GOV101 Flashcards
Hva er forskjellen på formelle og uformelle strukturer i en organisasjon?
Formelle:
- Definerer offisielle kommunikasjonskanaler og autoritetslinjer.
- Tydeliggjør ansvarsområder og rapporteringsveier.
Uformelle:
- Oppstår naturlig blant ansatte basert på relasjoner og samarbeid.
- Kan påvirke beslutningstaking og informasjonsflyt utover det formelle organisasjonsskjemaet.
- Ikke alltid synlige eller dokumenterte, men spiller en viktig rolle i organisasjonens dynamikk.
Hva er forskjellen på formelle og uformelle kulturer i en organisasjon?
Formelle:
- Offisielt nedskrevne verdier og normer.
- Dokumenterte retningslinjer og prosedyrer.
Uformelle:
- “Usynlige” aspekter som antagelser og holdninger.
- Uuttalte regler som påvirker organisasjonens dynamikk dypt.
- Påvirker hvordan individer interagerer og tar beslutninger.
Hvordan påvirker organisasjonskultur resultatene til organisasjonen?
Organisasjonskultur anses som kritisk for både individuell atferd og organisasjonens samlede resultater.
Noen måter:
1. Motivasjon og engasjement - Følelse av verdsettelse og fellesskap øker viljen til å bidra til å nå mål
2. Innovasjon - Kultur spiller en sentral rolle i å fremme eller hemme innovasjon og kreativitet. Feks vil en kultur som verdsetter nysgjerrighet og har rom for å feile fremme innovasjon.
Hvordan kan en organisasjon skape en god kultur?
- Ledelsen må formidle og praktisere kjerneverdier
- Det må skapes en felles forståelse av, og engasjement for, organisasjonens mål
- Fremme en kultur for læring og innovasjon
Hva er noen fordeler (2) og ulemper (1) knyttet til subkulturer?
- Subkulturer introduserer mangfold i organisasjonens overordnede kultur.
- Kan bidra med nye perspektiver og innovasjoner.
- Risiko for potensielle konflikter med den dominerende kulturen.
Hva er de fire dimensjonene (prinsippene) ved en organisasjon og hva betyr de?
- Hierarkiske prinsipp: Lag eller nivåer av autoritet - Jan Kjetil er over Svein Erik som er over Caroline etc | Sikrer orden, effektivitet og klarhet i ansvar
- Gruppering: Grupper basert på avdelinger/hva de jobber med - Forvaltning og megling
- Samordningsformer: Jobber mot felles mål og unngår dobbeltarbeid - Mekanismer er nødvendig, feks møter, prosedyrer, planer etc
- Sentralisering/desentralisering: Hvor er beslutningsmyndighet? Viktige beslutninger tas på toppen (sentralisert), mens desentralisering sper beslutningsmyndigheten. Påvirker fleksibilitet, respons på lokale forhold, og ansattes engasjement og motivasjon.
Hva er byråkratiets funksjon som organisasjonsform?
- Sikrer effektiv håndtering av oppgaver gjennom standardiserte prosedyrer
- Forutsigbar og kosistent tilnæring til administrasjon og beslutningstakning
- Definerer tydelige roller, ansvar og autoritetslinjer
- Fremmer objektivitet ved å fokusere på regler og prosedyrer over personlige forhold
Hvorfor sier Max Webers teori om byråkrati at det er overlegent andre organisasjonsformer?
Fordi det er forutsigbart, konfliktfritt og upersonlig.
Hva er noen kjennetegn Weber hadde på byråkratiet?
- klare og formelle regler og prosedyrer
- spesialisering av oppgaver
- hierarkisk organisasjonsstruktur.
Byråkratiet skal være en effektiv og rasjonell organisasjonsform som er uavhengig av individuelle preferanser og personlige relasjoner. Det vil si at beslutninger skal tas ut fra objektive og rasjonelle kriterier, ikke personlig vilkårlighet.
Hvilke strukturer utgjør kjernen i byråkratiet?
- Departementer
- Direktorater
- Kommuner
Hvorfor skal en studere byråkratiet?
- Forstå regjeringens strategier og hvordan disse implementeres i praksis.
- Analyse av administrasjonens design og dens effektivitet.
- Utforske dynamikken mellom individuelle aktører innen statsapparatet.
Hva er de tre nivåene å studere byråkratiet på?
- Makro - Regjeringens strategier, nasjonale interesser etc
- Meso - Design av appart, admin/styring, reformer, endringer, strukturer og interesser innen staten
- Mikro - Holdninger og handlinger hos de som jobber innad i statsapparatet
Hva er fire sider ved representativitet
- Likhet (Passiv Representativitet): Reflekterer befolkningens demografiske sammensetning i byråkratiet.
- Innhold (Aktiv Representativitet): Omhandler byråkratiets evne til å reflektere befolkningens preferanser og verdier i sine beslutninger.
- Utvelging/Kontroll: Prosessen og kriteriene for hvordan byråkrater blir valgt og kontrollert.
- Symbol: Den symbolske betydningen av representativitet i byråkratiet.
Hva er et representativt byråkrati?
