ERP - 1. kolokvij Flashcards
1
Q
Značenje pojma ERP.
A
Enterprise Resource Planning
2
Q
Definicija ERP sustava.
A
ERP sustav predstavlja poslovni informacijski sustav koji prati sve aspekte poslovanja jedne organizacije integrirajući podatke i procese u jedinstvenu cjelinu.
3
Q
Ideja iza ERP sustava.
A
Ideja je povezivanje svih poslovnih procesa organizacije (sve odjele i funkcije cijelog poduzeća) u jedan IS (softverski paket-podijeljen na module) koji radi s centraliziranom bazom podataka u koju se spremaju podaci iz različitih modula/poslovnih funkcija.
4
Q
Nabroji karakteristike ERP sustava.
A
- modularno programsko rješenje
- visoki stupanj integracije poslovnih funkcija i procesa
- upravlja izvođenjem svih procesa i transakcija unutar organizacije
- koristi centraliziranu bazu podataka (svaki podatak pohranjuje se samo jednom)
- brz protok informacija
- omogućava pristup svim podacima u realnom vremenu
- posjeduje posebne module za upravljanje procesima u specifičnim granama
- podržava mogućnost prilagodbe aplikacije poslovnim procesima poduzeća (neophodan BPR - Business process re-engineering)
- podržava otvorenu arhitekturu sustava
5
Q
Od čega se sastoji struktura ERP sustava?
A
Sastoji se od centralizirane baze podataka, aplikacijskih modula koji čine jezgru svake organizacije i dodatnih aplikacijskih modula koji se mogu nadograditi ovisno o potrebi organizacije.
6
Q
Objasni logičku arhitekturu ERP sustava.
A
Logička arhitektura pokazuje kako je sustav organiziran da bi podržavao poslovne zahtjeve i interakciju s krajnjim korisnicima.
7
Q
Nabroji vrste arhitektura ERP sustava.
A
- Troslojna arhitektura (klijent/server okolina)
- Web temeljena arhitektura
- Servisno orijentirana arhitektura (SOA) - web servisi (WS)
- Arhitektura temeljena na oblaku (Cloud computing) - usluga na zahtjev (IaaS, Saas)
8
Q
Nabroji vrste ERP sustava u kontekstu arhitekture.
A
- On-Premise ERP sustav
- Cloud ERP sustav
- Cloud Hosted ERP sustav
9
Q
On-Premise ERP sustav
A
Tradicionalni ERP sustavi koji su implementirani na serverima u vlasništvu kompanije te se nalaze unutar njihovih prostorija. Softver i licenca se kupuju te se instaliraju na servere. ERP sustav održava kompanija.
10
Q
Cloud ERP sustav
A
ERP sustavi poznati kao SaaS (Software as a service) gdje se plaća pretplata (najčešće mjesečna po korisniku) i pružatelj usluge zadužen je za apsolutno sve (softver, ažuriranje, održavanje servera, itd.). Primjer je MS Azure.
11
Q
Cloud Hosted ERP sustav
A
ERP sustavi poznati kao IaaS (Infrastructure as a service) gdje se licenca kupuje, dok se infrastruktura unajmljuje i plaća kao pretplata. Primjer je MARS@foi.
12
Q
Tržišni udio ERP sustava u kontekstu arhitekture.
A
Najveći tržišni udio imaju SaaS (64%), zatim IaaS (21%) i naposljetku On-Premise (15%).
13
Q
Nastanak i razvoj ERP sustava
A
- 1950-e → softverski paketi za kontrolu zaliha
- 1960-e → planiranje materijalnih potreba (MRP)
- 1970-e → MRP zatvorene petlje
- 1980-e → planiranje resursa proizvodnje (MRP II)
- 1990-e → planiranje resursa poslovnog sustava (ERP)
- 2000-te → prošireni ERP (ERP II)
14
Q
Usporedba uloge ERP i ERP II
A
Uloga ERP I je optimizacija organizacije, a ERP II participacija u lancu vrijednosti dobavljač-kupac. ERP II širi funkcionalnost izvan granica optimiziranja internih resursa prema kolaboraciji među organizacijama unutar lanca nabave.
15
Q
Usporedba domene ERP i ERP II
A
Domena ERP II sustava širi se izvan domene ERP sustava, koji su obuhvaćali uglavnom proizvodnju i distribuciju, prema drugim vrstama industrije.
16
Q
Usporedba funkcije ERP i ERP II
A
ERP II se u funkcionalnom smislu širi izvan područja podrške proizvodnji, prodaji, distribuciji i financijama (ERP I) prema specifičnim rješenjima za individualne industrijske sektore.
17
Q
Usporedba procesa ERP i ERP II
A
ERP II sustavi osiguravaju podršku za otvorene procese koji su orijentirani na povezivanje sa eksternim procesima, za razliku od ERP sustava koji su po tom pitanju prilično zatvoreni i orijentirani na interne i skrivene procese.
18
Q
Usporedba procesa ERP i ERP II
A
ERP II sustavi osiguravaju podršku za otvorene procese koji su orijentirani na povezivanje sa eksternim procesima, za razliku od ERP sustava koji su po tom pitanju prilično zatvoreni i orijentirani na interne i skrivene procese.
