Examen Flashcards
¿Qué es un documento de archivo?
Un documento de archivo es producto de una actividad administrativa, más información, más soporte.
¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?
▪ integrales: deberá producirse un documento para cada transacción administrativa, de la que dará testimonio;
▪ fieles: un documento debe registrar con precisión la transacción para la cual fue creado;
▪ adecuados: es decir, el documento debe contener la información necesaria para dar prueba de la transacción que documenta);
▪ completos y significantes: un documento debe incluir información suficiente sobre el contexto en el cual fue creado y usado, sobre su estructura o su forma física y sobre sus vínculos con otros documentos, para que sea posible comprender su contenido;
▪ comprensibles y utilizables: debe ser posible extraer del documento la información que contiene y que pretende comunicar; y ser posible usarlo sin que se pierda información;
▪ auténticos: debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser;
▪ inalterados: los documentos se mantendrán seguros y se evitará el acceso a ellos o a su uso, no autorizado.
¿Cuáles son las razones que los documentos están relacionados con la gestión documental?
1º RAZÓN: Pueden PROBAR. Cumple con la función de dar constancia.
2ª RAZÓN: Para el caso de las instituciones públicas, como RECURSO BÁSICO DE INFORMACIÓN, garantía de transparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho. Cumple con la función de comunicación.
3ª RAZÓN: Los documentos adquieren un VALOR HISTÓRICO y son objeto de CONSULTA por parte de investigadores y ciudadanos en general. Cumplen con una función patrimonial.
Explique el Ciclo de Vida.
En la Fase Pre-Archivística- edad Administrativa, los usuarios crean y utilizan los documentos de forma habitual. (Momento de creación y Momento de Tramitación)
En la Fase Administrativa - edad Intermedia, los documentos se utilizan poco pero hay que asegurar su integridad durante cierto tiempo. (Momento de Vigencia y Momento de Plazo Precaucional)
Finalmente, en la Fase Histórica - edad Histórica, los documentos se integran definitivamente en el fondo histórico (Momento Histórico).
¿Qué es la vigencia? ¿Cómo inicia y cómo finaliza?
Vigencia es la fuerza que tiene un documento para obligar, informar o testimoniar algo. Inicio: con la firma del otorgante.
Inicio: Firma del otorgante
Fin: a) cuando se establece en el documento – b) cuando existe un contra documento – c) cuando se recibe la información – d) por desaparición física de persona u objeto – e) cuando se establece un plazo voluntariamente.
¿Qué es el Plazo Precaucional? ¿Cuáles son sus objetivos?
Es lo que pasa entre el término de la vigencia y el momento de transferir los documentos al archivo permanente o a la destrucción. Es un plazo en que por precaución se conserva el documento, y al que llamamos plazo precaucional.
Comienza con la finalización de la vigencia y termina por preescripción (agotamiento de derecho de reclamo) o por la Tabla de Plazo Precaucional.
¿Qué es la evidencia a nivel archivístico?
Es la capacidad de los documentos para proporcionar una idea clara sobre los procesos, actividades y hechos que llevaron a su creación a efectos administrativos, legales o históricos.
¿Cómo está formado un Sistema Integral de Archivos?
Un Sistema Archivístico Institucional está formado por los archivos de Gestión, Central, intermedio y el Histórico cubriendo todo el ciclo de vida de los documentos. Modelo por medio del cual se unifican o integran todos los archivos de una entidad.
¿Cuáles son los elementos básicos para el Sistema Integral de Archivos?
INSTITUCIÓN ya sea pública o privada más el FONDO DOCUMENTAL que es el que contiene toda la información archivística, más la ORGANIZACIÓN del o los archivos.
¿Cuáles son las ventajas de tener un Sistema Integral de Archivos?
La GESTIÓN EFICIENTE con:
* Tratamiento archivístico.
* Sistema integrado de información.
* Servicios.
* Capacitación.
* Satisfacción de necesidades de información.
* Visibilidad.
¿Cual es la planificación para crear un Sistema Integral de Archivos?
1-Diagnóstico 2-Diseño 3- Implementación 4- Desarrollo y mantenimiento.
¿Qué es un Archivo Administrativo?
