Fragen Flashcards
Welche Pläne sind in der Projektstartphase zu erstellen ?
- ein erstes Grobgerüst des Projektstruturplans
- erste grobe Aufwands- und Kostenschätzungen
- einen groben Meilensteinplan
- eine möglichst ausführliche Ablauf- und Terminplanung für die nächste Projektphase (=Planungsphase)
Vorgehen der Zielfestlegung
- Stakeholdererwartungen berücksichtigen
- Priorisierung der Projektziele
- Zielformulierung
- Smart regel beachten
- Zielhierarchie festlegen
Zeitlicher Fortschrittsgrad
= Istdauer * 100 / Time-at-Completion
SMART
S = Spezifisch M = Messbar A = Akzeptabel R = Realistisch T = Terminiert
Aufgaben des PL zur Förderung Teambildungsprozesses beschreiben
- gemeinsam mit Mitarbeitern Spielregeln für Zusammenarbeit im Team erarbeiten
- Zuständigkeitsregeln klar regeln
- Sicherstellen, dass Mitarbeiter mit den Projektzielen vertraut sind
- offene Kommunikation
Definition Stakeholder
Personen und Personengruppen die Interessiert am Projekt und am Projektablauf beteiligt und von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind.
Cost-to-Completion
zum Betrachtungszeitpunkt geschätzte Restkosten eines Arbeitspakets/Projekts
Cost-at-Completion
vorraussichtliche Gesamtkosten eines Arbeitspakets/Projekts zum Betrachtungszeitpunkt
Tagesordnung zum Projektstartworkshop erstellen
- Informationssammlung
- Erste Kostenschätzung
- Detaillierte Planung
- Projektrisiken
- Feedbackrunden
Zweck eines Projektstartworkshops
- Maßnahme zur Teambildung
- Erarbeiten von Sachergebnissen
Ablauf der Teamentwicklung beschreiben nach Tuckman
- Formierungsphase / Aufgaben definieren
- Konfliktphase / Strategie erarbeiten
- Regelphase / Unzufriedenheit nimmt ab
- Arbeitsphase / Wohlfühlen im Team
- Auflösungsphase / Motivationsverlust
Aufgaben in der Projektstartphase
- Ernennung des Projektleiters
- Bildung des Projektteams
- Festlegung Projektziele
- Stakeholdermanagement
- Erstellung einer großen Projektplanung
- Aufbau der Projektorganisation
- Erste Risikoanalyse
- Erstellen des Projektauftrages
- Durchführen eines Projektstart-Workouts u. Kick-Off-Meetings
Matrixorganisation + Merkmale
- Mitarbeiter werden aus Linienorganistion für das Projekt in einem bestimmten Umfang freigestellt
- PL hat fachliche Weisheitsbefugnisse, Disziplinarisch sind Mitarbeiter den Linienvorgesetzen unterstellt
- PL hat den Rang eines Linienmanagers und trägt gesamte Projektverantwortung
- Projektmitarbeiter arbeiten entweder Vollzeit o. Teilzeit für Projekt und erhalten von mind. 2. Führungskräften Anweisungen
Meilenstein
Meilenstein ist ein Ereignis besonderer Bedeutung. Sie sind wichtige Zwischenergebnisse und dienen zur Kontrolle des Projektfortschritts.
Meilenstein Beispiele
- Bauplan, der von der Behörde genehmigt ist
- erstelltes Pflichtenheft
- Bericht über Test eines Prototypes
Wann ist ein Meilenstein erreicht?
