Arquivamento e ordenação Flashcards
Defina o que é o arquivamento horizontal
- documentos ficam dispostos em posição paralela a pratileita
- documentos são colocados uns sob os outros
- não aconselhavel para os arquivos correntes
-amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como arquivos permanentes
defina o arquivamento vertical
-documentos ficam na posição perpendicular 90º a prateleira
- documentos e fichas colocados um atras dos outros
- usado em arquivo corrente
quais são as fases, etapas, operações do arquivamento de acordo com marilena leite? IECCOG
- Inspeção
- Estudo
- Classificação
- Codificação
- Ordenação
- Guarda
o arquivista examina cada documento para verificar se ele se destina ao arquivamento. Essa verificação se procede mediante leitura do ultimo despacho ou pela observancia de uma rotina preestabelecida.
qual a fase/etapa/operação citada?
Inspeção
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuida, a existencia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referencias cruzadas.
qual a fase/etapa/operação citada?
Estudo
Se fundamenta na interpretação dos documentos. Para isso é indispensavel conhecer o fundamento e as atividades desenvolvidas no orgão . Para a realização dessa etapa, é fundamental a aplicação do fundo de classificação , instrumento que separa os documentos em classes. OPERAÇÃO INTELECTUAL
qual a fase/etapa/operação citada?
classificação
Nessa fase, o arquivista impõe nos documentos os simbolos correspondentes ao metodos de arquivamento adotado. recomenda que seja feita a lapis, afim de possibilitar eventuais correções.
qual a fase/etapa/operação citada?
codificação
é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dos dados. Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias. Os objetivos da _____ são agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. OPERAÇAO INTELECTUAL
qual a fase/etapa/operação citada?
ordenação
Essa etapa consiste no arquivamento propriamente dito . É a colocação do documento na respectiva pasta, arquivo ou estante. Se o documento for arquivado erroneamente pode ficar perdido embora esteja guardado dentro do movel.
qual a fase/etapa/operação citada?
Guarda de documentos
O que é o emprestimo de documento?
é a transferencia fisica e temporaria de documentos com fins de referencia, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
Na fase do emprestimo, deverá ser utilizada a guia fora,que ficara no lugar da pasta, juntamente do recibo. O que é o guia fora?
é um indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento, ou item documental para assinalar sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha fantasma. Coloca no local do documento que esta fora.
Existem 3 métodos de arquivamento. Quais são eles? B/P/A
Básicos
Padronizados
Alfanumericos
Existem existem dois sistemas de arquivamento, o sistema ______ e o sistema ______. O sistema _____ é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado ( métodos ______ e _____). Já o sistema ______ é aquele em que para localizar o documento é preciso antes consultar um indice ou um codigo, caracteristico dos metodos que organizam os documentos por numeros como o _____, ______ e o _______.
Direto/Indireto/Direto/Alfabeticos/Geograficos/ Indireto/ Simples/ Cronologico/ Digito -terminal.
Considerado um método simples onde o principal elemento é o nome e que utiliza do sistema direto. Tem essas vantagens: rápido, direto, fácil, barato; e tem essa desvantagem: quando o volume de documentos é muito grande há a tendencia de erros nos arquivamentos devido ao cansaço visual.
Qual é o método supracitado?
método básico alfabético.
No método básico alfabético de arquivamento existem 13 regras de alfabetização. Complete os espaços em branco:
1- Nos nomes de pessoa física, considera o ______ _______ e depois o _______ .
2- sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hifen _____ se separam.
3- Os sobrenomes formados com as palavras ______,______ ou _______ seguem a regra dos sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo.
4- As iniciais abreviativas de prenomes tem _____ na classificação de sobrenomes iguais.
5- Os artigos e preposições ____ são considerados.
6- Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do _____ _____, então vão para ______, mas não são considerados na ordenação alfabetica (somente quando servirem de elemento de distinção).
