Controlling Flashcards
MCS’s gaan over de vraag
hoe kunnen organisaties er zeker van zijn dat hun medewerkers overal in de hiërarchie hun werk juist doen en hun verantwoordelijkheden nemen
Het hoofddoel van management control
Gedrag positief te beïnvloeden daardoor waarschijnlijker wordt dat hierdoor de organisatie doelen worden gehaald
Welke brede categorieen van management
- Doel zetten (Objectives setting)
- Formuleren strategie
- Management control (op basis van strategie)
Wat is belangrijk voor een medewerker als het gaat om MC? Wat bereik je met MCS?
1) Weet een werknemer wat hij moet doen? (gebrek aan richting)
2) Zal de werknemer de doelen van de organisatie nastreven in lijn met de strategie? (motivatie) => Werknemers zijn zelf gecentreerd.
3) Kunnen ze het juist doen? (persoonlijke limitatie)
Goede controle
betekend dat het management redelijk zeker kan zijn dat er geen grote onverwachte verassingen komen
Perfecte controle
bestaat niet. MSC’s zijn duur en het niet hebben van perfecte controle noemen ze controle verlies. Als de kost van een MSC’s lager is dan de baat zou deze moeten worden geïmplementeerd. Er wordt gestuurd op adequate controle in plaats van perfecte controle. Behalve als fouten echt niet kunnen, denk aan nucleaire plant.
4 strategieen om controle te vermijden
1) Activiteit elimineren (denk aan server, cloud diensten etc.)
2) Automatiseren (denk aan robots of automatisch handelen op de beurs).
3) Centraliseren van beslissingen. Dit werkt helaas alleen bij kleine bedrijven waarin de eigenaar de beslissingen maakt.
4) Delen van risico’s. doormiddel van een verzekering of joint venture.
Welke vier soorten van controle
- Results contol
- Action control
- Personal control
- Cultrual control
Wat is Results controls
sturen op de uitkomsten van medewerkers. Goede uitkomsten worden beloont met extra geld (pay per performace). Het zorgt er ook voor de medewerkers hun talent ontwikkelen en ontdekken en zo worden geplaatst op posities waar ze goede presenteren. Er wel veel bewijs en twijfel of dit daadwerkelijk als motivator werkt. Het is een indirecte vorm van sturen.
Meritocrasies
In een meritocrasie worden beloningen gegeven aan getalenteerd en hardst werkende medewerkers. Niet aan diegenen met de beste connecties.
Employee empowerment
een benadering in management in de 1990’s waarbij het gedrag van medewerkers werd beïnvloed. Result control is hierin een belangrijke factor.
Decentralisatie
probeert een entrpreneurial model (ondernemersmodel) binnen grote organisaties te maken door managers beslissingsautoriteit te geven en ze verantwoordelijk te houden voor de resultaten. Het kan ook negatief uitpakken omdat je dingen misloopt ‘scale of economics’, interne kosten die verhogen, onnodig complex maken van de organisatie.
organizational architecture
Decentralisatie en incentive systems (betalen voor prestatie) zij vaak met elkaar verbonden, dit noemen ze samen organizational achitecture
4 stappen van results control
1) Definiëren van de prestatie dimensies
a. Goed nakijken wat wenselijk is. Het gedrag is niet altijd in lijn met de prestatie dimensies.
2) Meet de definities (smart definiëren)
a. Gewicht toekennen aan prestaties kan positief werken
3) Zet de targets voor de medewerkers
a. Targets heeft een positief effect door:
i. Het kan motivatie verhogen omdat er duidelijke doelen zijn
ii. Werknemers kunnen hun eigen werk onderzoeken (feedback op targets).
4) Voorzie de beloning bij halen van de targets
a. Extrinsieke motivatie: salaris, bonus, vrijheid etc.
b. Intrinsieke motivatie: waardering (publiekelijk), doel bereiken.
c. Organisaties moeten medewerkers zo goed mogelijk belonen in een zo kosten effectieve manier.
Expectancy theory
De expectancy theory stelt dat individuen gemotiveerd worden om op een bepaalde manier te handelen op basis van hun verwachtingen van het resultaat en de waarde die zij hechten aan dat resultaat. Het stelt dat mensen een bepaalde handelwijze zullen kiezen als ze geloven dat dit zal leiden tot een wenselijk resultaat.
De drie punten waar aan moet worden voldaan bij Results control (condities)
1) Organisaties moeten vastleggen welke resultaten wenselijk zijn in de te controleren gebieden.
a. De juiste gebieden en juiste gewichten moeten toegekend worden.
2) De medewerker die gecontroleerd wordt moet voldoende invloed hebben op het resultaat.
a. Controllability priciple = Je moet er invloed op kunnen uitoefenen(controle op hebben).
