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ERT3402 - EXAM FINAL > GESTION DE PROJET (PARTIE 1) > Flashcards

GESTION DE PROJET (PARTIE 1) Flashcards

1
Q

Fonctions du gestionnaire? (5)

A
  • Planifier
  • Organiser
  • Diriger
  • Contrôler
  • Évaluer
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Q

Caractéristiques d’un projet? (5)

A
  1. Limité dans le temps: A une date de début et de fin.
  2. Utilité claire: Doit répondre à un besoin, des objectifs précis
  3. Ressources spécifiques: Pour pouvoir atteindre les objectifs. Ressources humaines et matérielles
  4. Sous l’égide d’un gestionnaire ou de bailleur de fonds: Les ressources demandent des coûts donc besoin d’un gestionnaire pour donner de l’argent. Mais la personne s’Attend à avoir une rétission de comptes sur le projet.
  5. Non récurrent: Pas le même projet 2 fois.
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3
Q

Qu’est-ce qui est inclut dans le triangle d,or de la gestion de projet?

A
  1. Coûts
  2. Portée
  3. Délais
  4. Qualité
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4
Q

Qu’est-ce que la portée?

A

Envergure, complexité d’un projet
* Plus la portée est grande, plus on s’attend à une grande qualité et donc de coûts

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5
Q

Définition de gestion de projet?

A

Ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chargé de projet et à son équipe de conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées dans le cadre du projet.

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6
Q

Quelles sont les 4 phases d’un projet?

A
  1. DÉfinition
  2. Préparation: planifier et organiser
  3. Réalisation: Implanter, assurer la qualité
  4. Évaluation/Achèvement
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7
Q

Étapes de la phase de définition? (4)

A
  1. Préciser le projet
  2. Présenter le projet (premier résumé)
  3. Justifier la pertinence du projet
  4. Analyser le contexte (SWOT ou FFMO)
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8
Q

À quelle étape du PRECEDE-PROCEED est la phase de définition?

A

Étapes 1 à 4

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9
Q

Qu’est-ce qui est inclut dnas préciser le projet?

A
  • Identifier le besoin (p.ex. problématique de santé visée)
  • Déterminer la population cible
  • Identifier le contexte d’application (où mettre en place le projet)
  • Préciser le périmètre du projet (implique de faire des choix, p.ex. en CPE, donc pas enfants en garderies privées)
  • Analyser l’opportunité
  • Réfléchir à la faisabilité (en termes de coûts, de ressources)
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10
Q

Qu’est-ce qui est inclut dnas présenter le projet?

A
  • Nature du projet
    o Le projet vise à développer, mettre en place, tester quelque chose
  • Problématique
  • Population cible
  • Promotion ou de prévention de la santé
  • Contexte du projet
    o Dans quel endroit le programme va avoir lieu, où seront rejoints les participants
  • Objectif général du programme
    o Changements chez la population cible
  • Image concrète
    o Ce que sera le projet, son périmètre
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11
Q

Qu’est-ce qui est inclut dans justifier la pertinence du projet?

A
  • Démontrer le besoin
  • Souligner la pertinence organisationnelle (pourquoi ils devraient financer le projet)
    o Liens avec le mandat de l’établissement
    o Lien avec le plan stratégiques de l’organisation (vision, mission, valeurs, orientations stratégiques)
  • Montrer la concordance avec les priorités nationales, les meilleures pratiques
  • …
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12
Q

Quels sont les 4 éléments importants pour justifier la pertinence du projet?

A
  1. Mission
  2. Vision
  3. Valeurs
  4. Orientations stratégiques
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13
Q

Qu’est-ce que la mission?

A

Énoncer court et précis qui décrit ce que fait l’organisation
a. Devrait concorder avec le mandat confié par l’organisme subventionnaire

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14
Q

Qu’est-ce que la vision?

A

Énoncé qui exprime ce que l’organisation veut accomplir et qui devrait inspirer ses membres et partenaires ( plus court et inspirant)
a. Comment l’organisation fait-elle un changement dans son domaine?
b. Comment l’organisation veut-elle être perçue par les autres?

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15
Q

Qu’est-ce que les valeurs?

A

Valeurs communes à la base de toutes les actions de l’organisation et qui ont une influence sur ses relations avec ses partenaires et sur sa réputation.
a. Peuvent être exprimées sous forme de convictions ou de règles et sont souvent énoncées dans un code d’éthique.