Conjunto de documentos sea cual sea su fecha y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades. Son: A. Gestión – A. Central – A. Intermedio
¿Cuáles son las funciones de los Archivos?
RECOGER / REUNIR – CONSERVAR / ORGANIZAR INFORMACIÓN y/o DOCUMENTACIÓN – SERVIR
¿Qué es el Archivo de Gestión? ¿Cuál es el papel del profesional en él?
El Archivo de Gestión es el que aplica el orden original a los documentos estableciendo así las series y el sistema de clasificación, siguiendo las pautas del Archivo Central.
Mientras los documentos tienen uso frecuente y están en trámite, la intervención del Archivólogo estará limitada por:
* La rápida producción en las oficinas
* La realidad de los servicios de archivo
* Recursos limitados
* Falta de cultura archivística
La documentación en esta fase es responsabilidad del personal administrativo. Pero sí es posible colaborar en:
✔ Conocer las necesidades de cada servicio, volumen y estado de la documentación.
✔ Diseñar un sistema de organización para cada caso.
✔ Instruir al personal en forma básica a efectos que pueda mantener el sistema.
¿Qué es el Archivo Central?
El Archivo Central es el lugar designado para concentrar toda la documentación generada por las diferentes unidades de una institución. Cuando los documentos dejan de ser activos y pasan a ser semiactivos, la mayoría se trasladan desde las unidades operativas a este lugar central para ser almacenados de manera segura y utilizados como fuentes de información.
¿Cuáles son los procedimientos y funciones del Archivo Central?
PROCEDIMIENTOS:
Devolver a la oficina correspondiente la copia de la planilla del traslado, firmada y sellada por el Archivo Central, como confirmación de la documentación recibida.
Para agilizar la recuperación de esta documentación, realizar una base de datos.
Suministrar información ágil y oportuna de acuerdo con los requerimientos que realicen las oficinas productoras o el público en general.
Llevar registro actualizado de préstamos y devolución de documentos.
FUNCIONES:
* Recibir de los archivos de Gestión la documentación semiactiva;
* Custodiar procedente de los Archivos Administrativos.
* Coordinar con las Unidades Administrativas los traslados y las transferencias de documentos.
* Diseñar los inventarios de baja documental y de transferencia.
* Realizar las transferencias al archivo histórico de la dependencia, o al Archivo General de la Nación.
* Elaborar el “Cuadro General de Clasificación”
¿Cuáles son los plazos de permanencia en archivos activos?
Para la documentación administrativa y de gestión: Anualmente: que hayan concluido su trámite y tengan un nivel de consulta mínimo.
Para la documentación de proyectos, cuando su estado de cierre haya concluido, considerando que el trámite haya terminado y tengan baja frecuencia de consulta.
¿Qué es el Archivo Intermedio?
Recinto o local donde son colocados provisoriamente aquellos documentos que han dejado de tener uso corriente con el objeto de conservarlos hasta su definitiva incorporación al archivo histórico o a su destrucción y posterior eliminación.
Es una instalación de almacenamiento temporal donde se guardan y se disponen documentos semiactivos, desde el traslado de sus archivos de oficina o retiro de su sistema activo, hasta la fecha de su disposición final: guarda permanente o eliminación.
ES UN SERVICIO INTERMEDIO ENTRE LAS UNIDADES DE TRÁMITE Y EL ARCHIVO HISTÓRICO.
Debe ser seguro, limpio, económico y eficiente.
¿Cuáles son las funciones del Archivo Intermedio?
La función primaria de un archivo intermedio es proveer espacio temporalmente para almacenar los documentos semiactivos, lo cual es considerablemente menos costoso.
Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario con el fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales.
Evitar colapsar los archivos históricos con documentos que aún no son de libre acceso al público
Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados.
Garantizar a las organizaciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir el acceso a los mismos cuando sea necesario.
Realizar las mencionadas funciones a bajo costo.
¿Cuáles son los beneficios de un Archivo Intermedio?
- Permanente colaboración entre los archivólogos y los administradores.
- Descongestionar las oficinas de aquellos documentos que ya no se usan para la conducción de los asuntos en curso pero que pueden eventualmente ser usados en el curso del tiempo que permanezcan en el archivo intermedio.
