Fundamentos de Gestión Documental Electrónica Flashcards
Comprender los conceptos básicos asociados a la Gestión Documental Electrónica.
¿Que es un documento electrónico?
Información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
¿Que es un mensaje de datos?
Información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, entre otros. Por lo general, se extiende a comunicaciones efectuadas mediante el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax
Documento Electrónico de Archivo es:
… un Documento Electrónico que permanece en estos medios electrónicos, ópticos o similares durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad a razón desus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
Todos los documentos electrónicos son mensajes de datos, pero ¿todos los mensajes de datos son documentos electrónicos de archivo?
NO
Es una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización y se puede considerar como una forma de producción de documentos electrónicos.
Documento digitalizado.
Un documento se digitaliza para…
Consulta, trámite o medida de seguridad.
¿La digitalización de documentos implica la eliminación o “destrucción” física de los originales?
De ninguna manera
La estructura de un documento electrónico se compone de…
Estructura lógica y estructura física
El hardware, software y formato usados para la creación de un documento electrónico hacen parte de su estructura…
Física
El contenido, los datos de identificación y a los metadatos con los que es creado un documento electrónico, hacen parte de su estructura…
Lógica
Según el Decreto 1080 de 2015, son características de un documento electrónico:
La autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad.
Cuando un documento electrónico refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades, operaciones y hechos que testimonia, se dice que el documento:
Es fiable
Cuando un documento electrónico puede demostrar que es lo que afirma ser, que ha sido comprobado el autor de su creación o envío, y que ha sido creado o enviado en lo tiempos en los cuales se afirma haberlo hecho, entonces ese documento:
Es auténtico
Cuando un documento electrónico se encuentra completo y sin alteraciones, podemos decir que el documento:
Es íntegro
Cuando un documento electrónico se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar, se dice que el documento:
Está disponible