Et byråkrati som speiler samfunnets demografiske sammensetning
Hva menes med ansvarlig byråkrati?
Et byråkrati som er ansvarlig overfor både offentligheten og politiske myndigheter, og som opererer transparent og etisk.
Hva er en kombinert modell av representativitet?
- En kombinasjon av kvotering og kompetanse.
Dette innebærer både aktiv og passiv representativitet
Hva er de tre modellene av byråkrati?
- Representativt
- Ansvarlig
- Kombinert
Hva er analysemodellen til Lægreid og Olsen?
- Sosialisering: Hvordan blir individer integrert og tilpasset organisasjonen
- Disiplinering: Mekanismer for å sikre at man handler i tråd med mål og retningslinjer - eks belønningssystemer
- Kontroll: Tiltak for å kontrollere at ansatte utfører oppgaver i tråd med organisasjonens mål og retningslinjer
Hva er forskjellen på begrenset og fullstendig rasjonalitet?
Fullstendig:
- Individer har tilgang til all relevant informasjon
- ubegrenset kognitiv kapasitet til å evaluere informasjonen og kan gjøre en optimal beslutning for å maksimere sine mål.
- Ser beslutningstakning som en logisk og lineær prosess der valg tas basert på en fullstendig og objektiv analyse
Begrenset:
- Anerkjenner at mennesker har begrenset kognitive evner og begrensninger i tilgjengelig informasjon
- Tar som følge av dette en vurdering basert på en forenklet modell av virkeligheten
- Ser etter en god nok løsning snarere enn den optimale.
- Dette kalles satisfiering, i motsetning til optimalisering
Hva er forskjellen på handlingsrasjonalitet og beslutningsrasjonalitet? Hvorfor er begge viktige?
- Handlingsrasjonalitet handler om effektiviteten og gjennomførbarheten av handlinger som tas for å nå mål
- Beslutningsrasjonalitet omhandler den logiske prosessen og evalueringen som ligger til grunn for valget av disse handlingene.
Begge former for rasjonalitet er viktige i organisasjonskontekster, hvor det å ta gode beslutninger og effektivt implementere disse beslutningene er avgjørende for å oppnå organisasjonens mål.
Hva er beslutningsrasjonalitet
- Den kognitive og analytiske prosessen bak valg av handlingskurs
- Dreier seg om beslutningstakningsprosessen - inkl innsamling og evaluering av informasjon, vurdering av alternativer og valg av best mulig utfall
- Opptatt av hva som bør velges som beste handlingskurs basert på tilgjengelig informasjon
Hva er handlingsrasjonalitet?
- Rasjonaliteten bak de faktiske handlingene som utføres
- Fokuserer på de praktiske aspektene ved å gjennomføre beslutninger og hvordan handlinger blir implementert.
- Vurderer effektivitet og hensiktsmessighet av valgte metoder for å realisere mål. Handler om hvordan en beslutning blir iverksatt i praksis
Hvordan kan man gjøre en organisatorisk endring?
- Nye element i organisasjonen; feks nye avdelinger/stillinger
- Ny sammenkobling av eksisterende elementer; feks sammenslåing mellom avdelinger
- Noe eksisterende forkastes; feks legges ned eller erstattes
Hva kan organisatorisk endring omhandle?
- Oppgaver, teknologi, prosedyrer og mål
- Struktur
- Kultur
Hva er noen forutsetninger for endring i en organisasjon?
- Klart/klare mål; Hvor skal organisasjonen?
- Sikker kunnskap om; Behov for endring, tiltak og løsninger, effekter av tiltak
- Iverksatt endring som tenkt - Virket endringen slik man så for seg?
Hva er noen motstander man kan se for seg mot endring i en orgainsasjon?
- Frykt
- Identitetstap
- Maktforhold endres
- Kostnader
- Dobbeltarbeid
Hva er noen endringsstrategier?
- Diktatorisk- Endring fra ledelsen basert på autoritet
- Overtale - Karismatisk leder
- Stegvis (inkrementell utvikling)
- Utvikling (organisasjonsutviklings (OU)-Prosesser)
Hva er de primære oppgavene til byråkratiet i forvaltningen?
- Formulere politikkforslag
- Forberede saker for politikerne
- Iverksette politiske vedtak
- Regulere ulike sektorer
Hva innebærer byråkratiets kontrollfunksjon
Å kontrollere gjennomføringen av politikk og lovgivning.
Hvorfor er et velfungerende byråkrati essensielt for demokratiet?
Det opprettholder demokratiske verdier og prosesser
Hva er de viktigste trekkene ved et ansvarlig byråkrati?
- Transparens
- Etisk forvaltning
- Ansvarlighet for handlinger og beslutninger.
Hva er funksjonen til et ansvarlig byråkrati?
Å sikre at beslutninger og handlinger tjener offentlighetens interesse og overholder juridiske og etiske standarder.
Hva er formålet med et representativt byråkrati?
Å øke legitimiteten og rettferdigheten i offentlig forvaltning.
Hvilke fordeler gir et representativt byråkrati?
Fremmer mangfold og kan forbedre tilliten og effektiviteten i offentlig forvaltning.