7 Correspondência oficial (conforme Manual da Presidência da República e respectivas atualizações). Flashcards
O que é Redação Oficial?
De acordo com o próprio Manual de Redação da Presidência da República (MRPR), redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos.
Estas comunicações oficiais são sempre redigidas pela Administração Pública, sendo que o destinatário dessas informações podem ser tanto o próprio Poder Público, quanto os particulares que compõem a sociedade.
Quais os atributos da correspondência oficial?
Clareza;
Precisão;
Objeetividade;
Concisão;
Coesão;
Coerência;
Impessoalidade;
Formalidade;
Padronização.
Atributos da correspondência oficial: Clareza
Um texto é considerado claro quando o leitor consegue compreendê-lo imediatamente, não possuindo qualquer passagem obscura ou situação que dificulte a sua compreensão. Em outras palavras, não se admite que uma comunicação oficial não seja compreendida pelos cidadãos.
Dessa maneira, é obrigatório que se evite usar uma linguagem que dificulte a compreensão pela população dos textos oficiais, como regionalismos, neologismos, jargões, siglas não explicadas, estruturas e vocabulários muito complexos.
Exceção: textos técnicos podem possuir termos próprios.
Atributos da correspondência oficial: Precisão
A precisão é um complemento do atributo da clareza. Suas características envolvem, entre outras:
Realizar a articulação da linguagem empregada de modo a transmitir, da melhor maneira possível, a ideia presente no texto;
Evitar o uso de palavras que possam conferir duplo sentido ao texto;
Não utilizar as mesmas palavras ao transmitir as ideias, evitando o uso de vocábulos diferentes quando utilizados apenas como recursos puramente estilísticos.
Atributos da correspondência oficial: Objetividade
De modo a redigir um texto objetivo, é essencial que ele foque diretamente no assunto principal, sem rodeios e prolixidades. Para isso, torna-se importante que o escritor do texto saiba com antecedência quais são as informações principais a serem passadas pelo documento, bem como as secundárias.
Atributos da correspondência oficial: Concisão
A concisão garante que o documento transmita com poucas palavras, grandes quantidades de informações, excluindo vocábulos e frases desnecessárias.
Entretanto, isso não pode ser entendido como um aval para eliminar informações substanciais do texto, sendo necessário que toda e qualquer passagem relevante deve ser inserida no documento.
Atributos da correspondência oficial: Coesão e Coerência
A coesão é responsável pela organização de um texto, através de conectivos que ligam períodos, frases e parágrafos. A coerência garante que o texto possua sentido, através de uma conexão lógica de ideias.
Atributos da correspondência oficial: Impessoalidade
A impessoalidade, atributo da redação oficial, provém do princípio da administração pública previsto na Constituição Federal Brasileira (CF/88), o qual obriga que o poder público não privilegie interesses particulares através do uso da máquina pública, garantindo que todo e qualquer ato praticado por qualquer servidor seja considerado como um ato estatal e não pessoal.
Dito isso, um texto oficial deve ser redigido sempre em nome do Poder Público, de modo a atender aos interesses coletivos. Para isso, é necessário que não haja impressões individuais, evitando qualquer tom de carácter íntimo, através da utilização de pronomes de tratamento adequados, por exemplo.
Atributos da correspondência oficial: Formalização e Padronização
Os documentos oficiais precisam ser padronizados, evitando que cada órgão público utilize seu próprio tipo de escrita e diagramação de texto. Sendo assim, é extremamente importante que se utilize o padrão culto da língua, além do uso dos padrões de documentos presentes no próprio manual de redação da presidência.
Qual forma o Padrão Ofício substituiu?
Havia três tipos de expedientes, os quais se diferenciavam pela sua finalidade, sendo eles: aviso, o qual era expedido apenas pelos Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia; ofício, utilizado pelas demais autoridades; além do memorando, o qual era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
Itens de um documento oficial em Padrão Ofício:
1 – Cabeçalho
2 – Identificação do expediente
3 – Local e data
4- Endereçamento
5 – Assunto
6- Texto do documento
7 – Fechos
8 – Identificação do signatário
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Cabeçalho
O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página de cada documento, centralizado, com o brasão de Armas da República na parte superior da página, juntamente com o nome do órgão oficial e de órgãos secundários, caso precise.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Identificação do expediente
Os documentos oficiais devem possuir identificação, sendo necessário a presença do nome do documento, o qual é formado pelo nome do expediente, pela abreviatura Nº, além do número, ano e a sigla usual do setor que está expedindo, sendo estes últimos separados por uma barra (/). Tudo isso alinhado à margem esquerda da página.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Local e data
Alinhados à margem direita da página, é necessário informar a cidade em que está sendo expedido o documento, sem nenhuma menção sobre o estado, além de informar a data do documento.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Endereçamento
Nesta parte haverá a informação de quem receberá o documento. Desse modo, é necessário a presença de alguns dados do destinatário, como o vocativo correto, o seu nome, cargo e endereço. Sendo estas informações alinhadas à esquerda da página.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Assunto
O assunto deve dar uma ideia geral do conteúdo do documento, de forma sucinta.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Texto do documento
Em um documento oficial, é necessário que a sua estrutura contenha introdução, apresentando o objetivo do documento; o desenvolvimento, onde o assunto será detalhado; bem como uma conclusão, de modo a afirmar a posição sobre o assunto.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Fecho
Os fechos de comunicações oficiais objetivas são utilizados para saudar o destinatário, além de arrematar o texto. É utilizado o termo “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior e “Atenciosamente” para hierarquia inferior e demais casos.
