Apartado 1 El archivo Flashcards
¿Que es un archivo?
Es el conjunto ordenado de documentos que una empresa, persona o sociedad de cualquier tipo produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.
¿Por que es importante archivar correctamente los documentos?
Porque esta relacionado con la productividad, rapidez y eficacia. Ademas organizar adecuadamente los archivos puede reportar grandes beneficios la para empresa y aportar ventajas competitivas.
¿Cuales son las funciones del archivo?
-> almacenar
-> conservar
-> permitir recuperar rápidamente la información correspondiente
¿Que tiene que existir para que un archivo sea eficaz?
-> Unas normas que permitan a cualquier empleado hacer uso del archivo.
-> Un índice en el que aparezca su contenido.
-> Un sistema de ordenación adecuado.
-> Unas instalaciones adecuadas para su buena conservación.
¿Cual es la clasificación de los archivos?
Archivos activos: contienen la documentación más usada y que debe estar al alcance de cualquier empleado sin tener que levantarse de su lugar de trabajo.
Archivos semiactivos: contienen información no activa que utilizamos de manera circunstancial.
Archivos pasivos: contienen información que casi no se utiliza, normalmente se guardo por cuestiones legales o por valor histórico.
Archivos centralizados: toda la documentación empresarial esta concentrada en un único lugar.
Archivos descentralizados: la documentación se encuentra repartida por distintos departamentos.
¿Cuales son los sistemas de ordenación de archivo que más se utilizan?
Los archivos informáticos suelen ordenarse por:
Aplicaciones
Tamaño archivo
Categoría
Autores
Los sistemas más frecuentes usados en el entorno empresarial son:
Alfabético
Numérico
Alfanumérico
Geográfico
Cronológico
Por asuntos
¿Cual es el procedimiento para archivar un documento?
Revisar el documento.
Clasificarlo.
Ordenar los documentos clasificados como útiles.
Archivar los documentos ya ordenados.
Cita 10 consejos para archivar un documento correctamente.
1° archivar los documentos en el mismo momento en el que llegan a nuestras manos.
2° colocar la documentación más reciente al principio.
3° ordenar la correspondencia por asuntos y luego cada asunto por fecha.
4º saber cuanto tiempo se deben conservar los documentos.
5° No acumular demasiados temas en una misma carpeta.
6° utilizar la agenda para recordar los límites de tiempo de los documentos.
7° los documentos largos deberán doblarse para facilitar su manipulación
8° adjunto copias de los documentos que tienen relación con otros documentos.
9º utilizar un registro de entradas y salidas.
10° tener los papeles correctamente alineados.
¿Que es el equipamiento del archivo?
Esta compuesto por todos los dispositivos físicos (ordenadores, armarios, etc.) que permiten tener almacenada y ordenada la información.
¿Con que criterios hay que elegir el equipamiento del archive?
El espacio del que se dispone.
La frecuencia de uso de los documentos.
El volumen del material archivado.
La forma de uso.
¿Que dos sistemas existen para mantener la información archivada?
Archivo convencional: archivadores, carpetas, armarios, etc.
Archivo informático: equipos informáticos y sistemas operativos y de gestión de la información.
¿Cuales son las funciones del responsable del archivo?
Saber donde se encuentran los documentos x como funciona el sistema de archivo.
Decidir y aplicar las normas de use y clasificación.
Responsabilizarse de la custodia y conservación de los documentos.
Determinar el protocolo para la salida de documentos.
Cita los plazos de conservación de los 7 tipos de documentos.
• material laboral: 3 años
• seguridad social (infracciones): 4 años
• materia fiscal (deudas tributarias): 4 años
• prevención de riesgos: 5 años
• temas contables y mercantiles: 6 años
• material fiscal (comprobaciones): 10 años
• Hacienda pública y S.S.: 10 años.