Meilensteine sind grundsätzlich erst erreicht wenn die festgelegten Meilensteine vorliegen und von einem neutralen Team (Lenkungsausschuss) inhaltlich und qualitativ überprüft sind
Schritte der Nutzwertanalyse
- Wichtigste Ziele bzw. Bewertungskriterien zur Projektbeurteilung festlegen
- Ziele bzw. Kriterien nach Wichtigkeit gewichten
- Punktwerte je Bewertungskriterium vergeben
- Gewichtung * Punktwerte = Nutzwerte je Bewertungskriterium
- Punktgesamtsumme je Projekt = vergleichbarer Nutzwert
- Sensitivitätsanalyse durchführen um Stabilität des Ergebnisses zu prüfen
Fachausschuss
Gruppe von Sachverständigen Personen die bei Fachfragen eingesetzt werden
Was ist der Lenkungsausschuss
objektiv und beschlussafassendes Gremium
Kompetenzsäulen des Projektleiters
- Fachkompetenz = objektives Wissen = Wissen zum Projektgegenstand. Mit zunehmender Projektgröße tritt Fachkompetenz in Hintergrund
- Methodenkompetenz = Projektleiter muss gute Projektmanagementkenntnisse kennen und betriebswirtschaftliche u. vertragsrechtliche Kenntnisse vorweisen
- Organisationskompetenz = Umfasst die Organisation des eigenen Arbeitsplatzes und eigenen Arbeitsabläufe und des Zeitmanagements
- Sozialkompetenz = Gesamtheit aller Fähigkeiten, die für ein soziales Handeln nützlich oder notwendig sind
Projektklassifizierung nach Auftraggeber
externe Projekte:
Projekte, die für den externen Auftraggeber (Kunde) durchgeführt werden. (Auftragsprojekte)
interne Projekte:
Projekte, die Unternehmen für sich selbst durchführen
Auftraggeber = Unternehmensleitung
Schritte der Risikobewertung
- festgestellte Risiken sind in einen Kriterienkatalog zusammenzufassen, Einteilung nach Risikogruppe
- Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit je Risiko Angabe in Prozent oder Punktwert
- Einschätzung der Auswirkungen
- welche Schäden hat das Unternehmen, wenn aus den Risiko ein Ernstfall wird
- Geldwert oder Punktwert - Erreichung des Risikowerts = Eintrittswahrscheinlichkeit * Auswirkung
Wirtschaftlichkeit
- Ergebnis (Geld) / Einsatz (Geld)
- Leistung / Kosten
Projektstrukturplan (PSP)
Ein PSP ist eine hierarchisch über verschiedene Gliederungsebenen aufgebaute Darstellung eines Projekts. Die Projektaufgabe wird nach logischen und nützlichen Kriterien in Teilaufgaben und Arbeitspakete zerlegt
Kick-Off-Meeting
- Auftakttreffen zum Projektstart
- Charakter einer Info-Veranstaltung
- Die wichtigsten Stakeholder erhalten erste Informationen über das Projekt
- keine inhaltliche Diskussion
- Dauer: ein paar wenige Stunden
- Findet vor dem Projektstartworkshop statt
Mindestinformation-Beschreibung der Arbeitspakete
- genaue Benennung der geplanten Ereignisse
- Beschreibung der Aufgabe die zur Ergebniserreichung abgearbeitet werden müssen
- Abhängigkeiten und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen
- Geplanter Aufwand
- Zeitplanung
Gliederungsmöglichkeit des PSP
- Objektorientierte Gliederung
- -Projekt wird gedanklich in Einzelteile zerlegt
- -Bsp. PKW Entwicklung -> Karosserie, Antrieb, …
- Funktionsorientierte Gliederung
- -Projekt wird nach den erforderlichen Fertikeiten zerlegt
- -Bsp: PKW Entwicklung Entwurf, Konstruktion, -Produktion
- Gemischtorientierte Gliederung
- -Konsturktion aus objektorientierte u. funktionorientierte Gliederung
- -bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten
- Top-Down