Item de um documento oficial em Padrão Ofício: Identificação do signatário
Salvo as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todos os ofícios devem conter o signatário, ou seja, a identificação do remetente, com o seu nome e cargo ocupado. Seu alinhamento é centralizado.
Variações dos documentos oficiais:
Circular: documento enviado por um órgão a mais de um órgão receptor;
Conjunto: documento enviado por mais de um órgão, conjuntamente, a apenas um órgão destinatário.
Conjunto Circular: quando mais de um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão destinatário.
O que é Exposição de Motivos?
A exposição de motivos é um documento oficial enviado por um Ministro de Estado ao Presidente ou Vice Presidente da República. Ele pode ser expedido para propor alguma medida, submeter projeto de ato normativo para consideração, além de ser utilizado como informativo de determinado assunto.
o seu endereçamento pode ser utilizado apenas o pronome de tratamento, sem o nome e o cargo do receptor. Além disso, não há o campo de assunto.
Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (SIDOF).
Atualmente, com a evolução tecnológica, foi criado um sistema de comunicação eletrônica entre os Ministérios e a Presidência da República, o qual é utilizado na elaboração, redação, alteração, controle, tramitação, administração e gerência das exposições de motivos.
Para que ser o documento “Mensagem”?
A mensagem é utilizada apenas para a comunicação oficial entre os Chefes dos Três Poderes Públicos. Desse modo, quando o Presidente da República, o Presidente do Congresso Nacional e o Presidente do Supremo Tribunal Federal quiserem se comunicar de maneira oficial sobre assuntos que sejam de interesse da Nação, será utilizada a mensagem.
Uso do Correio eletrônico pelo governo:
É importante pontuar que, para que uma mensagem eletrônica via e-mail possua valor documental, é necessário a presença de certificação digital, de modo a atestar a identificação do remetente.
Mas não pense que as comunicações entre os órgãos da administração pública pela internet podem ser realizadas de qualquer maneira. Apesar de haver uma maior flexibilidade ao redigir um texto por e-mail em relação aos demais expedientes oficiais, é importante que algumas orientações sobre sua estrutura sejam seguidas.
Orientações de uso do correio eletrônico:
Assim, é recomendado que o seu assunto, preenchido no seu campo correspondente, seja o mais claro e específico possível, de modo a indicar o tópico principal da mensagem. Além disso, saudações iniciais e fechos devem ser utilizados, bem como a assinatura do e-mail, com o nome completo do remetente, órgão, unidade e telefone. Por outro lado, não é necessário colocar o local e a data da mensagem, sendo elas apresentadas pelo próprio sistema.
Documentos oficiais:
Atos de correspondência;
Atos enunciativos;
Atos normativos;
Atos de ajuste;
Atos comprobatórios;
Outros atos.
Atos de correspondência:
São aqueles que têm por finalidade estabelecer comunicações entre
pessoas, órgãos ou entidades.
Memorando;
Ofício;
Circular;
Carta eletrônica;
Carta;
Aviso;
Exposição de motivos;
Mensagem.
Documento oficial: Memorando
É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou
em níveis diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente
interna.
Documento oficial: Circular
Comunicação formal de que uma unidade administrativa se utiliza para
tratar de assuntos oficiais com vários destinatários, de modo simultâneo e uniforme.
Documento oficial: Carta eletrônica
É o meio de comunicação expedido pela rede virtual de computadores
adequado ao envio de arquivos digitais e aos assuntos oficiais que
requeiram difusão célere ou tratamento urgente.
Por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de
comunicação para transmissão de documentos.
Documento oficial: Atos comprobatórios
São aqueles que têm por finalidade comprovar fatos ou situações de
direito.
Ata;
Atestado;
Certidão;
Declaração.
Documento oficial: Relatório
É a exposição circunstanciada de atividades levadas a termo por funcionário, no desempenho das funções do cargo que exerce, ou por
ordem de autoridade superior.
É geralmente feito para expor: situações de serviço, resultados de exames, eventos ocorridos em relação a planejamento, prestação de contas ao término de um exercício etc.
Documento oficial: Tipos de relatório
Técnico-científico;
De viagem;
De estágio;
De visita;
De inspeção;
Administrativo;
Financeiro;
De fins especiais.
Documentos oficias: Atos de ajuste
São aqueles que servem para efetivar transações, ou seja, para oficializar acordos entre as partes.
Contratos – Lei Federal no 8.666/1993;
Convênios – Art. 116 da Lei Federal no 8.666/1993 e Instrução Normativa CGDF no 01/2005;
Termos aditivos;
Decreto Distrital no 23.287/2002 – Aprova modelo de termos-padrão a
serem utilizados no âmbito do Distrito Federal.
Documento oficial: Atos normativos
São aqueles que transmitem orientações do Executivo, visando à correta
aplicação da lei.
Lei Ordinária;
Lei Complementar;
Decreto;
Instrução;
Apostila;
Ordem de Serviço;
Portaria;
Resolução;
Edital;
Regimento;
Projeto de Lei.
Atenção com os pronomes de tratamento:
Doutor
» Não é forma de tratamento, e sim título acadêmico.
Digníssimo, ilustríssimo, muitíssimo, prezado
» Não se usa nenhum desses! Eles não são pronomes de tratamento,
mas adjetivos.
