CURS 1

Question 1

Organigramă

Answer 1

reprezentarea grafică a structurii organizatorice a unei instituții

Question 2

Structura organizatorică

Answer 2

Ansamblul persoanelor și compartimentelor de muncă, modul în care sunt constituite și grupate și legăturile care se stabilesc între ele

Question 3

ROF

Answer 3

Regulamentul de Organizare și Funcționare

Question 4

ROI

Answer 4

Regulamentul de Ordine Interioară

Question 5

Ce este ROF?

Answer 5

• primul care se întocmește când ia naștere o instituție
• cel mai important element de reglementare
• se referă la organizarea și funcționarea instituției dar și a fiecărui departament în parte

Question 6

Ce este ROI?

Answer 6

• ține mai mult de reguli de comportament în interiorul instituției, programul de lucru și circulația documentelor
• trebuie permanent actualizat în conformitate cu dinamica de dezvoltarea departamentelor

Question 7

Secretariatul

Answer 7

Nucleul funcțional al unei organizații cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe

Question 8

Activități ale secretariatului

Answer 8

• cu caracter specific de secretariat
• prin care sunt îndeplinite sarcinile din fișa postului
• pe care secretarele le inițiază singure
• de reprezentarea șefilor

Question 9

Activități cu caracter specific de secretariat

Answer 9

• preluarea și transmiterea mesajelor telefonice
• redactarea scrisorilor dictate de șef
• înregistrarea și clasarea corespondenței

Question 10

Activități prin care sunt îndeplinite sarcinile din fișa postului

Answer 10

• Prelucrarea și transmiterea informațiilor
• Traducerea scrisorilor și a documentelor
• Primirea vizitatorilor
• Utilizarea programelor specifice

Question 11

Activități pe care secretarele le inițiază singure

Answer 11

• Cursuri de perfecționare
• Instruirea secretarelor din subordine

Question 12

Activități de reprezentare a șefilor

Answer 12

• Primiri oficiale
• participarea la discuții cu parteneri de afaceri

Question 13

Sarcini și atribuții ale activității de secretariat (11)

Answer 13

• Tehnoredactarea, înregistrarea și repartizarea corespondenței
• atribuții de documentare
• cunoașterea unei limbi străine pentru traduceri
• scrierea rapidă a discuțiilor din ședințe, conferințe, întâlniri de afaceri
• activități de protocol și relații cu publicul
• secretara întocmește referatul cu necesarul de rechizite pentru secretariat și ține evidența personalului, concediilor, evenimentelor profesionale
• pregătirea călătoriilor de serviciu ale șefului
• cunoașterea și folosirea aparaturii moderne de birou
• organizarea ședințelor
• perfecționarea permanentă
• supraveghere a personalului din subordine

Question 14

Atribuții de documentare (la ce se referă?)

Answer 14

Selectarea și prezentarea materialului sub formă de tabele, scheme, statistici

Question 15

Activități de protocol și relații cu publicul (la ce se referă?)

Answer 15

• Primirea vizitatorilor și partenerilor de afaceri
• cunoaștere a regulilor de comportamente specifice țării din care vine partenerul

Question 16

Secretariatele dispun de:

Answer 16

Resurse umane și materiale

Question 17

Resurse umane =

Answer 17

personalul angajat

Question 18

Resurse materiale =

Answer 18

Obiecte și mijloace prin care se asigură condițiile de muncă:

1. spațiul de lucru
2. obiecte de iluminat
3. mobilier, izolare fonică etc.
4. aparate moderne de birou

Question 19

În firmele mari, conducerea este:

Answer 19

centralizată (birouri specifice de registratură, secretariat, protocol)

descentralizată (șefi de cabinete, secretarii conducătorilor)

Question 20

În instituțiile mici, conducerea și așezarea fizică sunt:

Answer 20

Centralizate

Question 21

Avantajele organizării centralizate (3)

Answer 21

• Așezarea echipamentelor de birou în același loc -> utilizarea lor la capacitate maximă
• pregătirea noilor angajați este rapidă
• cost scăzut al investițiilor în aparatura de birou și întreținerea acesteia

Question 22

Ce trebuie să se afle pe biroul secretarei?

Answer 22

Doar esențialul.

Telefonul (în stânga) - se ridică cu mâna stângă pentru ca dreapta să fie liberă pentru a nota

• agenda mereu deschisă + creion și gumă
• fișă pentru înregistrarea mesajelor telefonice
• scadențarul cu termene
• dosar în curs de rezolvare

Question 23

Cum trebuie să fie lumina în birou?

Answer 23

Centrată pe suprafața de lucru = ușurează concentrarea

lămpi cu lumina dirijată spre tavan = oferă calmitate

vie și directă = îndeamnă la acțiune