ERP - 1. kolokvij Flashcards
Značenje pojma ERP.
Enterprise Resource Planning
Definicija ERP sustava.
ERP sustav predstavlja poslovni informacijski sustav koji prati sve aspekte poslovanja jedne organizacije integrirajući podatke i procese u jedinstvenu cjelinu.
Ideja iza ERP sustava.
Ideja je povezivanje svih poslovnih procesa organizacije (sve odjele i funkcije cijelog poduzeća) u jedan IS (softverski paket-podijeljen na module) koji radi s centraliziranom bazom podataka u koju se spremaju podaci iz različitih modula/poslovnih funkcija.
Nabroji karakteristike ERP sustava.
- modularno programsko rješenje
- visoki stupanj integracije poslovnih funkcija i procesa
- upravlja izvođenjem svih procesa i transakcija unutar organizacije
- koristi centraliziranu bazu podataka (svaki podatak pohranjuje se samo jednom)
- brz protok informacija
- omogućava pristup svim podacima u realnom vremenu
- posjeduje posebne module za upravljanje procesima u specifičnim granama
- podržava mogućnost prilagodbe aplikacije poslovnim procesima poduzeća (neophodan BPR - Business process re-engineering)
- podržava otvorenu arhitekturu sustava
Od čega se sastoji struktura ERP sustava?
Sastoji se od centralizirane baze podataka, aplikacijskih modula koji čine jezgru svake organizacije i dodatnih aplikacijskih modula koji se mogu nadograditi ovisno o potrebi organizacije.
Objasni logičku arhitekturu ERP sustava.
Logička arhitektura pokazuje kako je sustav organiziran da bi podržavao poslovne zahtjeve i interakciju s krajnjim korisnicima.
Nabroji vrste arhitektura ERP sustava.
- Troslojna arhitektura (klijent/server okolina)
- Web temeljena arhitektura
- Servisno orijentirana arhitektura (SOA) - web servisi (WS)
- Arhitektura temeljena na oblaku (Cloud computing) - usluga na zahtjev (IaaS, Saas)
Nabroji vrste ERP sustava u kontekstu arhitekture.
- On-Premise ERP sustav
- Cloud ERP sustav
- Cloud Hosted ERP sustav
On-Premise ERP sustav
Tradicionalni ERP sustavi koji su implementirani na serverima u vlasništvu kompanije te se nalaze unutar njihovih prostorija. Softver i licenca se kupuju te se instaliraju na servere. ERP sustav održava kompanija.
Cloud ERP sustav
ERP sustavi poznati kao SaaS (Software as a service) gdje se plaća pretplata (najčešće mjesečna po korisniku) i pružatelj usluge zadužen je za apsolutno sve (softver, ažuriranje, održavanje servera, itd.). Primjer je MS Azure.
Cloud Hosted ERP sustav
ERP sustavi poznati kao IaaS (Infrastructure as a service) gdje se licenca kupuje, dok se infrastruktura unajmljuje i plaća kao pretplata. Primjer je MARS@foi.
Tržišni udio ERP sustava u kontekstu arhitekture.
Najveći tržišni udio imaju SaaS (64%), zatim IaaS (21%) i naposljetku On-Premise (15%).
Nastanak i razvoj ERP sustava
- 1950-e → softverski paketi za kontrolu zaliha
- 1960-e → planiranje materijalnih potreba (MRP)
- 1970-e → MRP zatvorene petlje
- 1980-e → planiranje resursa proizvodnje (MRP II)
- 1990-e → planiranje resursa poslovnog sustava (ERP)
- 2000-te → prošireni ERP (ERP II)
Usporedba uloge ERP i ERP II
Uloga ERP I je optimizacija organizacije, a ERP II participacija u lancu vrijednosti dobavljač-kupac. ERP II širi funkcionalnost izvan granica optimiziranja internih resursa prema kolaboraciji među organizacijama unutar lanca nabave.
Usporedba domene ERP i ERP II
Domena ERP II sustava širi se izvan domene ERP sustava, koji su obuhvaćali uglavnom proizvodnju i distribuciju, prema drugim vrstama industrije.
Usporedba funkcije ERP i ERP II
ERP II se u funkcionalnom smislu širi izvan područja podrške proizvodnji, prodaji, distribuciji i financijama (ERP I) prema specifičnim rješenjima za individualne industrijske sektore.
Usporedba procesa ERP i ERP II
ERP II sustavi osiguravaju podršku za otvorene procese koji su orijentirani na povezivanje sa eksternim procesima, za razliku od ERP sustava koji su po tom pitanju prilično zatvoreni i orijentirani na interne i skrivene procese.
Usporedba procesa ERP i ERP II
ERP II sustavi osiguravaju podršku za otvorene procese koji su orijentirani na povezivanje sa eksternim procesima, za razliku od ERP sustava koji su po tom pitanju prilično zatvoreni i orijentirani na interne i skrivene procese.
Usporedba arhitekture ERP i ERP II
Arhitektura ERP II sustava je otvorena, komponentizirana, web-temeljena, SOA.
Arhitektura ERP I sustava je monolitna, zatvorena i web-svjesna.
