Grundlagen der Organisation Flashcards
In welche 3 Kategorien lässt sich der Begriff “Organisation” einteilen?
- funktional
- instrumental
- institutional
Was bedeutet der funktionale Organisationsbegriff?
Organisation als Tätigkeit im Sinne eines gestaltenden Handelns, aus dem die Struktur einer Organisation entstehen kann
Dieser Prozess regelt Arbeitsabläufe und legt Aufgabenbereiche sowie Befugnisse der Mitarbeiter fest.
Was kennzeichnet den instrumentalen Organisationsbegriff?
Der instrumentale Organisationsbegriff beschreibt das Ergebnis des Organisierens als ein System formeller Regelungen zur Erfüllung von Aufgaben
Dieses System hat den Charakter eines Werkzeugs, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Wie unterscheidet man zwischen formaler und informaler Organisation?
Formale Organisation: bewusst und rational gestaltet, häufig schriftlich fixiert; Informale Organisation: basiert auf persönlichen Zielsetzungen und spontanen Beziehungen
Informale Organisation kann die formale Organisation unterstützen oder behindern.
Was beschreibt der institutionale Organisationsbegriff?
Organisation als soziotechnisches System
Diese Elemente bilden zusammen eine geordnete Gesamtheit.
Was liegt vor, wenn zu viele organisatorische Regelungen geschaffen werden?
Überorganisation
Überorganisation kann zu Ineffizienz führen.
Was fehlt bei einer Unterorganisation?
Notwendige organisatorische Regelungen
Unterorganisation kann zu Improvisation führen.
Was versteht man unter Disposition?
Entscheidungsspielraum, den man einem Mitarbeiter einräumt
Disposition ermöglicht flexibles Handeln in Situationen.
Wann liegt Improvisation vor?
Wenn sinnvolle Regelungen fehlen
Was versteht man unter Stabilität?
dauerhafte Eigenschaft, auf gleiche/ähnliche Impulse standardisiert zu reagieren
Was versteht man unter Elastizität?
Eigenschaft des Unternehmen auf verschiedenartige Impulse differenziert zu regaieren
Was sind mögliche Vorteile der Stabilität?
- Wirtschaftlichkeit
- schnellere und bessere Einarbeitung
- bessere Koordination
- weniger Abhängigkeiten von bestimmten Stelleninhabern
Was sind mögliche Vorteile der Elastizität?
- Anpassung an veränderte Bedingungen
- Anpassung an spezielle Anforderungen
- Motivation der Mitarbeiter
Welche 5 Faktoren beeinflussen, wie viele Regelungen in einem Unternehmen dauerhaft festgelegt werden können? Lehnt sich dieser Faktor zu Stabilität oder Elastizität?
- Dynamik der Umwelt (Elastizität)
- Wiederholungshäufigkeit gleichartiger Vorgänge (Elasitzität)
- Größe des Unternehmens (Mitarbeiterzahl) (Stabilität)
- Umfang der vorhersehbaren/nicht vorhersehbaren Aufgabenkomplexe (Elasitzität)
- Ausbildungsstand der Mitarbeiter (Elasitzität)
Was ist die Aufbauorganisation?
Statische Komponente
legt dauerhafte Beziehungen zwischen den Organisationseinheiten fest
es entstehen Stellen durch Weisungsbeziehungen verknüpft
Was ist die Prozessorganisation?
auch Ablauforganisation
legt dauerhafte Regelung der Aufgabenerfüllung in Raum, Zeit und Menge fest
Welche 3 Kategorien (Bestimmungsgrößen) umfasst das Organisationsproblem?
- Ziele des Organisierens
- Elemente des Organisierens
- Rahmenbedingungen des Organisierens
Welche 3 Bereiche im Unternehmen können laut FRESE auf Effizienz ausgerichtet sein?
- effiziente R**essourcennutzung **durch Vermeidung von Leerständen oder ineffizienter Allokation knapper Ressourcen
- effiziente Nutzung von Marktchancen
- effiziente Prozesse hinsichtlich der Ziele: Qualität, Zeit, Kosten und Innovation
FRESE (Geschäftssegmentierung, 1993) beschreibt diese Bereiche der Effizienz.
Welche 2 Ziele des Organisierens gibt es?
- hohes Maß an Effizienz, insb. Prozesseffizienz
- Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter gerecht werden
Was sind die 4 wesentlichen Elemente des Organisierens?
