Ciclo Vital dos Documentos Flashcards
Teoria das 3 Idades
Os arquivos são “considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário”
Em se baseia a frequência de uso
Se refere à regularidade com que os documentos são acessados ou consultados.
Quanto maior a frequência de uso, mais perto esse documento precisa estar de seus potenciais usuários
Identificação do valor do documento
Processo essencial na arquivologia que envolve determinar a importância e a utilidade de um documento ao longo do tempo.
Outras denominações para o valor primário
Valor administrativo, valor imediato (ao contrário do mediato, que é o valor permanente) e até mesmo valor eventual.
Definição de Valores Primários
É uma medida de sua relevância e utilidade imediata para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
e seu valor legal e fiscal.
Definição de Valores Secundários
É uma medida de sua relevância e utilidade a longo prazo, valores atribuídos a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
Lei Nacional de Arquivos
Lei 8.159/1991
Como são identificados os documentos públicos de acordo com a legislação
São identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Teoria das 3 Idades segundo a legislação
A Lei 8.159/91 fala novamente em frequência de uso (consultas) e no valor do documento, especialmente aqueles considerados “permanentes”, aos quais a legislação atribui valor histórico, probatório e informativo
Divisão dos arquivos segundo a Teoria das 3 Idades na legislação.
Podemos dividir os arquivos em três grandes grupos (definidos por Jean-Jacques Valette em 1973): arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.
Características do arquivo corrente
- Primeira fase do ciclo documental;
- Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
- Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa.
- Possuem valor primário e sua consulta é restrita ao produtor.
Fluxo dos arquivos corrente
Arquivo Corrente é TRANSFERIDO para o Arquivo Intermediário
Arquivo Corrente é RECOLHIDO para o Arquivo Intermediário, ou eliminados, caso não sejam mais necessários
Se for usado, deve seguir esses termos TRANSFERIDO e RECOLHIDO
Características do arquivo intermediário
- Segunda fase do ciclo documental
- Conjunto de documentos originários de arquivos correntes (sua consulta é restrita ao produtor ou a quem ele autorizar), com uso pouco frequente (não precisam ficar próximos aos setores de trabalho), que aguarda destinação (recolhidos para o arquivo Permanente ou eliminados).
- Ainda possuem valor primário, podendo ser requisitados para uso imediato.
- São transitórios e, também, são conhecidos como “limbo”, “pré-arquivo” ou “purgatório”.
Características do arquivo permanente
- Terceira e última fase do ciclo vital de documentos.
São os arquivos Permanentes. Estes são oriundos dos arquivos Corrente ou Intermediário compostos pelos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição. - Deve ser arquivado de forma definitiva e jamais poderá ser eliminado
- Passam a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores.
- Devem situar-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público como centros culturais, de informação,
Universidades, etc. - É importante também que possuam salas de consulta adequadas.
Arquivo Permanente: documento pode “voltar” ou ser
eliminado?
Condições para o documento ingressar no Arquivo Permanente:
✓ Esgotamento do Valor Primário
✓ Existência do Valor Secundário, que não prescreve
Arquivo Morto
A denominação arquivo morto é rechaçada pela comunidade arquivística porém, muitas bancas (VUNESP, AOCP, OBJETIVA, ETC) usam a publicação de Rosineide Magalhães de Sousa (Técnicas de Redação e Arquivo) que diferencia tipos de arquivo (morto, inativo e ativo) e espécies de arquivos (corrente, temporário e permanente).
