INFÖR TENTA Flashcards
Vad är PA/HRM?
Den allra enklaste definitionen av personaladministration/ human resource management är:
alla frågor i företaget som rör de anställda. Det handlar om hur ett företag hanterar och arbetar med sin personal. Allt från rekrytering till introduktion, utveckling och avveckling. PA/HRM arbetet utgår från att arbeta genom att leda de mänskliga resurser som finns inom en organisation.
Vad är en strategi?
I dagens organisationer har ofta ordet strategi följande innebörd:
“Hur kan vi använda företagets resurser på bästa sätt i syfte att uppnå organisationens mål?”.
I denna definition finns en väldigt tydlig koppling till behovet av överensstämmelse mellan organisationens mål, strategier och HRM.
Strategier är ett företagets sätt att hantera omvärlden. Samt att anpassa sig till omvärlden och att försöka påverka den. Ett företags strategi är alltså alltid beroende av hur vår omvärld ser ut. Det kan påverkas av och är beroende av exempelvis konjunktur, marknad, arbetsmarknaden, vilka partier som har regeringsmakten, och så vidare.
Vad är strategisk ledning?
Strategisk ledning är en process där ledare och chefer bestämmer organisationens långsiktiga riktning och strategier för att uppnå dessa mål. Detta innebär att man tar hänsyn till organisationens interna och externa miljö för att formulera, implementera och utvärdera strategier som hjälper organisationen att uppnå sina mål.
Den strategiska ledningen måste alltid anpassa sig efter hur omvärlden ser ut gällande konkurrens, marknad och globalisering, med mera.
Vilka centrala begrepp finns inom affärsstrategi?
- Behov eller efterfrågan
- Kunder
- Utbud av varor och tjänster
- Kärnkompetens
- Konkurrensfördel
Vad är strategisk PA/HRM?
Strategisk PA/HRM är som den grundläggande synen på hur ett företags mål ska kunna uppnås, med hjälp av integrerade HR- strategier och PA/HR- policyer. Alltså handlar strategisk HRM framför allt om integrering och anpassning och dess syfte är att säkerställa att:
* HRM-strategier är integrerad med företagets övriga strategier.
* HRM- policyer överensstämmer med övriga policyer och över organisatoriska nivåer.
* HRM- åtgärder är anpassade och accepterade och används av linjens chefer i deras dagliga arbete.
Med hjälp av strategisk PA/HR kan förutsättningar skapas för företagets framgång, genom att man säkerhetsställer att företaget har kompetenta, engagerade och motiverade medarbetare. Något som är väldigt viktigt i strategisk PA/HR är att PA/HR- strategin stämmer överens med affärsstrategin.
Strategisk HRM handlar också om att använda HR för att ge organisationen fördelar gentemot sin omvärld.
Hur kan HRM kopplas till en organisations strategi?
HRM är starkt kopplat till en organisations strategier eftersom personalresurserna stöder och främjar genomförandet av strategiska mål och visioner.
Vad är strategisk planering?
Strategisk planering är grunden för att kunna sätta mål, göra prioriteringar och få din organisations planer att styra åt rätt håll. I regel ska den strategiska planeringsprocessen innehålla följande steg:
* Analys av aktuellt läge, både internt och externt.
* Identifiering av de nyckelaktiviteter som organisationen står inför.
* Definition av organisationen grundläggande uppdrag.
* Beskrivning av organisationens grundläggande mål.
* Skapande av en vision, vad som utgör framgång.
* Utveckling av en strategi för hur vision och mål ska uppnås.
* Framtagning av en tidsplan för strategin.
* Mätning och utvärdering av resultaten.
Vilka är Mintzbergs tre olika typer av stretgier? Beskriv mer ingående kring strategin som handlingsmönster.
Strategi som plan, strategi som position och strategi som hanldingsmönster.
HANDLINGSMÖNSTER:
Strategier är inte alltid intentionella, det vill säga strategier är inte huggna i sten, det kan hända saker i världen, t.ex. pandemin.
Intentionella= orealiserad strategi, saker vi tänker att vi ska göra, en idé framför oss.
