Apostila 01 Flashcards by Jessica Raenger

Qual o maior objetivo da implantação do SGQ ou SGI dentro das empresas?

A MELHORIA CONTÍNUA

Material mais precioso é a série ISO9000, um instrumento gerencial para atender ao objetivo do planejamento estratégico

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Faça um simples PLANEJANENTO ESTRATÉGICO HIPOTÉTICO:

OBJETIVO

SITUAÇÃO ATUAL

PREMISSAS SOBRE O FUTURO

AÇÕES

INDICADORES DE DESEMPENHO

RESPONSÁVEIS

ESPECIFICAÇÕES ADICIONAIS

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Qual a característica de cada aspecto do PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO?

Objetivo: claramente definido, e seja específico, mensurável, alcançável, relevantes e temporal

Situação atual: descrita de forma concisa e objetiva.

Premissas sobre o futuro: realistas e baseadas em dados e informações

Indicadores de desempenho: relevantes para o objetivo para que possam ser usados para avaliar o progresso do programa

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Quais os passos para um planejamento adequado?

Situação atual; definição dos objetivos, (vice-versa); desenvolvimento de estratégia; implementação das estratégias; avaliação dos resultados

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Os níveis de planejamento são uma forma de classificar os planos de acordo com seu alcance, abrangência e profundidade. cite os 3 mais comuns:

Estratégico: mais alto, define os objetivos de longo prazo da organização e as estratégias para alcançá-los

Tático: intermediário, traduz os objetivos estratégicos em planos de ação específicos para cada área ou departamento da organização.

Operacional: mais baixo, define as atividades específicas que devem ser realizadas pra implementar os planos de táticos.

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Quais as etapas do planejamento estratégico? Quais são as 5?

Definição de objetivos: participação de todos.

Análise ambiente interno e externo: para identificar forças e fraquezas, bem como ameaças e oportunidades.

Desenvolvimento de estratégias: para alcançar os objetivos alinhadas a análise do ambiente.

Implementação: alocação de recursos, , desenvolvimento do plano de ação e o monitoramento do progresso

Avaliação: avalia as estratégias, monitora os resultados e identifica as áreas de melhorias.

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Características do planejamento estratégico?

Pensar no futuro

Estar aberto a mudanças

Envolver todos

Conseguir acordo

Aprender com a prática

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O que é missão?

Razão de existir a empresa, o que faz e para quem.

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O que é visão?

Objetivo de longo prazo da organização, o que ela quer ser no futuro.

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O que é negócios?

Atividades principais da organização, o que ela faz para gerar receita

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A matriz SWOT é dividida em 4 frases, quais são:

Forças
Fraquezas
Oportunidades
Ameaças

Líderes devem reunir uma equipe para identificar e avaliar esses pontos.

É uma ferramenta que auxilia o planejamento estratégico!!!

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A matriz SWOT pode ser usada para uma variedade de propósitos, incluindo:

Identificar estratégicas que capitalizem nos pontos fortes, superem suas fraquezas, explorem oportunidades e mitiguem ameaças.
Ajuda os líderes a tomar decisões informadas sobre como a organização deve se posicionar no mercado
Ajudar os líderes a alocar recursos de forma eficaz para atender as suas necessidades

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A matriz GUT é uma ferramenta de priorização, que ajuda a identificar e classificar problemas ou tarefas com base em quais critérios?

GRAVIDADE: a gravidade de um problema é a medida de seu impacto negativo.

URGÊNCIA: necessidade de atenção imediata.

TENDÊNCIA: é a medida de sua probabilidade de piorar com o tempo.

Líderes devem reunir a equipe para discutir.

Escala de 1a5 para cada critério.

A pontuação total é obtida da MULTIPLICAÇÃO da gravidade, urgência e tendência.

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A Matriz GUT permite que as organizações tomem decisões informadas sobre como priorizar seus recursos.. quais os propósitos?

Priorização de problemas para serem resolvidos

Priorização de tarefas que precisam ser concluídas

Priorização de projetos que precisam ser iniciados ou concluídos

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A ferramenta 5W2H é uma técnica de planejamento e organização que ajuda a definir e documentar um projeto ou tarefa. Quais as sete perguntas?

O que

Porque

Quem

Onde

Quando

Como

Quanto

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Quais os benefícios da ferramenta 5W2H?

Garante todos os aspectos de um projeto seja considerado

Estrutura clara para o planejamento e execução do projeto

Evita atrasos e erros

Melhora a comunicação e colaboração entre os envolvidos no projeto

Programa x projeto?

Programa é um conjunto de projetos relacionados que trabalham juntos para alcançar um objetivo em comum.

Projeto é um esforço temporário que é realizado para criar um produto, serviço ou resultado único.

Projeto x programa

Projeto é um esforço temporário que é realizado para criar um produto/ serviço ou resultado único. Projetos geralmente usados para resolver problemas ou atender necessidades específicas.