7- os titulos ___ são considerados na alfabetização, sao colocados apos o nome completo entre ____
8- os nomes estrangeiros são considerados pelo ultimo sobrenome, salvo os nomes ____ ou ______
9- As particulas de nomes estrangeiros podem ser consideradas quando escritas com letra ______. Como Dylan O’Brien
10- Os nomes espanhois são registrados pelo ______sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
11- Os nomes ______,______ e _______ são registrados como se apresentam.
12- Os nomes de firmas e empresas são registrados como se apresentam ____ considerando o artigo ou a preposição que acompanham, colocando -o em parenteses.
13- Nos titulos de congressos, reuniões os numeros arabicos, romanos ou escritos devem aparecer no ____ em parenteses.
1: ultimo sobrenome/ prenome
2: não
3: santa, santo, são
4- preferencia
5- não
6- ultimo sobrenome, frente
7- não/ parenteses
8- espanhois/ orientais
9- Maiuscula
10- penultimo
11- japones, chineses e arabe
12- naõ
13- fim
Sobre o método geografico de acordo com o ESTADO. (nome do estado, cidade, correspondente). Quando se organiza por estados, as ______ devem aparecer em ______ lugar, por estado, independente da ordem alfabética em relação as demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. É utilizado guias divisórias, com notações indicativas dos nomes dos estados.
capitais/ primeiro
Considerado um método básico, no qual utiliza o sistema direto, o método ________ é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedencia e o local. Melhores ordenações _______ são :
1- nome do estado, cidade, correspondencia
2- nome da cidade, estado e correspondencia.
Suas vantagens são: direto e facil manuseio
e suas desvantagens: exige duas classificações - local e nome do correspondente
GEOGRAFICO/ GEOGRAFICAS
Sobre o método geografico de acordo com a CIDADE, (nome da cidade, estado, correspondente). Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a _____ _______, não havendo destaques para as ______. Não necessita de guias divisórias.
ordem alfabética/ capitais.
Sobre o método geografico de acordo com o PAÍS, (país, cidade, correspondente). Primeiro coloca o país, seguido pela capital e ao correspondente. As cidades são colocadas em ordem _____
alfabetica
Ainda no sistema básico, o método _____, no qual faz parte do sistema _____, tem como seu principal elemento o número. Para se localizar um documento, deve-se recorrer a um indice alfabetico, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A escolha irá recair sobre esses 3 métodos: ____,_____,_____. A numeração obedece somente a ordenação sequencial.
Numerico/ Indireto/ Cronologico/ simples/ digito terminal
Sobre os metodos numericos, que faz parte do sistema indireto. Qual metodo é esse?
- Constitui na atribuição de um numero a cada correspondente ou cliente (física ou juridica), obedecendo a ordem de entrada ou de registro, SEM QUALQUER PREOCUPAÇÃO COM A ORDEM ALFABETICA. Tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados.
metodo numerico simples
Sobre os metodos numericos, que faz parte do sistema indireto. Qual metodo é esse?
- Surgiu para evitar erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo o elemento principal é o numero. Os documentos são enumerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o médodo: os numeros são dispostos em 3 grupos de 2 digitos cada um e lidos da direita pra esquerda
metodo numerico digito terminal
Sobre os metodos básicos. Qual o nome desse método?
- Não é de facil aplicação pois depende da interpretação dos documentos sob analise, porém é recomendado nos casos de ampla massa de documentos e variedades de assuntos. Não existem esquemas padronizados de classificação por assunto, então cada instituição deverá elaborar seu plano próprio de classificação, em que os assuntos devem ser agrupados sob titulos principais e esses subdivididos em titulos especificos (dos conceitos gerais pro especificos )
Metodo por assunto (ideograficos)
Os metodos por assunto ou ideograficos podem ser divididos em: ________,______.
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação arquivada por pequeno deve-se adotar o metodo ______ que pode ser dividido em alfabetico ou enciclopedico.
Os medodos _______ são divididos em duplex ( dividido por classes, numero ilimitado de classes, separado por traços); decimal (numero limitado d classes 10, separado por pontos); unitermo (numero do registro em ordem crescente).
Alfabeticos/ Numericos