Usporedba podataka ERP i ERP II
ERP II pretpostavlja upravljanje distribuiranim podacima (interno i eksterno dostupni), za razliku od ERP sustava koji sve podatke drži unutar organizacije (interno generirani i konzumirani).
Karakteristike ERP III
- Naglasak je na vrijednosti fokusa prema kupcima gdje oni postaju aktivni sudionici u organizaciji.
- Naglasak je na kolaboraciji preko društvenih mreža i drugih tokova podataka unutar i izvan organizacija (integriraju se različiti dionici kroz poslovni informacijski sustav organizacije)
- Zatvara se lanac vrijednosti, tako da se izlazi iz okvira organizacije i nalazi način da se prihvate korisnički inputi, potrebe, želje i saznanja u procesima naše organizacije.
- Integracijom kupaca i dobavljača razvija se konstruktivni dijalog i razmjena informacija s ciljem da se inoviraju proizvodi i na bolji način distribuiraju poboljšani proizvodi ili usluge.
- ERP III kreira “organizaciju bez granica” primjenom digitalne transformacije koristeći kolaboracijske alate, društvene mreže, digitalne tehnologije (IoT, BI, AI), pametnu integraciju informacija, prošireni marketing analitike, primjenu Natural Language Processing (SAP Coopilot)
Nabroji trendove u industriji ERP sustava.
- Svijetom raširena ekonomska turbulencija
- Nedostatak iskusnih konzultanata
- Poslovni sustavi su sve složeniji
- Dolazi do krize u zadovoljstvu klijenata
- Razvoj ICT-a (nove tehnologije: IoT, AI, AR, VR, ML)
- Digitalna transformacija poslovanja
Nabroji čimbenike koji utječu na poslovni sustav.
- Globalizacija
- Individualizacija kupca
- Potreba za promjenom
O čemu ovisi ekonomski uspjeh poduzeća u budućnosti?
Ovisi o kvantitativnim svojstvima (kapital, proizvod, prirodni resursi) i kvalitativnim svojstvima (organizacija, dostupnost, informacija, motivacija, kreativnost i samodisciplina).
Koji su problemi današnjeg poslovanja?
- Redundantnost podataka i velika papirologija
- Repetitivni poslovi
- Usklađenost i ažurnost informacija
- Kašnjenje u proizvodnji i distribuciji
- Zbrka u prodaji i nabavi
- Odstupanja u obračunu i praćenju troškova
- Nemogućnost praćenja trendova i nekonzistentnost financijskih izvještaja
- Kašnjenje ili donošenje loših poslovnih odluka
Veza između poslovanja i IS-a.
- Svaka kompanije prije ili kasnije mora uvesti informacijski sustav pomoću kojeg će moći pratiti svoje poslovanje.
- Gomilanje podataka bez potpore IS-a je neodrživ način poslovanja.
Genetička definicija informacijskog sustava.
Informacijski sustav je (pod)sustav organizacijskog sustava, čije su zadaće povezati procese na razini izvođenja, upravljanja i odlučivanja, poboljšati djelotvornost procesa izvođenja, omogućiti bolje upravljanje i povećati pouzdanost odlučivanja. IS ne postoji sam za sebe, on je uvijek dio nekog organizacijskog sustava.
Nabroji pitanja IT odjela (6) pri prelasku na ERP sustav.
- Kako razvijati i integrirati postojeće informacijske sustave?
- Kako postojeće i buduće poslovanje što bolje podržati adekvatnim IS-om?
- Kako će se implementacija novog IS-a odraziti na moje poslovne procese i organizaciju?
- Koja je poslovna vrijednost IS-a?
- Kako uskladiti poslovne i IT projekte?
- Kako razvoj/uvođenje informacijskog sustava uklopiti u plan razvoja kompanije?
Kakvu odluku predstavlja prelazak poduzeća na ERP sustav?
Prelazak na ERP sustav predstavlja stratešku odluku poduzeća.
Zašto je ERP sustav bitan za poduzeće?
ERP sustav transformira način kako organizacija posluje neovisno o veličini, industrijskom segmentu ili prirodi poslovanja.
Nabroji razloge (11) uvođenje ERP sustava.
- Poboljšanje poslovanja / poslovnih procesa (preustroj posl. procesa - BPR, uvodi primjenu najbolje prakse u poslovne procese i mijenja ulogu IS-a i IT u poduzeću)
- Upravljanje troškovima
- Potrebe/zahtjevi tržišta
- Bolje informacije (izvještavanja) za donošenje odluka
- Povećanje produktivnosti zaposlenika
- Standardizacija poslovanja
- Pritisci konkurencije
- (Pozicioniranje za) Rast poslovanja
- Zamjena postojećeg IS-a
- Viša razina odnosa s klijentima
- Utjecaj na kompetitivnost poslovnih partnera
Kada poduzeće treba ERP sustav?
Ne postoji jednoznačni indikator, obično ih uvode poduzeća koja su se suočila s nekim problemima koji su bili prepreka njihovom opstanku ili daljnjem razvoju.
Koji izazovi su se riješili primjenom ERP sustava?