19
Q
Usporedba arhitekture ERP i ERP II
A
Arhitektura ERP II sustava je otvorena, komponentizirana, web-temeljena, SOA.
Arhitektura ERP I sustava je monolitna, zatvorena i web-svjesna.
20
Q
Usporedba podataka ERP i ERP II
A
ERP II pretpostavlja upravljanje distribuiranim podacima (interno i eksterno dostupni), za razliku od ERP sustava koji sve podatke drži unutar organizacije (interno generirani i konzumirani).
21
Q
Karakteristike ERP III
A
- Naglasak je na vrijednosti fokusa prema kupcima gdje oni postaju aktivni sudionici u organizaciji.
- Naglasak je na kolaboraciji preko društvenih mreža i drugih tokova podataka unutar i izvan organizacija (integriraju se različiti dionici kroz poslovni informacijski sustav organizacije)
- Zatvara se lanac vrijednosti, tako da se izlazi iz okvira organizacije i nalazi način da se prihvate korisnički inputi, potrebe, želje i saznanja u procesima naše organizacije.
- Integracijom kupaca i dobavljača razvija se konstruktivni dijalog i razmjena informacija s ciljem da se inoviraju proizvodi i na bolji način distribuiraju poboljšani proizvodi ili usluge.
- ERP III kreira “organizaciju bez granica” primjenom digitalne transformacije koristeći kolaboracijske alate, društvene mreže, digitalne tehnologije (IoT, BI, AI), pametnu integraciju informacija, prošireni marketing analitike, primjenu Natural Language Processing (SAP Coopilot)
22
Q
Nabroji trendove u industriji ERP sustava.
A
- Svijetom raširena ekonomska turbulencija
- Nedostatak iskusnih konzultanata
- Poslovni sustavi su sve složeniji
- Dolazi do krize u zadovoljstvu klijenata
- Razvoj ICT-a (nove tehnologije: IoT, AI, AR, VR, ML)
- Digitalna transformacija poslovanja
23
Q
Nabroji čimbenike koji utječu na poslovni sustav.
A
- Globalizacija
- Individualizacija kupca
- Potreba za promjenom
24
Q
O čemu ovisi ekonomski uspjeh poduzeća u budućnosti?
A
Ovisi o kvantitativnim svojstvima (kapital, proizvod, prirodni resursi) i kvalitativnim svojstvima (organizacija, dostupnost, informacija, motivacija, kreativnost i samodisciplina).
25
Koji su problemi današnjeg poslovanja?
1. Redundantnost podataka i velika papirologija
2. Repetitivni poslovi
3. Usklađenost i ažurnost informacija
4. Kašnjenje u proizvodnji i distribuciji
5. Zbrka u prodaji i nabavi
6. Odstupanja u obračunu i praćenju troškova
7. Nemogućnost praćenja trendova i nekonzistentnost financijskih izvještaja
8. Kašnjenje ili donošenje loših poslovnih odluka
26
Veza između poslovanja i IS-a.
* Svaka kompanije prije ili kasnije mora uvesti informacijski sustav pomoću kojeg će moći pratiti svoje poslovanje.
* Gomilanje podataka bez potpore IS-a je neodrživ način poslovanja.
27
Genetička definicija informacijskog sustava.
Informacijski sustav je (pod)sustav organizacijskog sustava, čije su zadaće povezati procese na razini izvođenja, upravljanja i odlučivanja, poboljšati djelotvornost procesa izvođenja, omogućiti bolje upravljanje i povećati pouzdanost odlučivanja. IS ne postoji sam za sebe, on je uvijek dio nekog organizacijskog sustava.
28
Nabroji pitanja IT odjela (6) pri prelasku na ERP sustav.
1. Kako razvijati i integrirati postojeće informacijske sustave?
2. Kako postojeće i buduće poslovanje što bolje podržati adekvatnim IS-om?
3. Kako će se implementacija novog IS-a odraziti na moje poslovne procese i organizaciju?
4. Koja je poslovna vrijednost IS-a?
5. Kako uskladiti poslovne i IT projekte?
6. Kako razvoj/uvođenje informacijskog sustava uklopiti u plan razvoja kompanije?
29
Kakvu odluku predstavlja prelazak poduzeća na ERP sustav?
Prelazak na ERP sustav predstavlja stratešku odluku poduzeća.
30
Zašto je ERP sustav bitan za poduzeće?
ERP sustav transformira način kako organizacija posluje neovisno o veličini, industrijskom segmentu ili prirodi poslovanja.
31
Nabroji razloge (11) uvođenje ERP sustava.
1. Poboljšanje poslovanja / poslovnih procesa (preustroj posl. procesa - BPR, uvodi primjenu najbolje prakse u poslovne procese i mijenja ulogu IS-a i IT u poduzeću)
2. Upravljanje troškovima
3. Potrebe/zahtjevi tržišta
4. Bolje informacije (izvještavanja) za donošenje odluka
5. Povećanje produktivnosti zaposlenika
6. Standardizacija poslovanja
7. Pritisci konkurencije
8. (Pozicioniranje za) Rast poslovanja
9. Zamjena postojećeg IS-a
10. Viša razina odnosa s klijentima
11. Utjecaj na kompetitivnost poslovnih partnera
32
Kada poduzeće treba ERP sustav?