- Coordinar los traslados y transferencias de los documentos
- Evaluar la documentación con criterios técnicos y sosegados.
- Preservar de la manera más económica posible, gran número de docs. de valor temporal. O sea aquellos que luego no van a permanecer.
- Contestar rápidamente las preguntas que formulen las diferentes oficinas productoras y los investigadores. (estas deberán ser autorizadas por el productor.)
- Transferir a los archivos históricos solamente aquellos documentos que por su valor se retienen para su conservación permanente.
¿Cuáles son los movimientos documentales?
- Directos en masa: Admisible solo cuando la urgencia por salvar los documentos de su destrucción o del olvido sea prioridad.
- Directos continuos: son enviados a medida que se producen, según finaliza su tramitación y de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
¿Cuáles son las vías de ingreso de los documentos?
- EXTRAORDINARIA: Exterior: de forma NO habitual ni regular. Dentro de la propia organización: vinculados a la actividad administrativa regular.
- ORDINARIOS/o internos: Mediante traslados o transferencias en tiempo estipulado,de forma ordenada y con periodicidad.
¿Cuáles son los ingresos extraordinarios?
- DONACIÓN: Acto que una persona dispone gratuitamente una cosa a otra que la acepta, es decir que no existe contraprestación de la otra parte. Es el más habitual y no plantea problemas. No hace falta ninguna formalidad jurídica especial para recibirlo, solo un acta de entrega.
- LEGADO: Se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herederos.
- COMPRA: Transacción económica.
- EXPROPIACIÓN: Sucede cuando personajes relevantes del mundo de la política, al cesar en sus cargos públicos, dejan sus despachos llevándose documentos generados en función de dichos cargos que pasan de inmediato a engrosar sus archivos personales.
- COMODATO: contrato mediante el cual una persona cede al Estado el uso del bien para su utilización durante cierto tiempo, sin cambiar su naturaleza para luego ser devuelto. En ese contrato no hay traspaso de derechos de titularidad
- DEPÓSITO: entrega de una cosa para guardarla, lo que significa que se debe entregar y recibir bien. El depósito no implica el traspaso de la propiedad ya que es una mera custodia temporal.
¿Qué es el translado?
Se denomina traslado a la mudanza reglamentada de documentos desde el archivo de la institución del mismo, al archivo central o intermedio.
EL TRASLADO NO IMPLICA CESIÓN DE DERECHOS SOBRE LOS DOCUMENTOS.
La oficina que traslada podrá consultar sus documentos cada vez que lo necesite y es ella la que dispone y autoriza la consulta.
MOVIMIENTO DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO INTERMEDIO = TRASLADO
Este procedimiento se realiza cada año con el objetivo de evitar la acumulación de documentos de muy baja frecuencia de consulta en el A. Central facilitando las tareas de éste.
¿Qué es la transferencia?
Se denomina así a la mudanza de la documentación que ha sido calificada con valor cultural o histórico,
desde el último archivo administrativo que lo conserve (central o intermedio) al archivo histórico o al archivo general, para su conservación permanente.
LA TRANSFERENCIA IMPLICA LA PÉRDIDA DEL DERECHO DE LA ENTIDAD PRODUCTORA SOBRE LOS DOCUMENTOS.
¿Cuáles son los principios que rigen todos los movimientos documentales?
✔ Se deberá tener especial cuidado en la preservación física y estructura de los documentos.
✔ Todos los documentos deben estar en perfecto orden y sin copias.
✔ Consultar la tabla de retención documental y confirmar el tiempo de retención y nombre de registro
✔ Acordar con las oficinas las fechas de traslado según cronograma expedido por el Archivo Central,
✔ Preparar el espacio físico donde se ubicarán los registros trasladados
✔ Los procedimientos deben ser simples.
✔ Se debe asegurar una sencilla instalación y recuperación de los documentos.
✔ Debe permitir la posterior redacción de instrumentos de descripción.
✔Deberá realizarse un calendario de traslados y transferencias que señale su frecuencia anual y código para cada oficina.
✔Esta planificación es necesaria para no colapsar el archivo y para que las tareas que le corresponden puedan ser hechas sin interferencias.
¿Qué es un archivo de empresa y cuáles son sus funciones?
Son los que reúnen fondos documentales producidos por una organización mercantil o industrial de carácter público, privado o mixto.