- -Anwendung: Bei überschaubaren Projekten bsp. Hausbau
- Bottom-Up
- -Anwendung: Bei unüberschaubaren und neuartigen Projekten bsp. Entwicklung neuer Produktlinie
Ablauf Ressourceplanung (Personal)
- Personalbedarf festlegen
- zur Verfügung stehende Personalkapazität eruieren
- Personalbedarf mit Personalkapazität abgleichen und evtl. Kapazität ausgleichen
Ausgleichsmaßnahme bei Kapazitätunterdeckung
- zeitliches verschieben oder strecken der Vorgänge im Rahmen des verfügbaren Puffers bzw. in Phase geringeren Kapazitätsbelastung
- Splitten, streichen, verkürzen von Vorgängen
- Nutzung zusätzlicher Mitarbeiter und / oder externen Dienstleister
- Einsatz anderer Verfahren
- Verschieben oder stoppen des Projekts
Kosten eines Projekts
- innerbetriebliche Leistungen = von anderen Abteilungen
- sonstige Kosten = Büromaterial, Reisen, Bewertung
- direkte Projektkosten (variable kosten) = Kosten die direkt bzw. eindeutig an dem Projekt zugeordnet werden können
- indirekte Projektkosten (Gemeinkosten) = Können nicht eindeutig einen Kostenträger zugeordnet werden z.b. Heizkosten
Schritte der Projektkontrolle
- Turnusmäßige Ermittlung der Ist-Daten
- Gegeüberstellung der Plandaten bzw. Soll-Daten
- Bewertung der Daten und Abweichung analysieren
- Bei Abweichung: Planung und Einleitung von Korrekturmaßnahmen
Meilenstein-Trend-Analyse
Vergleich der ursprünglichen Plantermine mit den zum Berichtszeitpunkt aktualiserte Plantermine -> zeigt Veränderung von Plantermin in Zeitablauf an und gibt Auskunft über anbahnende Terminverzögerungen
Probleme der Fortschrittskontrolle
- Leistungsfortschritt wird sehr häufig zu hoch eingeschätzt “fast schon fertig syndrom”
- Schwierigkeiten in der Zukunft können oder werden zum Betrachtungszeitpunkt noch nicht erkannt
- Das drängen der Unternehmensleitung und / oder des Projektleiters auf schnelle und fristgerechte Leistungserbringung führt zu unrealistischen Fortschrittsmeldungen
- Fehlende Mengenmaßstäbe
Earned-Value-Analyse
- sorgfältige und realistische Planung der Arbeitspakete
- Ermittlung der Ist-Daten zeitnah in einen bestimmten Turnus
- Sorgfältige Ermittlung des Fortschritts der Arbeitspakete (Restkostenschätzung) Sollkosten = gesamte Plankosten - geschätzte Restkosten
Welche Projektberichte gibt es (+Erklärung)
- Projektsonderbericht = Erstellung bei unerwarteten Problemen, für einen bestimmten Sachverhalt werden zusätzliche Information angefordert
- Projektstandardberichte werden routinemäßig erstellt, wichtigster ist Projektstatusbericht, Aufbau, Inhalt u. Adressat wird von Unternehmen vorgegeben
- Projektabschlussbericht dokumentiert das endgültige Projektergebnis; wird nach Projektende erstellt
Was ist ein Projektcockpit
Bericht mit den
Definition Rentabilität
Verhältnis des in einem bestimmten Zeitraum erwirtschafteten Gewinns zum eingesetzten Kapital
Definition Kapitalwert
Der Kapitalwert ist die Summe der abgezinsten Zahlungen (abgewinkte Einnahmen - abgewinkte Auszahlungen) innerhalb eines festgelegten Zeitraumes.
Schritte des Risikomanagementprozesses
- Risiko identifizieren
- Risiko bewerten
- Risikovorsorge
- Risikoübewachung
Amortisationsrechnung
Auch (Pay-Off-Rechnung)
Die Amortisationsrechnung ermittelt die Zeit der Rückgewinnung des eingesetzten Kapitals (=Kapitalbindungsdauer)
Amortisationsdauer = Kapitaleinsatz / Einzahlungsüberschüsse pro Jahr
Portfolio erstellen (Projektportfolio)
Bild