Avsiktlig= är den del av den avsedda strategin som faktiskt realiseras och blir en del av strategin.
Realiserad= är den framväxande eller faktiska strategin.
Vad innebär matchningsmodellen?
Modellens utgångspunkt är att en välfungerande organisation kännetecknas av en god överensstämmelse mellan organisationens mål, strategier, struktur och de mänskliga resurserna i förhållande till organisationens kontext och omvärld (politik, ekonomi och kultur).
Om organisationen lyckas få en god överensstämmelse mellan mål, strategier, struktur och utvecklingen av de mänskliga resurserna har organisationen en hög inre effektivitet, och genomför sitt arbete på rätt sätt. Den inre effektiviteten är väldigt central för arbetet i en organisation, men lika viktigt är det med en hög yttre effektivitet, alltså göra rätt saker i förhållande till organisationens omvärld.
MÅL/STRATEGI
När en organisation utvecklas bör ledningen börja med att se över organisationens mål och strategier. Något som är väldigt viktigt i skapandet och fastställandet av mål och strategier, är delaktigheten bland medarbetarna. Kotlers strategiprocess kan man använda sig av för att beskriva mål- och strategidelen i matchningsmodellen. Första delen av Kotlers strategiprocess och det första ledningen bör se över är; organisationens verksamhetsidé/affärsidé, och syfte, och man kan ställa sig frågorna:
- Varför finns vi till?
- Vem finns vi till för?
STRUKTUR
När organisationen har beslutat om verksamhetens inriktning, behöver ledningen se över strukturen i organisationen.
Vilken organisationsstruktur som är bäst lämpad beror på vilka mål och strategier som gäller för verksamheten och hur många medarbetare och vilken kompetens de besitter. Genom organisationsstrukturen kan ledningen fördela arbetsuppgifter och ansvarsområden.
HRM
Den tredje viktiga komponenten i matchningsmodellen är HRM (human resource management). Utifrån organisationens mål och strategi kan man ställa sig följande frågor:
- Hur många anställda behöver vi för att lösa uppgifterna?
- Vilka kompetenser behövs hos dem vi anställer?
- Vilka uppgifter förväntas den anställda lösa?
Vad innebär HRD?
Syftet med en organisationers HRD- insatser (human resource development) är att utvecklingen och utbildningen av medarbetaren ska leda till ett bättre utförande i arbetsprocessen. Den enskilde medarbetaren får bättre kunskap och färdigheter i sitt yrke, samtidigt som känslan av att organisationen satsar resurser på sina anställda leder till en förhöjd motivation i arbetet och ökad lojalitet gentemot arbetsgivaren.
Inom HRD är det fyra stora områden som ligger till grund för individens och organisationens utveckling; lärande, kompetens, kultur och förändring.
Vad är HRP?
Personalplaneringen är en ständigt pågående process. Frågor som kan ingå är:
- Vilka kompetenser, kunskaper, färdigheter behövs för att tillgodose marknaden?
- Hur många medarbetare behövs- idag och imorgon?
- Behövs utbildning eller utvecklingsinsatser?
- Behöver vi rekrytera/avveckla personal?
- När i så fall?
Förklara vad PEST- modellen är.
Organisationens omvärld kan påverka verksamheten på många olika sätt och därav är det viktigt att genomföra kontinuerliga omvärldsanalyser för att få en uppfattning om konkurrenter, kundens eller målgruppens behov, krav och förväntningar, vad som händer i den egna branschen eller nya trender i samhället.
PEST- modellen är en vanlig utgångspunkt i trendspaningen. Där utveckling och nya trender identifieras i fyra olika områden:
* Politiska/legala trender: exempelvis lagstiftning, förordningar och politisk stabilitet. (Ex: ändrar hemarbetet arbetsmiljölagen?)
* Ekonomiska trender: exempelvis ekonomisk utveckling, räntenivåer och arbetsmarknadssituationen. (Ex: ändrar pandemin arbetsorganisationernas ekonomi?)
