Examen Intra Flashcards
Séance 1 à 6
Quels sont les éléments principaux à considérer dans une analyse de cas?
- Environnement interne et externe de l’entreprise
- Les objectifs stratégiques
- La définition du mandat et du rôle de la personne effectuant l’analyse
- Les contraintes
- Jugements professionnel
- Intégration
- Évaluation de la problématiques
- Analyse causes-conséquences de la problématique
- Recommandation
Quels sont les étapes du plan de direction aussi appelé le plan stratégique TI?
- Planification des projets
- Analyse de la situation actuelle
- Orientation générale plus les possibilités d’actions
- Scénarios possibles
- Choix de l’orientation
- Mise en oeuvre du plan directeur
Quels sont les éléments qui composent le cahier de charge?
- Enquête préliminaire
- Liste des caractéristiques du système (existant et désiré)
- Analyse coûts-bénéfices
- Analyse risque et contrôle
- Évaluation des solutions de rechanges
À qui revient la responsabilité de l’analyse coûts-bénéfices et l’analyse des risques et des contrôles dans le cahier de charge?
L’expert-comptable
Quels types de solutions de rechanges sont disponibles pour une compagnie qui désire améliorer son système informatique?
- Acquisition d’un nouveau système
- Développement d’un système à l’interne (maison)
- Amélioration du système déjà en place en implantant des modules supplémentaires
Quels sont les avantages tangibles d’une bonne gestion de projet TI?
- Baisse des dépenses
- Baisse du nombre d’erreurs de traitement
- Réduction du temps de réponse
- Hausse des quantités ou des ventes (productivité)
Quels sont les avantages intangibles d’une bonne gestion de projet TI?
- Hausse de la qualité par l’automatisation
- Amélioration de la prise de décision
- Accentuation de la bonne volonté (moins de réticence au changement)
- Amélioration du moral des employés (système répond aux besoins des utilisateurs)
Quelles sont les principales causes d’échec d’un projet TI?
- Mauvaise analyse des besoins des utilisateurs (ou aucune analyse)
- Pas de prise en compte du cycle de vie et comptable
- Avancé technologique trop importante et changeante (compatibilité avec l’ancien système)
- Coût de correction d’erreur élevé
Quelles sont les étapes d’une bonne gestion de projet TI?
- Lancement (analyse interne et externe)
- Planification du projet TI
- Exécution du projet
- Contrôle du projet
- Conclusion du projet
Quelles étapes du plan de gestion de projet TI fait partie du plan directeur?
La planification du projet TI
Quels éléments faut-il définir dans l’étape de la planification du projet TI (dans le plan de gestion TI)?
- Définir les objectifs et les produits finaux du projet
- Définir la stratégie à suivre pour y arriver
- Définir les livrables (phases)
- Définir les activités, y compris la durée et la séquence
- Établir un calendrier et les étapes clés
- Planification des ressources personnelles
- Définir l’étendue du projet (date limite)
- Estimer les coûts et établir les budgets
- Mettre en place les autres processus requis (communication, CI, qualité, etc.)
Quel est le rôle du gestionnaire de projet dans la phase de l’exécution?
Le gestionnaire de projet vient s’assurer que les besoins généraux de l’entreprise sont respectés tout au long du projet TI. De plus, il doit exécuter le plan de projet, gérer l’équipe promoteur de changement, répondre aux questions liées au projet, contrôler la qualité et gérer les communications.
Que vient faire l’auditeur interne dans la gestion de projet TI?
Peut donner des conseils indépendants lors d’une mission d’assurance en lien avec des processus permettant la prévention ainsi que l’analyse des risques.
Quels sont les FCS en lien avec l’implication d’un auditeur interne dans l’implantation d’un PGI?
Sa connaissance du cycle comptable lui donne une vision global de l’entreprise. Grâce à ça, il est possible de faire un alignement entre les objectifs et les systèmes informatiques, de faire une bonne gestion de projet, d’obtenir des bonnes solutions TI, d’effectuer une communication adéquate et de faire un suivi et des ajustements futurs.
Pourquoi les auditeurs externes doivent être mis au courant des changements de système informatique?
Ceux-ci vont venir affecter les états-financiers, les revenus, la gestion des stocks, etc. De plus, ils doivent s’assurer que toutes le obligations réglementaires sont respectées.
Quels sont les deux approches de gestion de projet principaux?
- Agile
2. Cascade
Quelle est la différence entre la méthode de gestion de projet Agile et Cascade?
- La méthode Agile consiste à implanter le nouveau PGI module par module et de permettre aux utilisateurs d’en faire l’utilisation une fois implanté. On utilise donc le nouveau PGI au fur et à mesure de l’implantation.
- La méthode cascade consiste à implanter le nouveau PGI à la fin complètement. L’utilisation ce fait seulement une fois toutes les modules implantés.
Dans les deux approches de gestion de projet TI, qui sont les intervenants?
- Propriétaire de produit
- Champion
- Équipe de développement
Que fait le propriétaire de produit?
Il est en charge de la gestion du projet
En quoi consiste le rôle d’un champion?