- zu erfüllende Aufgabe
- Aufgabenträger
- Sachmittel zur Aufgabenerfüllung
- Informationen zur Aufgabenerfüllung
Was sind 5 wesentliche Einflussgrößen auf die organisatorischen Bedingungen?
- Aufgaben (Sachziel) des Unternehmens
- die im Unternehmen vorhandenen Mitarbeiter
- die Größe des Unternehmens
- eingesetzte Technologien
- Umwelt des Unternehmens
In wie weit Aufgaben organisatorisch vereinheitlicht werden können hängt von 3 Kategorien ab. Welche sind es?
- Komplexität der Aufgabe
- Veränderlichkeit der Aufgabe
- Genauigkeit bei der Erfüllung der Aufgabe
Welche 3 Eigenschaften der Mitarbeiter legen die organisatorischen Bedingungen fest?
- Kenntnisse und Fähigkeiten
- Offenheit für neues
- Denkansatz
Welche 3 wesentlichen Merkmale von organisationsstrukturen gibt es?
- Spezialisierung (einzelne Stelle)
- Koordination (zwischen den Stellen)
- Leitungssystem und Entscheidungskompetenz
Welche 2 Arten der Spezialisierung gibt es innerhalb eines Unternehmens?
Objektspezialisation
einer macht Stuhlbeine, ein anderer Sitzflächen
Verrichtungszentralisation
einer sägt, einer hobelt, einer lackiert
Was sind 4 Vorteile der Spezialisierung im Fertigungsbereich?
- hohe Geschicklichkeit und Geschwindigkeit fast gleicher Aufgaben
- kurze Einarbeitungszeit bei Neuanstellungen
- geringe Qualifikation von neuen Arbeitskräften
- eindeutige Zurordnung der Verantwortung
Im Verwaltungsbereicht mitarbeiter mit Expertenwissen
Welche 4 Nachteile hat die Spezialisierung im Fertigungsbereich?
- Monotonie führt zu Ermüdung
- geringe Motivation senkt die Leistung
- Leistungspotenzial der Mitarbeiter nicht voll genutzt
- höhere Fluktuation auf Grund der anderen Punkte
In der Verwaltung ist es schwer Leute mit Expertenwissen zu finden
Welche 5 Koordinatinosinstrumente gibt es?
- persönliche Weisung
- Selbstabstimmung
- Abteilungsbesprechung
- Projektorganisation/Teamorganisation
- Programme und Pläne
Was ist das organisatorische Kongruenzprinzip?
Leitungssystem und Entscheidungskompetenz (Merkmale von Organisationsstrukturen)
Notwendige Übereinstimmung von Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz
Welche 2 Vor- und Nachteile hat es, Entscheidungen zu delegieren?
Entscheidungsdezentralisation
Vorteile
1. Führungskräft der oberen Hierarchien werden entlastet
2. Entscheidung wird “nah am Geschehen” getroffen
Nachteile
1. Keine Garantie, dass Entscheidungen im Interesse der Unternehmensleitung getroffen werden
2. Entscheidungen sind nicht abgestimmt. Es kommt zu kontraproduktiven Handlungen
Welche 2 Arten von Konzernstrukturen gibt es?
- Unterordnungskonzerne (Mutter/Tochtergesellschaften)
- Gleichordnungskonzerne (Zusammenschluss i.d.R. über Holding)
Welche 2 Arten der Kooperation zwischen Unternehmen gibt es?
Vertikale Kooperation
Kunde und Lieferant arbeiten zusammen (z.B. Autoindustrie)
Horziontale Kooperation
Unabhängige Produkte werden zusammen entwickelt/vermarktet (z.B. bei komplementären Produkten wie Spülmaschine und Tabs)
Welche 7 Phasen hat der Organisationsprozess?
- Organisationsauftrag
- Erhebung
- Analyse und kritische Würdigung
- Lösungsentwurf
- Bewertung und Auswahl
- Einführung
- Kontrolle
Welche 6 Elemente sollte der Organisationsauftrag enthalten?
Phasen des Organisationsprozesses
- Untersuchungsziel
- Abgrenzung des zu untersuchenden Organisationsbereichs
- Abgrenzung des Lösungsbereichs
- Budget- und Zeitvorgaben
- Zuständigkeiten
- Berichtswesen
Welche 7 Fragestellungen und zu welchem Zweck werden sie in der Erhebungsphase des Organisationsprozesses gestellt?