Funciones
El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas:
1) Almacenar la documentación.
2) Recuperar de inmediato los documentos almacenados.
Las OBLIGACIONES que tienen las empresas pueden ser:
▪ Laborales
▪ Industriales y tecnológicas
▪ Medioambientales
▪ Con sus proveedores
▪ Con sus clientes.
* Cumplir con los requisitos legislativos y normativos.
* Proporcionar protección y apoyo en los litigios.
* Proteger los intereses de la organización y derechos de los empleados y los clientes.
* Apoyar y documentar las actividades de investigación histórica.
* Establecer una identidad cultural dentro de la propia organización.
* Mantener una memoria corporativa, personal y colectiva.
¿Cuáles son los modelos de empresas privadas?
MODELO 1: ARCHIVO DE GESTIÓN = Documentación activa + Documentación semi activa
ARCHIVO CENTRAL = Documentación inactiva.
MODELO 2: ARCHIVO DE GESTIÓN = Documentación activa
ARCHIVO CENTRAL = Documentación semi activa + inactiva.
¿Qué es el Record Keeping?
Este sistema forma una continuidad mediante la interrelación de las cuatro etapas y borra definitivamente la diferenciación formal entre las fases activa, semiactiva e inactiva en el ciclo de vida de un documento.
En este nuevo modelo los archiveros y gestores de documentos están activamente implicados en todos los puntos en el continuum.
El continuum es un modelo de gestión que es continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases.
¿Cuáles son las diferencias entre el Record Keeping y el Ciclo de Vida?
El enfoque del ciclo de vida identifica límites conceptuales y de procedimiento claros entre los registros activos o actuales y los registros inactivos o históricos, pero un enfoque continuo ve los procesos de registros como más integrados en el espacio-tiempo.
Los registros de archivos no solo son históricos, sino que pueden ser reinterpretados, recreados y re-contextualizados de acuerdo con su lugar y uso en el espacio-tiempo.
Las actividades e interacciones transforman los documentos en registros, pruebas y memoria que se utilizan para múltiples propósitos a lo largo del tiempo.
Es un modelo conceptual abstracto que ayuda a comprender y explorar las actividades de mantenimiento de registros (como interacción) en relación con múltiples contextos en el espacio y el tiempo (espacio-tiempo).
¿Cuál es la estructura del Record Continumm?
DIMENSIONES
1. Dimensión CREAR: en esta dimensión la transacción aún no ha surgido.
2. Dimensión CAPTURAR: el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
3. Dimensión ORGANIZAR: el registro es valorado por la organización, y en consecuencia, conservado o destruido.
4. Dimensión PLURALIZAR/SOCIAL: la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros.
EJES
Los atributos se relacionan entre sí siguiendo los radios o ejes, que han sido denominados:
* TRANSACCIONAL: de transaccionalidad: propósito
* EVIDENCIAL o PROBATORIO: de evidencia: (huella, evidencia)
* ARCHIVÍSTICO: de gestión de documentos/archivo:
* IDENTITARIO: de responsabilidad: (instrumento, competencia, organización, dominio)
¿Cuál es la definición de Gestión Documental?
Se entiende por GESTIÓN DOCUMENTAL al conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo de una organización, permitir la recuperación de la información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de economía y eficacia.
¿Cuáles son los beneficios de la Gestión Documental?
Hacer frente a la duplicación innecesaria de los documentos.
Uso de formularios normalizados.
Disposición rápida de documentos con valor temporal.
Bajo coste de almacenamiento de documentos valiosos a largo plazo.
Economías de eficacia.
¿Qué es la archivística integrada?
Contempla la aplicación de una serie de técnicas y herramientas archivísticas orientadas a asegurar la creación, control y accesibilidad de documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles a lo largo del tiempo.
Nombre y explique las fases de la Gestión Documental
Fase CREACIÓN incluye:
* Diseño y gestión de formularios.
* Preparación y gestión de correspondencia.
* Informes y directrices.
Fase MANTENIMIENTO Y USO incluye:
* Desarrollo de sistemas de archivo y recuperación.
* Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación contra desastres.
* Operación de depósitos intermedios y aplicación de sistemas de análisis.