Personne qui possède une formation supérieur sur le nouveau système implanté et qui vient en aide aux autres personnes dans son département.
Qui compose l’équipe de développement?
Entre 3 à 9 personnes (sans inclure le propriétaire de produit et le champion) qui est responsable de définir, développer et tester la solution TI.
Il y a plusieurs défis en liens avec la gestion du changement. Dans l’implantation d’un PGI, lequel est le plus difficile à contourner?
La résistance aux changements des employés.
Pourquoi les employés sont-ils souvent résistant au changement?
La résistante dépend surtout de la méthode qui a été utilisé par les gestionnaires pour appliquer le changement. Si les besoins des utilisateurs ne sont pas pris en compte et si les utilisateurs ne sont pas impliqués dans le processus, il y a de bonne chance d’avoir une résistance.
Nommez les différents outils qui peuvent aider à la bonne gestion d’un projet TI.
- RPA (réingénierie des processus)
- Documentations et outils d’autoformation
- Mise en place d’un plan de formation
- Champion
- Évaluation et formation en continue
Nommez les différents avantages de l’implantation d’un PGI.
- Centralisation de l’information
- Information accessible en tout temps
- Vient définir les règles, standards et procédures
- Automatisation et intégration des tâches
- Contrôle des accès
- Meilleure analyse (rapport)
Définissez qu’est-ce qu’est la méthode RPA.
Le concept RPA est intégré à la démarche PGI, car elle vient orienter l’entreprise vers ses processus au lieu des différentes fonctions des employés.
Quels sont les effets de l’utilisation du concept RPA?
- Recentrage sur les activités à forte valeur ajoutée
- Suppression d’activité et d’effectif
- Revalorisation des individus
- Aplanissement des niveaux hiérarchiques
- Besoins accrus de solution système (notion d’intégration)
Nommez les 10 défis rencontrés lors de la gestion de changement.
- Obtenir un appui unanime (au moins 80%)
- Avoir des promoteurs de changement
- Historique comportemental de l’entreprise
- Structuration du projet (rôle mal défini)
- Éviter les déviations dans le calendrier
- Obtention d’un appui interne de base
- Élaborer un programme de formation
- Outils «post» implantation
- Ancrage du changement (promotion du nouveau système et élimination de l’ancien)
- Suivi et réalignement en cas d’imprévu
Quelles sont les forces en lien avec l’externalisation à court terme?
- Accès rapide aux ressources manquantes
2. Accès aux spécialistes qu’on ne peut pas financer à temps plein
Quelles sont les faiblesses en lien avec l’externalisation à court terme?
- Firme externe ne connaît pas les besoins spécifiques de l’entreprise
- Peut causer un problème de communication
- Manque de suivi
Comment atténuer les faiblesses de l’externalisation à court terme?
Il faut s’assurer d’avoir une bonne gestion de projet.
Quelles sont les forces en lien avec l’externalisation à long terme?
- Stabilise les coûts TI
- Améliore la fiabilité/stabilité/performance des TI
- Accès à des systèmes plus spécialisés et plus dispendieux
Quelles sont les faiblesses en lien avec l’externalisation à long terme?
- L’entreprise perd son expertise
- Dépendance au fournisseur
- Coûts peuvent augmenter avec le temps
- Perte de qualité du service
- Firme externe ne connaît pas les besoins spécifiques de l’entreprise
- Peut causer un problème de communication
- Manque de suivi
Comment atténuer les faiblesses de l’externalisation à long terme?
Il faut bien définir le mandat du fournisseur et l’inclure dans le contrat.
Quelle analyse quantitative faut-il effectuer lorsqu’une entreprise pense à externaliser?
- Analyse des coûts de l’entreprise sans la sous-traitance
2. Analyse des coûts de la sous-traitance
Comment bâtir un bon dossier de justification?
- Bâtir l’équipe qui participera à la sélection du PGI ainsi que l’évaluation générale des besoins.
- Définition des critères de sélection du fournisseur
- Évaluation des progiciels présentés
- Activités de négociation et d’acquisition
Nommez les 5 types de critères de sélection du fournisseur.
- Stratégique
- Fonctionnel
- Technologique
- Commerciaux
- Méthodologique
En quoi consiste le critère de sélection stratégique?
Ces critères sont établis par la haute direction. Ils viennent établir les lignes directrices pour le projet d’implantation du PGI.
En quoi consiste le critère de sélection fonctionnel?
Représente les besoins d’affaires futurs auxquels le PGI devra s’adapter.
De qui relève l’établissement des critères de sélection fonctionnel?
Le département comptable
En quoi consiste le critère de sélection technologique?
En lien avec la flexibilité, la conformité, la portabilité, la fiabilité et à l’ouverture du PGI.
En quoi consiste le critère de sélection commerciaux?
Évaluation de l’entreprise qui fournit le PGI et les conditions des produits et services offerts.
En quoi consiste le critère de sélection méthodologique?
Prend en considération l’harmonisation entre l’entreprise et la démarche d’implantation du nouveau PGI.
L’évaluation des progiciels ce fait en combien d’étape?
