Direccion De Proyectos Flashcards
Define qué es un Proyecto.
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
(Esfuerzo/resultado único/temporal)
Cómo nace un proyecto?
Un proyecto nace a partir de una idea, por la necesidad de resolver un problema, como una oportunidad de negocio o de investigación y desarrollo.
(Idea/necesidades/oportunidad)
Diferencía un Proyecto de una Operación (o conjunto de operaciones)
Proyecto: -Productivo Son esfuerzos especiales Finalidad: lograr objetivos específicos Cuando cumplen el objetivo.. finalizan.
Operaciones:
-Soporte
Son continuas y repetitivas
Son esfuerzos normales
Finalidad: desplazar la misión de la organización
Cuando cumplen el objetivo.. adoptan otro y continúan.
Define si es un proyecto u operación:
Producción en serie de un coche.
Operación
Define si es un proyecto u operación:
Desarrollo de un empaque para un producto.
Proyecto.
Define si es un proyecto u operación:
Pago de nóminas.
Operación.
Define si es un proyecto u operación:
Implementación de un nuevo sistema de cobranza.
Proyecto.
Define si es un proyecto u operación:
Call center.
Operación.
Define si es un proyecto u operación:
Escribir un libro. (Autor)
Proyecto.
Define si es un proyecto u operación:
Tomar fotografías.
Depende. Ejemplo: fotografías por gusto, de distintas cosas .. proyecto. // fotografías en eventos .. operación.
Menciona las tres estructuras organizacionales de un proyecto.
Funcional
Por proyecto
Matricial
Define una estructura funcional:
Son operacionales. Desempeñan la misma función para apoyar la misión de la actividad de la empresa. Son empresas que producen y venden productos estándar. Los proyectos no forman parte de la rutina habitual en la organización. Pueden tener equipo de proyectos internos (de mejora en los productos) pero el PM no ejerce autoridad sobre los miembros del equipo. El jefe si. Y la asignación del personal (el recurso humano) es de tiempo parcial.
Da min. 4 ejemplos de una estructura Funciona (organizacional)
Maquiladoras.
Industria aeroespacial, industria alimenticia, productos químicos y farmacéuticos, maquinaria y herramientas, artículos deportivos.
Cómo es una estructura organizacional por proyectos?
Empresa que desarrolla proyectos grandes, costos y tiempos altos. Empresas que no venden productos estándar. Múltiples proyectos a la vez con avance distinto. Contratación del personal con expertis indicado para un proyecto en específico. Cada proyecto funciona de manera propia. El PM ejerce autoridad sobre los miembros del equipo de proyectos. La asignación del personal (recurso humano) es de tiempo completo.
Da min. 4 ejemplos de una estructura organizacional por Proyectos:
Constructoras, eventos festivos, películas, concursos (belleza, literatura, diseño, etc), libros de un autor.
Qué es una estructura organizacional Matricial ?
Es un híbrido de Estructura Organizacional Funcional y Por Proyectos. Las personas tienen más de una función, reportan a un gerente funcional y a un director de proyectos. Los gerentes funcionales asignan recursos y mantienen su poder sobre ellos. Los directores de proyectos asignan tareas. Contra: lucha de poderes entre áreas.
Da min. 4 ejemplos de una estructura organizacional Matricial.
Hospitales, universidades, Google, Spotify.
Qué es un PM?
Proyect Manager. Éste es el encargado de la gestión de proyectos, con habilidad de comunicación. Es una especie de intermediario entre los clientes y el equipo de trabajo que ejecuta las tareas. Es aquel que planifica, establece los objetivos, supervisa e implementa soluciones o cambios al proyecto(s).
Qué es un programa?
Programa: es un conjunto de proyectos que guardan relación entre sí, para lograr beneficios que no se obtendrían con proyectos individuales. Pueden ejecutarse secuencialmente, total o parcialmente en paralelo.
Qué es un portafolio?