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16
Q

Qu’est-ce que les oreintations stratégiques?

A

Les priorités qui marqueront les actions de l’organisation pour la période déterminée (habituellement 3 ou 5 ans).
a. S’expriment sous forme de buts à portée générale
b. Habituellement, spécifient le résultat souhaité

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17
Q

Quoi faire pour analyser le contexte?

A

Regarder les facteurs organisationnels (forces, faiblesses) et éléments de l’environnement externe (opportunités et menaces)

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18
Q

Qu’est-ce que les facteurs organisationnels?

A

Facteurs, au sein d’une organisation (organisme communautaire, entreprise privée, CIUSSS, etc.), qui influent sur sa cohésion et sur l’énergie dont elle fait preuve dans la poursuite de ses objectifs.
* Appartiennent et font parti de l’organisation
* Ex. : type de services offerts, culture organisationnelle, situation financière, style de leadership et de gestion, profil des employés, …

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19
Q

Qu’est-ce qu’il y a de particulier avec le facteur organisationnel: la clientèle?

A

La clientèle peut être située différemment selon le contexte, selon où on se situe (facteur organisationnel ou environnement externe).

Dans le contexte des établissements de santé publics, il s’agit d’un facteur organisationnel.
* p.ex. organisation privée qui fait des produits pour une clientèle en particulier = la clientèle est important, mais ne fait pas partie de l’organisation
* alors que CHSLD et tout, la clientèle ne peut pas être dissociée, elle fait partie intégrante de l’organisation.

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20
Q

Qu’est-ce que l’environnement externe?

A

Éléments externes qui peuvent avoir une incidence sur la poursuite du mandat de l’organisation (mais qui ne font pas partie de l’organisation elle-même)
* Ex. : financement, perception du public, réforme, évolution des attentes des partenaires, directives de l’État, règlementations, cadre législatif, avancées technologiques.

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21
Q

Qu’est-ce que l’environnement externe immédiat de l’organisation?

A

On a une interaction qui est constante, quotidienne.
* Fournisseurs fournissent les produits quotidiens dont on a besoin (p.ex. produits de cafeteria, etc.)

Exemples:
- Réseau local
- Marché main d’oeuvre
- Syndicats
- Fournisseurs

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22
Q

Qu’est-ce que l’environnement externe intermédiaire de l’organisation?

A

Un peu plus éloigné de l’organisation, mais une influence importante demeure sur l’organisation.
* Lois et règlements sont ceux à plus petit échelle, qui s’applique à la région ou à l’organisation en tant que telle

-Agences de contrôles
-Médias, groupes de pression
- Lois et règelments
- Courants politiques et sociaux
- Réseaux régional

23
Q

Qu’est-ce que l’environnement externe global de l’organisation?

A

Plutôt dans des courants, éléments sociaux qui sont à plus large échelle, mais qui influence l’organisation.
* Correspond au macro-environnement (acronyme PESTEL –> domaines qui sont inclus)
* Politique
* Économique
* Socioculturel
* Technologique
* Législatif: Ce sont vraiment les législation au sens large.

Exemples:
- Tendances monfiales
-Économie
-Évolution technologique
- Démographie
- Évolution des valeurs

24
Q

Quelles étapes font partie de Collaboration de Communication?

A
  1. Identifier et analyser les parties prenantes (détenteurs d’enjeux)
25
Q

Quelles parties prenantes sont à considérer?

A
  1. Bailleur de fonds
  2. Gestionnaires
  3. Personnel
  4. Groupes d’intérêts
  5. Clientèle
  6. Autres organisations
26
Q

Qu’est-ce qui est à analyser auprès des parties prenantes?

A
  • Analyser leurs pouvoir, leur intérêt
  • Analyser leurs dispositions
27
Q

Quelles sont les dispositions possibles pour les parties prenantes?

A

-Facilitant
-Neutre
-Résistant

28
Q

Stratégie possible pour avoir une idée des collaborateurs potentiels?

A

Consulter l’organigramme des organismes

29
Q

Qu’est-ce qu’un organigramme des organismes?

A

Représentation graphique d’une structure qui montre les liens formels
* Liens hiérarchiques et relations
* Responsabilités
* Encadrement
* Voies de communication officielles
* Détenteurs de postes

30
Q

Les collaborateurs recrutés feront parties de quelle équipe? (3)

A
  • Chargé de projet
  • Équipe de pilotage
  • Comité consultatif
31
Q

Rôle de l’équipe de pilotage (comité directeur)?