Ne postoji jednoznačni indikator, obično ih uvode poduzeća koja su se suočila s nekim problemima koji su bili prepreka njihovom opstanku ili daljnjem razvoju.
33
Koji izazovi su se riješili primjenom ERP sustava?
* Previše problema u poslovanju i neriješenih situacija
* Promjena poslovnog modela
* Želja za daljnjim rastom
* Potreba za dodatnom funkcionalnošću
* Previše otoka informatizacije za pojedine segmente poslovanja i njihova neusklađenost
34
Hoće li ERP sustav odgovarati načinu kako poduzeće posluje?
Kritična komponenta za poduzeće je saznati da li se način njihova poslovanja uklapa u okvir standardne funkcionalnosti ERP sustava. Ako se ne uklapa, potrebno je promijeniti poslovne procese ili modificirati paket da odgovara poslovanju.
35
Kako ERP sustav stvara vrijednost?
* Lanac vrijednosti (Michael Porter) je identificirao skup međusobno prepletenih generičkih aktivnosti (procesa) koje su česte u velikom broju poduzeća.
* Koncept se zasniva na promatranju poduzeća kao skupa odvojenih, ali povezanih aktivnosti (procesa) kojima se stvara vrijednost za kupce, tj. kojima se oblikuju, proizvode, promiču, prodaju i distribuiraju proizvod ili usluga.
36
Kako implementirati ERP sustav u poduzeće?
ERP sustav u poduzeće potrebno implementirati kao projekt te procijeniti rizike (ljudi, procesi, tehnologije), cijenu, trajanje i opseg istog.
37
Nabroji prednosti (22) ERP sustava.
1. Standardizirane i točne informacije u stvarnom vremenu kroz sva funkcijska područja
2. Osiguranje informacija on-line i "na zahtjev"
3. Izbjegavanje redundancije podataka
4. Proširenje znanja o ključnim (matičnim) poslovnim podacima
5. Povećanje učinkovitosti cjelokupnog poslovanja (BRP, standardizacija, "najbolja praksa”, povećanje produktivnosti, fleksibilnosti i brži odgovor na zahtjeve kupaca)
6. Unaprijeđeno praćenje, predviđanje, izvještavanje, donošenje odluka i transparentnost poslovanja
7. Eliminacija nepotrebnih troškova poslovanja i neefikasnosti
8. Pravovremeno odlučivanje
9. Prilagodba poslovanja promjenama u budućnosti te skalabilnost
10. Približavanje kompanija i klijenata
11. Probijanje "zidova" između pojedinih dijelova organizacije te omogućuje puno bolju suradnju
12. Mogućnost nadogradnje dodatnim modulima
13. Prilagodba sustava
14. Pouzdan pristup informacijama
15. Sigurnost podataka i prava pristupa
16. Standardizirani poslovni procesi
17. Sinergija s novim ICT tehnologijama
18. Smanjenje troškova poslovanja
19. Poboljšana suradnja kroz organizaciju
20. Cjelovito ulaganje u ICT
21. Olakšana usklađenost s propisima
22. Poboljšano upravljanje lancem nabave
38
Nabroji nedostatke (8) ERP sustava.
1. Prilagođavanje rješenja je limitirano
2. Potreban je reinženjering poslovnih procesa
3. Dugotrajan proces uvođenja
4. Visoka cijena sustava
5. Ovisnost o proizvođaču rješenja / zahtijevaju neprekidni konzalting
6. Složenost sustava / teški su za razumijevanje, uvođenje u rad i održavanje
7. Sigurnost sustava
8. Otpor i edukacija zaposlenika
39
Nabroji mitove o ERP sustavu.
* ERP znači više posla i procedura
* ERP čini zaposlenike nepotrebnim i besposlenim
* ERP je u odgovornosti uprave
* ERP je samo za upravu i one koji donose odluke
* ERP je samo za proizvodna poduzeća
* ERP je samo da se impresionira kupca
* ERP paket će riješiti sve probleme
* ERP je prikladan za sve
* ERP je skup
* Poduzeće može uspjeti i bez ERP-a
40
Objasni životni ciklus ERP sustava.
1. Management započinje preselekcijom i promatranjem
2. Nakon toga od dostupnih ERP vendora evaluira pakete i planira projekt
3. Projekt se sastoji od: Gap analiza, BPR, konfiguracija i prilagodba, obuka ključnih korisnika, testiranje, obuka krajnjih korisnika.
4. Nakon toga ERP započinje s radom i post-implementacijom.
41
Kako odabrati "pravi" ERP sustav?
Primjenom strategije kupnje, razvoja, izdvajanja (outsourcing) ili unajmljivanjem. Potrebno je odabrati ERP rješenje, tim za implementaciju, partnera ili konzultantsku kuću, HW i mrežnu infrastrukturu te sustav za upravljanje bazom podataka.
42
Nabrojite korake procesa odabira ERP rješenja.
