Destinação - Atividades da Fase Corrente

Question 1

Quais são as atividades da fase corrente

Answer 1

Protocolo
Expedição
Arquivamento
Empréstimo
Consulta
Destinação

Question 2

Primeiro classifica-se o documento depois vai saber o …

Answer 2

Tempo de guarda

Question 3

Destinação

Answer 3

Plano (código de classificação)
Tabela de temporalidade
Regras para eliminação

Question 4

Plano de classificação

Answer 4

Classificar os documentos

Atribuir um código para todos os documentos do arquivo/organização

Códigos com hierarquia vão de um conteúdo geral para um conteúdo particular

Facilitar o arquivamento e a recuperação da informação

Ex: férias 024.2, aquisição de materiais permanentes 033.2

Não existe arquivamento por espécie

Question 5

Como funciona o plano de classificação, elaboração

Answer 5

É elaborado com base nas funções e atividades da instituição

Question 6

Existe um plano de classificação pronto?

Answer 6

Sim para atividades meio

Toda instituição possui atividades meio e atividades fim, atividades meio são aquelas iguais ou comuns para toda instituição pública, atividade fim é aquilo que diferencia uma da outra

Ex: de comum, gestão de pessoas, financeiro, material

Para elas existe um plano de classificação pronto

Question 7

Classificação é realizada na fase …

Answer 7

Corrente

Question 8

Classificação de documentos por meio do …..
Avaliação de documentos por meio da ……

Answer 8

Plano de classificação
Tabela de temporalidade

Question 9

Tabela de temporalidade, estrutura

Answer 9

Código e descritor do código proveniente do plano de classificação

Prazos de guarda para fase corrente e fase intermediária

Destinação final: guarda permanente, eliminação …

Question 10

Tabela de temporalidade, definição

Answer 10

Instrumento de define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos

Question 11

Quem elabora a tabela de temporalidade de uma instituição?

Answer 11

É elaborada por uma CPAD (Comissão permanente de avaliação de documentos)

Órgão do poder judiciário - CG (comitê gestor)

Question 12

A tabela de temporalidade pode ser 100% aplicável?

Answer 12

Ela deve ser aprovada por autoridade competente na específica esfera de atuação

P.E - Instituição arquivística
P.J - Aprovada em sessão administrativa

Question 13

Os prazos de guarda na tabela de temporalidade são indicados em …

Answer 13

Anos
Vigência
Evento (homologação da aposentadoria, aprovação de …)

Question 14

Os prazos de guarda são definidos com base em ….

Answer 14

Definidos com base na legislação e na necessidade administrativa

Ex: 5 anos por conta da lei (prescrever) + 2 para prevenção (auditoria do órgão)

Question 15

A tabela de temporalidade será aprovada por autoridade competente na específica esfera de atuação, a saber:

Answer 15

Poder executivo

Federal: arquivo nacional
DF: arquivo público do DF
Estadual: arquivos estaduais
Municipal: arquivos municipais

Question 16

Plano de destinação

Answer 16

Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos que não constem de tabela de temporalidade e destinação de documentos

Apenas para um conjunto documental, enquanto que a tabela é para todos os arquivos da instituição

Instrumento de avaliação aplicado para documentos específicos

Massa documental acumulada

Question 17

Plano de destinação apenas para documentos ou conjuntos que atendam os seguintes critérios:

Answer 17

Volume grande de documentos produzidos pela instituição, não possuir valor secundário, ou seja, sem guarda permanente.

Não possuem valor secundário e não são mais produzidos pelo órgão ou entidade

Question 18

Destinação final pode ser ou a eliminação ou a guarda permanente

A eliminação de um documento pode ser por …

Answer 18

Fragmentação
Pulverização
Desmagnetização

Question 19

O indivíduo que destruir documento público …

Answer 19

ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa

Question 20

A eliminação de documentos digitais e não digitais, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR

Answer 20

Ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas comissões permanentes de avaliação de documento (CPAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta resolução

Os órgãos só poderão eliminar os documentos se tiverem a CAPD e a TT

Question 21

O instrumento utilizado para avaliação de massas documentais acumuladas é o …

Answer 21

Plano de destinação

Question 22

Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos

Answer 22

Caso possuam comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência

Question 23

A autorização para a eliminação de documentos digitais e não digitais dar-se-á mediante

Answer 23

Aprovação do código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos elaborados pela comissão permanente de avaliação de documentos CPAD de cada órgão ou entidade e aprovados pela instituição arquivística pública em sua esfera de competência

Question 24

Eliminação processos

Answer 24

Listagem de eliminação (para aprovação)

Edital de ciência de eliminação (publicado) +30 a 40 dias para consulta pública

Efetivação da eliminação (termo de eliminação de documentos)

3 documentos para eliminar um volume de documentos