Fase DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
* Identificación y descripción de las series.
* Desarrollo de cuadros de retención y disposición.
* Selección y disposición de documentos.
* Transferencia de documentos con valor permanente al archivo.
¿Cuáles son los procesos de la Gestión Documental?
- PRODUCCIÓN: En esta etapa se atiende todo lo relativo al origen, creación y diseño de formatos y documentos.
- RECEPCIÓN; Incluye la recepción y registro de los documentos que ingresan a la institución.
- DISTRIBUCIÓN; Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
- GESTIÓN y TRÁMITE: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
- ORGANIZACIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
- CONSULTA: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
- CONSERVACIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctiva
- DISPOSICIÓN FINAL: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Marco en el que se definen, implementan y evalúan los principios metodológicos, técnicas e instrumentos que son el fundamento básico al desarrollo de políticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida con diferentes regulaciones para su organización, conservación, tratamiento y accesibilidad en cada etapa.
¿Cuáles son los elementos básicos de un Sistema de Gestión Documental?
Creación de políticas
Establecer responsabilidades
Definición de requisitos
Diseño de procesos
Elaboración de instrumentos
Prácticas + Mejoras
¿Cuáles son las características de un Sistema de Gestión Documental?
La estrategia para sistemas archivísticos debe incluir:
Diseño del sistema de gestión de documentos.
Documentar los sistemas.
Formar a los productores de documentos y demás personal.
Establecer un plan estratégico que lo recoja todo.
¿Cuáles son los requisitos y beneficios de un Sistema de Gestión Documental?
Requisitos:
Las Políticas y Programas establecen el POR QUÉ Y DÓNDE HACER.
Las Normas establecen el QUÉ HACER.
Los Procedimientos indican CÓMO HACER, cómo dar los pasos necesarios.
BENEFICIOS: Ahorro de costos, eficacia, eficiencia y el buen gobierno, el cumplimiento normativo, la seguridad de los sistemas de información, la continuidad y solidez de la organización, la identidad y la memoria corporativa.
¿Qué es un Programa de Gestión Documental?
Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto. Está asumido por una política institucional. Responde a una planificación. Implica asignación de recursos económicos y personal capacitado. Debe implantarse. Es evaluado y revisado.
¿Cuáles son los objetivos de un Programa de Gestión Documental?
El objetivo de implementar un PGD es crear y controlar documentos de forma sistemática y verificable para:
Realizar las actividades y servicios de la organización con eficiencia;
Apoyar a la toma de decisiones, a la consistencia operativa y a la continuidad del negocio;
Ayudar en los litigios, colaborando con la existencia o no de pruebas;
Proteger intereses, derechos de empleados, clientes y partes interesadas.
¿Cuáles son las características de un Programa de Gestión Documental?
Permite una intervención archivística realizando un tratamiento secuencial de los documentos a través de las distintas fases de su ciclo de vida.
Su prioridad se concentra en satisfacer las necesidades administrativas de la organización.
La gestión de los documentos en su etapa histórica es consecuencia, y no el objetivo, del tratamiento de los documentos en sus fases previas.
Sitúa la Clasificación y por tanto Cuadro de Clasificación y a la Evaluación Documental y el Calendario de Conservación de los documentos, en el corazón del sistema archivístico.
¿Cuáles son las responsabilidades de un Programa de Gestión Documental?
NORMATIVOS: Se requiere la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de vida de los documentos y lo relacionado con la creación y actualización de los manuales necesarios para el desarrollo de la Gestión Documental.
* ECONÓMICOS: El Programa de Gestión Documental requiere en forma indispensable asignación de presupuesto para su desarrollo por lo que deberá estar considerado en el presupuesto de la institución.
* ADMINISTRATIVOS: Es preciso incorporar dentro de la estructura orgánica de la institución una unidad (Comisión/Comité) cuya función es encargarse de coordinar Gestión Documental.
* TECNOLÓGICOS: El uso de la tecnología para registrar, direccionar y apoyar el seguimiento y control del proceso de gestión documental,
¿Cuáles son las etapas de un Programa de Gestión Documental?
- PLANEACIÓN
- IMPLEMENTACIÓN
- OPTIMIZACIÓN
¿Qué es la ISO 15489 y qué propone?
