Examen final Flashcards
Donnez une définition d’un document administratif.
Les documents administratifs englobent tous les documents reçus ou produits par les différentes unités administratives dont l’entreprise a besoin pour le déroulement de ses activités.
Qu’est-ce qu’un document ?
Un document est un support d’information, y compris les données qu’il renferme, lisible par l’homme ou par la machine.
Expliquez, à l’aide d’exemples, la définition d’un document.
Support d’information: papier, disquette, film, CD, DVD, bande sonore, microfilm, etc.
Les données qu’il renferme= le contenu: une lettre d’invitation, un procès-verbal, un reportage enregistré sur vidéo, un rapport informatisé, un catalogue de produits, etc.
Lisibles par l’hommes ou par la machine: la prise de l’information s’effectue avec ou sans l’usage d’un appareil (ordinateur, lecteur DVD ou CD).
Nommez les objectifs de la numérisation
1) Pour faciliter la diffusion de l’information
2) Pour protéger et conserver de l’information de façon permanente
3) Pour économiser des frais et de l’espace d’entreposage
4) Pour la recherche
Donnez une définition de la GED.
Le GED, gestion électronique des documents, est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques (logiciels ou matériels) pour prendre en charge la gestion des documents papiers.
Donnez une définition de la GID.
La GID, gestion intégrée des documents, consiste en la gestion de tous les types de documents, peu importe les supports, à l’aide d’un même logiciel.
Nommez un exemple de logiciel de GED
Coba
Nommez un exemple de logiciel de GID
SharePoint, Constellio
Nommez les huit (8) avantages de la GED et GID
1) Permet l’archivage de la masse d’information papier
2) Diffuse rapidement et plus largement l’ensemble de l’information ;
3) Économie grâce à la baisse de la reproduction de documents papiers et des coûts relies à l’entreposage ;
4) Augmente la productivité générale des employés et la communication entre ceux-ci ;
5) Respecter les prescriptions légales (calendrier de conservation et lois) ;
6) Protège l’information essentielle (document originaux) et diminue les risques de pertes de documents ;
7) Uniformise les données ;
8) Meilleur accès à l’information et un meilleur suivi des dossiers (consultation via répertoire/catalogue ;
Vrai ou Faux ? Il existe plusieurs façons de faire la de GED (avec ou sans logiciel)
Vrai
Sans logiciel = en utilisant l’arborescense de Windows
Avec logiciel = Coba
Quelle est la difference entre la GED et la GID ?
La partie “intégrée” qui se veut la possibilité des différents formats
Que font les logiciels de GID ?
Les logiciels de GID sont des programmes informatiques très puissants permettant la production, le traitement, la consultation, la diffusion, le déclassement de l’archivage des documents.
Quelles sont les principales caractéristiques des logiciels de GID ? (9)
1) Création de documents directement dans la plateforme en format numérique ( + connection aux suites Office ou autres)
2) Gestion de toutes les versions du document
3) Élablis des niveaux d’accès et des restrictions selon les utilisateurs (profil)
4) Le créateur du document est responsable de la description de son document (métadonnées)
5) Suivi efficace, facile, et rapide des différentes versions d’un document.
6) Module intégrant le plan de classification
7) Module intégrant le calendrier de conservation (calcul automatique des délais)
8) Les fonctionnalités du programme sont personnalisables et adaptables selon les besoins.
9) Gère le déclassement de manière automatique
Qu’est-ce qu’un support non-technologique ?
Tout document qui n’a pas besoin d’aucun intermédiaire pour prendre connaissance de l’information (papier)
Qu’est-ce qu’un support technologique ?
Document dont le support fait appel aux technologies de l’information : électronique, magnétique, optique, sans fil, etc.
Quels sont les avantages d’un support technologique ? (5)
1) Manipulation aisée
2) Facilement modifiable
3) Facilement reproductible
4) Capacité de stockage très avantageuse
5) Circulation rapide de l’information (accès à l’information)
Quels sont les inconvénients d’un support technologique ? (6)
1) Technologie changeante
2) Facilement modifiable (sécurité et intégrité des données)
3) Nécessité d’un appareil de lecture pour accéder à l’information
4) Technologie couteuse
5) Circulation rapide de l’information
6) Support fragile
Associez les différents types d’extension avec le bon format:
TIFF - JPG - ZIP -.DOCX - HTML - .XLS - .PDF - PDF/A
TIFF: Image fixe JPG: Image fixe ZIP : archive (fichier condense) .DOCX : Texte Word HTML : page web .XLS : Chiffre Excel .PDF : Texte PDF/A : Texte
Qu’est-ce que les métadonnées ?
Les métadonnées sont les données qui servent à l’identification, à la description et à la qualification de dossiers et de documents électroniques. Tout comme une étiquette, elles identifient le document et décrivent certains aspects de son contenu, ce qui évite d’avoir à l’ouvrir uniquement pour en connaître le contenu.
Qui produit et utilise les métadonnées ?
Les automates et les personnes
Qu’est-ce qu’une métadonnée facultative, et donnez un exemple
Une métadonnée facultative est une donnée qui peut être ajoutée selon les besoins particuliers. Ex : un résumé de contenu, un sous-titre.
Qu’est-ce qu’une métadonnée automatique, et donnez un exemple
Une métadonnée automatique est une donnée générée par le logiciel lors de la création du document et de son enregistrement. Ex : règle de conservation associé automatiquement, taille du fichier, date de transfert.
Qu’est-ce qu’une métadonnée obligatoire, et donnez un exemple
Une métadonnée obligatoire est une donnée qui absolument être complétée afin d’enregistrer un document dans un logiciel de GED ou de GID. Ex : titre significatif, cote de classification, détenteur (principal ou secondaire), date d’ouverture / fermeture, année financière.