* Sociokulturella trender: inkomstskillnader, etniska grupper, livsstilsförändringar, utbildningsnivå och attityder till arbete och fritid. (Ex: kommer fler flytta ut ur städerna- fortsätta jobba hemifrån?).
* Teknologiska trender: teknikomvandling, teknologisk mognad och nya upptäckter. (Ex: kommer den digitala tekniken förändra hur samarbete sker?).
När ledningen i organisationen har identifierat vilka trender som kan vara på gång gäller det att utveckla mål och strategier för att kunna förhålla sig till och agera gentemot de trender som finns i samhället och på den eller de marknader där organisationen befinner sig.
Vad är en SWOT- analys?
Organisationer kan använda sig av en SWOT- analys när man ska analysera den kontext som organisationen befinner sig i. Bokstäverna i SWOT står för:
* Strenghts (styrkor)
* Weaknesses (svagheter)
* Opportunities (möjligheter)
* Threats (hot)
I SWOT- analysen belyser man organisationens styrkor och svagheter som finns internt, alltså den inre effektiviteten. Till exempel: verksamhetsområden, organisationsstruktur och HRM- funktioner.
Sedan görs även en omvärldsanalys för att belysa möjligheter och hot som finns i organisationens omvärld, vilket är den yttre effektiviteten. Till exempel: intressenter som media, kunder, fack, kommun, stat, ägare eller konkurrenter.
När man genomför en SWOT- analys är det väldigt viktigt att ta hänsyn till hela personalens bild av organisationen och dess omvärld. Personal eller representanter från strategisk, taktisk och operativ nivå bör vara med och genomföra SWOT- analysen.
Vad är en Personalidé?
Personalidén beskriver den övergripande målsättningen för organisationens arbete med att ta hand om och utveckla sin personal. Den anger också inriktningen för allt HR- arbete i organisationen. Personalidén är utgångspunkten för HRM och det strategiska HR- arbetet. Den ska ge en överskådlig bild på hur organisationen ser på sin personal.
Förklara vad personalpolitik är.
Personalpolitiken infördes när personaladministrationen hade utvecklats så långt så att det fanns behov av en samlad syn på personalfrågorna. Personalpolicy eller personalpolitik innehåller värderingar och riktlinjer på HRM, det vill säga, tankar och synsätt inom olika områden som understryker personalidén.
”Personalpolitik är de uttryckta värderingar, principer och övergripande mål som ligger till grund för arbetet inom PA/HRM”.
Vad är en personalstrategi?
Personalstrategier är åtgärder organisationen använder sig av för att uppnå personalidén.
Vad är en chefs/ledaridé?
Chefs- och ledaridé är en övergripande målsättning kring hur ledarskapet ska bedrivas i organisationen.
Nämn några olika områden som är vanliga inom specifika HR- policys.
- Ålder för anställning
- Mobbning
- Disciplinfrågor
- Anställningsfrågor
- Jämställdhet
- Arbetsmiljö
- Avsked
- Sexuella trakasserier
Vilka tre delar består HR- hjulet av?
- Rekrytera
- Behålla/utveckla
- Avveckla
Hur kan man med hjälp av HR- hjulet skapa en strategi inom organisationen?
- Rekrytering - Hur säkerställer vi att ingen diskrimineras? Att vi är och förblir attraktiva som arbetsgivare för olika målgrupper?
- Behålla/utveckla - Hur uppfattas vi “på bygden” som arbetsgivare? Gällande distansarbete, kompetensutveckling, arbetsmiljö mm?
- Avveckla - “sparkar” vi ut medarbetare så denna blir en bitter kritiker eller ser vi till att de som slutar, blir viktiga ambassadörer för organisationen? (talar gott om organisationen)
Hur ser relationen mellan lagar och avtal ut?