Es una guía de buenas prácticas sobre la Gestión de Documentos.
No es modelo de datos y excluye a la gestión de la documentación histórica.
LA NORMA ISO 15489 ESTÁ ENFOCADA: A LOS DOCUMENTOS, A SU ORGANIZACIÓN, A SU CONSERVACIÓN, Y A LA MEJORA CONTINUA.
Propone establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada).
Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización.
Promover una Gestión de recursos eficiente (higiene documental).
Refuerzar la credibilidad de las organizaciones:
Facilitar la rendición de cuentas a terceros.
Aumentar la confianza cliente / proveedor en el sector privado.
Contribuir a la transparencia democrática en el sector público.
¿Cuáles son las partes por las cuales la ISO 15489 está compuesta?
Se compone de las siguientes partes:
* Parte 1: Generalidades.
* Parte 2: Directrices
PARTE 1: CONCEPTOS Y PRINCIPIOS.
(corazón – principios fundamentales) Responde al QUÉ y al PARA QUÉ)
PARTE 2: DIRECTRICES. (Guía procedimental) Responde al CÓMO.
¿Cuál es la aplicación de la ISO 15489?
Podemos decir que permite la creación y mantenimiento de un Sistema de gestión de documentos que integra el Sistema archivístico de la organización:
◦ Archivos de Gestión, Central, e Intermedio.
La norma se convierte en una guía que permite el diseño, elaboración o adaptación de sistemas existentes e implantación de instrumentos para la gestión de los procesos más importantes de la gestión de documentos:
◦ CLASIFICACIÓN
◦ CUADROS DE CLASIFICACIÓN
◦ DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS
◦ TABLA DE PLAZOS PRECAUCIONALES .
¿Cuáles son los beneficios de la ISO 15.489?
◦ SGD como base de información para la toma de decisiones y rendición de cuentas.
◦ Proporciona evidencia de las acciones de la organización.
◦ Mejorar transparencia y rendición de cuentas
◦ Formular políticas efectivas
◦ Gestionar los riesgos de las actividades de la organización
◦ Apoyar y proteger en eventuales litigios
◦ Cumplir con legislación y regulaciones vigentes.
◦ Reducir costes mediante una mayor eficiencia de la organización.
◦ Proteger la propiedad intelectual.
◦ Favorecer las actividades de investigación y desarrollo mediante la evidencia.
Explique la relación entre la Gestión Documental y las normas ISO
Las normas especialmente ISO 15489, 30300 ofrecen principios de carácter estructural.
Son un aporte para construir un sistema integrado de gestión de documentos.
Proponer un SGD en una organización implica poner en el centro de ella la gestión de documentos, obliga mantenerlo realizando revisiones periódicas y mejoras continuas.
¿Qué es la norma ISO 30.300?
La norma ISO 30300 presenta y normaliza términos y definiciones aplicables a las normas SGD.
¿Cuáles son los objetivos de la ISO 30.300?
- Establece los objetivos de usar un SGD.
- Proporciona los principios para un SGD.
- Describe el enfoque por procesos.
- Especifica los roles de la alta dirección.
- Es aplicable a cualquier tipo de organización que quiera establecer, implementar, mantener o mejorar un SGD además de asegurarse o demostrar la conformidad de su política de gestión de documentos.
¿Cuáles son los beneficios de la ISO 30.300?
- Es un modelo aceptado internacionalmente para establecer la política y los objetivos
documentales. - Integra a la G de D en la Gestión de Riesgos
- Incorpora la G de D en la práctica de mejora continua
- Permite procesos de certificación
- Coloca en la alta dirección una herramienta eficiente para implementar una eficaz
gestión de los documentos.
Enumere las diferencias entre las normas 30.300 y la 15.489
- 30300 propone en base a requisitos y la 15489 en base a buenas prácticas.
- 30300 usa lenguaje del management mientras que 15489 usa el propio de la gestión
de documentos - 30300 se estructura en base a estándares del sistema de gestión (MSS:
Management System Stándars) mientras que la 15489 usa una estructura libre - 30300 dirigida a la alta dirección mientras que 15489 dirigida a los profesionales de
la gestión documental - 30300 se propone para un nivel estratégico mientras que la 15489 se propone para
un nivel operativo - 30300 pone foco en la organización mientras que la 15489 en la gestión de los
documentos - 30300 certifica mientras que la 15489 NO certifica.