A
  • Décide des grandes orientations du projet
  • Responsables du suivi des ressources humaines et financières
  • Vérifie la qualité du projet
  • Assure la liaison entre les organismes
    Ces équipes sont responsables de ce qui se passe dans le projet.
32
Q

Rôle du comité consultatif?

A

Consulté à diverses étapes
(analyse des besoins, élaboration du plan d’action, validation des livrables,…).
* Consulté à des moments clés
* Ce sont souvent des experts, collaborateurs qui sont consultés.

Les membres représentent le point de vue des diverses parties prenantes.

33
Q

Quelles expertises considérer pour choisir les collaborateurs?

A
  • Thématique (de contenu)
    o p.ex. avoir un expert sur les connaissances sur le sommeil
  • Scientifique
    o Souvent en lien avec l’évaluation de programmes (intégrer des chercheurs qui font cela)
    o Peut être rattachée à l’expertise de contenu
  • Clinique/professionnelle (pratique)
    o plus des intervenants qui ont déjà fait des interventions en lien avec les troubles de sommeil.
  • Expérientielle
    o Expertise plus personnelle (p.ex. étudiant qui a déjà vécu des troubles de sommeil)
  • Méthodologique
    o p.ex. professionnels qui connaissent bien les différentes étapes pour développer des projets. Des consultants souvent
    o Étapes pour développer le projet
  • Clinico-administrative
    o Davantage des gestionnaires qui connaissent le milieu clinique et administratif dans les organisations (vue d’ensemble et liens avec la direction financière par ex)
  • Politique
    o Plus au niveau du ministère et des villes
  • Technologique
    o Davantage pour évaluer la finalité du projet?
34
Q

Rôle du chargé de projet?

A
  • Coordonne l’ensemble des étapes du projet
  • Gère les communications et l’information
  • Suit le progrès des travaux en fonction de la planification initiale
  • Gère les collaborations
  • Assure la reddition de compte
35
Q

Qu’est-ce que la communication?

A

Élément central qui relie chaque phase les unes aux autres
* Les fonctions de chargé de projet et autres rôles se ramènent souvent à la communication

Il faut choisir un canal, un moment et un endroit approprié pour émettre le message dans les meilleures conditions possibles.

36
Q

3 étapes de la communication?

A
  • Planifier : Avant le projet.
  • Gérer: Communiquer pendant le projet
  • Contrôler : En lien avec le suivi de la qualité par rapport à ce qui était prévu. La communication est-elle à la satisfaction des différents collaborateurs? Ont-ils reçus les informations nécessaires pendant le projet?
37
Q

Modalités de communication possible?

A
  • Listes de courriels
  • Outils de travail collaboratif (Trello, Teams, etc.)
  • Bulletins, Infolettres
  • Intranet, répertoire commun (OneDrive)
  • Site internet (onglet « Actualités » par exemple
  • Réseaux sociaux, …
38
Q

Phase de préparation est en lien avec quelle étape du PRECEDE-PROCEED?

A

Étape 5

39
Q

Quelles étapes sont inclues dans la phase de préparation?

A
  1. prévoir les étapes du projet
  2. Déterminer les productions attendues (livrables)
  3. Identifier les ressources nécessaires
  4. Estimer le temps et les coûts
  5. Prévoir les risques
40
Q

Qu’est-ce que prévoir les étapes du projet?

A
  • Qu’est-ce qu’on doit faire?
  • Quand doit-on le faire?
  • Qui va le faire?
  • Dans quelle séquence?
41
Q

Qu’est-ce que déterminer les productions attendues?

A
  • Modèle logique du programme (3.1)
  • Services à mettre sur pieds (p.ex. rencontres avec les parents d’enfants avec retard de développement)
  • Matériel d’intervention à développer (p.ex. guide pour les intervenants, diapo à projet pendant un atelier ou conférence, feuille résumé aux parents, etc.)
  • Outils promotionnels à créer pour faire connaître le programme (p.ex. développer des affiches et les mettre dans des endroits clés, publication sur les réseaux sociaux)
  • Outils de gestion à créer pour assurer le suivi administratif du programme
  • Questionnaires d’évaluation
  • Rapports à rédiger (reddition de compte)
42
Q

Quelles sont les ressources possibles?

