Administración básica Flashcards
Segun la Real Academia, cuál es la definición de Organización
Asociación de personas reguladas por un conjunto normas en función de determinados fines
Qué es la función organizacional?
Conocer las funciones que se deben desempeñar en cualquier operación de un equipo, y la relación de estas funciones entre sí. Las energías se dirigen a focalizar todos los recursos disponibles hacia el rumbo y lugar planificados.
Que aspectos relevantes se debe considerar para que en una organización exista una función organizacional y esta sea significativa para sus colaboradores.
- Objetivos comprobables. Es decir, metas que puedan ser cuantificadas y medibles respecto de su logro.
- Una idea clara de los principales deberes o actividades.
- Un margen de discreción o de autoridad bien entendido. Ello, para que la persona que desempeña una función sepa lo que puede hacer para alcanzar las metas.
De qué aspectos depende el buen desempeño de la función organizacional ?
- La identificación y la clasificación de las actividades requeridas.
- El agrupamiento de las actividades necesarias para el logro de los objetivos.
- La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.
- La disposición de una coordinación horizontal (en el mismo nivel organizacional o en un nivel organizacional similar) y vertical (por ejemplo, a nivel de oficina corporativa, división y departamento) en la estructura de la organización
Desde el punto de vista de la empresa define organización
Conjunto de personas cuyas tareas específicas se coordinan para contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
Organizar significa la creación de una estructura que determina las jerarquías necesariasy la agrupación de actividadescon el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Quien crea la organización en la empresa?
Es tarea de la alta dirección crear esa organización; es ella quien debe definir
cómo dividir el trabajo,
quién hace qué,
quién le reporta a quién
y cómo coordinar las variadas actividades que se desarrollarán en la organización.
Organizar nace como una necesidad de cooperar?
si
Define estructura organizacional
Agrupación o conjunción técnica de las relaciones que deben presentarse entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos dentro de una institución.
La finalidad es obtener la máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos determinados.
Cuáles son los elementos que moldean la estructura organizacional?
Especialización del trabajo Cadena de mando Tramo de control Responsabilidad Organizacion formal e informal
A qué se refiere la cadena de mando?
Principio de la administración que indica que ningún trabajador debería reportarse ante más de un superior o jefe.
A que se refiere la especializacion del trabajo?
Dividir un proceso productivo o de prestación de servicios en varias partes. Con ello se hace posible que cada una de esas partes sea ejecutada por una persona especialista en un trabajo específicp
A qué se refiere el tramo de control?
indica el número de subordinados que un administrador puede dirigir en forma eficiente y efectiva.
A qué se refiere la autoridad?
Derecho inherente de una posición directiva para dar órdenes y esperar que estas sean obedecidas.
A qué se refiere la responsabilidad?
Es la obligación de desarrollar las actividades asignadas. Solo la autoridad se delega,nunca la responsabilidad
Criterios para hacer el organigrama
Precisión: Las unidades administrativas y sus relaciones deben establecerse con la mayor exactitud posible.
Sencillez: simple su representación
Uniformidad: nomenclatura, líneas y figuración homogéneas
Presentación: criterio s técnidos y de servicio
VIgencia: mantenerse actualizado
Definición de poder
capacidad de los individuos o grupos para inducir o influir en las ideas o acciones de otras personas o grupos
Definición de autoridad
derecho que otorga un puesto (y, por consiguiente, el derecho de la persona que ocupa ese puesto) de ejercer la libertad en la toma de decisiones que afectan a otros. Así, la autoridad es un tipo de poderque se da en el contexto de la organización
tipos de poder
coercitivo, de recompensa, legítimo , experto y referente
poder coercitivo que es?
basado en el miedo
poder de recompensa qué es?
basado en distribuir algo que otros valoran
poder legítimo que es?
basado en una jerarquía establecida
poder experto que es?
basado en habilidades, conocimientos o experiencias específicas que alguien posee
poder referente qué es?
basado en la identificación con una persona que tiene vastos recursos o alto nivel de contactos.
Departamentos de qué tipo pueden ser
por funciones desarrolladas, (funcional)
por producto o servicio ofrecido,
por mercado objetivo, (clientes)
por territorio cubierto, o (geográfica)
por proceso productivo utilizado.