¿Qué significa MoReq?
Modelo de Requisitos para la Gestión de Registros Electrónicos.
¿Qué es MoReq?
MoReq es un modelo de requisitos para el desarrollo de software y como un criterio para validar sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo.
¿Cuáles son las características de MoReq?
Estructura:
Esta estructura define cómo se organizan y se relacionan las diferentes partes del contenido del documento.
Contenido:
El contenido del documento puede incluir diversos tipos de datos:
● Textual (párrafos, frases)
● Numéricos
● Gráficos, imágenes, sonidos, imagen en movimiento
● Hiperenlaces
Contexto:
Los metadatos son datos que describen otros datos. Proporcionan información adicional sobre un recurso para facilitar su identificación, gestión y uso. Los metadatos pueden describir varios aspectos de un recurso, como su contenido, formato, estructura, contexto, versiones, acceso, etc.
Presentación:
A diferencia del documento en soporte papel, en el documento electrónico es posible y necesario diferenciar entre el soporte y la información.
¿Cuáles son los alcances y usos de MoReq?
Está diseñado para ser aplicable a organizaciones de diferentes tamaños y sectores, desde
pequeñas empresas hasta grandes instituciones públicas.
EMPRESAS,ORGANIZACIONES E INDUSTRIA:
* Como ayuda para la adquisición de un record system
* Como herramienta práctica para configurar record system para satisfacer sus obligaciones
comerciales y legales;
* Como guía para la auditoría de la implementación de un sistemas existente.
* Para integrar los record system con otros sistemas comerciales
EXPERTOS:
* Caso de referencia para cursos de formación
* Ejemplo de cómo los enfoques de gestión de documentos puede aplicar a los requisitos de
los sistemas modernos.
USUARIOS:
* Como manual sobre la implementación
* Cómo glosario de referencia para orientación sobre términos de gestión de registros y sus
significado.
¿Cuáles son las características de MoReq?
Distingue claramente la ingenuidad en dos conceptos: documento (document) y documento de archivo (record): documento como información en general y documento de archivo como el que posee valores probatorios y testimoniales.
Es de carácter “medible” mediante scripts o pruebas de cumplimiento
Propone un modelo para implementar en sistema de gestión, este es el modelo entidad-relación que emplea el mundo real que pretende modelar viéndolo como una colección de objetos llamados entidades y como un conjunto de relaciones entre esas entidades.
¿Qué es la RTA?
Es un foro internacional conformado por las autoridades de Iberoamérica responsables de garantizar el derecho de acceso a la información, que tiene como finalidad mantener un espacio permanente y formal de diálogo, de cooperación, así como intercambio de conocimientos y experiencias.
Para el desarrollo de sus actividades, la RTA está dividida en cinco rubros principales: Grupos de Trabajo, Consejo Directivo, Proyectos de Asistencia Técnica; Proyectos Específicos; y Encuentros de Asamblea y Declaratorias.
¿Cuáles son los objetivo de la RTA?
● Resolver la problemática que implica la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información.
● Contribuir a la adecuada implementación de los sistemas de gestión documental
● Generar las condiciones que permitan y faciliten el desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de dichas leyes.
¿Qué implica el modelo de la RTA?
● Garantizar la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los mismos.
● Está abierto a mejoras y contempla una implementación modular, gradual y flexible.
¿Cuál es el alcance de la RTA?
● Todo tipo de documento
● Cualquier formato o soporte (papel, electrónico)
● Creados o recibidos por una organización pública o privada, en el curso de sus actividades
● Toda la vida del documento
● Toda clase de archivos (textual, sonoro, audiovisual, etc.)
¿Cuál es la estructura de la RTA?
Contempla tres tipos de documentos distintos, además de un documento marco:
● 3 Guías de implementación de políticas o gerenciales
● 5 Guías de implementación de procesos y controles u operacionales
● 26 Directrices
¿Quiénes son los destinatarios de la RTA?
A. Alta dirección
B. Coordinación de la implementación del MGD
C. Técnicos encargados de la implementación del MGD.
D. Usuarios internos
E. Usuarios externos.
