Administración I Flashcards
¿Qué es un proyecto?
Un esfuerzo único para producir un conjunto de productos entregables, dentro de los requerimientos de costo, calidad y tiempo.
Características de un Proyecto
- No es rutinario
- Se tiene que planear
- Se deben logran los objetivos
- Tiene un lapso se tiempo especifico
- Tiene varia fases
- Es única
¿Qué hace a los proyectos de software diferentes a otros?
- Invisibilidad: No se ve un claro avance.
- Complejidad: Son mas complejos respecto a otros.
- Conformidad: Los clientes no están conformes porque no se ponen de acuerdo.
- Flexibilidad: El SW puede cambiar más fácil que otros productos.
Según los ADMINISTRADORES, ¿Cuáles con problemas comunes en proyectos?
- Planes deficientes
- Falta de estándares de calidad
- Falta de visibilidad del progreso
- Responsabilidades bien definidos
¿Qué es la administración de proyectos?
Es el arte de dirigir y coordinas los recursos humanos y materiales a lo largo de un proyecto, por medio de técnicas para lograr los objetivos.
¿Por qué hay mas intereses por la administración de proyecto?
- Hay mas cambios en las organizaciones.
- Un producto tiene menos esperanza de vida.
- Los proyectos globales (como los tecnológicos) son mas difíciles de administrar
¿Por que fracasan entre el 60% y el 80% de proyectos de TI?
Por una pobre definición de requerimientos, análisis y mala administración
¿Qué factores llevan al éxito de un proyecto?
- Tener objetivos bien definidos
- Buen administrador de proyectos
- Apoyo de la administración
- Buen equipo
- Que existan recursos suficientes
- Buenos canales de comunicación
Según el PERSONAL, ¿Cuáles con problemas comunes en proyectos?
- Administradores ignorantes
- Falta de conocimiento en el área
- Falta de estándares de calidad
- Mala documentación
- Mala comunicación
- Falta de compromiso
- Mucha presión en la fecha limite
¿Cuáles son las fases del ciclo de vida proyecto?
- Inicio
- Planeación
- Ejecución
- Clausura
¿Qué se hace en la fase de INICIO del proyecto?
- Se identifica el problema y se dan varias soluciones (Caso de Negocios), y se hace un estudio de factibilidad para ver la mejor.
- Se autoriza la solución.
- Ademas se debe de hacer Una carta guía¨, donde se definidos objetivos, alcance y se designa un administrador.
- Se contrata al personal, y se definen claramente los roles.
- Se define la oficina.
¿Que se hace en la fase de PLANEACIÓN del proyecto?
- Plan del proyecto: Identificar las actividades y tiempos.
- Plan de recursos: Listar labores, y materiales
- Plan financiero: Identificar los costos de labores y materiales.
- Plan de calidad: Tener objetivos de calidad y métricas para ello.
- Plan de riesgos: Identificar los riesgos potenciales y las contingencias.
- Plan de aceptación: Criterios a manejar para ganar la acepción del cliente.
- Plan de comunicación: Lista la información necesaria para informar a las partes interesadas.
- Plan de aprovisionamiento: Identificar los productos de proveedores externos.
(Detallados más adelante)
¿Qué se hace en la fase de EJECUCIÓN del proyecto?
- Se ejecutan las actividades del plan de proyecto de la fase PLANEACIÓN
- Se monitorean las actividades y tareas para generar entregales.
- Se identifican cambios, riesgos y se revisa la calidad.
- Cuando se tienen todos los entregables, se está listo para el cierre.
¿Qué es la fase de CIERRE del proyecto?
- Se liberan los productos finales
- Se entrega la documentación del proyecto
- Se terminan contratos con proveedores.
- Se liberar recursos humanos y presupuesto.
- ya por ultimo se hace una revisión POST implementación, para aprender en proyectos futuros.
A mas detalle, ¿De que sé compone un caso de negocio de la fase de INICIO?
Incluye:
- Definición detallada del problema
- Una análisis de las soluciones disponibles (estudio de FACTIBILIDAD) para ver costos, riesgos etc, disponibilidad de materiales.
- La solución recomendada y plan de implementación
Esto debe ser aprobado por el cliente
¿Qué es la carta guía de la fase de INICIO?
En esta carta se abordan los elementos como:
- Visión
- Objetivos
- Alcances
- Productos
- Estructura organizacional del proyecto
- Se definen recursos, pero solo de FORMA GENERAL
¿Que tipos de factibilidades hay?
Técnica: Está la tecnología
Financiera: Si se tiene el dinero
Legal: No se rompe ninguna ley
Operativa: Se puede implementar en el personal
¿Qué se hace en el plan de proyecto en la fase de PLANEACIÓN?
- Documentar el plan de proyecto
- Identificar la estructura de descomposición del trabajo (como el EDT, work breakdown)
- Se define la secuencia de las actividades.
- Se asignan recursos
- Este elemento se vuelve crucial para el administrador
¿Que es un ETD?
Es un descomposición jerarquica orientada al entregale, del trabajo a ser ejecutado durante el proyecto, para que se cumplan los objetivos.
¿Qué es un plan de recursos de la fase de PLANEACIÓN?
Se asignan todos los recursos para las actividades y tareas definidas en el plan del proyecto.
Se identificar:
- Tipos de recursos
- Cantidad total de cada recursos
- Roles, responsabilidades y conjunto de habilidades de los RH
- Artículos, y especificaciones de los artículos necesarios.
¿Qué es un plan financiero de la fase de PLANEACIÓN?
- Se prepara para identificar el dinero necesario para cada fase.
- Se cuantifica el costo total de recursos humanos, materiales y equipo.
- Se define un programa de gastos el cual servirá al Administrador como comparativo entre presupuesto y gasto real.
Loa pasos son:
1. Listar todos los costos necesarios en el ciclo de vida del proyecto
2. Identificar el costo por unidad de los costo del proyecto (lista anterior)
3. Construir un programa de costos, donde se ponga que se va a gastar em esa semana por cada elemento de la lista
4. Definir el proceso financiero, tanto propósito, pasos, roles (financieros) etc.
¿Qué es un plan de calidad en la fase de PLANEACIÓN?
Se usa para garantizar la calidad de los productos, se debe:
- Definir que es la calidad
- Establecer niveles de calidad basado en criterios sin ambigüedad.
- Define el plan de actividades que asegure la calidad, y las técnicas que se van a usar
¿Qué es un plan de riesgos en la fase de PLANEACIÓN?
Se evalúan los riesgos (evento que puede pasar y afecta los objetivos) para prevenirlos y reducir su impacto, así como su mitigación y responsables.
¿Qué es un plan de aceptación en la fase de PLANEACIÓN?
- Se obtienen los criterios para obtener la aceptación del cliente.
- Programa de revisión de aceptación donde cada cliente firma de aceptado el entregable.
- Resumen de los procesos usados para ganar la aceptación del entregable.
¿Qué es un plan de comunicación en la fase de PLANEACIÓN?
Define como se mantendrá informado a los interesados del proyecto.
- Tipo de información a distribuir.
- Los métodos de distribución
- la frecuencia
- Responsables de distribuirla.
¿Qué es un plan de aprovisamiento en la fase de PLANEACIÓN?