A

Matérielles
* Identifier les ressources déjà disponibles (0$)
o p.ex. locaux en CPE qui sont déjà disponibles
* Préciser celles à couvrir par la subvention (p.ex. jouets, papiers pour les affiches, etc.)
Humaines
* Estimer le temps de travail de chaque personne impliquée, même le personnel en place (p.ex. agente administrative du CLSC est déjà en place, on a pas à la recruter, mais on doit considérer le temps qu’elle alloue à cela et son salaire)
* Heures X taux horaire X avantages sociaux
o Ergo échelon 4: 30,75 $/heure
Avantages sociaux et charges sociales: 23,7 %

43
Q

Qu’est-ce qui est inclut dans l’étape d’estimer le temps et les coûts?

A
  1. Viser l’efficience = atteindre le but avec le moins de ressources possibles (alors que efficace = atteindre le but le plus rapidement possible)
    * Comparer les différentes méthodes selon leurs coûts en temps, énergie et $
  2. Penser à tout!
    * Matériel (ranger, nettoyer), communication, réunions, rédaction, entretien et entreposage, déplacements, gestion du projet, …
44
Q

Quoi faire dans l’étape de prévoir les risques?

A

Envisager les problèmes potentiels (p.ex. perdre un collaborateur essentiel, ne pas recevoir le matériel à temps, tempête de neige)
* Identifier le risque
* Évaluer sa probabilité
* Évaluer les conséquences potentielles (impact sur le projet si le risque survient)
* Prévoir un plan pour prévenir le risque ou réduire ses effets (plan B)

45
Q

Qu’est-ce que le diagramme de GANTT?

A

C’est un outil de suivi.

Montre les étapes prévues du projet ainsi que les activités qui sont inclues pour chaque étape + la temporalité prévue par activité.
* Doit dire le responsable de l’activité et comment on sait que l’activité a été réalisée

46
Q

Qu’est-ce qu’un lot?

A

une étape et toutes les activités qui la composent
* À bien définir pour que ce soit cohérent et clair puisqu’on remet un lot à un collaborateur et c’est lui qui le réalise.

47
Q

Quelles sont les étapes pertinentes à mettre dans le diagramme de GANTT? (5)

A

Communication et gestion de l’équipe
* Les rencontres d’équipes doivent être prévues au calendrier

Identification des bonnes pratiques
* Avant de développer l’intervention, il est pertinent de faire une recension des écrits et de consulter d’autres programmes similaires

Développement des outils d’intervention
* Cette étape peut comporter plusieurs activités, notamment : rédiger le contenu des outils, valider les outils et produire les documents (ex.: graphisme, traduction)

Mise en œuvre de l’intervention
* La mise en œuvre comprend les tâches liées à l’offre du programme, ex. : recruter les participants et offrir les différents volets de l’intervention

Évaluation
* Les différentes tâches liées à l’évaluation doivent être prévues au calendrier, notamment choisir ou développer les outils, réaliser la collecte des données (administrer des tests ou des questionnaires), analyser les résultats

48
Q

À quelle étape du PRECEDE-PROCEED correspond la phase de réalisation?

A

Étape 6 (mise en oeuvre)

49
Q

Quelles sont les 3 étapes de la phase de réalisation?

A
  1. projet pilot
  2. Suivre le déroulement et assurer la qualité
  3. Contrôler la qualité
50
Q

Définition projet pilote?

A

« Réalisation effectuée à titre expérimental, en vue de vérifier les paramètres de faisabilité d’un projet réel, à plus grande échelle. » (Office québécois de la langue française, 2021)

51
Q

Qu’est-ce que permet de faire le proje tpilote?

A

Permet de déterminer la faisabilité de l’intervention:
* Le temps
* Les coûts
* Les risques
* Les effets
* La satisfaction des participants
* Etc.

52
Q

Qu’est-ce qui est inclut dans l’étape de suivre le dérulement et assurer la qualité?

A

Utiliser des outils de suivi pour ajuster le projet en cours de route

Prévoir des mécanismes d’assurance qualité
* Assurer que le calendrier et le budget du projet est suivi
* Veut voir si la collaboration est harmonieuse en faisant des rencontres par ex.

53
Q

Quelles sont les 3 étapes de contrôler la qualité?

A
  1. CONSTATER
    * Déterminer des modalités de suivi
    * Décider des dates ou des jalons (milestones) à utiliser pour le suivi
  2. COMPARER
    * Comparer les informations au déroulement attendu
  3. CORRIGER
    * Prendre des décisions… réviser le plan

ERT3402 - EXAM FINAL (1 decks)

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