1. Donošenje odluke o uvođenju ERP sustava
2. Imenovanje voditelja projekta uvođenja ERP sustava
3. Odabir projektnog tima
4. Donošenje početnog budžeta
5. Procjena potreba poslovanja i definiranje liste potreba - RFP (eng. Request for proposal) i slanje RFP-a ponuđačima
6. Izrada liste kriterija za odabir ponuđača
7. Prikupljanje ponuda
8. Odabir najpovoljnijeg ponuđača
9. Sklapanje ugovora s konzultantskom tvrtkom
43
Koja su dva pristupa pri procjeni potreba poslovanja i definiranju liste potreba?
1. Analiza zahtjeva
| 2. GAP analiza
44
Objasnite pristup "Analiza zahtjeva".
* Kod analize zahtjeva utvrđuju se zahtjevi koje ERP sustav mora zadovoljavati, na temelju kojih će se donijeti konačna odluka o odabiru nekog ERP rješenja.
* U obzir se uzimaju zahtjevi sustava, kategorizirani prema važnosti i obuhvaćen u dokumentu zahtjeva, koji se koristi za donošenje odluke o podobnosti sustava za pojedino poduzeće.
45
Nabrojite karakteristike pristupa "Analiza zahtjeva".
1. velik opseg zahtjeva
2. zahtjeva puno vremena i financijskih sredstava
3. zahtjeva različite stručnjake iz pojedinih područja.
46
Nabrojite prednosti pristupa "Analiza zahtjeva".
1. Koristi se za benchmark softverskih paketa (lista zahtjeva je mjerilo usporedbe)
2. Olakšava inter i intra-odjelnu komunikaciju
3. Povećava svijest o uvođenju promjena
4. Sudionici je većinom prihvaćaju
47
Nabrojite nedostatke pristupa "Analiza zahtjeva".
1. Troši puno vremena i novca
2. Konačan dokument je preopsežan
3. Zahtjevi mogu kočiti daljnji razvoj poduzeća
4. Pruža samo sliku trenutačnih potreba
5. Zahtjeva različite stručnjake iz pojedinih područja
48
Nabrojite oblike pristupa kod analize zahtjeva.
1. Pristup s detaljnom analizom zahtjeva
| 2. Pristup sa skraćenom analizom (ključnih) zahtjeva:
49
Objasnite pristup "GAP analiza".
Gap analiza podrazumijeva analizu raskoraka između očekivanja i sadašnjih mogućnosti i kapaciteta, a koristi se u organizacijskom razvoju sa svrhom definiranja idealnog ili željenog stanja ("to be" stanje) i trenutnog stanja/potreba organizacije ("as is" stanje).
50
Nabroji prednosti pristupa "GAP analiza".
1. Omogućava bolji uvid u novi sustav
| 2. Nudi bolju suradnju s konzultantskim kućama
51
Nabroji nedostatke pristupa "GAP analiza".
1. Kako je zapravo GAP definiran?
2. Može li se GAP izračunati pomoću zahtjeva?
3. Da li treba uzeti u obzir samo kritične zahtjeve?
52
Nabroji kriterije odabira ERP rješenja.
1. INVESTICIJSKE KARAKTERISTIKE
2. SISTEMSKE KARAKTERISTIKE
3. KRITERIJI DOBAVLJAČA
53
Nabroji investicijske karakteristike.
1. ukupni troškovi paketa
| 2. troškovi implementacije
54
Nabroji sistemske karakteristike.
1. funkcionalnost
2. fleksibilnost ili jednostavnost prilagodbe
3. pouzdanost sustava
4. jednostavnost primjene od strane korisnika
5. podobnost u poslovnim procesima
6. mogućnost nadogradnje (učestalost nove verzije i način prelaska)
7. kompatibilnost s postojećim sustavima
55
Nabroji kriterije dobavljača.
1. ugled dobavljača
2. ukupnost usluga nakon prodaje ERP paketa
3. uvjeti i jamstveni rok
4. mogućnost razvoja i izrade dodatnih komponenata
56
Kriteriji korisnika koji prvi put implementiraju ERP sustav
1. Cijena
2. Lakoća implementacije
3. Lakoća korištenja
4. Program odgovara poslovanju
5. Funkcionalnost
6. Kompatibilnost s postojećim hardverom
7. Potencijal rasta
8. Razina podrške iskusnog partnera
9. Kvaliteta dokumentacije
10. Izvještaji o radu izdavača rješenja
57
Kriteriji korisnika koji imaju iskustva s ERP implementacijom
1. Razina podrške iskusnog partnera
2. Izvještaji o radu izdavača rješenja
3. Program odgovara poslovanju
4. Potencijal rasta
5. Cijena
6. Kvaliteta dokumentacije
7. Funkcionalnost
8. Lakoća korištenja
9. Lakoća implementacije
10. Kompatibilnost s postojećim hardverom
58
Nabroji 5 kriterija za odabir ERP rješenja.
1. Partnerska firma poznaje poslovanje poduzeća (procesi, poslovna okolina)
2. Tehnologija odgovara strategiji poduzeća
3. Funkcijska podobnost - sustav koji nudi specifične funkcionalnosti koje odgovaraju potrebama poduzeća
4. Korisnička podrška
5. Trošak vlasništva (licence, pretplate)
59
Nabrojite pitanja (5) prilikom odabira ERP rješenja.