- Anställningsavtal - där kan var och en förhandla sig fram till sånt som inte regleras i kollektivavtal, ex extra ledighet eller pensionsersättning
- Lokala kollektivavtal - reglerar bara det som gäller just i den organisationen, i syfte att få ex medarbetare att ta jour, då blir kollektivavtalet kontraproduktivt, lokala kollektivavtal är inte enkla, gör i de centrala och i lagstiftningen
- Centrala kollektivavtal - EU tycker inte om detta, genom att vi har egna kollektivavtal, inte vanligt att det finns kollektivavtal mellan den anställde och arbetsgivare
- Nationella lagstiftning
- EU-lagstiftning - till en början grundade all lagstiftning på EU
Vad innebär arbetsgivarens åttaganden?
- Följa gällande lagstiftning, kollektivavtal, AFS (Arbetsmiljöverkets författarsamling) och interna policys, riktlinjer, rutiner m.m.
- Vara konsekvent: behandla alla medarbetare lika. Ingripa vid brott mot anställningsavtalet.
- Medvetandegöra medarbetare vilka sociala normer och ordningsregler som gäller.
- Vara aktuell (2-månaders regeln gäller) LAS 7, 18§§
- Utbetala lön, ev. lönetillägg och semesterersättning
- Lägga ut sem.
Vad innebär arbetstagarens åttaganden?
- Utföra arbetet - kvantitativt och kvalitativt (hur mycket om dagen, ex 10 eller 5)
- Följa ordningsregler (det ska finnas riktlinjer och policys)
- Följa arbetsmiljöregler
- Samarbeta (varje chef måste prata med sina anställande gällande deras samarbetstagande)
- Vara lojal (prata inte skit om medarbetare eller organisationen)
Vad ska arbetsgivaren se till att arbetstagaren känner till enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter?
- Vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
- Vilka resultat som ska uppnås med arbetet,
- Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur,
- Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
- Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd att utföra arbetet.
Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1–5.
Vad innebär personalplanering?
Personalplaneringen är en ständigt pågående process. Frågor som kan ingå är:
- Vilka kompetenser, kunskaper, färdigheter behövs för att tillgodose marknaden?
- Hur många medarbetare behövs- idag och imorgon?
- Behövs utbildning eller utvecklingsinsatser?
- Behöver vi rekrytera/avveckla personal?
- När i så fall?
Vad är kompetensförsörjning?
Kompetensförsörjning är en sammanfattande benämning på planering och åtgärder som syftar till att tillgodose företagets behov av arbetskraft.
Det handlar om att identifiera vilka kompetenser som behövs, både på kort och lång sikt, och att se till att dessa kompetenser finns tillgängliga och är välutvecklade.
Det kan innebära flera åtgärder, såsom rekrytering av rätt personal med relevanta kompetenser, kompetensutveckling för befintlig personal, och att skapa en attraktiv arbetsmiljö för att behålla och motivera medarbetare.
I ett större perspektiv handlar kompetensförsörjning även om att förutse framtida trender och behov på arbetsmarknaden, samt att utveckla strategier för att möta dessa förändringar på ett effektivt sätt.
En väl fungerande kompetensförsörjning är avgörande för organisationers och samhällets långsiktiga framgång och konkurrenskraft. Det är även viktigt att planera inför planerade pensioner m.m. för att då hinna rekrytera i tid.
Rekrytering, hyra in, introduktion mm - kompetensutveckling - pension, avveckling.
Beskriv strategisk kompetensförsörjning/kompetensbaserad personalstrategi.
- Inventering av befintlig kompetens. I bästa fall skulle man ha ett Excelark över alla medarbetares kompetenser. Handlar också om att prata med människor om vad de kan och har för erfarenhet. Vad har vi för kompetens idag?
- Planering för framtida kompetensbehov. Spelar också roll i vilken bransch man jobbar i. Exempelvis Universitet- kan ta över 1 år att rekrytera, en myndighet som inte kan rekrytera hur man vill. Kanske måste ligga 1–1,5 år i förväg. Kan vara olika tidshorisonter.
- Rekrytering och internrekrytering. Behöver fundera på återigen om det finns personer i organisationen som skulle kunna internrekryteras, kanske inte behövs på en del av organisationen- men någon annanstans. Eller utbilda internt. Eller också gå ut och söka.