Wer: Aufgabenträger
Was: Tätigkeit
Wo: Ort
Womit: Zeitpunkt, Dauer und Häufigkeit von Tätigkeiten
Woran: Handlungsobjekt
Warum/Wozu: Zweck der Aufgabenerfüllung
Welche 5 Methoden der Informationsgewinnung gibt es in der Erhebungsphase des Organisationsprozesses?
- Dokumentenanlyse
- Befragung (schriftlich/mündlich)
- Beobachtung
- Selbstaufschreibung
- arbeitswissenschaftliche Verfahren (Zeitaufnahme, Multimomentstudie)
Daraus Erhebungsmethodenmix zusammenstellen
Wie ist das vorgehen im Schritt “Analyse und kritische Würdigung”?
Phasen des Organisationsprozesses
- erhobene Daten ordnen, aufbereiten und darstellen (z.B. graphisch)
- Grundsatzanalyse: sind wahrgenommene Aufgaben überhaupt erforderlich?
- Verfahrensanalyse: Aufbau- und Prozessorganisation auf Stärken und Schwächen prüfen
- Schwachstellenkataloge: werden erstellt und Fälle nochmal geprüft
Welche 4 Varianten gibt es, Strukturänderungen einzuführen?
Phasen des Organisationsprozesses - Einführung
- Totaleinführung/schlagartige Einführung
- stufenweise Einführung
- parallele Einführung (alt und neu parallel)
- Piloteinführung (nur ein Teilbereich)
In welchen 2 Schritten entsteht die Aufbauorganisation?
Gebildestruktur
- Aufgabenanalyse: Zerlegung der unternehmerischen Gesamtaufgabe
- Aufgabensynthese: Zusammenfassung der ermittelten Teilaufgaben zu Stellen
Nach welchen 5 Merkmalen findet die Aufgabenanalyse nach Erich Kosiol statt?
- Verrichtung (beschaffen, herstellen, verkaufen, …)
- Objekt (Produkt A oder B)
- Rang (Entscheidungs- und Ausführungsaufgaben)
- Phase (planen, durchführen, kontrollieren)
- Zweckbeziehung (Primär-/Sekundäraufgaben)
Welche Ebenen der Verrichtungs- und Objektanalyse gibt es?
Aufgabenanalyse
- Gesamtaufgabe (Bau von Maschinen)
- Verrichtung 1. Ordnung (konstruieren, beschaffen, herstellen)
- Verrichtung 2. Ordnung (drehen, bohren, fräsen)
- und so weiter bis die Ebene der Elementaraufgaben gefunden wurde
Analog zu den Objekten: 1. Ordnung, 2. Ordnung
Maschine Typ B -> Halbautomat -> Getriebe -> Zahnräder
Welche 5 Problembereiche gibt es in der Aufgabensynthese?
Die Aufbauorganisation
- Stellenbildung
- Instanzenbildung (Weisungskompetenzen auf Stellen)
- Bildung von Leitungshilfen (als Ergänzung derWeisungskompetenzen durch Stabstellen)
- Informationsaustausch (Regelung der informatorischen Zusammenhänge)
- Bildung von Projektgruppen
Was sind 3 Vor- und Nachteile der Verrichtungszentralisation?
Stellenbildung
Vorteile
- Einsatz verrichtungsspezialisierter Aufgabenträger und Sachmittel
- günstiges Kosten/Leistungsverhältnis durch Spezialisierung bei hoher Auslastung
- relativ niedrige Personalkosten durch angelernte Aufgabenträger
Nachteile
- Abnehmende Flexibilität bei anderen Verrichtungen
- ungünstiges Kosten/Leistungsverhältnis bei niedriger Auslastung
- erhöhte Anlernkosten
Was sind 3 Vor- und Nachteile der Objektzentralisation?
Stellenbildung
Vorteile
- Kostensenkung bei hohem Mengenausstoß
- Verkürzung der Transportwege
- geringere Kommunikationsintensität
Nachteile
- abnehmende Flexibilität hinsichtlich anderer Objekte
- Kostenerhöhung bei niedrigem Mengenausstoß
- erhöhte Personalkosten durch den Einsatz von Spezialisten
Was sind jeweils 3 Vorteile der Entscheidungs(de)zentralisation?