1. Da li paket zadovoljava poslovne potrebe tvrtke?
2. Da li se paket uklapa u kulturu poduzeća?
3. Da li se paket može modificirati, tj. da li je proširiv za novu funkcionalnost?
4. Da li će uvođenje paketa biti brzo, učinkovito i bezbolno?
5. Da li implementator ima iskustva u tipu industrije kojem tvrtka pripada?
60
Nabrojite pitanja (6) prilikom sklapanja ugovora o ERP rješenju.
1. Da li su svima jasni realni razmjeri implementacije?
2. Da li je implementator shvatio važnost vremenskog trajanja implementacije sa svih aspekata?
3. Da li je u proces implementacije uključen nezavisan vanjski konzultant s iskustvom?
4. Da li se potpisuje “univerzalan” ugovor bez jasno definiranih detalja specifičnih za djelatnost koju obavljamo?
5. Kakvi oblici edukacije su definirani i tko će je provoditi?
6. Da li su utvrđeni svi oblici hitnih intervencija kao i vrijeme odziva?
61
Nabrojite metode odabira ERP rješenja.
1. Metoda lijevka
2. Clarkston Potomac metoda
3. Metode za višekriterijsko odlučivanje - AHP metoda
4. Alati za potporu u odlučivanju / vrednovanje ERP paketa
62
Objasnite metodu lijevka.
Metoda lijevka je tehnika prikupljanja informacija (otvorena i zatvorena pitanja). Tim za evaluaciju postavlja veliki broj pitanja te je lista alternativa najveća. Postavljanjem specifičnijih pitanja, lista alternativa se smanjuje sve dok se ne dođe do konačnog izbora, tj. pobjednika.
63
Objasnite Clarkston Potomac metodu.
Metoda naglašava važnost testiranja ERP sustava prije donošenja konačne odluke za njegov odabir. Cilj testiranja nije samu u utvrđivanju funkcionalnosti već i u utvrđivanju prilagodljivosti rješenja prema stvarnim zahtjevima.
64
Koje metode za višekriterijsko odlučivanje postoje?
1. AHP
2. MCDM
3. PROMETHEE
4. ELECTRE
65
Objasnite višekriterijski model odlučivanja kod odabira ERP sustava (eng. Multicriteria Decision Making Model - MCDM).
Metoda koja organizira i povezuje informacije o određenom problemu na način da donosi odluke s dosljednim pogledom na problem. Tako pomaže donositelju odluke da prepozna najpopularnije radnje iz skupa mogućih alternativnih radnji kad postoje višestruki, složeni i nemjerljivi ciljevi, mjereni pomoću različitih mjerila za vrednovanje.
66
Objasnite AHP metodu.
- Odlučivanje AHP metodom je hijerarhijsko strukturiranje odluke od glavnog cilja do kriterija niže razine
- Glavni elementi problema odlučivanja su ciljevi koji se žele postići odlukom, alternative između kojih se bira i kriteriji koji se koriste kod izbora
- U danom problemu odlučivanja svi kriteriji obično nisu jednako važni, a relativna važnost kriterija proizlazi iz preferencija donositelja odluke što je povezana s njegovim vrijednosnim sustavom i ostalim psihološkim karakteristikama - ponderiranje
67
Od čega se sastoje alati za potporu u odlučivanje/vrednovanju ERP paketa?
1. definiranja poslovnih potreba
2. usporedbe rješenja
3. analiziranje snaga i slabosti
4. prezentiranja rezultata interaktivno.
68
Koje napomene (5) treba uzeti u obzir kod odabira ERP rješenja?
1. Stvarne granice projekta
2. Uključiti cjelokupno vodstva (CEO i CIO) i zaposlenike u proces donošenja odluke
3. Važnost odabira pravog partnera implementacije jednako je važno kao i sam paket
4. Nedovoljno detaljna ili nestručna evaluacija
5. Štednja može uzrokovati višestruke financijske probleme
69
Koji su rizici (9) kod procesa odabira ERP rješenja?
1. neadekvatna dokumentacija
2. previše zahtjeva koji nisu filtrirani na odgovarajući način
3. nedostatak komunikacije između korisnika i projektnog tima
4. neiskorištavanje alata za analizu
5. djelomično testiranje potreba i ciljeva
6. odlazak konzultanata prije nego u poduzeću postoji netko tko može u potpunosti preuzeti njihovu ulogu
7. nepostojanje dokumentacije o rizicima i ograničenjima
8. zanemarivanje krajnjih korisnika
9. neslaganje procedura i naputaka ili njihovo nepostojanje
70
Koje su zablude (6) kod procesa odabira ERP rješenja?
1. Ograničeno traženje softvera na najpoznatije proizvođače
2. Definiranje potreba "od oka"
3. "Predefinirane" potrebe
4. Uključivanje u samu analizu (svih) programskih paketa
5. Kupnja nove tehnologije nije velika odluka
6. "Univerzalni" konzultanti
71
Koji su pogledi kod implementacije ERP sustava?
Konzultanti, djelatnici poduzeća, voditelji projekta i informatičari
72
Što je implementacija?
Implementacija je organizacijska promjena (proces kvalitativne transformacije tvrtke), a ne samo uvođenje programskog paketa (instalacija).
