinge samenhang bewaren + raadplegen
integriteit
vorm, inhoud en structuur bij raadpleging zijn gelijk aan de vorm, inhoud en structuur op het tijdstip dat het wordt ontvangen of opgemaakt
authenticiteit
is de eigenschap van een archiefstuk dat de integriteit vaststaat als gevolg van een controleerbare wijze van archiefvorming, overlevering, bewaring en raadpleging. De controleerbaarheid ligt in de aanwezigheid en de status van andere documenten die de context en de metagegevens van het archiefstuk waarborgen
bestemmingsbeginsel
beginsel dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waarin het bij ontvangst of opmaken is opgenomen
= herkomstbeginsel
structuurbeginsel
beginsel dat een archief een geheel is met een structuur, bepaald door de archiefvorming
maakt van een archief een organisch geheel
=logica die de archiefvormer er heeft ingestoken
archivaris moet die structuur behouden voor de context
archiefblok
1 of meer archieven en collecties of gedeelten ervan die als beheerseenheid in een archiefdepot zijn geplaatst
archiefbewaarplaats
archiefdepot of geheel van archiefdepots gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden
archiefbeheer
wat de archivaris doet
geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, archiefbewerking, beheer van archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan
statische fase
stukken die voor de archiefvormer niet meer nuttig zijn
dood/historisch archief, secundair archief
archief met permanente waarde (histo, jurid, admin) dat eventueel ook reeds voorwerp van selectie is geweest
In statische fase is archief in regel raadpleegbaar, anders heeft permanente bewaring geen zin, kan wel onttrokken zijn voor een bepaalde periode bv wegens vertrouwelijk karakter
dynamische fase
=primair archief, levend archief
bescheiden die aangevuld worden of gebruikt worden bij administratieve afhandelingen van taken
moet ongeselecteerd bewaard worden
semi-dynamische fase
= primair archief
moet ongeselecteerd bewaard worden
archiefbescheiden worden niet meer gebruikt of aangevuld + geen rol meer bij admin afhandeling MAAR archiefvormer is nog steeds administratief verantwoordelijk
semi-statisch archief
archief dat geen betekenis meer heeft voor de archiefvormer, niet op juridisch en admin vlak
bescheiden mogen geselecteerd worden, maar moet nog geschoond, geselecteerd en gecontroleerd worden
registratuurdienst
dienst belast met het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van archiefbescheiden vOOr hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats
archiefschema
door archivaris opgesteld
schema voor de ordening van een statisch archief, bevat tenminste een systematisch overzicht van de archieven en archiefafdelingen omvat
archiefzorg
de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer; verantw over regelingen betreffende het archiefbeheer en financiële, materiële en personele hulpmiddelen die noodzakelijk zijn
bv. college van schepen in een stad
archiefselectie
keuzes omdat niet alles kan/moet bewaard worden
keuzes na studie van archiefvorming, na overleg met archiefvormer, beroepsveld en archiefgebruikers
ordeningsplan
plan voor de ordening van een archief waarin de archiefvormer ten minste het ordeningsstelsel van iedere archiefindeling vermeldt
opgemaakt door archiefvormer
toont hoe de archiefbescheiden bij archiefvorming geordend en aangewend werden
context van archiefstuk, archbestanddeel of archafdeling
geheel van admin-org, bestuurlijk-jurid en technische gegevens, waarbinnen de functie van het archstuk, bestanddeel of afdeling in relatie tot de activiteiten en taken van de archiefvormer moeten worden geïnterpreteerd
context van een archief
geheel van admin-org, bestuurlijk-juri en technische gegevens waarbinnen activiteiten en de wijze van taakuitvoering van een archiefvormer moeten worden geïnterpreteerd
metadata
gegevens die de karakteristieken van archieven en archiefbescheiden beschrijven
toont wnnr, waar, door wie en hoe docn zijn opgemaakt, verwerkt en beheerd en hun technische en logische structuur
archivalisering
voorafgaand aan archivering
is volgens Eric Ketelaar: de bewuste of onbewuste keuze (bepaald door sociale en culturele factoren) om iets in aanmerking te laten komen voor archivering
bv. Wat verklaart de grote toename aan dagboeken in tijden van oorlog?
fonds
een in dezelfde archiefbewaarplaats berustende groep gelijksoortige of verwante archieven
deelarchief
wordt gevormd door een min of meer zelfstandig onderdeel van die archiefvormer bv kabinetsarchief of commissiearchief. Het kan gaan om het archief van een rechtsopvolger, …
archiefafdeling
een onderdeel van een archiefbestand waarin groepen archiefbestanddelen worden samengebracht, die zich zodanig van de andere onderscheiden, dat zij de hoofdindeling van dat archiefbestand bepalen.