2 étapes
- Présentation des fournisseurs retenus et adéquation de leur service avec les critères de l’entreprise
- Deuxième rencontre avec les fournisseurs qui on passés le premier tri (approfondissement sur le logiciel et les services offerts)
En quoi consiste l’approvisionnement TI?
C’est le choix final du fournisseur de PGI (décision prise par la direction)
Est-ce que l’approvisionnement TI fait partie du dossier de justification?
Non. Le dossier de justification vient valider le besoin d’un changement au niveau du système informatique et proposer des fournisseurs de service adéquat pour l’entreprise.
L’implantation d’un système informatique ce fait en 10 phase. Quelles sont-elles?
- Planification
- Analyse opérationnelle (approche RPA)
- Adéquation et configuration
- Tests et simulation
- Évaluation des manques fonctionnels
- Modifications spécifiques
- Création de liens avec l’environnement
- Documentation exhaustive pour les utilisateurs
- Formation
- Mise en application
Quel autre terme est utilisé pour l’implantation d’un système informatique?
Plan de migration
Nommez les ingrédients clés pour la phase 1 du plan de migration (planification).
- Formalisme (espace temps, livrable, réunions, procédures)
- Réalisme (sous ou sur estimation du temps requit pour l’exécution d’une tâche)
- Communication d’information
- Avoir un bon plan de gestion de projet
- Élaboration d’un plan de transition entre l’ancien et le nouveau système
Quelles sont les 2 approches qui peuvent venir combler les manques fonctionnels?
- Approche fonctionnel
2. Approche comptable
Qu’est-ce que l’approche fonctionnel?
Consiste à trouver les contraintes fonctionnelles et voir aux coûts et modifications qui s’y rapporte.
Qu’est-ce que l’approche comptable?
Aller en fonction des contraintes budgétaires. Le budget est alloué en fonction des manques les plus critiques et de leur hiérarchisation.
De quoi est composé la phase 7 (Création de lien avec l’environnement) du processus d’implantation d’un système?
- Conversion des données
- Interface
- Sécurité
Qu’est-ce que la conversion de données?
Transfert entre l’ancien et le nouveau système.
Définissez les éléments qui composent la stratégie de conversion.
- Style = direct ou parallèle
- Étendue = pilote ou phase
- Module = complet ou par module
Nommez les étapes qui assure le succès de la conversion de données.
- Comprendre les concepts et défis sous-jacents à la conversion des données
- Énumérez et expliquez les étapes du processus de conversion des données
- Étudier/appliquer une approche pour la réalisation de la conversion des données (stratégie de conversion)
- Étudier les aspects à prendre en compte lors de la conversion
Quelles sont les trois phases de conversion dans lesquelles l’expert-comptable est impliqué?
- Activités pré-conversion avant la mise en opération du système (go live)
- Activités lors de la mise en oeuvre du système
- Activités après la mise en opération
Quelles activités composent la phase 1 (go live) de conversion des données dans lesquelles l’expert-comptable est impliqué?
- Développement d’un plan de conversion (y compris plan de contingence)
- Intégrité, intégralité, balancement, sécurité
Quelles activités composent la phase 2 (mise en oeuvre du système) de conversion des données dans lesquelles l’expert-comptable est impliqué?
- Date d’arrêt des transactions («démarcation»)
- Procédures de transition et transactions en attente
- Vérification du balancement
- Autorisation du go-live
Quelles activités composent la phase 3 (après la mise en opération) de conversion des données dans lesquelles l’expert-comptable est impliqué?
- Suivi des écarts
- Traces avant/après (conservation des fichiers et archivage)
- Rapport attestant de la réussite de la conversion
Nommez les 10 indicateurs qui permet de piloter ses activités informatiques
- Disponibilité des systèmes
- Qualité de service des processus métier
- Temps de rétablissement en cas d’incident
- Niveau de sécurité du SI
- Le degré de satisfaction client
- Efficacité des investissements informatiques
- État d’avancement des projets
- Adéquation des compétences des équipes avec les besoins
- Efficacité du support client et de la maintenance
- Degré d’alignement stratégique (Plan directeur)
Que signifie la disponibilité des systèmes?
Le système doit être capable de faire face à la capacité exigée par l’entreprise pour éviter les surcharges (pannes de système).
Quels sont les conséquences d’une non disponibilité des systèmes?
Peut entraîner des lenteurs dans l’utilisation du système ainsi que d’autres problématiques.
Quels type de tests peut-on effectuer pour valider la sécurité du système?
- Rapport de tentative d’intrusion
2. Compagnie externe peut être embaucher pour vérifier la solidité de la sécurité informatique
À quoi sert le plan directeur?
Sert à planifier à moyen et à long terme les éléments qui composent le système informatique. La planification TI doit être faite selon les objectifs stratégiques de l’entreprise et sa mission. L’analyse est fait d’un point de vue global.
Énumérez des problématiques (dans une analyse de cas) rencontrées lors de l’implantation d’un PGI.
- Aucun plan directeur
- Aucun dossier de justification
- Approvisionnement TI inadéquat
- Mauvaise implantation du PGI
- Aucun plan de gestion de projet
- Cahier de charge et évaluation des risques absent