73
Što je implementacija?
Implementacija je organizacijska promjena (proces kvalitativne transformacije tvrtke), a ne samo uvođenje programskog paketa (instalacija).
74
Objasni implementaciju ERP rješenja.
- Implementacija ERP-a označava dio životnog ciklusa ERP sustava koji se događa na strani korisnika i koji je organiziran kao projekt.
- Uvođenje ERP rješenja zahtijeva ozbiljan pristup u identifikaciji poslovnih ciljeva, strategije, procesa i problema.
- Glavni izazov svakog poduzeća je usklađivanje poslovnih procesa, tehnologije i ljudskih potencijala.
75
Objasni implementaciju ERP rješenja kao projekta.
- projekt VISOKOG rizika (velika ulaganja, mali postotak uspješnosti) – prekoračenje troškova i rokova uvođenja
- među najsloženijim projektima u organizacijama, da bi se osigurala uspješnost potrebna je prilagodba poslovnih procesa i modela poslovanja
- najbolji ERP-ovi pokrivaju svega 70% potreba organizacije
- neopravdano povjerenje menadžmenta u funkcionalnost gotovog programskog rješenja, kao i nepripremljenost na potrebu neposrednog uključivanja u implementiranje ERP-a
76
Od koga se sastoji projektni tim u projektu implementacije ERP rješenja?
1. Izvođač → voditelj projekta, aplikativni konzultant, programer, arhitekt rješenja, tester
2. Naručitelj → sponzor projekta, voditelj projekta, ključni i krajnji korisnik, IT koordinator
77
Koje su najznačajnije aktivnosti (7) faze implementacije ERP rješenja?
1. Instalacija
2. Konfiguracija
3. Prilagodba (eng. Customization)
4. Migracija podataka
5. Testiranje
6. Edukacija/ Trening
7. Upravljanje promjenama
78
Objasnite instalaciju kao dio faze implementacije ERP rješenja.
* Preuzimanje paketa
* Kreiranje razvojnog, testnog, produkcijskog okruženja
* Kreiranje ili nadogradnja tehničke infrastrukture na kojoj će se ERP sustav nalaziti
* Prilikom sklapanja ugovora potrebne su specifikacije IT infrastrukture klijenta
79
Objasnite konfiguraciju kao dio faze implementacije ERP rješenja.
- Konfiguracija je glavni zadatak tijekom implementacije jer ovim se procesom nastoji utvrditi koje opcije će biti podržane kod klijenta.
- Ne rade se promjene u jezgri programskog koda ERP paketa, nego se pojedini aspekti ERP sustava podešavaju načinu odvijanja poslovanja klijenta.
- U bazi ERP sustav postoje tablice koje se koriste za konfiguriranje + alati za konfiguriranje.
- Niz opcija konfiguriranja je dovoljno velik da omogućava tzv. vanilla implementation (organizacija za prilagodbu ERP sustava koristi samo opcije konfiguriranja koje su predefinirane/raspoložive)
80
Objasnite prilagodbu kao dio faze implementacije ERP rješenja.
- Proces koji uključuje modificiranje postojećeg koda ili dodavanje novog kako bi ERP sustav odgovarao jedinstvenim potrebama
- Prilagođava se izgled ekrana (Forms), tijek poslovnih procesa (Interface i Enhancements), model podataka (Conversion), izvještaji (Reports)
- Svaka prilagodba treba se temeljiti na fit/gap analizi koja nastaje prilikom odabira, ali se detaljizira neposredno prije ili na početku implementacije
81
Objasnite migraciju podataka kao dio faze implementacije ERP rješenja.
* Migracija podataka je proces migriranja matičnih i transakcijskih podataka iz zastarjelih sustava u novi ERP paket. Vrlo često se ne shvaća kritičnom komponentom, ali dovodi do povećanja rizika uspješnosti implementacije.
* Obuhvaća sljedeće aktivnosti: Izvlačenje (extraction), skupljanje (collection), pročišćavanje (cleansing), usklađivanje (harmonization), unos (loading)
82
Objasnite testiranje kao dio faze implementacije ERP rješenja.
* Testiranje je proces kojim utvrđujemo ne samo da li su podaci dobro uneseni u sustav nego da li on radi na dobar način i da li radi dobro.
* Testiranje cjelokupne IT infrastrukture (kompetentno, kompletno i dokumentirano da go-live bude što manje stresan)
* Testiranje migracije, testiranje preslikavanja, jedinično testiranje, integracijsko testiranje, testiranje prihvatljivosti, testiranje performansi
* Metrike (milestones: napredak, pokrivenost, nedostaci)
83
Koji su koraci (6) u implementaciji ERP rješenja?
1. Dijagnostika
2. Analiza
3. Dizajn
4. Razvoj
5. Uvođenje
6. Produkcija
84
Objasnite dijagnostiku kao korak implementacije ERP rješenja.
Dijagnostika je pred-projektna faza u kojoj se definira trošak prodaje.
85
Koje su ključne aktivnosti i isporuke u koraku dijagnostike?