rubriek
groep archiefbestanddelen die een zelfde of een verwant onderwerp betreffen
serie
archiefbestanddeel bestaande uit formeel gelijksoortige archiefbescheiden
= reeks
aantekening
document van beperkte omvang waarin gegevens ter ondersteuning van het geheugen of voor latere verwerking worden vastgelegd
affiche
een document, gewoonlijk gedrukt op 1 zijde van een blad papier, dikwijls geïllustreerd, en opgesteld met de bedoeling iets aan te kondigen of aan te prijzen
agenda
1) een register waarin in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende nummering gegevens worden vastgelegd betreffende het inkomen, afdoen en uitgaan van archiefbescheiden
2) formulier waarin over een kalender- of dienstjaar per dag gegeven worden vastgelegd
3) document dat in een vergadering te behandelen onderwerpen en zaken bevat
notarisprotocol
deel waarin minuten van akten zijn ingeschreven
registers van burgerlijke stand
registers waarin akten van geboorte, huwelijk en overlijden worden opgetekend
vonnisboek
sententieregister in Ancien Régime; register waarin afschriften van vonnissen worden geregistreerd
akte
geschrift, opgemaakt om als rechtsgeldig bewijs van het daarin vermelde te dienen bv verkoopakte, testament, …
authentieke akte
een akte tot stand gekomen door een ambtelijk persoon en volledig bewijs opleverend bv schepenbrief, notariële akte
apostille
een kantnotitie, inzake op een aan een overheid gezonden verzoekschrift, rekening, …
appointement
een rechterlijke beschikking op een verzoek of rekest
begroting
een geschrift dat een raming van inkomsten en/of uitgaven bevat
beschikking
een besluit, genomen door een overheidsorgaan betreffende een bijzonder geval
besluitenlijst
lijst van de in 1 vergadering genomen besluiten
bestek
een geschrift met een beschrijving van een uit te voeren werk, de daarbij te gebruiken materialen en de regeling der werkzaamheden
boedelbeschrijving
een staat van goederen en schulden van een boedel
brief
een geschrift naar de vorm bestemd om aan degene, aan wie het gericht is, iets mede te delen
briefwisseling
een serie van ingekomen brieven van 1 instelling, persoon of groep personen en minuten van uitgaande brieven, verzonden aan diezelfde instelling, persoon of groep personen
brievenboek
een deel waarin minuten van brieven ingeschreven zijn
missive
ambtelijke brief, een officieel schrijven
kattebelletje
informeel briefje
cartularium
register van akten, aangelegd door of vanwege degene die deze akten als bewijsstukken voor zijn rechten of gedenkstukken van zijn geschiedenis beschouwde
circulaire
of omzendbrief is een brief aan meer dan 1 geadresseerde met dezelfde inhoud
contract
een overeenkomst ook de daartoe opgemaakte akte
dagboek
een register waarin men:
a) chronologisch aantekening houdt van zijn handelingen of belevenissen
b) chronologisch de handelingen en voorvallen boekt die verandering veroorzaken in de grootte van het vermogen
diploma
a) een charter verstrekt door een soeverein
b) een formeel document dat een onderscheiding, graad, titel verleent
dossier
geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen bij de behandeling van 1 zaak bv medisch dossier, personeelsdossier, …
factuur
document waarin de geleverde goederen of verrichte diensten nauwkeurig zijn omschreven naar soort, hoeveelheid en prijs
formulierboek
verzameling voorbeelden of modellen voor op te stellen akten, brieven en andere stukken
grootboek
register waarin inkomsten en uitgaven per post van de begroting worden geboekt
index
geschrift met een opgave van gegevens uit 1 of meer archiefbestanddelen in een andere volgorde dan die waarin zij in die bestanddelen voorkomen met verwijzing naar vindplaatsen
vaak op plaats, persoons, zaaknamen
indicateur
een agenda die bovendien de plaats van de stukken in het archiefbestand aangeeft
ingekomen stukken
archiefbescheiden met diverse redactionele vormen die door een archiefvormer werden ontvangen
inventaris
staat waarin bezittingen en schulden zijn opgenomen, gespecifieerd naar hoeveelheid en soort, al dan niet met de daaraan toegekende waarde
journaal
a) dagboek
b) register waarin men in chronologische volgorde ontvangsten en/of uitgaven boekt om met behulp van die gegevens het saldo te kunnen bepalen
kaart
een gegeneraliseerde afbeelding op schaal van het aardoppervlak
onderscheid naar inhoud: topografische kaart, landkaart, …
onderscheid naar redactionele vorm: atlas, landmeterskaart, kaartboek, …
kasboek
dagboek waarin men ontvangsten en/of uitgaven in geld boekt
keure
a) wet verleend door de landsheer, bevattende allerlei vergunningen
b) politieverordening of plaatselijke verordening
klapper
een alfabetische trefwoorden en/of naamindex
kohier
een staat van in een bepaalde periode te innen belastingsaanslagen
zettingboek
kohier waarin de aanslagen per belastingsplichtige staan opgetekend
kwitantie
een akte waarbij een bewijs voor ontvangst van gelden wordt geleverd
= reçu
legger
a) staat van te ontvangen vaste inkomsten
b) staat of register van voor onbepaalde tijd vastgelegde gegevens betreffende onroerende goederen
lijst
geschrift, houdende een rij gegevens, met controle en/of informatiedoeleiden bv prijslijst
mandaat
bevelschrift aan een rekenplichtig ambtenaar om een geldsom te innen of te betalen
manuaal
register waarin gegevens betreffende inkomsten en/of uitgaven worden vastgelegd; registratie van inkomsten en uitgaven
cijnsboek
legger waarin de cijnsplichtigen behorend tot een heerlijkheid worden opgetekend en/of de ontvangen of te ontvangen cijnzen worden ingeschreven
memorie
geschrift met een beschouwing of verhandeling over een bepaald onderwerp