Conjunto de programas (que pueden no estar relacionados entre sí) que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
Cuales son las 5 etapas para llevar a cabo un proyecto?
- Inicio
- Planeación
- Ejecución
- Monitoreo y control (MyC)
- Cierre
En qué se basa el inicio de un proyecto?
Desarrollar una idea.
Identificar interesados: stakeholders, a quienes les conviene que se lleve a cabo el proyecto.
Selección y Declaración del alcance
(quiénes, cuando, por qué, dónde , cómo, cuántos)
Propuesta
Autorización (si: pasar directo a Planeación./ No: regresar al paso 1)
A qué se le llama la Planeación de un proyecto?
Planeación: es el proceso administrativo mediante el cual se determinan las acciones a realizar para alcanzar un objetivo determinado en un plazo establecido, distribuyéndolas en el tiempo, tomando en cuenta los recursos disponibles.
Dame las 4 razones básicas para hacer una Planeación.
Eficiencia, monitoreo y control, incertidumbre (planear preguntas a contestar) y objetivos.
Cómo se ve reflejado el riesgo e incertidumbre, así como el costo de los cambios del proyecto a corto y largo plazo?
Al inicio, o en corto plazo, el riesgo y la incertidumbre es muy variable y están ambos altos, y conforme al transcurso del tiempo, van disminuyendo.
El costo de los cambios del proyecto, al principio, es bajo. Conforme pasa el tiempo, los costos de los cambios van aumentando.
Menciona los tres factores del éxito:
(CAT)
C: costos
A: Alcance
T: tiempo
Describe cuáles son las preguntas a contestar dentro de la Planeación de un proyecto:
Qué se va a hacer? -EDT (estructura desglosada de trabajo)
Quién lo hará? - Asignación de recursos/responsabilidades
Cuánto tiempo? - Cronograma
Cuánto costará? - presupuesto
El final de una Planeación lleva 6 pasos en total. Cuales son?
- Alcance y objetivos
- Estructura desglosada del trabajo (EDT)
Asignación de recursos/ responsabilidades - Cronograma
- Presupuesto
- Política de comunicación
Qué es el alcance? (Inicial A en CAT)
Definición del proyecto: qué se incluye y qué no. Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo.
Define cómo deben de plantearse los objetivos de un proyecto.
Deben ser: Claros y concisos desde el inicio. Establecen qué se realizará. Se definen en función del producto/servicio final. Acuerdo entre sponsors/clientes/ equipo del proyecto. Incluyen los beneficios esperados. Producto final o entregarles. Fecha. Presupuesto.
Dentro del alcance, se encuentran dos apartados. Cuáles son?
- Objetivos.
2. SMART.
Qué significa SMART, en el apartado de alcance, para la Planeación de un proyecto?
SMART:
Specific Measurable Achievable Realistic Time-related
Define si es alcance u objetivo:
Creación de una app gratuita para encontrar lugares recomendados de acuerdo a la necesidad del cliente o a su ubicación.
Alcance.
Define si es alcance u objetivo:
Crear el logo de una empresa para registrar marca Angie el IMIPI en el primer mes del proyecto.
Objetivo.
Define si es alcance u objetivo:
Tener terminada la planeación de la obra de teatro para el 14 Febrero a las 6pm.
Objetivo
Define si es alcance u objetivo:
Realizar una obra de teatro para fines de caridad y fomentación de la cultura.
Alcance.
Menciona de qué se compone “The Golden Circle” de Simon Sinek.
Que para realizar un buen proyecto, se necesita tener en claro lo siguiente:
- Why: Propósito, causa, creencias.
- How: cómo te diferencías de la competencia
- What: Qué producto/ servicio se venderá.
La _____ es la línea base de nuestro proyecto.
Planeación.
La planeación de un proyecto nos aporta:
Credibilidad, línea base, prevención (de dinero y tiempo), eficiencia, la columna vertebral.
