Destinação - Atividades da Fase Corrente Flashcards
Quais são as atividades da fase corrente
Protocolo
Expedição
Arquivamento
Empréstimo
Consulta
Destinação
Primeiro classifica-se o documento depois vai saber o …
Tempo de guarda
Destinação
Plano (código de classificação)
Tabela de temporalidade
Regras para eliminação
Plano de classificação
Classificar os documentos
Atribuir um código para todos os documentos do arquivo/organização
Códigos com hierarquia vão de um conteúdo geral para um conteúdo particular
Facilitar o arquivamento e a recuperação da informação
Ex: férias 024.2, aquisição de materiais permanentes 033.2
Não existe arquivamento por espécie
Como funciona o plano de classificação, elaboração
É elaborado com base nas funções e atividades da instituição
Existe um plano de classificação pronto?
Sim para atividades meio
Toda instituição possui atividades meio e atividades fim, atividades meio são aquelas iguais ou comuns para toda instituição pública, atividade fim é aquilo que diferencia uma da outra
Ex: de comum, gestão de pessoas, financeiro, material
Para elas existe um plano de classificação pronto
Classificação é realizada na fase …
Corrente
Classificação de documentos por meio do …..
Avaliação de documentos por meio da ……
Plano de classificação
Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade, estrutura
Código e descritor do código proveniente do plano de classificação
Prazos de guarda para fase corrente e fase intermediária
Destinação final: guarda permanente, eliminação …
Tabela de temporalidade, definição
Instrumento de define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos
Quem elabora a tabela de temporalidade de uma instituição?
É elaborada por uma CPAD (Comissão permanente de avaliação de documentos)
Órgão do poder judiciário - CG (comitê gestor)
A tabela de temporalidade pode ser 100% aplicável?
Ela deve ser aprovada por autoridade competente na específica esfera de atuação
P.E - Instituição arquivística
P.J - Aprovada em sessão administrativa
Os prazos de guarda na tabela de temporalidade são indicados em …
Anos
Vigência
Evento (homologação da aposentadoria, aprovação de …)
Os prazos de guarda são definidos com base em ….
Definidos com base na legislação e na necessidade administrativa
Ex: 5 anos por conta da lei (prescrever) + 2 para prevenção (auditoria do órgão)
A tabela de temporalidade será aprovada por autoridade competente na específica esfera de atuação, a saber:
Poder executivo
Federal: arquivo nacional
DF: arquivo público do DF
Estadual: arquivos estaduais
Municipal: arquivos municipais
Plano de destinação
Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos que não constem de tabela de temporalidade e destinação de documentos
Apenas para um conjunto documental, enquanto que a tabela é para todos os arquivos da instituição
Instrumento de avaliação aplicado para documentos específicos
Massa documental acumulada
Plano de destinação apenas para documentos ou conjuntos que atendam os seguintes critérios:
Volume grande de documentos produzidos pela instituição, não possuir valor secundário, ou seja, sem guarda permanente.
Não possuem valor secundário e não são mais produzidos pelo órgão ou entidade
Destinação final pode ser ou a eliminação ou a guarda permanente
A eliminação de um documento pode ser por …
Fragmentação
Pulverização
Desmagnetização
O indivíduo que destruir documento público …
ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa
A eliminação de documentos digitais e não digitais, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR
Ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas comissões permanentes de avaliação de documento (CPAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta resolução
Os órgãos só poderão eliminar os documentos se tiverem a CAPD e a TT
O instrumento utilizado para avaliação de massas documentais acumuladas é o …
Plano de destinação
Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos
Caso possuam comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência
A autorização para a eliminação de documentos digitais e não digitais dar-se-á mediante
Aprovação do código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos elaborados pela comissão permanente de avaliação de documentos CPAD de cada órgão ou entidade e aprovados pela instituição arquivística pública em sua esfera de competência
Eliminação processos
Listagem de eliminação (para aprovação)
Edital de ciência de eliminação (publicado) +30 a 40 dias para consulta pública
Efetivação da eliminação (termo de eliminação de documentos)
3 documentos para eliminar um volume de documentos