Programa é um conjunto de projetos, que trabalham juntos para alcançar um objetivo comum. É mais complexo e maiores que os projetos. Usados para alcançar objetivos estratégicos de longo prazo

Objetivo X Metas

objetivo: dá direção geral para a organização, amplos e abrangente, são declarações de alto nível sobre o que uma organização deseja alcançar

Metas: declarações mais específicas e detalhadas sobre como os objetivos serão alcançados. Caminho mais concreto

Tanto os objetivos e metas devem ser:
São 5

Mensuráveis
Alcançáveis
Relevantes
Atingíveis
Temporizados

O que são indicadores e o que devem ser

São as medidas utilizadas para acompanhar o progresso em direção aos objetivos e metas

Devem ser:
Relevantes
Acessíveis
Confiáveis

O processo de estabelecimento de objetivos, metas e indicadores geralmente envolve quais etapas?

Definição dos valores e da missão da organização
Desenvolvimento de objetivos
Desenvolvimento de metas
Seleção de indicadores
Implementação
Monitoramento
Avaliação

Quais os benefícios específicos do estabelecimento de objetivos, metas e indicadores:

Melhora a comunicação e a colaboração
Foca os esforços
Motiva os funcionários
Melhora o desempenho

Métodos de desdobramento de objetivos e metas?

SMART: iniciais daqueles 5

CASCATEAMENTO: para alcançar as metas, necessário uma relação de top-down do nível estratégico ao operacional. Mas apresenta críticas como demora na comunicação dos objetivos estratégicos para os trabalhadores operacionais e o risco de distorções

OKR - objetivos e resultados- chave: inovar no desdobramento de metas, com abordagem mais colaborativa, em que os objetivos estratégicos são expostos pela organização para que os próprios funcionários possam contribuir para determinado objetivo apresentado e propor metas para si e que devem ser válida das pela mais alta hierarquia da empresa

Abordagem hierárquica: nesse método, os objetivos estratégicos são desdobrado em objetivos e metas de nível inferior, até que todos os funcionários entendam o que é esperado deles (CASCATA). Abordagem por processo: os objetivos são desdobrados em objetivos e metas específicos para cada processo ou função da organização (OKR) Abordagem por resultados: os objetivos estratégicos são desdobrados em objetivos e metas específicos que se concentram nos resultados desejados (OKR)

PLANO DE AÇÃO, o que é?

É um documento que descreve como os objetivos e metas serão alcançados. Deve incluir as seguintes informações: Objetivos e metas específicos Prazos Responsável Recursos

O mapa estratégico é uma representação visual dos objetivos e metas de uma organização, bem como das estratégias que serão usadas para alcançá-los. Quais as 4 perspectivas:

Perspectiva financeira: lucro, crescimento, renda Perspectiva do cliente: satisfação, lealdade e valor percebido Perspectiva interna: eficiência, inovação Perspectiva de aprendizado e crescimento: desenvolvimento de funcionários, capacidade de inovação e melhoria contínua

Qual a principal ferramenta de gestão estratégica das organizações públicas ? Quais as 4 perspectivas?

Balanced Scorecard (BSC): possibilita as organizações traduzirem sua visão e estratégia em objetivos e metas mensuráveis Financeira, cliente, interna , aprendizado e crescimento. Permite visão holística da organização.

Vantagens e desvantagens do BSC?

Vantagens: melhoria na comunicação e na colaboração Foco nos esforços Motivação dos funcionários Melhora o desempenho Desvantagens: Pode ser complexo Pode exigir recursos significativos Pode ser difícil de manter

O processo de implementação de estratégias geralmente envolve 4 etapas, quais são?

1. Comunicação: comunicar as estratégias a todos os funcionários 2. Desenvolvimento de planos de ação: descrever como os objetivos e metas serão alcançados 3. Alocação de recursos: disponibilizar os recursos necessários para implementar as estratégias 4. Monitoramento e avaliação: acompanhar o progresso em direção aos objetivos e metas

Para implementar estratégias com sucesso, as organizações devem?

Obter o apoio da liderança Dividir as estratégias em partes menores Fazer com que todos participem Ser flexível

Quais as metodologias mais comuns para a avaliação de desempenho:

Avaliação por objetivo: desempenho dos funcionários em relação a objetivos específicos Avaliação por competência: desenvolvimento das competências dos funcionários Avaliação por 360 graus: coleta de feed back de várias fontes, incluindo supervisores, colegas, clientes e subordinados. E usado para avaliar o desempenho dos funcionários em uma variedade de áreas.

Para que os indicadores de desempenho são usados?

Para avaliar o desempenho de uma organização, de um processo ou de um funcionário

A formulação de indicadores de desempenho envolve quais etapas?

Definição do objetivo: uniformidade Seleção da medida: seleção Definição da meta: 90%

A análise de indicadores de desempenho envolve quais etapas?

1.Coleção de dados 2. Análise de dados 3. Interpretação dos resultados

Exemplos de indicadores de desempenho? Desempenho organizacional, de processos e de funcionários: