Inför tenta Flashcards
Målstyrt projekt
Tydligt mål som möjliggör detaljerad projektplan. Rutiner och processer kan utvecklas och förlitas på
Målsökande projekt
Oklart projektmål och definition. Projektplanen behöver kontinuerlig revidering, större roll av improvisation
Förstudie
Syfte: Utvärdera projektets genomförbarhet (förstå behov, önskemål, förväntningar)
Kan vara ett eget projekt, kräver interna och externa förutsättnigar.
Beslutsunderlag om projektplanen ska börja eller inte
Analysverktyg i förstudien
SCQ - situation complication question
Intressentanalys
SWOT analys
PENG analys
Vad gör ett projekt framgångsrikt?
Tydligt mål och vision, ledningsstöd, planering, kundmedverkan, personal, teknik och teknisk kompetens, kundacceptans, kommunikation, felhantering
Scope creep
Tendens för projektets scope (projektomfattning) ändras och expanderas under projektets gång pga förändrat krav, specifikationer eller prioriteter
Anledning: dålig kravanalys, involvera kunden eller användare för sent, underskattad projektkomplexitet, kontrollbrist
Tidsstyrt projekt
Tiden är viktigast dvs delmål och beslutspunkter styr mest
Kostnadsstyrt projekt
Uppskatta kostnader är viktigast, noggrann kontroll av budget
Kvalitetsstyrt projekt
Viktigast att projektet levererar specificerad funktion
Stage-Gate-modeller
Delar projekt i faser med beslutspunkter och delmål. Effektiv projektgenomförande baserad på principen detalj, planering, organisering, styrning , uppföljning och dokumentation
Agila metoder
Projekt genomförs stegvis och löpande så att det är lätt att justeras. Fokus på projektgruppen som oftast leder själva projektet framåt.
Interna projekt
Den egna verksamheten är kunden
Externa projekt
Tex konsulter
Drivkrafter för projektledning
- Kortare produktlivscykel
- Kunskap om teknik och tillväxt
- Hållbarhet
- Ökad konkurrens och kundfokus
- Strävan efter effektivitet
- Strävan efter kontroll och flexibilitet
Vilka tre olika intressenter finns?
Kärnintressenter, primärintressenter och sekundärintressenter
Vad är en Kärnintressent?
De har beslutande och drivande roller
Vad är en primärintressent?
De som påverkas i hög grad av projektet och vill vara med och påverka projektet
Vad är en sekundärintressent?
De har lågt intresse av projektet och kommer troligen inte att påverkas eller vilja påverka projektet
Vad är en SWOT-analys?
Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats
Vad är en PENG-analys?
“Prioritera enligt nyttogrunder”
Värdera projektets nytta och sätt kostnader i relation till nytta
Vad är MoSCoW?
Metod för att rangordna krav
M = Must have, det som ska göras
S = Should have, det som bör göras
C = Could have, det som kan göras
W = Won’t have, det som kan göras om man hinner
Vad är en WBS?
Work Breakdown Structure
bryter ner projektmål i olika delar, basis för tidsplanering, organisering och budgetering
Vad är en PBS?
Product Breakdown Structure, motsvarar WBS men fokuserar på en leveransstruktur från projektmål nedbrutet i leveranterbara delar
Vilka är de fyra delarna i projektspiralen?
- Ett projekt uppstår och dess förutsättningar definieras
- Ett projekt planeras
- Ett projekt leds och styrs
- Ett projektet överlämnas och avslutas
Vad är ett effektmål?
Effekter som projektet förväntas att ha en tid efter att projektet avslutats
Kritiska linjen
Den summerade varaktigheten som bildar längst kedja i en nätplan, används för att veta när ett projekt tidigast kan bli klart
Måltriangeln
- Funktion/kvalité
- Tid
- Kostnad
SMART-mål
- Specifikt
- Mätbart
- Accepterat
- Realistiskt
- Tid
Fördelar och nackdelar med State-gate-modeller
Fördelar:
- Passar bra till målstyrt projekt med delmål
- Skapar struktur för arbetet mot projekt- och effektmål
- Kostnadseffektiv styrning
Nackdelar:
- Byråkratisk och rigida
- Svårare att anpassa och improvisera
- Internt fokus och mindre hänsyn till externa faktorer
Fördelar och nackdelarr med agila metoder
Fördelar:
- Flexibel och anpassningsbart, passar bra till målsökande projekt
- Fokus på kunden och kundens nytta
- Stödjer kreativa och innovativa processer
Nackdelar:
- Svårare att uppskatta kostnader och tid pga avsaknaden av planering
- Iterativt arbetssätt är krävande och intensivt
- Fungerande ifrågasatt i större projekt
Förkalkyl
- Framåtriktad, under planering innan beslut om projekt start fattas
- Beräknar projektets framtida lönsamhet eller kostnad
- Omvandlas till budget om projektet blir verklighet
Projektbudget
Sammanställning av förväntade kostnader och intäkter
Efterkalkyl och redovisning
Bakåtriktad. Utvärdera och dra erfarenheter, hur gick det?
Osäkerhetsanalys
Tidigt definiera risker både för att undvika de och möjligheter för att utnyttja det
Osäkerhetshanteringsprocessen
- Identifiera risker och möjligheter
- Värdering av identifierade risker och möjligheter
- Handlingsplan för hur risker och möjligheterna ska hanteras
Ändringsparadoxen
Ändringar i början av projekt är enkla och billiga medans i slutet är de komplexa och dyra
Ledare
Får andra människor att följa mot gemensam vision genom att inspirera och influera
Chef
Har till uppgift att leda människor och system mot organisationens mål. Formell auktoritet inom ett visst ansvarsområde
Transformativt ledarskap
Motivera och inspirera medarbetarna, krävs relationskompetens
Transaktionellt ledarskap
Instrumentell relation (utbyte arbetsuppgift mot lön) mellan ledare och medarbetare, krävs strukturkompetens för att planera och organisera olika uppgifter
Situationsanpassad ledarskap
2 dimensioner (hur mycket stöd vs vägledning ger ledaren)
resulterar i fyra ledarskapsstilar
- Instruerande ledaren
Visar och berättar hur - Säljande ledaren
Förklarar och uppmuntrar - Stödjande ledaren
Fattar beslut tillsammans och uppmuntrar
-Delegerande ledaren
- Tillåter självbestämmande och tillhandahåller resurser
Skillnader grupp vs team
Homogena grupper
Enkla uppgifter, sekventiella uppgifter, samarbete en förutsättning, snabbhet krävs
“Lätt” att samordna, kontrollera och leda men begränsad kraft för vad den kan åstadkomma
Heterogena grupper
Komplexa uppgifter, kreativitet, snabbhet inte lika viktigt
“Svår” att samordna, kontrollera och leda men stor potentiell kraft för att lösa komplexa problem
Multiprojektverksamhet
Organisationer som genomför flera projekt samtidigt
Fyra processer i projektportföljshantering
- Business case (potential bedömning)
- Urvalsprocess (att “rätt” projekt väljs - strategisk, ekonomisk, risk)
- Prioriteringsprocess (projekt körs i “rätt” ordning”)
- Resursplaneringsprocess (effektivt genomförande)