- Kompetensutveckling hos existerande och nya medarbetare. Se till så att folk inte vill sluta. Rekrytera är dyrt- kostar tid (utlysa tjänst, få in 100 ansökningar, läsa dem, prioritera, intervjuer). Viktigt att behålla personal.
- Belöning av konstruktiva insatser.
Vad innebär begreppet kompetens?
“En individs handlingsförmåga i relation till en viss uppgift, situation eller arbete. Med denna individuella handlingsförmåga menas såväl kunskaper, intellektuella och praktiska färdigheter, som sociala färdigheter, attityder och personliga egenskaper hos individen.”
Det finns 5 olika typer av individuell kompetens, beskriv dessa.
- Yrkesteknisk kompetens- exempelvis att kunna reparera bilar, kunna rekrytera personal.
- Funktionell kompetens- exempelvis att vara organisationskunnig, eller att ha ledarskapsförmåga.
- Företags- /kultur-/strategisk kompetens- exempelvis att kunna verka i företagets anda.
- Personlig kompetens- exempelvis att vara glad, eller stresstålig.
- Social kompetens- exempelvis att ha samarbetsförmåga, eller empati.
Hur ska man arbeta med kompetens när omvärlden ständigt förändras?
När omvärlden förändras handlar det om att man behöver ha rätt kompetens vid rätt tid. Några olika punkter som blir viktiga att jobba med är:
* Attrahera och behåll de som behövs och har relevant utbildning/kunnande.
* Förutse eventuella problem med överskott eller underskott på personal.
* Utveckla en välutbildad och flexibel personalstyrka.
* Minska beroendet av extern rekrytering genom att ha strategier för att behålla och utveckla personal.
* Inför mer flexibla arbetssystem för att klara förändringar.
På vilka sätt kan man planera för kompetensförsörjning?
När man planerar för kompetensförsörjning kan dessa aspekter räknas in:
* Vilka färdigheter, kunskaper och kompetenser krävs i framtiden?
* Hur många anställda kommer vi att behöva?
* Räcker nuvarande mänskliga resurser för att möta beskrivna behov?
* Krävs ytterligare utbildning och utveckling?
* Behövs rekrytering, eller ska vi anlita bemanningsföretag?
* När behövs nytt folk?
* När bör utbildning och rekrytering påbörjas?
* Om avveckling av personal måste tillgripas, t.ex. för att minska kostnader eller på grund av krympande verksamhet, när bör detta ske?
* Vilka andra personalfrågor finns som hänger samman med produktivitet och engagemang?
* Hur ska vi göra för att uppnå tillräcklig flexibilitet i fråga om personalanvändning?
Beskriv strategisk personalplanering och HR genom SWOT- analysen.
S W: Styrkor och svagheter i HR- arbetet internt i organisationen. Frågor som; har vi rätt antal medarbetare, rätt kompetenser, stöd från ledning, och så vidare?
O T: Externa möjligheter och hot som påverkar organisationens HR- arbete. Exempelvis svårt att rekrytera rätt kompetens?
Nämn några exempel på obalans och åtgärder på grund av interna förändringar.
Teknik: övergår snabbare än beräknat från mer personalkrävande produktionsmetod till en mindre personalintensiv. Eller att teknik kan göra jobbet när det är personalbrist.
Rationalisering: ökar effektiviteten genom högre produktionstakt, lean production, och så vidare.
Organisation: inför en platt organisation där projekt i form av team utgör en dimension.
Ekonomi: outsourcar verksamhet eller inför internt köp- säljsystem.
Företagets mål: ser över företagets mål, inriktning och vad som ska definieras som kärnverksamheten.
Vilka förutsättningar finns i praktiken för strategisk kompetensförsörjning?
- Ledningen- anställda ses som en tillgång, inte som en belastning (står som en kostnad, personal)
- Organisationen är öppen för att utvecklas
- Samarbetet med externa aktörer- universitet och kommun- ex. yrkesutbildningar, kan man kontakta kommun och säga att det behövs. Eller universitet för att se till att få den kompetens man behöver.
- Bra underlag för beslut.
- Omvärldsbevakning- systematisera- gärna göras av många fler än en planeringsenhet.