Stellenbildung
Zentralisation
- niedrigere Personalkosten durch eine geringere Anzahl qualifizierter Führungskräfte
- geringer Koordinationsaufwand
- einheitliche Entscheidungsfindung
Dezentralisation
- sachlich und zeitlich bessere Entscheidungsfindung
- Entlastung der Unternehmensspitze
- Entfaltung von Kreativität und Initiative
- Schaffung von Autonomiebereichen für Leitungspersonen
Was passiert bei der Instanzenbildung?
Was sind Instanzen?
Aufbauorganisation
Übertragung von Weisungs- oder Leitungskompetenzen auf Stellen
Beziehungen der Stellen zueinander:
- übergeordnet
- untergeordnet
- nebengeordnet
Leitungsstellen bezeichnet man als Instanzen
Durch welche 3 Merkmale zeichnen sich Leitungsstellen aus?
- Fremdentscheidungs-
- Anordnungs-
- Fremdverantwortungsrechte/-pflichten
Was ist eine Stabstelle?
Hat die Aufgabe ihrer übergeordneten Instanz zuzuarbeiten. Z.b durch Informationsgewinnung und -aufarbeitung
Nach welchen 4 Kriterien erfolgt die aufbauorganisatorische Gestaltung der Kommunikation?
- Übertragungssicherheit
- Übertragungsgeschwindigkeit
- entstehende Kommunikationskosten
- Förderung informaler Beziehung (sofern erwünscht)
Welche 4 Kommunikationsprinzipien gibt es?
Aufbauorganisation - Informationsaustausch
- allseitig
- horizontal
- vertikal
- gemischt (am häufigsten in der Praxis)
Welche 2 Grundformen von Projektgruppen gibt es?
Aufbauorganisation
- Projektgruppen mit Entscheidungskompetenz
- Projektgruppen mit beratender Funktion
Welche 3 Typen von Projektgruppen gibt es?
Aufbauorganisation
Vertikale Gruppen
Besteht aus Vorgesetzten und seinen Mitarbeitern
Horizontale Gruppen
Nur hierarchisch gleichgeordnete Mitarbeiter
Gemsiche Projektgruppen
Mitglieder aus verschiedenen Hierarchiestufen ohne Unterstellungsverhältnis
Von welchen 7 Faktoren hängt die richtige Größer der Leitungsspanne ab?
Aufbauorganisation - Unternehenshierarchie
- Komplexität der Aufgaben
- Ausmaß des Entscheidungsspielraums der nachgeordneten Stelleln
- Zeitanteil für eigene Ausführungsaufgaben
- Unterstützung durch Sachmittel und Informationen
- Arbeitsstil und Autorität
- Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter
Was sind 3 mögliche Vor- und Nachteile des Einliniensystems?
Nur einen direkten Vorgesetzen
Vorteile
- eindeutige Kommunikationswege
- klare Kompetenzabgrenzung
- verbesserte Koordination durch leichte Überwachung der Mitarbeiter
Nachteile
- Überlastung der Leitungsspitze
- relativ lange Kommunikationswege
- Belastung von Zwischeninstanzen
Was sind 3 mögliche Vor- und Nachteile vom Mehrliniensystem?
Mehrere Vorgesetzte (i.d.R 1 fachlich, 1 disziplinarisch)
Vorteile
- kurze Kommunikationswege
- keine Belastung der Zwischeninstanzen
- Spezialisierung der Leitungsfunktion
Nachteile
- größerer Kommunikations- und Informationsbedarf
- Anfälligkeit für Kompetenzkonflikte
- keine einheitliche Leitungsfunktion
Welche 3 Vor- und Nachteile hat das Stabliniensystem?
Einliniensystem für Stabstellen für alle Instanzen
Vorteile
- eindeutige Kommunikationswege
- erhöhte Koordinationsfähigkeit
- erhöhte Entscheidungsqualität
Nachteile
- Gefahr der Informationsfilterung
- Konflikte zwischen Stab und Instanz
- geringe Tendenz zur Delegation
Was sind 2 Ziele in der Gliederung nach dem Objektprinzip (divisionale Organisation)?
- stärkere Marktnähe
- verbesserte Koordination bzgl dem Unternehmensziel