- Ključne aktivnosti: radionice za snimku stanja i prikupljanje zahtjeva, priprema tenderske dokumentacije, izrada ponude/ugovora
- Ključne isporuke: (okvirna) lista zahtjeva ili funkcionalnosti/dokumentacija, (okvirne) procjene usluga i trajanja implementacije, pristup projektu (analiza implementacija), ponuda/ugovor
86
Objasnite analizu kao korak implementacije ERP rješenja.
- Definiraju se ciljevi i opseg, metodologija, uloge i odgovornosti, inicijalni vremenski plan i upravljanje promjenama
- „red, rad, disciplina i plodno tlo?“
87
Koje su ključne aktivnosti i isporuke u koraku analize?
* Radionice analize: plan radionica analiza (paralelno po poslovnim područjima), prikupljanje i analiza korisničkih zahtjeva (fit/gap) od strane konzultanata, preporučena prezentacija standardnog rješenja, korisnik ima otpor prema promjenama, konfiguracija korisničke licence
* Ključne isporuke: specifikacija funkcionalnih i nefunkcionalnih zahtjeva (opseg), specifikacija za migraciju podataka (opseg), detaljne procjene usluga (budžet), detaljni terminski plan (rokovi), konfiguracija korisničke licence
88
Objasnite razvoj kao korak implementacije ERP rješenja.
- Programeri razvijaju potrebne prilagodbe, rješenja za integracije i sučelja s drugim aplikacijama i sustavima te rješenja za uvoz migracijskih podataka
- Funkcionalno testiranje najprije vrše aplikativni konzultanti, a nakon toga upoznaju ključne korisnike s razvijenim rješenjem
- Ključni korisnici vrše testiranje prema specifikacijama koje su sami pripremili -> neovisnost testiranja Izvođača -> veća kvaliteta rješenja
- Izazovi: zahtjevi za izmjenama, pogreške, nesporazumi i sukobi, različiti interesi sudionika projekta
- Izjava o spremnosti sustava za produkcijski rad
- Pravovremenom i ispravnom komunikacijom izbjeći sukobe te upozoriti da je uspješnost projekta iznad svih osobnih razmirica
89
Koje su ključne aktivnosti i isporuke u koraku razvoja?
- Ključne aktivnosti: postava sustava, razvoj i testiranje dorada i migracijskih procedura, procesno i integracijsko testiranje
- Ključne isporuke: specifikacija rješenja -> tehnička specifikacija, dorade, definirani uvjeti za puštanje sustava u produkcijski rad
90
Objasnite dizajn kao korak implementacije ERP rješenja.
- Daje odgovor na pitanje Kako će se implementirati?
- Aplikativni konzultanti osmišljavaju dizajn rješenja za poznate prilagodbe te ga prezentiraju korisnicima i zatim dokumentiraju (Specifikacija rješenja)
- Ključni korisnici ovjeravaju funkcionalne specifikacije prije nego li se predaju razvojnom timu
- Postavljanje razvojne i testne okoline
- Priprema predložaka za podatke koji će se migrirati iz starog u novi sustav
- Dokumentirati radi sebe i kolega, a onda radi potencijalne zaštite od korisnika
- Ono što nije dokumentirano ili navedeno napismeno kao da i ne postoji
91
Koje su ključne aktivnosti i isporuke u koraku dizajna?
- Ključne aktivnosti: instalacija projektne okoline, dizajn dorada, edukacija ključnih korisnika
- Ključne isporuke: specifikacija rješenja - funkcionalna specifikacija
92
Objasnite uvođenje kao korak implementacije ERP rješenja.
- Završna edukacija ključnih korisnika
- Priprema produkcijskog okruženja
- Učitavanje matičnih podatka i početnih stanja
- Završne postave i konfiguracije
- User Acceptance Test - krajnji i ključni korisnici prema vlastitim scenarijima; postavlja se pitanje je li isporučeno rješenje prihvatljivo i jesu li krajnji korisnici spremni za početak produkcijskog rada?
- Produkcija slijedi ako je UAT uspješno završen, ako su ispravljene sve kritične greške i ispravno učitani matični podaci i početna stanja
93
Koje su ključne aktivnosti i isporuke u koraku uvođenja?
- Ključne aktivnosti: edukacija i testiranje ključnih korisnika, edukacija krajnjih korisnika, postavljanje korisničkih rola, migracija matičnih podataka, User Acceptance Test, migracija početnih stanja i otvorenih stavki
- Ključne isporuke: evidencije edukacije, produkcijska okolina spremna za rad, definirani uvjeti za zatvaranje projekta, izjava o spremnosti sustava za produkcijski rad
94
Objasnite produkciju kao korak implementacije ERP rješenja.
- Rješavanje otvorenih pitanja koja se pojave prilikom korištenja novog sustava u produkcijskom okruženju
- Zahtjevi za promjenama
- Prijenos znanja na korisnika i interno
- Zatvaranje projekta - potpisan Zapisnik o završetku implementacije, sve isporuke su prihvaćene i nema otvorenih kritičnih pitanja
95
Koje su ključne aktivnosti i isporuke u koraku produkcije?
- Ključne aktivnosti: podrška korisnicima u radu, dovršavanje migracije podatka, zatvaranje projekta i predaja na održavanje
- Ključne isporuke: zapisnik o završetku implementacije
96
Koji pristupi (strategije) implementaciji ERP rješenja postoji?