3) Organisaties moeten het meten van de resultaten effectief doen.
a. Om het juiste gedrag op te roepen moeten de metingen van het resultaat:
i. Precies, de meting moet exact (precies zijn) zelf als we niet weten hoe dicht deze bij het gewenste resultaat (accuraat) zitten.
1. Accuraat = hoe dicht zitten de pijlen bij de roos
2. Precies = hoe dicht zitten de pijlen bij elkaar
ii. Objectief, dit kun je krijgen door de metingen te laten doen door:
1. Mensen die niets met de te meten persoon te maken hebben (andere afdeling).
2. Auditors, externe partij.
iii. Op tijd, hiervoor zijn twee redenen/voordelen:
1. Werknemers moeten continue gemotiveerd worden. Dus ook een incentive moet duidelijk zijn waarbij het hoort.
2. Als er een interventie moet plaatsvinden ben je nog op tijd.
iv. Begrijpelijkheid, hierin zijn twee dingen belangrijk:
1. De werknemer moet weten welke gedrag gecontroleerd wordt. Waarvoor wordt hij verantwoordelijk gehouden.
2. Werknemers moeten weten wat ze moeten doen om de meting te beïnvloeden.
v. Kosten effectief zijn.
1. Als de kosten en baten niet uitkomen dan niet doen.
Action control
is de meest directe manier van controle omdat ze zorgen dat de medeweker verplicht het juiste gedrag vertoont. Er zijn vier basis vormen:
Basis vormen van action control
1) Behavioral constraints
a. Denk aan camera’s tegen diefstal
b. Segregation of information principe, verdelen van de informatie.
c. Separation of duties, geld zaken verdelen over 2 mensen
d. Poka Yokes, een controle stap in het process.
2) Preaction reviews, streng toezicht en toestemming voordat iets wordt opgepakt.
3) Action accountability, monitoren en direct actie ondernemen. Denk aan GPS systeem voor chauffeurs.
4) Redundancy, meer mensen of equipment gebruiken dan nodig is om ervoor te zorgen dat het goed gebeurd. Bijvoorbeeld back up pomp.
Actie controle is het meest effectief als
1) Organisaties duidelijk hebben welke acties wel of niet gewenst zijn.
a. Duidelijk definiëren welke acties.
2) Organisaties ervoor kunnen zorgen dat deze acties wel of niet gebeuren.
a. Om de effectiviteit van de actie controle te bepalen spelen deze criteria een rol:
i. Precisies, hoeveel fouten er mogen zitten in de indicatoren voor goed of slecht gedrag.
ii. Objectiviteit, rapport over jezelf is misschien precies maar niet objectief.
iii. Tijdigheid,
iv. Begrijpelijkheid.
Actiecontroles kunnen meestal niet perfect zijn, dus er zijn enkele hiaten die moeten worden opgevuld. Organisaties gebruiken personeels- en cultuurcontroles om werknemers te motiveren om hun eigen gedrag te controleren (personeelscontroles) of elkaars gedrag te controleren
Is action control preventief of reactief
Action controls zijn vaak preventief hierin is action accountability de uitzondering, dit is beide
Drie doelen van personal control
heeft het fundament in het feit dat medewerkers de natuurlijke tendens hebben zichzelf te controleren of motiveren. Het wordt ook wel intrinsieke motivatie of loyaliteit genoemd.
Het heeft drie doelen:
1) Het helpt om duidelijke verwachtingen te scheppen
2) Het zorgt ervoor dat elke medewerker die goed werk wil leveren de juiste tools en tijd heeft.
3) Het zorgt dat medewerkers aan zelf monitoring doen, d.w.z. een kracht die ervoor zorgt dat je gecommitteerd bent.
Hoe implementeer (mechanisme) je personal control
1) Selectie en plaatsing
a. Juiste man voor de juiste job.
2) Training
a. Mensen trainen voor hun werk. Gekwalificeerde medewerkers zijn vaak gemotiveerder.
3) Job design & recoursing (juiste persoon op juiste plek!)
a. Zorgen dat de medewerkers niet overlopen en hun eigen werk kunnen bepalen.
Cultural control
zijn ontwikkeld om collega’s onder elkaar te monitoren. Groepsdruk wat ervoor zorgt dat de normen en waarden van de cultuur overgaan naar alle medewerkers.
Culturen worden gebouwd op de gedeelde tradities, normen, waarden, geloven, ideologieën en gedragingen van een groep.
Codes of conduct is een manier om cultuur vorm te geven binnen een organisatie.
Groep gebaseerde beloningen komen cultuur ten goede, net als ownership (aandelen in bedrijf).
Job rotation is ook een vorm van verspreiding van cultuur.
Wat is Tightness (striktheid) bij control
hoge mate van zekerheid dat werknemer zich gedragen in het beste belang van de organisatie.