- Previše problema u poslovanju i neriješenih situacija
- Promjena poslovnog modela
- Želja za daljnjim rastom
- Potreba za dodatnom funkcionalnošću
- Previše otoka informatizacije za pojedine segmente poslovanja i njihova neusklađenost
Hoće li ERP sustav odgovarati načinu kako poduzeće posluje?
Kritična komponenta za poduzeće je saznati da li se način njihova poslovanja uklapa u okvir standardne funkcionalnosti ERP sustava. Ako se ne uklapa, potrebno je promijeniti poslovne procese ili modificirati paket da odgovara poslovanju.
Kako ERP sustav stvara vrijednost?
- Lanac vrijednosti (Michael Porter) je identificirao skup međusobno prepletenih generičkih aktivnosti (procesa) koje su česte u velikom broju poduzeća.
- Koncept se zasniva na promatranju poduzeća kao skupa odvojenih, ali povezanih aktivnosti (procesa) kojima se stvara vrijednost za kupce, tj. kojima se oblikuju, proizvode, promiču, prodaju i distribuiraju proizvod ili usluga.
Kako implementirati ERP sustav u poduzeće?
ERP sustav u poduzeće potrebno implementirati kao projekt te procijeniti rizike (ljudi, procesi, tehnologije), cijenu, trajanje i opseg istog.
Nabroji prednosti (22) ERP sustava.
- Standardizirane i točne informacije u stvarnom vremenu kroz sva funkcijska područja
- Osiguranje informacija on-line i “na zahtjev”
- Izbjegavanje redundancije podataka
- Proširenje znanja o ključnim (matičnim) poslovnim podacima
- Povećanje učinkovitosti cjelokupnog poslovanja (BRP, standardizacija, “najbolja praksa”, povećanje produktivnosti, fleksibilnosti i brži odgovor na zahtjeve kupaca)
- Unaprijeđeno praćenje, predviđanje, izvještavanje, donošenje odluka i transparentnost poslovanja
- Eliminacija nepotrebnih troškova poslovanja i neefikasnosti
- Pravovremeno odlučivanje
- Prilagodba poslovanja promjenama u budućnosti te skalabilnost
- Približavanje kompanija i klijenata
- Probijanje “zidova” između pojedinih dijelova organizacije te omogućuje puno bolju suradnju
- Mogućnost nadogradnje dodatnim modulima
- Prilagodba sustava
- Pouzdan pristup informacijama
- Sigurnost podataka i prava pristupa
- Standardizirani poslovni procesi
- Sinergija s novim ICT tehnologijama
- Smanjenje troškova poslovanja
- Poboljšana suradnja kroz organizaciju
- Cjelovito ulaganje u ICT
- Olakšana usklađenost s propisima
- Poboljšano upravljanje lancem nabave
Nabroji nedostatke (8) ERP sustava.
- Prilagođavanje rješenja je limitirano
- Potreban je reinženjering poslovnih procesa
- Dugotrajan proces uvođenja
- Visoka cijena sustava
- Ovisnost o proizvođaču rješenja / zahtijevaju neprekidni konzalting
- Složenost sustava / teški su za razumijevanje, uvođenje u rad i održavanje
- Sigurnost sustava
- Otpor i edukacija zaposlenika
Nabroji mitove o ERP sustavu.
- ERP znači više posla i procedura
- ERP čini zaposlenike nepotrebnim i besposlenim
- ERP je u odgovornosti uprave
- ERP je samo za upravu i one koji donose odluke
- ERP je samo za proizvodna poduzeća
- ERP je samo da se impresionira kupca
- ERP paket će riješiti sve probleme
- ERP je prikladan za sve
- ERP je skup
- Poduzeće može uspjeti i bez ERP-a
Objasni životni ciklus ERP sustava.
- Management započinje preselekcijom i promatranjem
- Nakon toga od dostupnih ERP vendora evaluira pakete i planira projekt
- Projekt se sastoji od: Gap analiza, BPR, konfiguracija i prilagodba, obuka ključnih korisnika, testiranje, obuka krajnjih korisnika.
- Nakon toga ERP započinje s radom i post-implementacijom.
Kako odabrati “pravi” ERP sustav?
Primjenom strategije kupnje, razvoja, izdvajanja (outsourcing) ili unajmljivanjem. Potrebno je odabrati ERP rješenje, tim za implementaciju, partnera ili konzultantsku kuću, HW i mrežnu infrastrukturu te sustav za upravljanje bazom podataka.
Nabrojite korake procesa odabira ERP rješenja.
- Donošenje odluke o uvođenju ERP sustava
- Imenovanje voditelja projekta uvođenja ERP sustava
- Odabir projektnog tima
- Donošenje početnog budžeta
- Procjena potreba poslovanja i definiranje liste potreba - RFP (eng. Request for proposal) i slanje RFP-a ponuđačima
- Izrada liste kriterija za odabir ponuđača
- Prikupljanje ponuda
- Odabir najpovoljnijeg ponuđača
- Sklapanje ugovora s konzultantskom tvrtkom
Koja su dva pristupa pri procjeni potreba poslovanja i definiranju liste potreba?
- Analiza zahtjeva
2. GAP analiza