Departamento funcional cómo agrupa a los empleados y ejemplo
basándose en la funcion: ejemplo, contabilidad, ingeniería, finanzas, recursos humanos, etc
Departamento por producto cómo agrupa a los empleados y ejemplo
basándose en grandes áreas de una corporación.
ejemplo, calzado para damas, calzado para varones, y accesorios.
Departamento por mercado objetivo de clientes cómo agrupa a los empleados y ejemplo
basándose en las necesidades y problemas de los clientes. Por ejemplo, venta mayorista, venta al detalle.
Departamento Geográfico o por territorio cubierto
basándose en la zona geográfica a atender. Por ejemplo, norte, sur, este, oeste.
Departamento por proceso productivo y ejemplo
basándose en la naturaleza del trabajo o en el flujo de clientes. Por ejemplo, pago a proveedores.
Organización mecanicista v/s orgánica
La organización mecanicista (o burocrática) es aquella que tiene altos niveles de especialización, formalización y centralización.
Una organización orgánica es la que permite adaptarse fácilmentey es flexible.
Organización orgánica
La que permite adaptarse fácilmente y es flexible
Caracteristicas organizacion mecanicista
relaciones rígidas y jerárquizadas- labores fijas - muchas reglas - canales de comunicación formales - estructura alta (varias jefaturas y sub jefaturas)
Características de la organización orgánica
Relaciones de trabajo colaborativas horizontal y verticalmente - labores adaptables - pocas reglas - comunicacion informal - toma de deciciones descentralizada - Estructura plana.
Tipos de diseño organizacional (estructuras)
Estructura simple - funcional - divisional - matricial
Que es una estructura matricial?
combina las ventajas de la estructura divisional y las de la estructura funcional. Esta estructura se presenta en organizaciones donde especialistas de departamentos funcionales son asignados para trabajar en uno o más proyectos, dirigidos por un gerente de proyecto.
caracteristica de la estructura matricial
Los trabajadores tienen al menos dos jefes: su gerente departamental funcional y su gerente de proyecto.
ventaja de la estructura matricial
Facilita la coordinación de un conjunto de múltiples proyectos complejos e interdependientes, manteniendo las economías quenacen de mantener a los especialistas funcionales reunidos.
desventaja de la estructura matricial
Confusión que crea y la eventual lucha por el poder.
Que es estructura divisional?
Es un diseño organizacional conformado por divisiones autosuficientes. Cada división es autónoma, con un gerente de división responsable por el desempeño y con autoridad para la toma de decisiones estratégicas y operacionale
Fortalezas de la esrtuctura divisional
Se enfoca en resultados
Los gerentes son 100% responsables de un producto
Libera a la alta dirección de asuntos cotidianos, obteniendo más tiempo para la planificación estratégica.
Debilidades de la estructura divisional
Duplicación de actividades y de recursos.
La duplicación de funciones aumenta los costos de la organización, y reduce la eficiencia
que es estructura funcional?
La alta dirección elige organizar su estructura, agrupando especialidades relacionadas
Fortalezas de la estructura funcional
Agrupar especialidades similares permite economías de escala- minimiza duplicación de personal - entrega satisfccion a los trabajadores pues permite hablar con pares en el mismo lenguaje profesional
Debilidades de la estructura simple
La toma de decisiones es lenta - riesgo de tener todo centrado en un apersona ( el gerente)- si la organización crece. pierde efectividad
qué es estructura simple?
Se presenta en organizaciones bajas en especialización y formalización, pero altas en centralización. Este diseño presenta al dueño como presidente, con todos los trabajadores.
Fortalezas de la estructura simple
Rapidez para reaccionar - Flexibilidad y estructura de bajo costo - sólo es efectiva en organizaciones pequeñas -
Debilidades de la estructura funcional
La organización pierde de vista mayores intereses por lograr las metas funcionales - ninguna función en sí es responsables del resultado final de la organización - algunos trabajadores que cumplen funciones individuales se aislan
Que son los manuales
documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.Por ejemplo,el manual de descripción de cargos
Objetivos de los manuales
Otorgar una visión conjunta de la organización
Precisar funciones de cada unidad administrativa.
Establecer grado de autoridad y responsabilidad de los niveles jerárquicos.
Ayudar a la atención de las labores asignadas al personal.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
Servir como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Ser vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.
Organización mecanicista qué es?
La organización mecanicista (o burocrática) es aquella que tiene altos niveles de especialización, formalización y centralización.
Diseño Organizacional definir
define la estructua y puede ser simple-funcional- divisional - matricial