1. "Big Bang" pristup
2. Migracija pilot-projekta
3. Naglo uranjanje
97
Objasni "Big Bang" pristup.
- Pristup u kojem poduzeće odbacuje i napušta sve sustave koje je do tada koristilo.
- Implementacijom ERP sustava (svih modula odjednom) poslovanje u svim organizacijskim jedinicama počinje se odvijati primjenom odgovarajućeg modula ERP paketa.
- Dolazi do mobilizacije cijelog poduzeća pa je prisutan veliki rizik (zaposlenici se odjednom moraju naviknuti na novo programsko okruženje).
- Troškovi su najmanji, ali je vjerojatnost neuspjeha velika.
98
Objasni pristup Migracija pilot-projekta.
- Implementacija započinje samo u jednoj organizacijskoj jedinici, najčešće u onoj koja je u minimalnoj povezanosti s ostalim modulima.
- Implementira se jedan po jedan modul
- Pogodna za poduzeća gdje nema puno preklapanja u poslovnim procesima
- Iziskuje više vremena implementacije (posvećuje se velika pažnja dijelu sustava koji se implementira)
- Znanje prikupljeno tijekom jedne faze može se upotrijebiti u sljedećoj (u novom modulu)
- Paralelan rad starog sustava i implementiranih modula
99
Objasni pristup Naglo uranjanje.
- ERP diktira kako će se određeni poslovni procesi odvijati pri čemu je naglasak na ključnim procesima
- Cilj je brza implementacija i produkcija ERP-a, izbjegavanje dugotrajnog reinženjeringa, primjena procesa koji su već unaprijed „spakirani“ u ERP-u
100
O čemu ovisi trajanje implementacije ERP rješenja?
Trajanje implementacije ovisi o sljedećim čimbenicima:
• fizički: veličina poduzeća, broj modula, broj
krajnjih korisnika, broj zemalja uključenih u
poslovanje, složenost poslovnih procesa
• tehnički: infrastruktura, hardver i mreža
• resursi: vrijeme, trošak, ljudi
101
Objasni Total Cost of Ownership.
- TCO je dobar način procjene troškova povezanih
s novim sustavom.
- U troškove su uključeni cijene softvera, direktni, indirektni i skriveni troškovi.
102
Na koji način se troškovi implementacije ERP rješenja mogu smanjiti?
- izbjegavati neodređenost, biti vrlo specifičan
- izbjegavati vremenske i materijalne kvote (naplata na vremenskoj i materijalnoj osnovi, radije fiksna cijena)
- definirati sve troškove prije kupnje
- uključiti sve direktne troškove
- odrediti troškove održavanja, hardvera
- uključiti sve indirektne troškove
- uključiti i buduće troškove
- sve dokumentirati
- izbjegavati preveliku prilagodbu-ona povećava cijenu
- poboljšanje poslovnih procesa - implementacijom se mogu poboljšati i postojeći poslovni procesi, a time i smanjiti neki troškovi u poduzeću
- podijeliti implementaciju u faze
103
Što spada u prave troškove (4)?
1. Broj licenci koji će koristiti sustav
2. Broj instaliranih modula
3. Postotak integracije s postojećim sustavom
4. Spremnost tvrtke na reinženjering poslovnog procesa
104
Što spada u skrivene troškove (10)?
1. Edukacija zaposlenika
2. Integracija i testiranje
3. Prilagođavanje (naknadni zahtjevi)
4. Konverzija podataka
5. Analiza podataka
6. Savjetovanje
7. Gubitak najkvalitetnijeg osoblja
8. Neprestana implementacija
9. Čekanje povratka ulaganja
10. Post ERP depresija
105
Što spada u ukupne troškove?
Ukupni troškovi uključuju hardver, softver, konzultantske usluge, edukaciju osoblja, instalaciju, prilagođavanje, integraciju, održavanje i unapređenje sustava.
106
Koji su rizici od implementacije ERP rješenja?
- Nekompatibilnost ERP sustava sa starim informacijskim sustavom!
- Otpor korisnika, nepouzdanost između ERP sustava i organizacijske kulture, nemogućnost kontrole tehnologije, nelogični procesi, nemogućnost da se procesi brzo zaustave (tromost), kaskadne greške, koncentracija odgovornosti
107
Koji su koraci (5) upravljanja rizicima implementacije?
1. Pronaći potencijalne točke neuspjeha ili rizika
2. Analizirati te točke i utvrditi potencijalnu štetu
3. Ocijeniti vjerojatnost pojave neuspjeha
4. Na temelju prethodnih točaka rangirati rizike
5. Pronaći način ublažavanja rizika bez obzira da li je potrebno odmah poduzeti akcije
108
Koji se problemi mogu javiti pri implementaciji ERP rješenja?
- neozbiljan pristup projektu od strane korisnika
- problem različite terminologije
- loš plan rasporeda resursa
- neodgovornost pojedinaca s obje strane
- ne provodi se formalna reorganizacija poslovanja kupca
- problem privikavanja na Windows okruženje
- problem prilagodbe korisnika na novi ERP sustav
- nerealna očekivanja i nerealni zahtjevi korisnika