Quels sont les avantages pour un utilisateur d’utiliser les métadonnées ?
1) Connaître le contenu d’un document avant même de l’ouvrir ;
2) Repérer rapidement des documents recherchés par le moteur de recherche du logiciel ou de Windows ;
3) Pouvoir regrouper les documents de même nature et ayant les mêmes métadonnées (tri et recherche)
Quels sont les 4 valeurs des documents électroniques
1) Authenticité*
2) Fiabilité
3) Intégrité*
4) Exploitation
Qu’est-ce que “l’authenticité” d’un document ?
Un document est dit authentique lorsqu’il est possible de déterminer qu’il est bien ce qu’il prétend être (par exemple, produit ou reçu de la bonne personne). Que l’écrit émane bien des personnes qui paraissent l’avoir signé et que le document n’a pas été altéré depuis qu’il a été rédigé. L’authenticité implique donc à la fois le lien avec son auteur et l’intégrité du document. L’authenticité des documents électroniques doit être protégée contre tout ajout, suppression et altération de contenu.
Qu’est-ce que “l’intégrité” d’un document ?
L’intégrité d’un document repose sur la démonstration qu’un document est complet et qu’il n’a jamais été altéré à la suite de sa création. Le support de l’information doit lui procurer la stabilité et la pérennité voulue.
Quels sont les 2 lois qui ont été modifiées pour inclure les documents électroniques
La loi sur les archives et la loi sur le droit d’auteur.
Quelle loi a été spécialement conçue pour gérer les spécificités des documents électroniques ?
La loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI)
Que permet la LCCJTI ?
1) Réglementer le commerce électronique ;
2) Assurer la sécurité des transactions électroniques ;
3) Protéger les cyberconsommateurs ;
4) De conférer aux documents électroniques une valeur légale ;
5) D’assurer l’intégrité de ceux-ci.
Quels sont les objectifs de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) (5)
(ça peut être un résumé de la grosse description)
La présente loi a pour objet d’assurer :
1) la sécurité juridique des communications au moyen de documents quels qu’en soient les supports ;
2) la cohérence des règles de droit et leur application ;
3) l’équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique ;
4) le lien entre une personne, une association, une société ou l’État et un document technologique (signature, localisation, certification, etc.)
5) la concertation en vue de l’harmonisation des systèmes, des normes et des standards techniques
Quels sont les avantages à utiliser des règles de nomenclature ? (4)
1) Garantir l’accessibilité du document ;
2) Éviter les problèmes techniques ;
3) Faciliter la recherche car nomenclature ;
4) Assurer une bonne gestion des documents
Vrai ou Faux ? L’uniformisation de la nomenclature des fichiers électroniques est particulièrement nécessaire dans le cas d’une GED sans logiciel ?
Vrai!
Car le moteur de rechercher va utiliser les métadonnées.
Quels sont les trois (3) types de bénéfices de la nomenclature selon Fournier et Ménard ?
1) Bénéfices archivistiques
2) Bénéfices informatiques
3) Bénéfices administratifs
Quelles sont les principales règles de nomenclature ?
1) Longueur du titre (nom significatif, attention aux abréviations - en prendre des connues)
2) Éliminer les petits mots vides (de, le, la, les, au, d’, l’, etc.)
3) Éliminer les accents (é, à, ç, î, û, etc.)
4) Ne JAMAIS utiliser les caractères exclus ( , /, ?, !, le point, * )
5) Choisir le même séparateur d’éléments ( -, _, espace)
6) Choisir un mode de présentation de la date (YYY-MM-DD)
7) Inscrire le type de document (lettre, pv, guide, etc.
8) Conserver toujours le même ordre des éléments
9) Les nombres et les versions (v1, vf).
Donnez une définition de la GED sans logiciel et expliquer le concept.
Une GED sans logiciel consiste en l’intégration du plan de classification des documents papier à la structure de l’espace réseau (Windows ?) consacrée au dépôt des documents administratifs électroniques.
Pour y arriver, il faut alors intégrer les premiers niveaux du plan de classification en simplifiant les intitulés, mais on n’UTILISE PAS les cotes pour les titres des documents.
Quels sont les 3 points très importants à suite pour faciliter la gestion des documents sans logiciel
1) Conscientiser les employés ;
2) Simplifier les règles d’utilisation et de nomenclature (clair et simple)
3) Limiter le plus possible la charge de travail additionnelle.
Qu’est-ce qu’un courriel électronique et quels sont ses fonctions (ce qu’il permet)
Le courriel est un moyen de communication efficace, rapide et économique utilisé massivement par les organisations. Il permet :
1) D’accroître la productivité ;
2) De réduire les coûts ;
3) D’améliorer les gestion des affaires puisqu’il optimise les communications en général.
Vrai ou Faux ? Le courriel n’a aucune valeur administrative, juridique, financière ou historique
Faux !!!
Quels sont les trois (3) types de courriels et donnez un exemple pour chaque type.
1) Le courriel à valeur administrative, juridique, financière ou historique (politiques, ententes, procès-verbaux, soumissions, etc.)
2) Le courriel à valeur éphémère = valeur à court terme. Doivent être détruits dès qu’ils n’ont plus de valeurs ( invitation à un événement, avis de convocation)
3) Le courriel sans valeur doivent être éliminés dès qu’ils ne sont plus utiles ( courriel personnel, copies ou extraits de documents, pourriels, un courriel de maman avec des photos de chats!)
Quelles sont les deux (2) façons de gérer le courriel ?
Avec une système de GID ou en utilisant une système de GED sans logiciel.
